Chữ ký số và Chữ ký điện tử là hai loại chữ ký được các doanh nghiệp ưu tiên sử dụng trong thời đại công nghệ phát triển nhanh chóng và mạnh mẽ như hiện nay. Song, thế nào là Chữ ký số, Chữ ký điện tử và tác dụng của từng loại chữ ký là điều mà không phải ai cũng nắm rõ. Để tránh nhầm lẫn và hiểu sai bản chất về hai loại chữ ký này, xin mời quý khách hàng cùng tìm hiểu với MISA qua bài viết dưới đây.
I. Hiểu rõ về Chữ ký số và Chữ ký điện tử
1. Chữ ký số là gì?
Chữ ký số được pháp luật Việt Nam quy định tại khoản 12, điều 3, Luật Giao dịch điện tử 2023 như sau:
“Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.”
Như vậy, quý khách hàng có thể hiểu chữ ký số là chữ ký được mã hóa thông tin dữ liệu theo khóa riêng của người gửi để thay thế cho chữ ký tay. Chữ ký số được đính kèm cùng tài liệu để xác minh danh tính của người ký và tra soát được nguồn gốc của tài liệu.
Chữ ký số dễ bị nhầm lẫn là chữ ký điện tử nhưng chữ ký số chỉ là một phần của chữ ký điện tử.
Để dễ dàng nhận biết, quý khách hàng có thể căn cứ vào những đặc điểm dưới đây của chữ ký số:
- Xác thực được danh tính chủ thể ký
- Có tính bảo mật cao
- Đảm bảo tính toàn vẹn cho văn bản, tài liệu
- Không thể phủ nhận
Tìm hiểu thêm về:
Chữ ký số là gì? Những điều doanh nghiệp PHẢI BIẾT về chữ ký số
Chữ ký số cá nhân là gì? Quy định và Cách đăng ký sử dụng chữ ký số cá nhân
2. Chữ ký điện tử là gì?
Khoản 11, điều 3, Luật Giao dịch điện tử 2023 cũng quy định rất rõ ràng về chữ ký điện tử:
“Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.”
Có thể hiểu Chữ ký điện tử là loại chữ ký được tạo dưới dạng số, từ, chữ, ký hiệu, âm thanh, hình ảnh hoặc các hình thức khác bởi phương tiện điện tử. Chữ ký điện tử đính kèm hoặc kết hợp logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký và sự chấp thuận của người ký với nội dung thông điệp dữ liệu được ký dưới dạng PDF, Word,…
Đặc điểm cơ bản của chữ ký điện tử:
- Tạo lập dưới dạng dữ liệu;
- Gắn liền, kết hợp logic với tài liệu, hợp đồng;
- Xác nhận người ký và sự chấp thuận của người ký.
> Tìm hiểu thêm về:
Quy định và Giá trị pháp lý chữ ký điện tử và chữ ký số PHẢI BIẾT!
Chữ ký số token – 10 điều bạn cần nắm trong lòng bàn tay
II. Điểm giống nhau giữa Chữ ký số và Chữ ký điện tử
Chữ ký số và chữ ký điện tử để thay thế cho chữ ký tay, con dấu của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp khi giao dịch trên môi trường điện tử, mang đến nhiều lợi ích cho khách hàng sử dụng nên có rất nhiều điểm chung giống nhau:
- Có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật;
- Giúp việc lập hồ sơ, báo cáo thuế trực tuyến của doanh nghiệp thuận lợi hơn;
- Giúp đơn giản hóa quy trình làm việc, linh hoạt trong cách ký kết tài liệu;
- Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí khi thực hiện giao dịch điện tử;…
III. 9 điểm khác biệt MẤU CHỐT giữa Chữ ký số và Chữ ký điện tử
Dưới đây là bảng so sánh sự khác nhau giữa Chữ ký số và Chữ ký điện tử:
| Yếu tố so sánh | Chữ ký điện tử | Chữ ký số |
| ✅ Tính chất | Có thể là bất kỳ biểu tượng, hình ảnh, quy trình nào được đính kèm với tin nhắn hoặc tài liệu biểu thị danh tính của người ký và hành động đồng ý với nó. | Có thể được hình dung như một “dấu vân tay” điện tử, được mã hóa và xác định danh tính người thực sự ký nó. |
| ✅ Tiêu chuẩn | Không phụ thuộc vào các tiêu chuẩn, không sử dụng mã hóa. | Xác minh danh tính người ký thông qua email, mã PIN điện thoại… |
| ✅ Tính năng | Xác minh một tài liệu | Bảo mật một tài liệu |
| ✅ Cơ chế xác thực | Xác minh danh tính người ký thông qua email, mã PIN điện thoại… | ID kỹ thuật số dựa trên chứng chỉ |
| ✅ Tính pháp lý | Không có quá trình xác nhận cụ thể và có thể xác minh bởi bất cứ ai | Được thực hiện bởi các cơ quan chứng nhận tin cậy hoặc nhà cung cấp dịch vụ ủy thác. |
| ✅ Bảo mật | Dễ bị giả mạo. | Khó có thể được sao chép, giả mạo hoặc thay đổi |
| ✅Phần mềm độc quyền | Có thể được xác nhận bởi bất cứ ai mà không cần phần mềm xác minh độc quyền | Trong nhiều trường hợp, chữ ký điện tử không được ràng buộc về mặt pháp lý và sẽ yêu cầu phần mềm độc quyền để xác nhận chữ ký điện tử. |
| ✅ Chi phí | Chi phí cao | Chi phí thấp |
| ✅ Cách sử dụng | Phức tạp hơn | Dễ dàng sử dụng |
1. Tính chất
- Chữ ký số: Được xem như “dấu vân tay” điện tử bằng cách mã hóa thông tin và xác minh danh tính người ký.
