Kiến thức Chữ ký điện tử là gì? Quy định và cách đăng ký...

Chữ ký điện tử là gì? Quy định và cách đăng ký sử dụng

19869
chu ky dien tu la gi - misa esign

Chữ ký điện tử là gì? Chữ ký số và chữ ký điện tử có khác nhau không? Đồng thời, chữ ký điện tử mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp và cá nhân? Sử dụng chữ ký điện tử trong các trường hợp nào? Trong bài viết này, MISA eSign sẽ chia sẻ tất cả những điều cần biết về chữ ký điện tử tới các Quý bạn đọc.

Căn cứ pháp lý

Căn cứ pháp lý Nội dung quy định
Luật Giao dịch điện tử năm 2023 Quy định việc thực hiện giao dịch bằng phương tiện điện tử.
Nghị định 130/2018/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số
Nghị định 52/2013/NĐ-CP Quy định về việc phát triển, ứng dụng và quản lý hoạt động thương mại điện tử.
Bộ luật dân sự 2015 Quy định điều chỉnh các loại giao dịch và hợp đồng

1. Chữ ký điện tử là gì?

1.1. Khái niệm

Định nghĩa về chữ ký điện tử (Electronic Signature) theo quy định của pháp luật:

Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.”

(Theo quy định tại khoản 11, Điều 3, Luật Giao dịch điện tử năm 2023)

Chữ ký điện tử được sử dụng trong các giao dịch điện tử. Xuất phát từ thực tế, chữ ký điện tử cũng cần đảm bảo các chức năng như xác định được người chủ của một dữ liệu nào đó (văn bản, ảnh, video,…) và xác định xem dữ liệu đó có bị thay đổi sau khi ký hay không.

Các loại chữ ký điện tử được sử dụng phổ biến hiện nay có thể kế đến như:

  • Chữ ký số: Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử. Hiểu về căn bản, chữ ký số cũng giống như chữ viết tay vậy được sử dụng để cam kết và điều đó không thể rút lại được. Tuy nhiên, chữ ký số không sẽ không phải sử dụng giấy mực, nó gắn đặc điểm nhận dạng của người ký vào bản cam kết. Chữ ký số đóng vai trò như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý.
  • Chữ ký scan: Là loại chữ ký được chuyển thành dạng điện tử sau khi thực hiện ký tay trên giấy thông qua máy quét (scan) rồi gửi qua thư điện tử.
  • Chữ ký hình ảnh: Là loại chữ ký được ký bằng tay sau đó chuyển thành dạng ảnh và chèn vào hợp đồng điện tử.

1.2. Giải thích một số thuật ngữ về chữ ký điện tử

Một số thuật ngữ liên quan về chữ ký điện tử được quy định cụ thể tại Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 bạn cần nắm rõ:

1. Chứng thư điện tử là giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, văn bản chấp thuận khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành dưới dạng dữ liệu điện tử.

2. Chứng thư chữ ký điện tử là thông điệp dữ liệu nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử. Chứng thư chữ ký điện tử đối với chữ ký số được gọi là chứng thư chữ ký số.

3. Dữ liệu điện tử là dữ liệu được tạo ra, xử lý, lưu trữ bằng phương tiện điện tử

2. Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về chữ ký điện tử là gì, cũng như phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số. Bảng dưới đây sẽ phân tích rõ các chi tiết mà bạn cần biết.

Chữ ký điện tử Chữ ký số

Giống nhau

Đều được sử dụng để thay thế chữ ký tay và con dấu của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch trên môi trường điện tử

Khác nhau

Mục đích

Xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu

Bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ

Bảo mật

Không sử dụng mã hóa

Sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai

Xác nhận

Không có quá trình xác nhận.

Cần được xác nhận bởi nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Khả năng giả mạo chữ ký

Dễ thực hiện

Không thể sao chép, giả mạo

Cách tạo chữ ký Dễ dàng tạo bằng cách scan hình ảnh, tạo trên các website trực tuyến hoặc tạo trực tiếp trên Word, Excel Phải đăng ký sử dụng với các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
Cách sử dụng chữ ký  Thực hiện chèn chữ ký vào vị trí cần ký điện tử trên văn bản, tài liệu. Người dùng cần kết nối với chữ ký số, nhập mã PIN bảo mật và tiến hành ký vào vị trí cần ký số trên văn bản, tài liệu.

