Chữ ký số Token là gì? Cách dùng và những lưu ý quan trọng

Chữ ký số token ngày càng trở nên phổ biến trong thời đại công nghệ số. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc bảo mật giao dịch điện tử, giúp mọi người thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến một cách nhanh chóng và tiện lợi. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào thế giới của chữ ký số token và khám phá 10 điều quan trọng mà bạn cần biết về nó.

1. USB Token chữ ký số là gì?

USB Token chữ ký số là thiết bị phần cứng dùng để lưu trữ chứng thư số và khóa bí mật của người ký. Khi thực hiện ký điện tử, người dùng kết nối USB Token với máy tính, nhập mã PIN và sử dụng khóa bí mật để tạo chữ ký số trên hóa đơn, tờ khai thuế, hợp đồng, hồ sơ điện tử và các tài liệu liên quan.

USB Token có chức năng bảo vệ khóa bí mật, hạn chế việc sao chép hoặc sử dụng trái phép chữ ký số. Tuy nhiên, USB Token không phải là chữ ký số mà chỉ là phương tiện lưu trữ và hỗ trợ người dùng thực hiện ký số.

Tính pháp lý của chữ ký số sử dụng USB Token

Theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, chữ ký số được công nhận về giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện về chứng thư số, khóa bí mật, thẩm quyền ký và tính toàn vẹn của dữ liệu. Việc sử dụng USB Token không tự động làm phát sinh giá trị pháp lý cho tài liệu.

Căn cứ theo quy định tại điều 19 Luật giao dịch điện tử 2023 quy định:

Điều 19. Giá trị pháp lý của chứng thư điện tử

1. Thông tin trong chứng thư điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:

a) Chứng thư điện tử được ký bằng chữ ký số của cơ quan, tổ chức phát hành theo quy định của Luật này;

b) Thông tin trong chứng thư điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh;

c) Trường hợp pháp luật yêu cầu chỉ ra thời gian liên quan đến chứng thư điện tử thì chứng thư điện tử phải có dấu thời gian.

2. Chứng thư điện tử do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Như vậy, chữ ký số ký bằng USB Token có giá trị pháp lý khi:

• Chứng thư số còn hiệu lực tại thời điểm ký
• Chứng thư số được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp lệ
• Chữ ký được tạo bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số
• Người ký có đúng thẩm quyền và phạm vi sử dụng chứng thư
• Nội dung tài liệu không bị thay đổi sau khi ký.

Khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trên, chữ ký số sử dụng USB Token có thể được sử dụng trong các giao dịch điện tử và có giá trị xác nhận tương ứng theo quy định pháp luật.

2. Cấu tạo và cách hoạt động của USB Token

2.1. Cấu tạo của USB Token

USB Token là thiết bị phần cứng dùng để lưu trữ và bảo vệ thông tin phục vụ việc ký số. Các thành phần chính gồm:

• Khóa bí mật: Dùng để tạo chữ ký số và được thiết kế để không sao chép hoặc trích xuất khỏi chip bảo mật của thiết bị.
• Chứng thư số: Chứa khóa công khai và thông tin nhận diện chủ thể ký, thời hạn hiệu lực, tổ chức cấp chứng thư cùng các thông tin liên quan.
• Mã PIN: Dùng để xác thực người sử dụng và mở quyền truy cập khóa bí mật. USB Token có thể bị khóa nếu nhập sai mã PIN nhiều lần liên tiếp.
• Bộ cài hoặc trình điều khiển: Giúp máy tính nhận diện USB Token và kết nối thiết bị với phần mềm ký số.

2.2. Cách hoạt động của USB Token

USB Token chữ ký số hoạt động bằng cách sử dụng khóa bí mật lưu trong thiết bị để tạo chữ ký số cho tài liệu. Người dùng nhập mã PIN để xác thực quyền sử dụng khóa bí mật khi thực hiện ký. Quy trình ký số bằng USB Token thường được thực hiện như sau:

