Kiến thức Chữ ký số là gì? Quy định về chữ ký số doanh...

Chữ ký số là gì? Quy định về chữ ký số doanh nghiệp nào cũng cần biết

8876

Chữ ký số đóng vai trò như chữ ký đối với các nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý. Nhưng trên thực tế, khi có nhu cầu sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp vẫn còn thắc mắc: Chữ ký số là gì? Và chữ ký số mang lại lợi ích gì cho Doanh nghiệp.

>> Phần mềm chữ ký số

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác.

Tại bài viết, dưới đây MISA eSign sẽ giúp Doanh nghiệp trả lời được hai câu hỏi trên chi tiết nhất.

1. Chữ ký số là gì? Chứng thư số là gì?

1.1 Chữ ký số là gì?

Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP về Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số nêu rõ:

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

  • Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
  • Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

chu-ky-so-la-gi

Bạn có thể hiểu đơn giản: Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu của doanh nghiệp và nó được sử dụng trong các giao dịch điện tử.

1.2 Chứng thư số là gì?

Chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng.

Bạn có thể hiểu đơn giản là chứng thư số là giấy phép chứng nhận chữ ký số được tạo ra đúng theo quy định của pháp luật.

1.3 Tìm hiểu về chữ ký số

Chữ ký số dựa trên công nghệ RSA – công nghệ mã hóa công khai: mỗi người sẽ phải có 1 cặp khóa gồm có một khóa công khai và một khóa bí mật là private key. Trong đó:

Tên gọi Định nghĩa
“PRIVATE KEY” – khóa bí mật là một khóa trong cặp khóa dùng để tạo chữ ký số và thuộc hệ thống mã không đối xứng.
“PUBLIC KEY” – khóa công khai là một khóa trong cặp khóa dùng để để kiểm tra chữ ký số, nó được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa và thuộc hệ thống mã không đối xứng
“NGƯỜI KÝ” nghĩa là thuê bao dùng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu nào đó dưới tên mình.
“NGƯỜI NHẬN” là tổ chức hoặc cá nhân nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký, bằng việc sử dụng các chứng thư số của người ký để kiểm tra chữ ký số ở thông điệp dữ liệu nhận được và sau đó tiến hành các hoạt động, giao dịch liên quan.
“KÝ SỐ” nghĩa là việc đưa khóa bí mật vào một phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu nào đó.

 

Chữ ký số để làm gì? Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để kê khai thuế qua mạng, kê khai Hải quan điện tử, giao dịch trong lĩnh vực Bảo hiểm và ký điện tử vào hóa đơn điện tử.

chung thu so la gi

Chữ ký có hình dạng như một chiếc USB được gọi là chữ ký số USB Token và được bảo mật bằng mật khẩu được gọi là mã PIN.

1.4 Mẫu chữ ký số trên văn bản điện tử đúng chuẩn

Nhiều doanh nghiệp mới bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và chữ ký số, nên các thủ tục ký số trên văn bản điện tử sao cho chính xác với quy định của pháp luật.

Mẫu chữ ký số cũng chia thành 3 dạng cho doanh nghiệp/ tổ chức; cá nhân trong tổ chức; cá nhân. Dưới đây là hình ảnh chữ ký số trên hóa đơn điện tử theo đúng quy định.

hinh anh chu ky so tren van ban dien tu

1.4 Tìm hiểu về chữ ký số cho doanh nghiệp

STT Thông tin có trong chữ ký ôs dành cho doanh nghiệp bao gồm: 
1 Tên của Doanh nghiệp bao gồm: Mã số thuế, Tên Công ty….
2 Số hiệu của chứng thư số (số seri)
3 Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
4 Tên của tổ chức chứng thực chữ ký số 
5 Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số.
6 Các thư hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng  số.
7 Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
8 Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông.

 

Chữ ký số đóng vai trò như chữ ký đối với các nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý.

2. Các loại chữ ký số

Có 3 loại chữ ký số hiện nay, bao gồm:

Loại chữ ký số Công dụng
Chữ ký số của tổ chức Là con dấu của tổ chức hoặc chữ ký số của người đại diện trước pháp luật của tổ chức (người sở hữu chứng thư).
Chữ ký số của cá nhân trong tổ chức Là chữ ký số của cá nhân trong tổ chức, khi ký số thì trên chữ ký số có ghi rõ chức danh của cá nhân đó trong tổ chức.
Chữ ký số của cá nhân

Là chữ ký số của cá nhân, khi ký số thì trên chữ ký số chỉ thể hiện tên của cá nhân.

