Kiến thức Chữ ký số token – 10 điều bạn cần nắm trong lòng...

Chữ ký số token – 10 điều bạn cần nắm trong lòng bàn tay

63

Chữ ký số token ngày càng trở nên phổ biến trong thời đại công nghệ số. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc bảo mật giao dịch điện tử, giúp mọi người thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến một cách nhanh chóng và tiện lợi. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào thế giới của chữ ký số token và khám phá 10 điều quan trọng mà bạn cần biết về nó.

1. Chữ ký số token là gì?

a. Khái niệm token chữ ký số

Chữ ký số token, còn được gọi là chữ ký số USB token, là một thiết bị phần cứng có dạng USB, lưu trữ các thông điệp dữ liệu đã được mã hóa toàn bộ dữ liệu và thông tin của doanh nghiệp, thay thế cho chữ ký trên các văn bản và tài liệu số trong các giao dịch điện tử hoặc trên mạng internet. Được bảo mật bằng mã PIN, chỉ người sở hữu chữ ký mới có thể truy cập vào mã PIN này.

Khi sử dụng, người dùng chỉ cần cắm USB token vào máy tính và thực hiện các thao tác cài đặt đơn giản để thực hiện việc ký số. Loại chữ ký số này chỉ cho phép một người dùng duy nhất ký vào một thời điểm.

Xem thêm: Thủ tục đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp mới nhất 2024

b. Chữ ký số khác gì chứng thư số

Chứng thư số là căn cứ để xác nhận tính hợp lệ của chữ ký số; trong khi chữ ký số được sử dụng để xác nhận thông tin của một văn bản hoặc cam kết. Chữ ký số được coi là hợp pháp và an toàn khi nó được tạo ra và cung cấp trong thời gian chứng thư số vẫn có hiệu lực, và có thể được kiểm tra bằng khóa công khai. Do đó, để có chữ ký số, một doanh nghiệp cần phải đăng ký chứng thư số trước. Và chỉ khi có chữ ký số, doanh nghiệp mới có thể sử dụng hóa đơn điện tử. Quý độc giả có thể đọc thêm về điểm khác biệt giữa chữ ký số và chứng thư số ở bài viết Chữ ký số là gì? 21+ điều doanh nghiệp PHẢI BIẾT về chữ ký số”.

2. Quy định về chữ ký số token

a. Về tính pháp lý của token chữ ký số

Chữ ký số được công nhận có giá trị pháp lý tương đương với con dấu của doanh nghiệp hoặc chữ ký tay của cá nhân, theo quy định tại Điều 8 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. Theo đó:

  1. Khi pháp luật yêu cầu văn bản cần có chữ ký, thì thông điệp dữ liệu được coi là đáp ứng nếu được ký bằng chữ ký số và được đảm bảo an toàn theo quy định.
  2. Khi pháp luật yêu cầu văn bản cần có dấu của cơ quan tổ chức, thì thông điệp dữ liệu được coi là đáp ứng nếu được ký bằng chữ ký số của cơ quan tổ chức và được đảm bảo an toàn.
  3. Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Chương V của Nghị định có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.

Giá trị pháp lý của chữ ký số còn được quy định tại các văn bản pháp lý khác như Luật Giao dịch điện tử 2005, Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, và Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Chứng thư số được xem như là một dạng của con dấu của doanh nghiệp hoặc căn cước công dân của cá nhân. Thông tin có trong chứng thư số bao gồm:

  • Tên của doanh nghiệp, bao gồm mã số thuế và tên công ty.
  • Số hiệu của chứng thư số (số seri).
  • Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số.
  • Tên của tổ chức chứng thực chữ ký số.
  • Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số.
  • Các hạn chế về mục đích và phạm vi sử dụng của chứng thư số.
  • Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
  • Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông.

Tóm lại, token chữ ký số là một phần của chữ ký điện tử, có giá trị pháp lý được công nhận, và khi được sử dụng, nó giúp xác thực và bảo vệ tính toàn vẹn của các giao dịch điện tử.

Quý độc giả có thể đọc kỹ hơn trong bài viết “Chữ ký số là gì? 21+ điều doanh nghiệp PHẢI BIẾT về chữ ký số”.

