Trang chủ Kiến thức Sử dụng phần mềm Foxit Reader để ký số hợp đồng, văn...

Sử dụng phần mềm Foxit Reader để ký số hợp đồng, văn bản, tài liệu file PDF

517

Cách mạng công nghệ 4.0 bùng nổ khiến giao dịch trực tuyến từ xa cũng trở thành xu hướng phổ biến hiện nay. Việc trao đổi thông tin, văn bản, dữ liệu đều được các doanh nghiệp ưu tiên điện tử hóa, dẫn đến nhu cầu ký số văn bản ngày càng tăng. Vì vậy, trong bài viết này, MISA eSign sẽ hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng công cụ Foxit Reader để ký số các hợp đồng, văn bản, tài liệu file PDF một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất.

>> Hướng dẫn ký tài liệu online ngay tại nhà với chữ ký số MISA eSign
>> Hướng dẫn cách ký số tại nhà các văn bản file Excel
>> Hướng dẫn cách ký số trên biên bản hủy hóa đơn điện tử

1. Giới thiệu về phần mềm hỗ trợ ký số Foxit Reader

Foxit Reader là một phần mềm đọc file PDF đa ngôn ngữ của công ty phần mềm Foxit Software, được ưa chuộng sử dụng bởi thời gian khởi động nhanh chóng và kích thước gọn nhẹ. Phần mềm này có khả năng chạy được trên đa dạng nền tảng hệ điều hành, bao gồm cả Windows, Mac hay Linux.

chữ ký số PDF

Tính năng nổi bật nhất của phần mềm này là hỗ trợ người dùng tạo, xem, chỉnh sửa, ký số và in các văn bản dưới dạng PDF. Hiện nay, muốn ký số được bất kỳ văn bản file PDF nào, người dùng cũng phải ký thông qua những phần mềm trung gian như Foxit Reader hoặc Adobe Reader hay Acrobat Reader. Không chỉ đem lại tiện ích trong việc ký số, phần mềm còn rất dễ sử dụng với giao diện đơn giản, thao tác nhanh chóng. Hãy cùng xem hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm này ngay dưới đây.

2. Hướng dẫn sử dụng Foxit Reader để ký số hợp đồng, văn bản, tài liệu file PDF

Trước hết, để ký số được trên Foxit Reader, người dùng cần:

  • Tải và cài đặt phần mềm Foxit Reader phiên bản 9.5.0 trở lên (tải miễn phí TẠI ĐÂY)
  • Cài đặt chữ ký số USB token (xem hướng dẫn chi tiết TẠI ĐÂY)

>> Xem thêm: Top những nhà cung cấp chữ ký số uy tín nhất hiện nay

Sau khi hoàn tất cài đặt phần mềm và chữ ký số, người dùng tiến hành ký số theo các bước hướng dẫn như sau:

Bước 1: Mở file bản Hợp đồng/ Bản khai định dạng PDF với phần mềm Foxit Reader.

Bước 2: Chọn Protect với chức năng Sign&Certify -> chọn Place Signature … để tiến hành ký vào văn bản.

chữ ký số PDF

Bước 3: Chọn nơi chữ ký sẽ hiển thị.

chữ ký số PDF

Bước 4: Khi form có chứa thông tin chữ ký số xuất hiện, chọn Sign

chữ ký số PDF

Lưu ý các mục:

  • Sign as: Chọn Chữ ký phù hợp (tránh trường hợp có nhiều chữ ký đang được dùng)
  • Reason: Chọn lý do ký văn bản phù hợp

chữ ký foxit reader

Lưu ý: Người dùng có thể tự thiết kế mẫu chữ ký phù hợp hoặc ngắn gọn với chức năng tại:

Appearance Type -> Chọn Create New Style -> Sử dụng các lựa chọn có sẵn để tạo mẫu chữ ký cá nhân theo mong muốn.

chữ ký foxit reader

Bước 5: Hệ thống sẽ yêu cầu nhập tên file mới và nơi lưu trữ file sau khi đã ký số -> Chọn Save.

Bước 6: Xuất hiện hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu để truy xuất đến USB Token, nhập mật khẩu và nhấn Đăng nhập.

chữ ký foxit reader

Bước 7: Nếu nhập đúng thông tin Mật khẩu của USB Token phần mềm sẽ ký số vào văn bản sẽ thấy xuất hiện thông tin của người ký ngay tại nơi đã chọn sẽ ký vào ở bước 3. Lúc này các bước ký số được xem như là hoàn tất.

Bước 8: Kiểm tra lại văn bản đã được ký thành công hay chưa bằng cách bấm vào biểu tượng cây viết ở menu bên trái để xem lại thông tin chữ ký số vừa được ký vào văn bản.

Hoặc có thể nhấn trực tiếp vào chữ ký để xem chữ ký đã được xác thực và có giá trị hay không.

chữ ký foxit reader

Hy vọng qua bài viết trên, chủ doanh nghiệp hay kế toán đều đã nắm được cách thức ký số các văn bản, hợp đồng, tài liệu file PDF bằng phần mềm hỗ trợ ký số Foxit Reader để có thể thực hiện được các giao dịch ký kết từ xa mọi lúc mọi nơi một cách thuận tiện nhất.

Khách hàng có nhu cầu tư vấn miễn phí về chữ ký số MISA eSign xin vui lòng liên hệ hotline 090 488 5833 hoặc đăng ký tại đây:

chữ ký foxit reader

>> 4 Lý do Doanh nghiệp nên sử dụng đồng bộ chữ ký số và hóa đơn điện tử MISA
>> 4 lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số tại nhà
>> MISA eSign đáp ứng được nhu cầu làm việc từ xa của doanh nghiệp