Trong thời đại số hóa ngày nay, việc tạo chữ ký điện tử đã trở nên phổ biến và cần thiết hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, nhiều người vẫn cảm thấy bỡ ngỡ khi muốn tạo cho mình một chữ ký điện tử. Trong bài viết này, MISA eSign sẽ hướng dẫn bạn 7 cách tạo chữ ký điện tử cực kỳ đơn giản và nhanh chóng, từ việc sử dụng hình ảnh đến các công cụ phần mềm và online.
1. Cách tạo chữ ký điện tử bằng hình ảnh
Việc tạo chữ ký điện tử bằng hình ảnh là một phương pháp đơn giản và nhanh chóng cho những người không muốn sử dụng công nghệ phức tạp. Bằng cách này, bạn có thể tạo ra chữ ký cá nhân hoặc doanh nghiệp của mình và sử dụng nó trong các tài liệu điện tử một cách dễ dàng.
Bước 1. Ký tên của bạn trên một tờ giấy trắng bằng bút bi. Mực đen hoặc mực xanh là sự lựa chọn được ưu tiên.
Bước 2. Sử dụng điện thoại thông minh, máy tính bảng, hoặc máy quét tại nhà, chụp ảnh hoặc quét hình ảnh của chữ ký của bạn.
Bước 3. Sử dụng các công cụ kỹ thuật số như trình chỉnh sửa trên điện thoại, máy tính hoặc trình chỉnh sửa ảnh trực tuyến để cắt gọn chữ ký viết tay của bạn thành kích thước chấp nhận được.
Bước 4. Nếu tập tin chữ ký của bạn được tạo ra dưới định dạng JPEG, bạn cần chuyển đổi nó thành định dạng PNG để sử dụng khi ký các tài liệu điện tử. Sử dụng các công cụ chuyển đổi JPG sang PNG trực tuyến để chuyển đổi loại tập tin của bạn một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Bước 5. Khi bạn có một tập tin PNG của chữ ký của mình, bạn có thể ký các tài liệu bằng cách kéo và thả chữ ký mới của bạn vào tài liệu của bạn và đặt nó phía trên dòng chữ ký trong tài liệu.
2. Cách tạo chữ ký điện tử trong Word
Word không chỉ là một công cụ xử lý văn bản phổ biến mà còn cung cấp tính năng tạo chữ ký điện tử tiện lợi. Hãy theo dõi hướng dẫn dưới đây để biết các cách thêm chữ ký điện tử vào tài liệu Word của bạn.
a. Tạo chữ ký ảnh kèm thông tin cá nhân có thể tái sử dụng
Nếu bạn muốn thông tin như chức danh công việc, số điện thoại hoặc địa chỉ email của bạn là một phần của chữ ký của bạn, hãy lưu nó cùng với hình ảnh dưới dạng AutoText.
Bước 1. Gõ văn bản bạn muốn dưới hình ảnh đã chèn.
Bước 2. Chọn hình ảnh và văn bản đã tạo.
- Đối với hệ điều hành Windows:
Bước 3. Chọn Chèn > Phần Nhanh.
Bước 4. Chọn Lưu Lựa chọn vào Bộ sưu tập Phần Nhanh. Hộp Tạo Khối Dựng Mới mở ra.
Bước 5. Trong ô Tên (Name), nhập một tên cho khối chữ ký của bạn.
Bước 6. Trong hộp Bộ sưu tập, chọn Văn bản Tự động.
Bước 7. Chọn OK.
Bước 8. Khi bạn muốn sử dụng chữ ký này, đặt điểm chèn nơi bạn muốn chèn khối chữ ký.
Bước 9. Chọn Chèn > Phần Nhanh > Văn bản Tự động, sau đó chọn tên của khối chữ ký của bạn.
- Đối với hệ điều hành macOS
Bước 3. Trong menu Chèn (Insert), chọn AutoText > Mới (New).
Bước 4. Hộp Tạo AutoText Mới (Create New AutoText) mở ra.
-
- Bên cạnh Tên (Name), nhập một tên cho khối chữ ký của bạn và chọn OK.
Bước 5. Khi bạn muốn sử dụng chữ ký này, đặt điểm chèn nơi bạn muốn chèn khối chữ ký.