Xem thêm: 3 cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ NHANH CHÓNG – CHÍNH XÁC

b. Chữ ký số có bắt buộc không?

Hiện tại, mọi cá nhân/tổ chức/doanh nghiệp không bị buộc phải sử dụng chữ ký số và có toàn quyền quyết định liệu họ muốn sử dụng hay không sử dụng chữ ký số trong quá trình kinh doanh.

Theo Khoản 3 Điều 26 của Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14: “Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.”

Tuy nhiên, có những trường hợp mà doanh nghiệp vẫn cần phải sử dụng chữ ký số như đã được quy định trong các văn bản của pháp luật. Thông tin chi tiết về những trường hợp này sẽ được cung cấp trong bài viết “Chữ ký số có bắt buộc không? 3 trường hợp doanh nghiệp cần chú ý“.

3. Tại sao nên sử dụng chữ ký số token

a. Mục đích sử dụng token chữ ký số

Chữ ký số USB token đang được sử dụng phổ biến và phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau như tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân để thực hiện các thủ tục hành chính công và giao dịch điện tử. Dưới đây là một số ứng dụng của token chữ ký số cho từng đối tượng:

Đối tượng Ứng dụng của token chữ ký số
Tổ chức/doanh nghiệp
Cá nhân thuộc tổ chức, doanh nghiệp
  • Thực hiện giao dịch và thanh toán với đối tác, khách hàng, hoặc thực hiện các thủ tục đăng ký doanh nghiệp, hành chính công theo ủy quyền.
  • Ký số cho các văn bản nội bộ như văn bản, tài liệu, báo cáo, email nội bộ, và các thanh toán thu chi nội bộ.
Cá nhân
  • Thực hiện các thủ tục giao dịch công như kê khai và quyết toán thuế TNCN.
  • Ký hóa đơn, chứng từ, giao dịch chứng khoán, ngân hàng điện tử, và thanh toán qua mạng.
  • Ký các hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán, và các tài liệu khác.

Xem thêm: 9 điểm khác biệt MẤU CHỐT giữa chữ ký số và chữ ký điện tử

b. Lợi ích khi sử dụng token chữ ký số

Chữ ký số token tiện lợi, không yêu cầu cấu hình máy tính phức tạp, nhỏ gọn và dễ sử dụng, giúp tăng tốc độ giao dịch và ký kết trực tuyến, hướng tới môi trường văn phòng không giấy tờ. Đối với tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân, chữ ký số mang lại nhiều lợi ích cụ thể:

  • Tiết kiệm thời gian: Việc sử dụng chữ ký số token giúp rút ngắn thời gian giao dịch và thanh toán, tiết kiệm thời gian cho các thủ tục hành chính. Thay vì phải làm các công việc như soạn thảo, in ấn, chuyển phát hoặc tổ chức cuộc họp để ký kết hợp đồng, người dùng có thể nhanh chóng ký và gửi tài liệu qua mạng mà không cần gặp mặt trực tiếp.
  • Tiết kiệm chi phí: Sử dụng chữ ký số token giúp doanh nghiệp giảm chi phí in ấn, chuyển phát, bảo quản và lưu trữ tài liệu so với việc sử dụng phương pháp ký truyền thống.
  • Bảo mật và an toàn: Công nghệ mã hóa RSA được sử dụng trong token chữ ký số giúp đảm bảo thông tin của người dùng không bị rò rỉ. So với chữ ký tay có thể bị giả mạo, khả năng này ở chữ ký số token là rất ít.
  • Đảm bảo tính toàn vẹn và chống chối bỏ: Chữ ký số cho phép xác thực danh tính của người ký và ngăn chặn việc sửa đổi ngày giờ hay nội dung của văn bản đã ký, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.

4. Mua token chữ ký số ở đâu?

Hiện nay, doanh nghiệp có nhiều lựa chọn mua chữ ký số token từ các nhà cung cấp đã được cấp phép để cung cấp token cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. 