- Chữ ký điện tử: Là loại chữ ký được tạo bởi phương tiện điện tử đính kèm cùng tài liệu nhằm xác minh tài liệu.
2. Tiêu chuẩn
- Chữ ký số: Sử dụng các phương thức mã hóa mật mã.
- Chữ ký điện tử: Không phụ thuộc theo các tiêu chuẩn và không sử dụng mã hóa thông tin.
3. Tính năng
- Chữ ký số: Dùng để bảo mật tài liệu cho người sử dụng.
- Chữ ký điện tử: Giúp xác minh tài liệu đã được ký và sự chấp thuận của người ký đối với tài liệu tại thời điểm ký.
4. Giá trị pháp lý
- Chữ ký số:
Giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định tại điều 8, Nghị định 130/2018/NĐ-CP về đảm bảo an toàn khi chữ ký số đáp ứng được các điều kiện:
- Chữ ký số được tạo khi thời gian chứng thư số có hiệu lực, được kiểm tra bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số;
- Chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số;
Việc cung cấp chứng thư số phải được thực hiện bởi một trong các tổ chức:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực quốc gia;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng;
Chữ ký số chỉ được đảm bảo tính pháp lý khi khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký trong thời điểm ký.
- Chữ ký điện tử:
Giá trị pháp lý của Chữ ký điện tử được quy định rõ tại điều 23, Luật Giao dịch điện tử 2023 như sau:
“1. Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử.
- Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.
- Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.”
Theo đó, tài liệu sử dụng Chữ ký điện tử phải đáp ứng điều kiện:
- Phương pháp tạo Chữ ký điện tử cho phép xác minh người ký và sự chấp thuận của người ký;
- Phương pháp đủ tin cậy và phù hợp với mục đích sử dụng;
Chữ ký điện tử sẽ được đảm bảo tính an toan khi đáp ứng được yêu cầu về dữ liệu tạo chữ ký:
- Gắn duy nhất với người ký trong trường hợp dữ liệu đó được sử dụng;
- Có sự kiểm soát của người ký ngay tại thời điểm ký;
- Mọi thay đổi sau thời điểm ký phải được phát hiện;
5. Tính bảo mật
- Chữ ký số: Được xác minh trên chứng thư số. Bởi chữ ký số được mã hóa thông tin bằng hệ thống mật mã giúp đảm bảo tính bảo mật cao hơn và việc xác minh chữ ký số được tiến hành bởi các cơ quan chứng nhận đáng tin cậy hay các nhà cung cấp dịch vụ ủy thác uy tín.
- Chữ ký điện tử: Được thực hiện qua địa chỉ Email hoặc mã PIN trên điện thoại di động nên sẽ không có quá trình xác nhận cụ thể đối tượng đang sử dụng. Chính bởi điều này nên chữ ký điện tử có nguy cơ bị lộ thông tin cao hơn nếu quý khách hàng bị hacker xâm nhập hoặc đánh cắp điện thoại.
6. Cơ chế xác thực
- Chữ ký số: bảo đảm cơ chế xác thực của tài liệu, hợp đồng tốt hơn chữ ký điện tử. Lý do là bởi chữ ký số được đánh giá như dấu vân tay điện tử đã được mã hóa thông tin nhằm xác minh chính xác danh tính của người ký. Và tất nhiên, quá trình chứng nhận danh tính người ký khi sử dụng chữ ký số được thực hiện bởi các cơ quan chứng nhận đáng tin cậy hoặc bên cung cấp dịch vụ ủy thác uy tín.
- Chữ ký điện tử: gần như không có vì chữ ký điện tử chỉ là ký hiệu biểu tượng, hình ảnh,… được đính kèm cùng tin nhắn, tài liệu, hợp đồng,… Hơn nữa, ở chữ ký điện tử cũng không có quá trình xác minh cụ thể danh tính người ký, điều này dẫn đến rủi ro bị thay đổi, chỉnh sửa, giả mạo chữ ký.
7. Cách tạo lập
- Chữ ký số: quý khách hàng cần chuẩn bị hồ sơ gửi tới cơ quan chứng nhận hoặc bên cung cấp dịch vụ:
- Cá nhân: Căn cước công dân/Hộ chiếu của người đăng ký.
- Doanh nghiệp: Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Bản sao công chứng Giấy phép kinh doanh; Căn cước công dân/Hộ chiếu của người đại diện.