Bước 6. Trong menu Chèn (Insert), chọn AutoText > AutoText, sau đó chọn tên của khối chữ ký của bạn.
b. Tạo dòng chữ ký và thực hiện ký
Sử dụng lệnh Dòng Chữ Ký để chèn một dòng chữ ký với một dấu X ở bên cạnh để chỉ ra nơi ký tài liệu. Tính năng này cho phép tác giả chỉ định thông tin về người ký dự kiến và cung cấp hướng dẫn cho người ký. Khi tài liệu điện tử được gửi đến người ký dự kiến, họ sẽ thấy dòng chữ ký và một yêu cầu chữ ký từ họ.
Khi người ký thêm biểu diễn trực quan của chữ ký vào tài liệu, chữ ký điện tử cũng sẽ được thêm vào cùng một lúc để xác minh danh tính của người ký.
- Tạo dòng chữ ký:
Bước 1. Nhấp vào nơi bạn muốn có dòng chữ ký.
Bước 2. Chọn Chèn > Dòng Chữ Ký.
Bước 2. Chọn Dòng Chữ Ký của Microsoft Office.
Bước 3. Trong hộp Thiết lập Chữ ký, nhập thông tin để hiển thị dưới dòng chữ ký:
-
- Người ký được đề xuất: Tên đầy đủ của người ký.
- Chức danh của người ký được đề xuất: Chức danh của người ký, nếu có.
- Địa chỉ email của người ký được đề xuất: Địa chỉ email của người ký, nếu cần thiết.
- Hướng dẫn cho người ký: Thêm hướng dẫn cho người ký, như “Trước khi ký tài liệu, hãy kiểm tra xem nội dung có chính xác không.”
Bước 4. Chọn một hoặc cả hai ô kiểm dưới đây:
-
- Cho phép người ký thêm nhận xét vào hộp thoại Ký: Cho phép người ký nhập một mục đích để ký.
- Hiển thị ngày ký trong dòng chữ ký: Ngày tài liệu được ký sẽ xuất hiện với chữ ký.
Bước 5. Chọn OK. Dòng chữ ký sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn.
Lưu ý:
-
- Để thêm các dòng chữ ký bổ sung, lặp lại các bước trên.
- Nếu tài liệu vẫn chưa được ký, Thanh Thông Báo Chữ Ký sẽ xuất hiện. Chọn Xem Chữ Ký để hoàn tất quá trình ký.
- Thực hiện ký:
Để ký vào dòng chữ ký trong tệp, bạn có thể thực hiện các bước sau:
Bước 1. Bấm chuột phải vào dòng chữ ký và chọn “Ký“.
Bước 2. Nếu tệp mở trong Dạng xem được Bảo vệ, chọn “Vẫn Chỉnh sửa” nếu tệp đến từ một nguồn đáng tin cậy.
Bước 3. Thực hiện một trong các thao tác sau:
- Để thêm phiên bản in của chữ ký của bạn, nhập tên của bạn trong hộp bên cạnh dấu X.
- Để thêm chữ ký viết tay, ký tên của bạn vào hộp bên cạnh dấu X bằng cách sử dụng tính năng viết tay.
- Để sử dụng hình ảnh chữ ký viết tay của bạn, chọn “Chọn Hình ảnh”. Từ hộp thoại Chèn Ảnh, chọn một vị trí của tệp ảnh chữ ký của bạn, sau đó chọn tệp và nhấn “Chọn”.
Bước 4. Sau khi hoàn thành, chọn “Ký”.
Bước 5. Nút Chữ ký sẽ xuất hiện ở phía dưới cùng của tài liệu hoặc bảng tính.
Để bảo vệ tính xác thực của nội dung tài liệu, bạn có thể tham khảo thêm cách chèn chữ ký số vào Word ở bài viết “Hướng dẫn ký số trên file Word cho từng phiên bản CHI TIẾT nhất”.
3. Cách tạo chữ ký điện tử trong Excel
Trong môi trường làm việc với bảng tính, việc thêm chữ ký điện tử vào các tài liệu Excel có thể là một yêu cầu quan trọng. Bạn có thể tạo chữ ký điện tử trong Excel một cách dễ dàng và nhanh chóng theo các bước sau:
Bước 1. Mở tài liệu Excel.
Bước 2. Sử dụng con trỏ để chọn vùng mà bạn muốn chèn chữ ký của mình.
Bước 3. Nhấp vào tab Chèn (Insert) và sau đó chọn Dòng Chữ Ký (Signature Line) > Microsoft Office Dòng Chữ Ký (Microsoft Office Signature Line).
Bước 4. Hộp thoại Cài Đặt Chữ Ký (Signature Setup) sẽ xuất hiện. Nhập thông tin bạn muốn xuất hiện:
- Người ký đề xuất (Suggested signer): Tên đầy đủ của người ký.