Xem thêm: TOP 17 đơn vị cung cấp phần mềm chữ ký số tốt nhất hiện nay” để có thêm nhiều lựa chọn hơn

Tuy nhiên, khi lựa chọn đại lý bán chữ ký số token của các thương hiệu trên, doanh nghiệp cần quan tâm đến uy tín và đáp ứng các tiêu chí như chất lượng dịch vụ, giá cả hợp lý, dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và bảo mật thông tin.

MISA là một đơn vị có 25 năm kinh nghiệm trong việc phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử và kê khai thuế (T-VAN), phục vụ gần 250.000 tổ chức và hàng triệu cá nhân kinh doanh. Hiện nay, MISA cung cấp dịch vụ chữ ký số từ xa eSign, giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện ký số ngay khi phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo thuế qua mạng hoặc ký số các văn bản ngay trên điện thoại di động.

Phần mềm chữ ký số từ xa MISA eSign đáp ứng các tiêu chuẩn của nhà nước và được phát triển theo tiêu chuẩn châu Âu eIDAS, đảm bảo mức độ an toàn cao nhất cho người ký:

  • Đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính Phủ.
  • Chất lượng đạt chuẩn quốc tế với hệ thống chứng nhận ISO 9001, ISO/IEC 27001, CMMI và CSA STAR.
  • Thủ tục đơn giản, kích hoạt dễ dàng thông qua việc đặt mua trực tuyến và kích hoạt chứng thư số.
  • MISA là thương hiệu uy tín, với 25 năm kinh nghiệm, hơn 100 giải thưởng và phục vụ gần 250.000 tổ chức và hàng triệu cá nhân.
  • Tư vấn tận tình với đội ngũ tư vấn viên hỗ trợ 365 ngày/năm qua nhiều kênh như diễn đàn và chatbot.

Nếu quý khách hàng quan tâm, có thể đăng ký nhận tư vấn tại đây:

phan mem chu ky so an toan nhat

5. Giải đáp một số thắc mắc liên quan đến chữ ký số token

a. Dùng chữ ký số token có an toàn không?

Sử dụng token chữ ký số, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về tính an toàn và chính xác của giao dịch điện tử. Chữ ký số token đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu, đồng thời là bằng chứng không thể chối bỏ về nội dung đã ký. Điều này giúp cá nhân, cơ quan và tổ chức tin tưởng hơn khi thực hiện các giao dịch điện tử của mình.

Xem thêm: Chữ ký số công cộng – 4 điều nhất định phải biết

b. Chữ ký số USB token bị hỏng thì phải làm sao?

Nếu bạn gặp tình huống USB token bị hỏng hoặc mất, bạn nên liên hệ ngay với điểm cung cấp dịch vụ chữ ký số để thực hiện các thủ tục hủy Chứng thư số cũ, mua lại USB token và cấp lại Chứng thư số mới. Điều này sẽ giúp đảm bảo tính bảo mật và hoàn toàn của các giao dịch điện tử của bạn.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo những cách khắc phục khác trong bài viết “Tổng hợp các lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số và cách khắc phục”.

c. Chữ ký số USB token sử dụng được trong bao lâu?

Thời hạn sử dụng của chữ ký số thường phụ thuộc vào nhu cầu và các gói dịch vụ từ nhà cung cấp. Người dùng có thể chọn các gói dịch vụ với thời hạn sử dụng khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của họ.

Khi USB token hết thời hạn sử dụng, người dùng có thể gia hạn để tiếp tục sử dụng. Quá trình gia hạn thường được thực hiện thông qua các thủ tục đơn giản cung cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ, giúp người dùng duy trì tính bảo mật và tiện ích của chữ ký số.

Xem thêm: Gia hạn chữ ký số bao nhiêu tiền? Chi phí mới nhất 2024

Đăng ký dùng thử chữ ký sốChữ ký số token là một công cụ bảo mật quan trọng ngày càng được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch điện tử. Việc nắm vững những thông tin cơ bản về chữ ký số token sẽ giúp bạn sử dụng công cụ này hiệu quả và an toàn hơn. Hy vọng 10 điều cần biết về chữ ký số tokenMISA eSign cung cấp sẽ hữu ích cho bạn.