Hiện nay, nhiều công ty đã lựa chọn ký hợp đồng lao động online, ký hợp đồng bằng chữ ký số (chữ ký điện tử).Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ được cách sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng, cũng như quy định về chữ ký trên hợp đồng. Chi tiết cách ký hợp đồng bằng chữ ký số USB Token và giải pháp ký số từ xa đúng QUY ĐỊNH, HỢP PHÁP được nêu rõ trong bài viết dưới đây. Kính mời quý vị theo dõi!
Xem thêm:
1. Cách ký hợp đồng bằng chữ ký số – trực tiếp trên phần mềm
1.1 Nhận tài liệu và ký
Hướng dẫn này cho phép người ký nhận và ký vào tài liệu đã được yêu cầu trước đó.
Sau khi hợp đồng/ tài liệu được gửi online đến người ký, phần mềm sẽ tổng hợp các tài liệu cần ký. Người ký chỉ cần tìm kiếm tài liệu để thực hiện thao tác ký số. Các bước chi tiết có ngay trong dưới đây:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm AMIS WeSign
- Người dùng đăng nhập tài khoản khoản AMIS WeSign đã được đăng ký (bao gồm: email, mật khẩu)
- Nhấn Đăng nhập
Bước 2: Kiểm tra tài liệu cần ký
Tại màn hình tổng quan của phần mềm, chương trình sẽ hiển thị rõ số lượng các loại tài liệu (Chờ tôi ký, Chờ người khác ký, Sắp hết hạn, Hoàn thành).
Các tài liệu đang chờ được ký sẽ thuộc loại tài liệu “Chờ tôi ký”
- Người dùng click vào “Chờ tôi ký”
Hoặc người dùng cũng có thể vào phân hệ Quản lý tài liệu để tìm tài liệu cần ký
Bước 3: Ký tài liệu
Khi đó, chương trình hiển thị danh sách các tài liệu đang chờ ký
- Người dùng lựa chọn tài liệu cần ký
- Nhấn Ký ngay để tiến hành ký tài liệu
Người dùng đọc kỹ nội dung tài liệu cần được ký. Kiểm tra chi tiết nội dung đã đạt yêu cầu hay chưa. Tài liệu có nội dung đã đáp ứng đúng yêu cầu, người dùng tiến hành ký tài liệu.
- Nhấn Bắt đầu ký
Khi đó, chương trình sẽ điều hướng người dùng đến vị trí ký đã được thiết lập trước đó
- Click vào vùng xanh để ký
- Chữ ký điện tử sẽ được ký lên tài liệu. Người dùng có thể co kéo chữ ký sao cho phù hợp với khoảng ký
- Sau khi ký xong, người dùng nhấn Hoàn thành để kết thúc việc ký
Sau khi hoàn thành việc ký tài liệu, chương trình sẽ hiển thị tài liệu đã được hoàn thành trên danh sách
Với tài liệu được yêu cầu ký bằng chữ ký số, người dùng cần thực hiện:
- Đã có Chữ ký số bằng USB Token và cắm sẵn vào máy tính đang thực hiện
- Khi ký cần nhập mã pin USB Token
Lưu ý:
Trong trường hợp, chưa đạt nội dung yêu cầu. Người dùng có thể thực hiện từ chối ký tài liệu này
- Nhấn vào Hành động/ Chọn Từ chối ký
- Nhập lý do từ chối/ Nhấn Từ chối ký
Vậy là các bạn đã hoàn thành quy trình ký số trên hợp đồng online.
1.2 Tự ký vào tài liệu của mình
Cho phép bạn tự tạo hợp đồng/ tài liệu và tự mình ký online ngay trên tài liệu đó.
Người ký sẽ tự tải tài liệu lên phần mềm và thực hiện ký vào tài liệu sau đó:
Bước 1: Tải hợp đồng/ tài liệu
- Bạn đăng nhập vào phần mềm AMIS WeSign
- Tại màn hình tổng quan của chương trình, nhấn Bắt đầu để tiến hành tải tài liệu lên
- Bạn lựa chọn file tài liệu từ máy tính của mình để tải lên chương trình.