- Chữ ký điện tử: Quý khách hàng có thể tự đăng ký sử dụng chữ ký điện tử dễ dàng thông qua Word, PowerPoint hoặc Excel.
8. Phần mềm độc quyền
- Chữ ký số: Chữ ký số có thể được xác nhận bởi bất cứ cá nhân nào mà không cần xác minh bởi phần mềm độc quyền.
- Chữ ký điện tử: Với những trường hợp chữ ký điện tử không bị ràng buộc về mặt pháp lý sẽ yêu cầu có sự xác nhận chữ ký điện tử bởi phần mềm độc quyền.
9. Chi phí
- Chữ ký số: Với những tính năng bảo mật cao và ưu thế hơn, chi phí để tạo lập và sử dụng chữ ký số cũng cao hơn so với chữ ký điện tử. Có thể ước tính chi phí cho việc sử dụng chữ ký số là khoảng từ 1.800.000 VNĐ/năm tùy vào gói dịch vụ của doanh nghiệp.
- Chữ ký điện tử: Đối với các loại chữ ký điện tử được tạo bằng cách scan ảnh, tạo trên các website trực tuyến bạn sẽ không mất phí khởi tạo. Chi khi bạn sử dụng chữ ký số mới mất chi phi tạo lập và sử dụng.
Việc sử dụng chữ ký số giúp việc bảo mật và xác minh danh tính được đảm bảo hơn, cũng đòi hỏi kỹ năng thao tác thành thạo với cơ chế hoạt động phức tạp hơn. Trái lại, sử dụng chữ ký điện tử lại đơn giản hơn nhiều khi hai bên chỉ cần xác nhận và đánh giá đúng chữ ký điện tử qua ký hiệu biểu tượng, hình ảnh được đính kèm cùng tài liệu.
Tìm hiểu thêm về:
- Chữ ký điện tử là gì? Quy định và cách đăng ký sử dụng
- 6 website tạo chữ ký online miễn phí HOT nhất hiện nay
- 7 cách tạo chữ ký điện tử cực kỳ đơn giản và nhanh chóng
IV. Khi nào nên sử dụng Chữ ký số hoặc Chữ ký điện tử
Nếu vẫn phân vân không biết nên lựa chọn Chữ ký số hay Chữ ký điện tử, MISA xin cung cấp thêm cho quý khách hàng về các trường hợp nào nên sử dụng chữ ký số, trường hợp nào nên sử dụng chữ ký điện tử như sau:
1. Trường hợp sử dụng Chữ ký số
Với tính chất và khả năng bảo mật cao, quý khách hàng nên sử dụng chữ ký số trong các tài liệu, hợp đồng quan trọng như:
- Các giao dịch thương mại điện tử;
- Email quan trọng để xác nhận người gửi thư tới đối tác;
- Đầu tư chứng khoán trực tiếp;
- Chuyển tiền, thanh toán;
- Đóng bảo hiểm trực tuyến;
- Ký hợp đồng điện tử;…
2. Trường hợp sử dụng Chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử được sử dụng phổ biến và rộng rãi hơn không chỉ riêng Việt Nam mà tại rất nhiều quốc gia. Quý khách hàng có thể cân nhắc việc sử dụng Chữ ký điện tử trong các trường hợp:
- Cam kết gửi bằng Email
- Các số định danh cá nhân khi nhập/rút tiền;
- Ký bằng bút điện tử ở các thiết bị cảm ứng. quầy thanh toán,…
- Kê khai hải quan điện tử;
- Nộp thuế trực tuyến;
- Kê khai bảo hiểm xã hội;…
Như vậy, quý khách hàng có thể thấy rằng Chữ ký số được sử dụng rộng rãi và an toàn hơn Chữ ký điện tử. Tuy nhiên, Chữ ký số và Chữ ký điện tử thường hay bị nhầm lẫn, gọi tên thay thế cho nhau nhưng về bản chất, đây là hai loại chữ ký khác hẳn nhau. Chữ ký số chỉ là một dạng của Chữ ký điện tử và ngược lại, Chữ ký điện tử bao hàm cả Chữ ký số.
| Phần mềm chữ ký số MISA eSign đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ ký kết văn bản/ hợp đồng/ giao dịch điện tử trên mọi thể thức văn bản word, excel, pdf,… MISA eSign tích hợp sẵn với phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, nhân sự, bán hàng, hóa đơn điện tử, BHXH, kê khai thuế,… giúp điện tử hóa mọi công việc hành chính, văn thư lưu trữ giấy tờ từ đó giúp đơn vị tăng năng suất tiết kiệm chi phí.
|
Trên đây là những thông tin hết sức bổ ích và cần thiết mà MISA mang đến cho quý khách hàng nhằm mục đích hỗ trợ doanh nghiệp trong việc nhận biết và đánh giá hiệu năng làm việc của Chữ ký số và Chữ ký điện tử. Tùy nào nhu cầu sử dụng, quý khách hàng hãy lựa chọn loại chữ ký phù hợp với doanh nghiệp của mình, tránh nhầm lẫn giữa hai loại chữ ký trong các hoạt động điện tử để đảm bảo tốt nhất tính pháp lý và an toàn khi sử dụng.
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