Phần mềm độc quyền

Có thể được xác nhận bởi bất cứ ai mà không cần phần mềm xác minh độc quyền

Trong nhiều trường hợp, chữ ký điện tử không được ràng buộc về mặt pháp lý và sẽ yêu cầu phần mềm độc quyền để xác nhận chữ ký điện tử.

phan biet chu ky dien tu va chu ky so

3. Quy định pháp luật về chữ ký điện tử

3.1. Về giá trị pháp lý

Có thể thấy, trên môi trường internet, bất kì dạng thông tin nào được sử dụng để nhận biết một con người đều được coi là chữ ký điện tử và chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử. Vậy chữ ký điện tử có giá trị pháp lý không?

chu ky dien tu - gia tri phap ly
Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

Giá trị pháp lý chữ ký điện tử bao gồm chữ ký và con dấu. Tuy nhiên, ứng với mỗi vai trò sẽ có những yếu tố cần đảm bảo tiêu chuẩn.

Theo nội dung quy định tại Điều 24 của Luật Giao dịch điện tử 2005, chữ ký điện tử sẽ có giá trị pháp lý khi thỏa mãn các điều kiện sau:

1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản/hợp đồng cần có chữ ký, thì chữ ký điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện sau:

  • Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung văn bản/hợp đồng
  • Phương pháp tạo chữ ký đủ tin cậy, phù hợp với mục đích của văn bản/hợp đồng và không vi phạm các điều cấm của pháp luật.

2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản/hợp đồng cần được đóng dấu của cơ quan/tổ chức, thì chữ ký điện tử của cơ quan/tổ chức đó có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử (dưới đây) và chữ ký điện tử đó có chứng thực.

✅Văn bản cần đảm bảo giá trị pháp lý Chữ ký điện tử cần đảm bảo:
  • Xác minh được người ký và sự đồng ý của người ký với nội dung như trên văn bản.
  • Chữ ký điện tử tử phải đảm bảo an toàn, không thể giả mạo.
✅Văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức Chữ ký điện tử cần đảm bảo:
  • Tại thời điểm ký, dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký.
  • Trong bối cảnh sử dụng dữ liệu đó, dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn với duy người ký.
  • Thay đổi của chữ ký điện tử cần được phát hiện sau thời điểm ký.
  • Thay đổi với nội dung thông điệp dữ liệu đều có thể bị phát hiện sau thời điểm ký.

Như vậy, chữ ký điện tử được đảm bảo về giá trị pháp lý khi sử dụng trong các giao dịch điện tử. Điều này đã góp phần thúc đẩy các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức trong việc sử dụng chữ ký điện tử ngày một rộng rãi hơn nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội và hội nhập mô hình chuyển đổi số toàn cầu.

→ ĐĂNG KÝ TƯ VẤN MIỄN PHÍ CHỮ KÝ SỐ MISA ESIGN ←

3.2. Về điều kiện đảm bảo an toàn

Theo nội dung tại Điều 22, Luật Giao dịch điện tử năm 2005, điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử được quy định:

Chữ ký điện tử được xem là an toàn khi được kiểm chứng bằng quy trình kiểm tra giao dịch do các bên tham gia giao dịch thỏa thuận, đồng thời phải đáp ứng được các điều kiện sau:

  • Dữ liệu tạo ra chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh được sử dụng
  • Dữ liệu tạo ra chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký ngay tại thời điểm ký
  • Thay đổi chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện
  • Thay đổi nội dung thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện
  • Chữ ký điện tử được chứng thực bởi tổ chức/đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử được xem là đảm bảo tất cả các điều kiện an toàn trên. 

3.3. Về nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử

Tại Điều 23 của Luật Giao dịch điện tử năm 2005 có nêu một số nội dung về nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử trên các văn bản/hợp đồng điện tử như sau:

Các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận:

  • Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký trong quá trình giao dịch
  • Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực
  • Trong trường hợp 2 bên thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực, cần lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử của cơ quan nhà nước phải được chứng thực bởi tổ chức/đơn vụ cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

Như vậy theo nội dung kể trên, chúng ta có thể căn cứ để trả lời cho câu hỏi Có bắt buộc sử dụng chữ ký điện tử hay không? như sau: Các bên khi tham gia giao dịch điện tử được phép thỏa thuận về việc có sử dụng chữ ký điện tử hay không. Trong trường hợp các bên không sử dụng chữ ký điện tử vẫn có quyền thực hiện giao dịch điện tử mà không cần ký điện tử.

3.4. Về hình ảnh và thông tin hiện thị chữ ký

Đối với doanh nghiệp:

  • Hình ảnh: Hình ảnh chữ ký điện tử của doanh nghiệp là con dấu đỏ có giá trị pháp lý nên nó cần có kích thước bằng với kích thước thật của con dấu và được lưu trữ dưới dạng đuôi .png
  • Thông tin: Đảm bảo khai đầy đủ các thông tin như tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và thời gian ký theo tiêu chuẩn ISO 8601 (ghi cụ thể ngày/tháng/năm, giờ, phút, giây, múi giờ Việt Nam).