Sau khi tải tài liệu lên chương trình thành công, bạn tiếp tục thực hiện:
- Tích chọn và ô “Chỉ tôi ký”
- Nhấn ký ngay để tiến hành ký
Bước 2: Ký tài liệu
- Bạn thực hiện kéo loại chữ ký (ký nháy, ký chính) vị trí ký mà mình mong muốn.
Chương trình sẽ tự động lấy mẫu chữ ký điền vào vị trí mà bạn vừa thiết lập.
- Sau khi ký xong, nhấn Hoàn thành để kết thúc việc ký
Sau khi hoàn thành việc ký, bạn có thể thực hiện gửi tài liệu cho bất kỳ ai.
- Vui lòng nhập email người nhận để gửi tài liệu này. Nhấn Gửi để hoàn thành
- Trong trường hợp, bạn không muốn gửi cho ai. Nhấn Không, cảm ơn
2. Cách ký hàng loạt hợp đồng bằng chữ ký số
Hướng dẫn dưới đây cho phép bạn ký chọn hàng loạt loại hợp đồng online có trên danh sách để ký.
Việc thực hiện ký hàng loạt này sẽ giúp người ký tiết kiệm thời gian thực hiện quy trình ký tá đối với các tài liệu có nội dung giống nhau, tương tự như nhau.
Người ký phải thực hiện kiểm tra các nội dung tài liệu cần ký trước khi thực hiện ký hàng loạt, các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng AMIS WeSign
- Người dùng đăng nhập tài khoản khoản AMIS WeSign đã được đăng ký (bao gồm: email, mật khẩu)
- Nhấn Đăng nhập
Bước 2: Tìm kiếm và kiểm tra các tài liệu cần ký
- Tại màn hình làm việc chính của chương trình, chọn phân hệ Quản lý tài liệu
- Chọn mục Chờ tôi ký trong bộ lọc nhanh
Bước 3: Ký tài liệu hàng loạt
- Sau đó, tích chọn các tài liệu có nội dung tương tự nhau để thực hiện ký hàng loạt.
- Nhấn Ký hàng loạt
Người dùng thực hiện tích chọn và nhập chính xác mật khẩu cho các tài liệu được yêu cầu để có thể tiến hàng ký- Nhấn Ký để thực hiện ký đồng thời các tài liệu vừa chọn
- Chương trình sẽ tự động ký hàng loạt vào các tài liệu. Các tài liệu được ký thành công sẽ hiển thị kết quả ngay trên màn hình.
- Các trường hợp ký không thành công, người dùng có thể thực hiện ký lại ngay sau đó. Nhấn Ký lại tất cả tài liệu lỗi để ký lại
- Sau khi hoàn tất việc ký, nhấn Xong để kết thúc việc ký hàng loạt
Với tài liệu được yêu cầu ký bằng chữ ký số, người dùng cần:
- Đã có Chữ ký số bằng USB Token và cắm sẵn vào máy tính đang thực hiện
- Khi ký cần nhập mã pin USB Token
| → ĐĂNG KÝ TƯ VẤN MIỄN PHÍ PHẦN MỀM KÝ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ ← |
3. Ký hợp đồng qua mail
Bạn không cần có tài khoản phần mềm hợp đồng điện tử mà vẫn có thể thực hiện ký tài liệu ngay sau khi nhận được email thư mời ký từ người thiết lập tài liệu.
Sau khi tài liệu được gửi đến mail, người ký mở mail và thực hiện ngay trên mail của mình theo các bước như sau:
Bước 1: Truy cập vào mail
- Người ký truy cập vào mail của mình
- Tại sanh sách hộp thư đến, người ký tìm kiếm email mời ký. Sau đó click đúp chuột vào mail để mở mail cần ký.
Sau khi mở mail, trên màn hình sẽ hiển thị nội dung mail mời ký.
- Nhấn Xem tài liệu để mở tài liệu cần ký.
Lưu ý: Trong trường hợp, người gửi tài liệu yêu cầu nhập mật khẩu thì bạn cần nhập mật khẩu để thực hiện mở tài liệu (Mật khẩu sẽ do người tạo tài liệu cung cấp)
- Nhấn Tiếp tục để mở tài liệu
Bước 2: Ký tài liệu
Sau khi mở được tài liệu, người ký đọc kỹ nội dung tài liệu cần ký. Kiểm tra chi tiết nội dung đã đạt yêu cầu hay chưa. Tài liệu có nội dung đã đáp ứng đúng yêu cầu, người dùng mới tiến hành ký tài liệu.