• Kết nối thiết bị và cài đặt trình điều khiển: Người dùng cắm USB Token vào máy tính, cài đặt trình điều khiển và phần mềm hỗ trợ theo hướng dẫn của nhà cung cấp để máy tính nhận diện thiết bị.
• Tạo mã băm của tài liệu: Sau khi người dùng chọn tài liệu và yêu cầu ký, phần mềm tính toán mã băm đại diện cho nội dung cần ký. Mã băm được sử dụng trong quá trình tạo chữ ký số.
• Xác thực bằng mã PIN: Người dùng nhập mã PIN để cho phép thiết bị thực hiện thao tác ký bằng khóa bí mật. Đây là bước kiểm soát quyền sử dụng thiết bị, không phải thao tác nhập mã OTP.
• Tạo chữ ký số trong USB Token: Thiết bị sử dụng khóa bí mật để thực hiện phép ký trên dữ liệu đã được xử lý theo thuật toán tương ứng, sau đó trả kết quả chữ ký số cho phần mềm.
• Gắn chữ ký số vào tài liệu: Phần mềm tích hợp chữ ký số và thông tin chứng thư vào tài liệu theo định dạng hỗ trợ. Người nhận có thể sử dụng công cụ xác thực để kiểm tra chứng thư của người ký và phát hiện những thay đổi đối với nội dung đã ký.

Lưu ý: USB Token không tự tạo mã OTP thay đổi theo thời gian như thiết bị xác thực một lần. Chức năng chính của USB Token chữ ký số là lưu trữ, bảo vệ khóa bí mật và hỗ trợ tạo chữ ký số thông qua mã PIN.

3. Ưu điểm và hạn chế của Token chữ ký số

USB Token là phương tiện lưu trữ và bảo vệ khóa bí mật, chứng thư số, hỗ trợ người dùng thực hiện chữ ký số trên môi trường điện tử. Việc sử dụng USB Token mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tồn tại một số hạn chế cần được xem xét trước khi lựa chọn.

3.1. Ưu điểm

• Bảo mật cao: Khóa bí mật được lưu trữ trong thiết bị và được bảo vệ bằng mã PIN, hạn chế nguy cơ sao chép hoặc sử dụng trái phép.
• Giá trị pháp lý: Chữ ký số được tạo bằng USB Token có thể đáp ứng yêu cầu pháp lý nếu chứng thư số còn hiệu lực, người ký đúng thẩm quyền, khóa bí mật được kiểm soát hợp pháp và tài liệu bảo đảm tính toàn vẹn.
• Dễ sử dụng: Người dùng chỉ cần cắm USB Token vào máy tính, mở phần mềm ký số và nhập mã PIN để thực hiện giao dịch.
• Chi phí hợp lý: Phù hợp với cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp có nhu cầu ký số với tần suất vừa phải.
• Khả năng tương thích rộng: Có thể sử dụng trong nhiều nghiệp vụ như kê khai thuế, hải quan, BHXH, phát hành hóa đơn điện tử, ký hợp đồng và hồ sơ điện tử.
• Dễ quản lý và phân công: Do là thiết bị vật lý, doanh nghiệp có thể giao cho cá nhân hoặc bộ phận có trách nhiệm quản lý theo quy trình nội bộ.

3.2. Hạn chế

• Phụ thuộc vào thiết bị vật lý: Người dùng phải mang theo USB Token và chỉ có thể ký trên thiết bị có cổng USB phù hợp.
• Phụ thuộc vào máy tính và phần mềm: Máy tính phải được cài đặt trình điều khiển, phần mềm quản lý và công cụ ký số tương thích.
• Khó sử dụng khi làm việc từ xa: Không thuận tiện đối với người thường xuyên di chuyển hoặc cần ký trên điện thoại, máy tính bảng.
• Có nguy cơ thất lạc, hư hỏng: Mất hoặc hỏng USB Token có thể làm gián đoạn hoạt động ký số và phải thực hiện thủ tục khóa, thu hồi hoặc cấp lại chứng thư số khi cần thiết.
• Không phù hợp với nhu cầu ký số lớn: USB Token thường yêu cầu thao tác thủ công và khó đáp ứng việc ký đồng thời nhiều tài liệu hoặc số lượng lớn hóa đơn.
• Rủi ro khi để lộ mã PIN: Trường hợp USB Token và mã PIN bị người khác chiếm giữ, chữ ký số có thể bị sử dụng trái phép trong phạm vi chứng thư còn hiệu lực.

4. Ứng dụng của Token chữ ký số

• Mục đích sử dụng token chữ ký số

Chữ ký số USB token đang được sử dụng phổ biến và phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau như tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân để thực hiện các thủ tục hành chính công và giao dịch điện tử. Dưới đây là một số ứng dụng của token chữ ký số cho từng đối tượng:

Đối tượng	Ứng dụng của token chữ ký số
Tổ chức/doanh nghiệp	Thực hiện các thủ tục hành chính doanh nghiệp như kê khai thuế, hải quan, BHXH điện tử, hóa đơn điện tử, giao dịch ngân hàng, vv. Ký các tài liệu, văn bản, chứng từ nội bộ của doanh nghiệp. Ký kết các hợp đồng điện tử, giao dịch mua bán, thanh toán, vv.
Cá nhân thuộc tổ chức, doanh nghiệp	Thực hiện giao dịch và thanh toán với đối tác, khách hàng, hoặc thực hiện các thủ tục đăng ký doanh nghiệp, hành chính công theo ủy quyền. Ký số cho các văn bản nội bộ như văn bản, tài liệu, báo cáo, email nội bộ, và các thanh toán thu chi nội bộ.
Cá nhân	Thực hiện các thủ tục giao dịch công như kê khai và quyết toán thuế TNCN. Ký hóa đơn, chứng từ, giao dịch chứng khoán, ngân hàng điện tử, và thanh toán qua mạng. Ký các hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán, và các tài liệu khác.

Xem thêm: 9 điểm khác biệt MẤU CHỐT giữa chữ ký số và chữ ký điện tử

• Lợi ích khi sử dụng Token chữ ký số

Chữ ký số Token tiện lợi, không yêu cầu cấu hình máy tính phức tạp, nhỏ gọn và dễ sử dụng, giúp tăng tốc độ giao dịch và ký kết trực tuyến, hướng tới môi trường văn phòng không giấy tờ. Đối với tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân, chữ ký số mang lại nhiều lợi ích cụ thể:

• Tiết kiệm thời gian: Việc sử dụng chữ ký số token giúp rút ngắn thời gian giao dịch và thanh toán, tiết kiệm thời gian cho các thủ tục hành chính. Thay vì phải làm các công việc như soạn thảo, in ấn, chuyển phát hoặc tổ chức cuộc họp để ký kết hợp đồng, người dùng có thể nhanh chóng ký và gửi tài liệu qua mạng mà không cần gặp mặt trực tiếp.
• Tiết kiệm chi phí: Sử dụng chữ ký số token giúp doanh nghiệp giảm chi phí in ấn, chuyển phát, bảo quản và lưu trữ tài liệu so với việc sử dụng phương pháp ký truyền thống.
• Bảo mật và an toàn: Công nghệ mã hóa RSA được sử dụng trong token chữ ký số giúp đảm bảo thông tin của người dùng không bị rò rỉ. So với chữ ký tay có thể bị giả mạo, khả năng này ở chữ ký số token là rất ít.
• Đảm bảo tính toàn vẹn và chống chối bỏ: Chữ ký số cho phép xác thực danh tính của người ký và ngăn chặn việc sửa đổi ngày giờ hay nội dung của văn bản đã ký, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.

Xem thêm: Chứng thực chữ ký là gì? 09 điều cần biết về chứng thực chữ ký

5. Cách sử dụng USB token chữ ký số

Để ký số bằng USB Token, người dùng thực hiện các bước cơ bản sau:

• Bước 1: Kết nối và cài đặt

Cắm USB Token vào máy tính; cài đặt trình điều khiển và phần mềm ký số theo hướng dẫn của nhà cung cấp.

• Bước 2: Kiểm tra chứng thư số

Kiểm tra thông tin chủ thể, thời hạn hiệu lực; kích hoạt thiết bị và đổi mã PIN mặc định khi sử dụng lần đầu theo hướng dẫn.

• Bước 3: Chọn tài liệu cần ký

Mở tài liệu hoặc truy cập hệ thống giao dịch điện tử, kiểm tra nội dung và lựa chọn chức năng Ký số.

• Bước 4: Xác nhận ký

Chọn đúng chứng thư số, xác định vị trí ký nếu cần và nhập mã PIN để thực hiện ký.