Đối với cá nhân:

    • Hình ảnh: Là hình ảnh chữ ký tay của người đại diện, bắt buộc có màu xanh và được lưu trữ hiển thị dưới dạng đuôi .png
    • Thông tin: Chữ ký số cá nhân không yêu cầu hiển thị thông tin người ký, chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký hợp lệ là được.

4. Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử

Sử dụng chữ ký điện tử giúp các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân tối ưu hóa các thủ tục và quy trình giao dịch trực tuyến; mang đến nhiều lợi ích thiết thực như:

✅Rút ngắn thời gian ⭐Các hoạt động giao dịch, ký kết được rút ngắn thời gian và hiệu quả.
✅An toàn – bảo mật danh tính cao ⭐Cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức được bảo mật an toàn hơn việc ký kết bằng tay. Không thể giả mạo chữ ký điện tử.
✅Đa dạng và linh hoạt cách thức ⭐Bạn có thể ký kết tại bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Ngay cả trên máy tính hoặc điện thoại di động,… bằng giải pháp ký số từ xa.
✅Rút gọn quy trình chứng nhận giấy tờ ⭐Giúp quy trình lập – chuyển – nhận giấy tờ/ tài liệu/ hồ sơ cho khách hàng, đối tác, cơ quan nhanh chóng và hiệu quả tốt nhất.
✅Quy trình nộp thuế đơn giản ⭐Các doanh nghiệp có thể kê khai, nộp thuế online dễ dàng mà không cần phải in các giấy tờ phức tạp hay cần phải đón dấu.

>> Tham khảo: Bảng giá chữ ký số MISA eSign

5. Ứng dụng của chữ ký số điện tử

Trước khi biết cách sử dụng như thế nào, thì các bạn cần phải biết các loại chữ ký số điện tử hiện nay là:

✅Chữ ký số cho doanh nghiệp/ tổ chức: ⭐Là con dấu của doanh nghiệp hoặc người đại diện trước pháp luật của tổ chức.
✅Chữ ký số cho cá nhân trong doanh nghiệp: ⭐Là chữ ký số của cá nhân trong doanh nghiệp, có ghi rõ chức danh của cá nhân đó.
✅Chữ ký số cá nhân: ⭐Là chữ ký số của một cá nhân riêng biệt, và chỉ hiện tên của cá nhân đó khi ký số.

Dưới đây là các trường hợp ứng dụng chữ ký số điện tử:

5.1. Doanh nghiệp

STT Nghiệp vụ Loại chữ ký số sử dụng
1 Đăng ký doanh nghiệp Tổ chức, cá nhân
2 Hóa đơn điện tử Tổ chức
3 Kê khai, nộp thuế Tổ chức
4 Bảo hiểm xã hội Tổ chức
5 Hải quan Tổ chức
6 Chứng từ trong giao dịch nội bộ như: thanh toán tạm ứng, báo cáo quản trị, phiếu thu, phiếu chi. Tổ chức, cá nhân trong tổ chức, cá nhân
7 Hợp đồng kinh tế Tổ chức, cá nhân trong tổ chức, cá nhân
8 Hợp đồng lao động Tổ chức, cá nhân trong tổ chức, cá nhân

5.2. Đơn vị Hành chính nhân sự

STT Nghiệp vụ Loại chữ ký số sử dụng
1 Hóa đơn điện tử/ Biên lai điện tử Tổ chức
2 Kê khai, nộp thế Tổ chức
3 Bảo hiểm xã hội Tổ chức
4 Hải quan Tổ chức
5

Dịch vụ công của Kho bạc https://vst.mof.gov.vn

Tổ chức
6

Nộp Báo cáo tài chính cho Kho Bạc https://bctcnn.vst.mof.gov.vn

Cá nhân trong tổ chức, cá nhân
7

Chứng từ trong giao dịch nội bộ như: thanh toán tạm ứng, báo cáo quản trị, Phiếu thu, Phiếu chi

Tổ chức, cá nhân trong tổ chức, cá nhân
8 Hợp đồng kinh tế Tổ chức, cá nhân trong tổ chức, cá nhân
9 Hợp đồng lao động Tổ chức, cá nhân trong tổ chức, cá nhân

5.3. Cá nhân

STT Nghiệp vụ Loại chữ ký số sử dụng
1

Kê khai, quyết toán thuế TNCN

Cá nhân
2

Giao dịch ngân hàng, tín dụng

Cá nhân
3 Chứng khoán điện tử Cá nhân
4 Hợp đồng kinh tế Cá nhân
5

Ký văn bản điện tử,…

Cá nhân

Trên đây là ứng dụng chữ ký số trong các trường hợp, xem ngay cách sử dụng chữ ký số để hiểu hơn về các nghịệp vụ chữ ký số.