- Nhấn Bắt đầu ký
Khi đó, chương trình sẽ điều hướng người dùng đến vị trí ký đã được thiết lập trước đó
- Click vào vùng xanh để ký
- Chữ ký điện tử sẽ được ký lên tài liệu. Người dùng có thể co kéo chữ ký sao cho phù hợp với khoảng ký
- Sau khi ký xong, người dùng nhấn Hoàn thành để kết thúc việc ký
Sau khi hoàn thành việc ký tài liệu, chương trình sẽ hiển thị thông báo ký tài liệu thành công. Tài liệu sẽ được gửi lại khi tất cả người ký hoàn thành.
Lưu ý
Với tài liệu được yêu cầu ký bằng chữ ký số, người dùng cần:
- Đã có Chữ ký số bằng USB Token và cắm sẵn vào máy tính đang thực hiện
- Khi ký cần nhập mã pin USB Token
Trong trường hợp, tài liệu chưa đạt nội dung yêu cầu. Người dùng có thể thực hiện từ chối ký tài liệu này
- Nhấn vào Hành động/ Chọn Từ chối ký
- Nhập lý do từ chối/ Nhấn Từ chối ký
4. Cách ký hợp đồng bằng chữ ký số từ xa – MISA eSign
Cho phép người ký thực hiện ký tài liệu trên nền tảng AMIS WeSign bằng chữ ký số từ xa MISA eSign. Với mỗi lệnh ký, người ký sẽ phải thực hiện xác thực qua thiết bị mobile đúng theo tiêu chuẩn kỹ thuật được Bộ Thông tin và Truyền thông quy định tại thông tư số 16/2019/TT-BTTTT đối với loại chữ ký số từ xa.
Bước 1: Tìm kiếm tài liệu cần ký
Bạn thực hiện đăng nhập vào AMIS WeSign. Trên danh sách tài liệu chờ ký, bạn thực hiện:
- Tìm kiếm tài liệu cần ký
Lưu ý: Tài liệu lựa chọn phải là tài liệu yêu cầu ký số - Nhấn Ký ngay
Bước 2: Ký tài liệu
Tại màn hình ký tài liệu, bạn xem xét yêu cầu loại về các loại chữ ký (ký tắt, ký số, ký điện tử) và nội dung trên tài liệu.
Lưu ý:
Nếu nội dung trên tài liệu chưa đúng hoặc cần chỉnh sửa, bạn có thể từ chối ký tài liệu đó.
Để ký tài liệu bằng chữ ký số từ xa, bạn thực hiện:
- Nhấn vào Bắt đầu ký
- Phần mềm sẽ tự động điều hướng đến chính xác vị cần ký. Bạn thực hiện Click vào vùng xanh để ký.
- Nhấn Hoàn thành
- Khi đó phần mềm sẽ yêu cầu bạn lựa chọn chứng thư số để ký.
Bạn tích chọn vào chứng thư muốn sử dụng. Sau đó, nhấn Chọn
Khi đó, hệ thống sẽ yêu cầu bạn xác thực ký bằng thiết bị xác thực đã được đăng ký. Bạn vui lòng mở ứng dụng MISA eSign để thực hiện.
Lưu ý: Thời gian thực hiện xác thực bị giới hạn. Vì vậy, bạn phải thực hiện thao tác xác nhận nhanh chóng
Trên ứng dụng AMIS WeSign, bạn thực hiện:
- Nhấn Đồng ý
- Sau đó xác nhận lại bằng phương thức xác thực (Face ID, Touch ID, Mật khẩu thiết bị)
Như vậy, bạn đã xác thực ký tài liệu thành công.
Trên AMIS WeSign, Tài liệu hiển thị đã được hoàn thành việc ký.
Trên đây là tổng hợp các hướng dẫn cách ký hợp đồng bằng chữ ký số đơn giản và thuận tiện bằng cả chữ ký số USB Token và chữ ký số từ xa (Remote Signing). Hy vọng các bạn đã có những thông tin hữu ích từ bài viết này.
Khách hàng có nhu cầu tư vấn miễn phí về chữ ký số MISA eSign xin vui lòng liên hệ hotline 090 488 5833 hoặc đăng ký tại đây:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