 

3. Chữ ký số để làm gì?

Về căn bản, chữ ký số cũng giống như chữ viết tay vậy. Dùng nó để cam kết lời hứa của mình và điều đó không thể rút lại được. Chữ ký số không sẽ không phải sử dụng giấy mực, nó gắn đặc điểm nhận dạng của người ký vào bản cam kết.

  1. Doanh nghiệp/Cá nhân sử dụng thay thế chữ ký tay trong tất cả các trường hợp giao dịch thương mại điện tử trong môi trường số: phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo Thuế qua mạng hay ký số các văn bản, đóng bảo hiểm xã hội, ký hợp đồng,…
  2. Trao đổi dữ liệu giữa cá nhân – tổ chức nhà nước, dễ dàng, nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý, tiết kiệm rất nhiều thời gian, không  mất thời gian
  3. Không còn phải in ấn và quản lý tài liệu giấy. Tổ chức/Doanh nghiệp có thể điện tử hóa việc ký và lưu trữ các chứng từ, tài liệu như hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo quản trị,…
  4. Đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn, bảo mật dữ liệu. Chữ ký số là bằng chứng cho các giao dịch điện tử, nội dung đã ký kết của Cá nhân/Doanh nghiệp

chu-ky-so-la-gi-cong-dung-chu-ky-so

MISA là đơn vị 25 năm kinh nghiệm chuyên phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho gần 250.000 tổ chức và hàng triệu cá nhân kinh doanh. Hiện nay, MISA cung cấp dịch vụ chữ ký số điện tử eSign giúp doanh nghiệp/cá nhân thực hiện ký số ngay khi phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo thuế qua mạng hay ký số các văn bản ngay trên điện thoại di động.

4. Cách sử dụng chữ ký số

Doanh nghiệp cần phải hiểu được cách sử dụng chữ ký số khi kê khai hóa đơn điện tử. Theo quy định của chính phủ, cụ thể là Nghị định 119/2018/NĐ – CP, hóa đơn được coi là hợp lệ khi và chỉ khi có đầy đủ thông tin giao dịch và được xác nhận bởi chữ ký số của bên bán.

Trước khi sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp phải đảm bảo đủ các điều kiện áp dụng và tiến hành theo các bước hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số trong bài viết dưới đây:

>> Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số khi kê khai hóa đơn điện tử.

5. Sử dụng chữ ký số trên văn bản điển tử

Tại thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, đã đưa ra quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan tổ chức.

Để tham khảo các mẫu chữ ký số tương ứng với các văn bản đến và văn bản đi, mời các bạn xem trong bài viết dưới đây.

>> Hướng dẫn Thông tư 01: Mẫu chữ ký số trên văn bản điện tử đúng chuẩn

6. Phần mềm chữ ký số an toàn nhất

  • Đáp ứng quy định pháp luật về chữ ký số

Đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật theo nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính Phủ

  • Chất lượng đạt chuẩn quốc tế

Hệ thống đảm bảo chất lượng và an ninh thông tin được chứng nhận phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 9001, ISO/IEC 27001, CMMI và CSA STAR

  • Thủ tục đơn giản, kích hoạt dễ dàng

Dễ dàng đặt mua ngay trên webiste, kích hoạt chứng thư số dễ dàng

  • Thương hiệu uy tín

25 Năm kinh nghiệm – Hơn 100 giải thưởng – Gần 250.000 tổ chức và hàng triệu cá nhân

  • Tư vấn tận tình

Tư vấn viên hỗ trợ tận tình 365 ngày/năm với nhiều kênh tư vấn: Forum, Chatbot,…

phan mem chu ky so an toan nhat

Phần mềm chữ ký số điện tử eSign đáp ứng các tiêu chuẩn của nhà nước về ký số, được phát triển theo tiêu chuẩn châu Âu eIDAS đảm bảo an toàn cao nhất cho người ký.

MISA đang trong lộ trình nghiên cứu và phát triển chữ ký số từ xa, khách hàng có nhu cầu quan tâm xin vui lòng đăng ký nhận tư vấn tại đây:
Hội thảo trực tuyến: Giá trị pháp lý Hợp đồng điện tử & Quy trình triển khai thực tế