6. Cách tạo chữ ký điện tử

Từ những thông tin trên, bạn đã hiểu rõ chữ ký điện tử là gì, giá trị pháp lý của chữ ký điện tử trong các trường hợp và lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử. Tuy nhiên, rất nhiều người muốn biết cách tạo chữ ký điện tử online ngay trên điện thoại và máy tính.

6.1. Tạo chữ ký điện tử trong Word

Bước 1: Mở file Word, trỏ con chuột vào vị trí cần ký điện tử và chọn Insert trên công cụ

Điền đầy đủ các thông tin trên cửa sổ Signature Setup

Bước 2: Chọn Signature Line hoặc click vào biểu tượng

Chọn Signature Line

Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin trên cửa sổ Signature Setup

  • Suggested signer: Họ tên người ký. (Ví dụ: Nguyễn Văn A).
  • Suggested signer’s title: Chức vụ người ký. (Ví dụ: Quản lý hành chính nhân sự)
  • Suggested signer’s email address: Địa chỉ email người ký. (Ví dụ: [email protected]).

Điền đầy đủ các thông tin trên cửa sổ Signature Setup

Bước 4: Chọn OK để hoàn thành việc tạo chữ ký trên Word.

Hình ảnh mẫu chữ ký được tạo trong word

6.2. Tạo chữ ký điện tử trong Excel

Bước 1: Mở file excel và chọn Insert trên thanh công cụ

Chèn ảnh scan chữ ký vào excel

Bước 2: Chọn Signature Line tại mục Text và tiếp tục nhấn Microsoft Office Signature Line

Chọn Signature Line tại mục Text và tiếp tục nhấn Microsoft Office Signature Line

Lưu ý: Với các phiên bản excel 2007 và 2010 sau khi nhấn Microsoft Office Signature Line hệ thống sẽ hiện thị một tab thông báo lúc này bạn chỉ cần nhấn OK là được.

Bước 3: Điền đầy đủ thông tin khi cửa sổ Signature Setup hiện ra

Điền đầy đủ thông tin khi cửa sổ Signature Setup hiện ra

Bước 4: Nhấn OK để hoàn thành việc tạo và lưu trữ chữ ký trên Excel

Mẫu chữ ký điện tử trong excel

Xem chi tiết: Cách tạo chữ ký điện tử trong Excel hoàn toàn MIỄN PHÍ

6.3. Tạo chữ ký điện tử trong PDF

Bước 1: Sử dụng phần mềm Foxit Reader mở file PDF. Tại mục Home chọn PDF Sign và tiếp tục nhấn chọn Create Signature.

Bước 2: Lựa chọn một trong ba kiểu tạo chữ ký điện tử

  • Draw Signature: Tạo chữ ký tùy ý.
  • From Clipboard: Tạo chữ ký bằng video
  • Import File: Tạo chữ ký bằng ảnh

Lựa chọn một trong ba kiểu tạo chữ ký điện tử trên pdf

  • Với Draw Signature: Bạn sử dụng chuột vẽ chữ ký. Sau đó chọn OK và Save để sử dụng mẫu chữ ký

Sử dụng chuột vẽ chữ ký điện tử trong pdf

  • Import File: Tạo chữ ký từ ảnh bằng cách chọn Browser để tải ảnh. Sau đó chọn OK và Save để sử dụng mẫu chữ ký

Bước 3: Quay lại mục PDF Sign và lựa chọn mẫu chữ ký điện tử đã tạo để hiển thị tại vị trí cần ký.

Bạn hoàn toàn có thể tạo cho mình một chữ ký điện tử online. Tuy nhiên, để chữ ký có giá trị pháp lý trong một số trường hợp, thì bạn cần nắm rõ các quy định. Quy định khi tạo và sử dụng chữ ký số điện tử mà bạn cần phải biết.

Đăng ký chữ ký số điện tử có giá trị pháp lý

Phần mềm chữ ký số MISA eSign đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ ký kết văn bản/ hợp đồng/ giao dịch điện tử trên mọi thể thức văn bản word, excel, pdf,… MISA eSign tích hợp sẵn với phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, nhân sự, bán hàng, hóa đơn điện tử, BHXH, kê khai thuế,… giúp điện tử hóa mọi công việc hành chính, văn thư lưu trữ giấy tờ từ đó giúp đơn vị tăng năng suất tiết kiệm chi phí.

Sẵn sàng tích hợp với các hệ thống khác giúp khách hàng ký và phát hành hóa đơn điện tử, kê khai thuế, BHXH, hải quan,… chỉ bằng 01 thao tác đơn giản. Áp dụng theo tiêu chuẩn châu Âu eIDAS về bảo mật, quản lý con người theo tiêu chuẩn ISO 27000.

Khách hàng có nhu cầu tư vấn miễn phí về chữ ký số MISA eSign xin vui lòng liên hệ hotline 090 488 5833 hoặc đăng ký tại đây: