Cách thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính

Thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính có ảnh hưởng như thế nào? Doanh nghiệp có cần làm các thủ tục thay đổi thông tin hay không? Tham khảo ngay nội dung dưới đây để biết chi tiết.

1. 01/07/2025 doanh nghiệp có phải thay đổi địa chỉ trên giấy đăng ký kinh doanh không?

Từ ngày 01/07/2025 Nghị quyết 202/2025/QH15 về việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh có hiệu lực sẽ dẫn đến các trường hợp với doanh nghiệp như sau:

• Chỉ thay đổi về tên đơn vị hành chính.
• Thay đổi địa giới hành chính.

Bên cạnh đó Công văn 4370/BTC-DNTN năm 2025 có hướng dẫn công tác đăng ký kinh doanh trường hợp có thay đổi địa giới hành chính như sau:

1. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, Giấy chứng nhận đăng ký tổ hợp tác, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh đã được cấp.

2. Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác đăng ký thay đổi thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác cập nhật thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, Giấy chứng nhận đăng ký tổ hợp tác, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh khi có nhu cầu hoặc thực hiện đồng thời khi đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung khác trong đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác.

Do vậy, pháp luật không bắt buộc phải thay đổi thông tin  địa chỉ trên giấy đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi địa giới hành chính. Cụ thể:

• Chỉ thay đổi về tên đơn vị hành chính: Không phải làm thủ tục thay đổi thông tin về địa chỉ trong giấy đăng ký kinh doanh
• Thay đổi địa giới hành chính: Khuyến khích doanh nghiệp cập nhật thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính khi có nhu cầu hoặc thực hiện đồng thời khi đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung khác như: ngành nghề, người đại diện pháp luật, vốn điều lệ… trong đăng ký doanh nghiệp

2. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính online

Để thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính doanh nghiệp dễ dàng thực hiện tại cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo 4 bước sau:

• Bước 1: Đăng nhập hệ thống cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
• Bước 2: Tại màn hình KHỐI DỮ LIỆU, chọn trường dữ liệu “ĐỊA CHỈ”

• Bước 3: Cập nhật thông tin địa giới hành chính mới nhất cấp PHƯỜNG/XÃ/THỊ TRẤN

• Bước 4: Chọn “CẬP NHẬT THAY ĐỔI ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH”

• • Trường hợp 1: Doanh nghiệp KHÔNG thay đổi thông tin SỐ NHÀ/ĐƯỜNG PHỐ/TỔ/XÓM/ẤP/THÔN: Chọn TRỞ VỀ màn hình khối dữ liệu chính để tiếp tục thực hiện thay đổi nội dung các trường thông tin khác (nếu có).

• • Trường hợp 2: Doanh nghiệp CÓ thay đổi thông tin SỐ NHÀ/ĐƯỜNG PHỐ/TỔ/XÓM/ẤP/THÔN: Cập nhật lại thông tin chính xác rồi chọn “CẬP NHẬT THAY ĐỔI ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH;”

Lưu ý:

• Khi chỉ nhấn nút LƯU, hồ sơ sẽ thuộc diện phải nộp phí công bố nội dung thay đổi đăng ký doanh nghiệp theo Thông tư 47/2019/TT-BTC.
• Sau khi nhấn nút LƯU, không thể hoàn tác để thực hiện thao tác nhấn nút CẬP NHẬT THAY ĐỔI ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH.
• Nếu đã nhấn nút LƯU, để được miễn phí theo quy định, vui lòng thực hiện thao tác tạo hồ sơ mới.