- Chức danh đề xuất của người ký (Suggested signer’s title): Chức danh của người ký, nếu có.
- Địa chỉ email đề xuất của người ký (Suggest signer’s e-mail address): Địa chỉ email của người ký, nếu cần thiết.
- Hướng dẫn cho người ký (Instructions to the signer): Thêm hướng dẫn cho người ký.
Bước 5. Đánh dấu vào các ô kiểm dưới đáy cửa sổ pop-up (“Cho phép người ký…” và “Hiển thị ngày ký…”) nếu bạn muốn hiển thị ngày ký và/hoặc cho phép người ký thêm bình luận và nhấp vào OK.
Bước 6. Nhấp đúp vào dòng chữ ký (hoặc nhấp phải và chọn Ký (Sign)). Bạn có thể được nhắc lưu tài liệu.
Bước 7. Nếu bạn hiện không có bất kỳ chứng chỉ số kỹ thuật số nào, một cửa sổ pop-up sẽ xuất hiện, hỏi bạn có muốn Lấy Một ID Số Kỹ Thuật Số (Get a Digital ID) không, nếu bạn muốn làm như vậy, chọn Có (Yes) và tuân theo các hướng dẫn.
Bước 8. Nhập tên của bạn vào trường trong cửa sổ pop-up (hoặc nhấp vào nút chọn hình ảnh), bao gồm bất kỳ chi tiết bổ sung nào nếu bạn muốn và nhấn Ký (Sign).
Ngoài cách này, bạn cũng có thể tạo chữ ký điện tử trong Excel một cách nhanh chóng và tiện lợi theo các cách ở đây.
Xem thêm: Chữ ký điện tử không hợp lệ: Quy định và kinh nghiệm kiểm tra?
4. Cách tạo chữ ký điện tử trong PDF
Ngoài Word và Excel, PDF cũng là một định dạng tài liệu rất phổ biến trong công việc và việc tạo chữ ký điện tử trong PDF giúp xác nhận tính toàn vẹn và uy tín của tài liệu.
Adobe Reader là một trong những phần mềm đọc PDF phổ biến nhất trên thị trường. Bạn có thể tạo chữ ký điện tử trong PDF bằng Adobe Reader để đảm bảo tính bảo mật cho các tài liệu của mình. Dưới đây là cách tạo chữ ký điện tử trong PDF bằng Adobe Reader:
Bước 1. Mở tài liệu hoặc biểu mẫu PDF mà bạn muốn ký.
Bước 2. Nhấp vào biểu tượng Ký (Sign) trong thanh công cụ. Hoặc bạn có thể chọn Tools > Fill & Sign hoặc chọn Fill & Sign từ bảng bên phải.
Bước 3. Công cụ Điền & Ký (Fill & Sign) sẽ hiển thị. Nhấp vào Fill and Sign.
Bước 4.
Các trường biểu mẫu sẽ được phát hiện tự động. Di chuột qua một trường để hiển thị một hộp màu xanh. Nhấp bất kỳ nơi nào trong hộp màu xanh, con trỏ sẽ tự động đặt ở vị trí đúng. Gõ văn bản của bạn để điền vào trường.
Bạn có thể chọn màu bạn muốn để điền vào biểu mẫu PDF. Nhấp vào nút màu trong menu Điền & Ký (Fill & Sign) và chọn màu bạn muốn.
Màu chữ ký mặc định là màu đen. Để giữ lại màu mặc định của chữ ký, bỏ chọn ô Giữ Màu Gốc Cho Chữ Ký (Retain original color for signatures).
Bước 5.
Nhấp vào biểu tượng Ký (Sign) trong thanh công cụ, sau đó chọn liệu bạn muốn thêm chữ ký (Add Signature) hoặc tên viết tắt (Add Initials) của bạn.
Nếu bạn đã thêm chữ ký hoặc tên viết tắt, chúng sẽ được hiển thị như các tùy chọn để chọn.
Bước 6.
- Nếu bạn đã thêm chữ ký hoặc tên viết tắt của bạn, chỉ cần chọn nó từ các tùy chọn Ký (Sign), sau đó nhấp vào vị trí trong PDF mà bạn muốn thêm chữ ký của bạn. Chuyển đến bước tiếp theo.
- Nếu bạn ký lần đầu tiên, bạn sẽ thấy bảng Chữ Ký (Signature) hoặc Tên Viết Tắt (Initials). Dưới đây là một ví dụ về bảng Chữ Ký (Signature).