• Bước 5: Kiểm tra và lưu trữ

Kiểm tra kết quả ký, lưu bản điện tử đã ký và gửi hoặc nộp hồ sơ theo yêu cầu của hệ thống.

Tham khảo bài viết Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số USB Token để xem thao tác chi tiết cho từng loại tài liệu và nghiệp vụ.

6. Mua Token chữ ký số ở đâu?

Hiện nay, doanh nghiệp có nhiều lựa chọn mua chữ ký số token từ các nhà cung cấp đã được cấp phép để cung cấp token cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Khi lựa chọn sử dụng USB Token chữ ký số, cá nhân và doanh nghiệp nên tìm hiểu rõ nhà cung cấp, thời hạn chứng thư số, chi phí thiết bị, phí duy trì dịch vụ và chính sách hỗ trợ kỹ thuật. Đồng thời, cần xác định khả năng tương thích với các phần mềm đang sử dụng để bảo đảm thuận tiện trong quá trình triển khai.

Xem thêm: TOP 17 đơn vị cung cấp phần mềm chữ ký số hiện nay

MISA – một trong những đơn vị cung cấp chữ ký số với hơn 25 năm kinh nghiệm trong việc phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử và kê khai thuế (T-VAN), phục vụ gần 350.000 tổ chức và hàng triệu cá nhân kinh doanh. Hiện nay, MISA cung cấp dịch vụ chữ ký số từ xa eSign, giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện ký số ngay khi phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo thuế qua mạng hoặc ký số các văn bản ngay trên điện thoại di động.

→ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ PHẦN MỀM CHỮ KÝ SỐ MISA ESIGN ←

7. Giải đáp một số thắc mắc liên quan đến chữ ký số token

a. Dùng chữ ký số token có an toàn không?

Sử dụng token chữ ký số, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về tính an toàn và chính xác của giao dịch điện tử. Chữ ký số token đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu, đồng thời là bằng chứng không thể chối bỏ về nội dung đã ký. Điều này giúp cá nhân, cơ quan và tổ chức tin tưởng hơn khi thực hiện các giao dịch điện tử của mình.

Xem thêm: Chữ ký số công cộng – 4 điều nhất định phải biết

b. Chữ ký số USB token bị hỏng thì phải làm sao?

Nếu bạn gặp tình huống USB token bị hỏng hoặc mất, bạn nên liên hệ ngay với điểm cung cấp dịch vụ chữ ký số để thực hiện các thủ tục hủy Chứng thư số cũ, mua lại USB token và cấp lại Chứng thư số mới. Điều này sẽ giúp đảm bảo tính bảo mật và hoàn toàn của các giao dịch điện tử của bạn.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo những cách khắc phục khác trong bài viết “Tổng hợp các lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số và cách khắc phục”.

c. Chữ ký số USB token sử dụng được trong bao lâu?

Thời hạn sử dụng của chữ ký số thường phụ thuộc vào nhu cầu và các gói dịch vụ từ nhà cung cấp. Người dùng có thể chọn các gói dịch vụ với thời hạn sử dụng khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của họ.

Khi USB token hết thời hạn sử dụng, người dùng có thể gia hạn để tiếp tục sử dụng. Quá trình gia hạn thường được thực hiện thông qua các thủ tục đơn giản cung cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ, giúp người dùng duy trì tính bảo mật và tiện ích của chữ ký số.

Xem thêm: Gia hạn chữ ký số bao nhiêu tiền? Chi phí mới nhất

Trên cơ sở hiểu rõ về cách thức hoạt động của Chữ ký số Token, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến tính liên tục và độ an toàn trong quá trình thực thi các giao dịch điện tử. Nhằm tối ưu hóa quy trình vận hành và đảm bảo các chứng thư số luôn được quản lý chặt chẽ, tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn về an toàn thông tin, việc chuyển đổi sang các nền tảng ký số hiện đại là bước đi tất yếu. Trong bối cảnh đó, MISA eSign được xem là  một trong những giải pháp ký số tiên tiến, cho phép thực hiện các giao dịch một cách nhanh chóng, bảo mật và đáp ứng tối đa các quy định pháp lý hiện hành về giao dịch điện tử.