3. Hướng dẫn cập nhật địa chỉ trên các phần mềm của MISA

3.1. Đối với phần mềm chữ ký số MISA eSign

• Bước 1: Cắm USB Token vào máy tính
• Bước 2: Truy cập MISA Token Manager
  • Chọn tab Chứng thư, lựa chọn CTS cần gia hạn
  • Nhấn nút 3 chấm
  • Nhấn chọn Thay đổi thông tin

• Bước 3: Hệ thống sẽ cảnh báo: “Khi thay đổi thông tin CTS, MISA sẽ cấp lại CTS mới và thu hồi CTS cũ sau 7 ngày trong trường hợp cần cấp lại” >> chọn “Đã hiểu”

• Bước 4: Thay đổi thông tin: Khai báo lại các thông tin để thực hiện gia hạn và thay đổi thông tin cho CTS
  • Anh/chị khai báo lại các thông tin (đặc biệt là các thông tin cần thay đổi)
  • Kiểm tra lại các thông tin
  • Nhấn Tiếp tục để chuyển bước thực hiện

• Bước 5: Nộp giấy tờ mới: Nếu các thông thông tin thay đổi thuộc nhóm thông tin cần cấp lại CTS, anh/chị cần phải cung cấp lại các giấy tờ liên quan theo thông tin đó.
  •  Giấy tờ liên quan đến thông tin tổ chức
  • Thông tin Người đại diện pháp luật/Người sở hữu CTS
  • Ngoài ra, cần phải cung cấp một số giất tờ/văn bản bổ sung
  • Sau khi cung cấp đầy đủ các giấy tờ, nhấn Tiếp tục để chuyển bước thực hiện

• Bước 6: Ký đơn đề nghị: Hệ thống sẽ lấy lên các thông tin và tự động điền vào đơn đề nghị. Lưu ý: Kiểm tra kỹ các thông tin trên đơn vì đây là thông tin để cấp chứng thư số mới
  • Nhấn Ký đơn

• Bước 7: Hệ thống sẽ lấy lên CTS USB Token mà anh/chị đang có >> Lựa chọn CTS đang thực hiện thay đổi thông tin để ký >> Nhấn OK để sử dụng
  • Lưu ý:
    • Trường hợp chọn sai chứng thư số, hệ thống sẽ cảnh báo vào yêu cầu anh/chị lựa chọn chính xác chứng thư số 
    • Đối với trường hợp chưa cài đặt MISA KYSO, anh/chị cần phải cài đặt trước khi thực hiện ký đơn

• Bước 8: Nhập mã PIN của USB Token và nhấn Xác nhận

• Bước 9: Hệ thống hiển thị thống báo thay đổi thông tin thành công

Trường hợp, hồ sơ thay đổi thông tin của anh/chị bị từ chối, MISA sẽ gửi email kèm lý do từ chối:

• Anh/chị xem kỹ lý do từ chối từ email
• Quay lại MISA Token Manager, nhấn chọn Thay đổi thông tin để thực hiện cập nhật lại một số phần chưa chính xác
• Sau đó thực hiện các bước như theo hướng dẫn đã nói ở trên

3.2. Đối với phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

Trường hợp doanh nghiệp muốn phát hành hóa đơn theo địa giới hành chính mới thì thực hiện cập nhật lại địa chỉ tại hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử theo các bước sau:

• Bước 1: Kiểm tra địa chỉ của doanh nghiệp trên trang thuế Việt Nam

• Bước 2: Đăng nhập phần mềm MISA meInvoice
• Bước 3: Chọn Hệ thống\Hồ sơ hóa đơn điện tử, tại mục Thông tin đơn vị, nhấn biểu tượng cây bút để sửa địa chỉ

• Bước 4: Chọn Lưu khi hoàn thành việc cập nhật địa chỉ mới nhất

• Bước 5: Kiểm tra địa chỉ đã được cập nhật khi lập hóa đơn hay chưa

• Bước 6: Kiểm tra lại địa chỉ khách hàng khi xuất hóa đơn
  • Khi nhập Mã số thuế khách hàng và lấy Tên, Địa chỉ từ mã số thuế trên giao diện lập hóa đơn, đơn vị cần kiểm tra thông tin với hệ thống Cơ quan thuế trước khi xuất hóa đơn hoặc liên hệ trực tiếp với người mua để xác nhận địa chỉ. Có thể nhập trực tiếp địa chỉ mới tại giao diện lập hóa đơn.

• • Kiểm tra hóa đơn nháp trước khi phát hành (Địa chỉ người mua và người bán)

Hy vọng với những thông tin chúng tôi cung cấp đã giúp doanh nghiệp nắm rõ các quy định khi thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính cũng như các hướng dẫn thực hiện chi tiết.