Bạn có thể chọn để gõ (type), vẽ (draw) hoặc thêm hình ảnh (image) chữ ký. Chữ ký và tên viết tắt được thêm vào sẽ được lưu để sử dụng trong tương lai.
- Gõ (Type): Gõ tên của bạn vào trường ký. Bạn có thể chọn từ một số kiểu chữ ký nhỏ; nhấp vào Thay Đổi Kiểu (Change style) để xem kiểu khác.
- Vẽ (Draw): Vẽ chữ ký của bạn vào trường ký.
- Hình ảnh (Image): Duyệt và chọn một hình ảnh chữ ký của bạn.
- Lưu Chữ Ký (Save signature): Khi ô này được chọn và bạn đã đăng nhập vào Acrobat Reader hoặc Acrobat, chữ ký được thêm vào sẽ được lưu một cách an toàn trong Adobe Document Cloud để sử dụng lại.
Nhấp vào Áp Dụng (Apply), sau đó nhấp vào vị trí trong PDF mà bạn muốn đặt chữ ký hoặc tên viết tắt của bạn.
Bước 7. Để di chuyển chữ ký hoặc tên viết tắt đã đặt, nhấp vào trường ký để làm nổi bật nó và sau đó sử dụng các phím mũi tên. Để thay đổi kích thước hoặc xóa trường ký, sử dụng các tùy chọn trong thanh công cụ của trường ký.
Bên cạnh Adobe Reader, bạn cũng có thể tham khảo thêm các cách tạo chữ ký điện tử một cách nhanh chóng và tiện lợi bằng các phần mềm khác tại bài viết “6 cách ký chữ ký số trên file PDF THÀNH CÔNG và NHANH CHÓNG.”
Xem thêm: 9 điểm khác biệt MẤU CHỐT giữa chữ ký số và chữ ký điện tử
5. Cách tạo chữ ký điện tử online
Nếu bạn không muốn tải xuống bất kỳ phần mềm nào, có rất nhiều dịch vụ tạo chữ ký điện tử trực tuyến miễn phí và dễ sử dụng. Dưới đây là các bước tạo chữ ký điện tử một cách nhanh chóng và tiện lợi bằng FontMeme:
Bước 1: Truy cập website FontMeme.com
Bước 2: Tạo chữ ký
- Nhập tên của bạn vào ô textbox trên cùng.
- Chọn mẫu chữ ký yêu thích từ danh sách “Select a font”.
- Tùy chỉnh chữ ký:
- Kích thước: Kéo thanh trượt hoặc nhập số vào ô “Enter font size” để thay đổi kích thước chữ ký.
- Hiệu ứng: Chọn hiệu ứng chữ ký mong muốn từ “Select an effect”.
- Màu sắc: Nhấp vào ô màu để chọn màu sắc cho chữ ký.
- Nhấp vào “Generate” để tạo chữ ký.
- Lưu trữ chữ ký:
- Tải xuống: Nhấp vào biểu tượng “Tải xuống” để lưu chữ ký dưới dạng hình ảnh PNG.
- Sao chép: Nhấp vào biểu tượng “Sao chép” để sao chép chữ ký vào clipboard.
- Chia sẻ: Nhấp vào biểu tượng “Chia sẻ” để chia sẻ chữ ký lên mạng xã hội.
- Ngoài ra, bạn có thể thêm phông nền cho chữ ký bằng cách nhấp vào “Add Backgrounds”.
Ngoài FontMeme, còn có rất nhiều các website cho phép bạn tạo chữ ký điện tử của mình và thêm vào các tài liệu một cách đơn giản chỉ với vài bước. Bạn có thể tham khảo thêm ở bài viết “6 website tạo chữ ký online miễn phí HOT nhất hiện nay.”
6. Cách tạo chữ ký điện tử cá nhân bằng điện thoại
Việc tạo chữ ký điện tử không chỉ dành riêng cho máy tính, bạn cũng có thể thực hiện điều này trên điện thoại di động của mình. Các ứng dụng di động cung cấp cho bạn khả năng tạo chữ ký cá nhân và sử dụng chúng trong các tài liệu một cách thuận tiện.
Tham khảo các cách tạo chữ ký cá nhân bằng điện thoại:
- Top 5 app tạo chữ ký điện tử ĐẸP – MIỄN PHÍ trên điện thoại
- Hướng dẫn tạo chữ ký điện tử trên iPhone chỉ qua 3 bước
7. Tạo chữ ký số – Nâng Tầm Bảo Mật Cho Giao Dịch Điện Tử
Ngoài việc tạo chữ ký điện tử thông thường, bạn cũng có thể xem xét việc tạo chữ ký số. Chữ ký số được sử dụng phổ biến trong các giao dịch điện tử và đảm bảo tính xác thực và bảo mật cho các tài liệu và thông tin trực tuyến của bạn.
Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử được tạo ra dựa trên công nghệ mã hóa công khai. Chúng hoạt động như một biểu tượng tương tự như chữ ký tay cá nhân hoặc con dấu của một doanh nghiệp. Chữ ký số được công nhận pháp lý khi thực hiện các giao dịch trên mạng, như ký kết hợp đồng trực tuyến, kê khai thuế, phát hành hóa đơn điện tử và thực hiện các giao dịch tài chính… Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận và bảo đảm trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia trong các văn bản hoặc giao dịch điện tử.
Xem thêm: Quy định và Giá trị pháp lý chữ ký điện tử và chữ ký số PHẢI BIẾT!
Quy trình khởi tạo chữ ký số
Để đăng ký chữ ký số, bạn cần tuân theo các bước sau:
Bước 1: Chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín, được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép. Điều này đảm bảo tính pháp lý của chữ ký khi sử dụng.
Bước 2: Chuẩn bị các tài liệu cần thiết như CMND/CCCD/Hộ chiếu, giấy phép kinh doanh,… để đơn vị cung cấp chứng thực thông tin.
Bước 3: Liên hệ với nhà cung cấp để chọn gói dịch vụ phù hợp, nộp hồ sơ và xác thực thông tin. (Tổng đài hỗ trợ mua hàng của MISA eSign là 0904885833).
Bước 4: Sau khi nhận được thông tin từ khách hàng, nhà cung cấp sẽ xác thực và cấp chứng thư số. Hồ sơ đầy đủ và đáp ứng đủ các yêu cầu theo quy định sẽ được bàn giao cho khách hàng.
Lưu ý: Khi có chữ ký số, bạn cần khai báo thông tin liên quan trên các hệ thống giao dịch điện tử để đảm bảo tính hợp lệ khi sử dụng chữ ký.
MISA eSign – Đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín
Hiện nay, có hơn 15 tổ chức được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép để cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Tất cả các nhà cung cấp đều đảm bảo chất lượng và tính năng sử dụng tương đương nhau. Quan trọng là lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ (hoặc Đại lý/CTV chữ ký số) đáng tin cậy.
MISA là một trong những đơn vị có kinh nghiệm lâu năm, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực phát triển phần mềm tài chính kế toán, hóa đơn điện tử và kê khai thuế (T-VAN), phục vụ gần 250.000 tổ chức và hàng triệu cá nhân kinh doanh trong suốt 25 năm qua. Hiện nay, MISA cung cấp dịch vụ chữ ký số điện tử MISA eSign, giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện các thao tác ký số một cách dễ dàng.
Phần mềm chữ ký số điện tử MISA eSign tuân thủ các tiêu chuẩn của nhà nước và tiêu chuẩn châu Âu eIDAS, đảm bảo mức độ an toàn cao nhất cho người sử dụng. Đặc biệt, phần mềm này đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật về chữ ký số theo nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ.
Các điểm nổi bật của dịch vụ chữ ký số MISA eSign bao gồm:
- Đạt chuẩn quốc tế về chất lượng và an ninh thông tin, được chứng nhận bởi các tiêu chuẩn ISO 9001, ISO/IEC 27001, CMMI và CSA STAR.
- Thủ tục đơn giản, kích hoạt dễ dàng, có thể đặt mua trực tuyến và kích hoạt chứng thư số một cách thuận tiện.
- Uy tín được củng cố bởi 25 năm kinh nghiệm, hơn 100 giải thưởng và hàng triệu khách hàng đã sử dụng dịch vụ của MISA.
- Hỗ trợ tận tình từ đội ngũ tư vấn viên, sẵn lòng hỗ trợ khách hàng 365 ngày/năm qua nhiều kênh tư vấn như Forum, Chatbot và nhiều hơn nữa.
Nếu bạn quan tâm đến dịch vụ chữ ký số của MISA, xin vui lòng đăng ký nhận tư vấn tại đây:
Trên đây là 7 cách tạo chữ ký điện tử đơn giản và nhanh chóng mà bạn có thể áp dụng. Lựa chọn phương pháp nào phù hợp nhất sẽ tùy thuộc vào nhu cầu, sở thích và điều kiện của mỗi người.
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
