Kiến thức Chữ ký số cá nhân là gì? Quy định và Cách đăng...

Chữ ký số cá nhân là gì? Quy định và Cách đăng ký chữ ký số cá nhân

5675

Chữ ký số cá nhân là gì? Những đối tượng nào cần sử dụng chữ ký số cá nhân? Các bước đăng ký và sử dụng chữ ký điện tử cá nhân? Theo dõi ngay bài viết dưới đây!

>>> Xem thêm nội dung hữu ích:

  1. Chữ Ký Số USB Token Là Gì? Cách Sử Dụng Chữ Ký Số USB Token
  2. Chữ ký số điện tử là gì? Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số
  3. 2 cách tạo chữ ký điện tử với Word cực nhanh chóng và đơn giản

1. Chữ ký số cá nhân là gì?

chữ ký số cá nhân

Chữ ký số cá nhân là một loại chữ ký điện tử, có giá trị tương đương với chữ ký tay của mỗi cá nhân. Chữ ký số cá nhân được dùng với mục đích xác thực danh tính của người ký trong trường hợp:

  • Ký các văn bản, tài liệu điện tử như: hợp đồng, thỏa thuận, hóa đơn,…
  • Tham gia các giao dịch trực tuyến: kê khai thu nhập cá nhân, sử dụng internet banking, mobile banking, giao dịch chứng khoán, mua bán trực tuyến…

Để được phép sử dụng chữ ký số cá nhân, người dùng phải đăng ký chứng thư số cá nhân với đơn vị cung cấp chữ ký số.

2. Mẫu chữ ký số cá nhân

Có 2 dạng chữ ký số cá nhân bao gồm: chữ ký số cá nhân trong tổ chức và chữ ký số cá nhân. Dưới đây là mẫu chữ ký số cá nhân trong 2 trường hợp trên:

STT Loại chữ ký số Hình ảnh minh họa
1 Cá nhân mau chu ky so cho ca nhan 3
2 Cá nhân trong tổ chức mau chu ky so cho ca nhan trong to chuc

>> Xem thêm: Mẫu chữ ký số trên văn bản điện tử

3. Chứng thư số cá nhân là gì?

Chứng thư số cá nhân có tác dụng xác thực danh tính của người ký, có giá trị tương đương với chứng minh thư/căn cước công dân của mỗi người dùng trong môi trường số.

Thông tin trong chứng thư số cá nhân bao gồm:

  • Tên của người đăng ký chứng thư số.
  • Tên của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã được cấp phép bởi Bộ Thông tin và Truyền thông.

Thời hạn sử dụng chứng thư số cá nhân là gì? 

Tại Điều 59, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số nêu rõ:

Thời hạn chứng thư số là thời gian mà chứng thư có hiệu lực khi thực hiện ký tài liệu, văn bản số.

Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số được quy định cụ thể như sau:

STT Nội dung Thời hạn có hiệu lực
1 Chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ 20 năm
2 Chứng thư số của thuê bao cấp mới tối đa là 05 năm
3 Chứng thư số gia hạn gia hạn tối đa 03 năm

 

4. Đối tượng sử dụng chữ ký số cá nhân trong tổ chức?

Mọi công dân Việt Nam có nhu cầu sử dụng chữ ký số đều có thể đăng ký với đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số và sử dụng tương đương với chữ ký tay của mình.

Đối tượng cụ thể cần sử dụng chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp như: Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, kế toán trưởng,…

5. Giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định như thế nào?

Theo quy định tại Quyết định số 1984/2015/QĐ-TCT thì:

  • Các văn bản, tài liệu điện tử nếu được ký bởi chữ ký số cá nhân cấp bởi đơn vị cung cấp đã được cấp phép thì sẽ có hiệu lực pháp luật tương đương với văn bản giấy được ký tay bởi cá nhân đó.
  • Các văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu.

Như vậy, chữ ký số có giá trị pháp lý trên tất cả các văn bản điện tử như tờ khai thuế, hóa đơn điện tử, vé điện tử, hợp đồng mua bán hàng, hợp đồng đối tác,…

>>> Xem thêm bài viết: Chữ ký số được dùng cho những mục đích gì?

6. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số cá nhân

Mặc dù chưa được sử dụng rộng rãi do thói quen ký tay truyền thống của người Việt vẫn còn tồn tại, tuy nhiên chữ ký số cá nhân lại có vô số ưu điểm nổi bật, xứng đáng được xem xét và đưa vào sử dụng trong đời sống hàng ngày:

Lợi ích Nội dung
Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ Thay vì phải chờ văn bản giấy được vận chuyển giữa các phòng ban trong công ty, hay giữa các cá nhân, đối tác bên ngoài doanh nghiệp thì việc ký số trên thiết bị điện tử sẽ tiết kiệm được phần lớn thời gian xử lý hồ sơ khi chỉ cần 1 thao tác đơn giản là văn bản đã được ký duyệt.
Giảm thiểu chi phí hành chính Việc in tài liệu ra giấy để trình ký sẽ tốn một khoản chi phí không nhỏ nếu số lượng tài liệu lớn. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp thì việc tối thiểu chi tiêu luôn là bài toán được ưu tiên hàng đầu. Vì vậy, việc ký số trên thiết bị điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được những khoản chi phí không cần thiết.
Không cần chuẩn bị hồ sơ bản cứng Nếu như chữ ký tay cần phải in hồ sơ bản cứng ra mới có thể ký được thì chữ ký số sẽ giúp người dùng “rảnh tay” hơn khi chỉ cần xem tài liệu trên máy tính/điện thoại và ký số trực tiếp trên đó. Việc này còn giúp người dùng dễ dàng quản lý và tra cứu tài liệu hơn, đồng thời tránh làm thất lạc hồ sơ khi mọi văn bản đều đã được lưu trữ trên hệ thống phần mềm.
Ký duyệt mọi lúc mọi nơi Thay vì chỉ có thể ký văn bản trực tiếp tại văn phòng trong giờ hành chính thì người dùng chữ ký số hoàn toàn có thể ký số bất kỳ lúc nào ở bất cứ nơi đâu chỉ với 1 chiếc điện thoại cài ứng dụng. 

Bài viết liên quan: Hướng dẫn sử dụng chữ ký số và cài đặt USB Token từ A-Z

Khách hàng có nhu cầu tư vấn và báo giá dịch vụ chữ ký số cá nhân vui lòng đăng ký tại đây:

7. Hướng dẫn đăng ký chữ ký số cá nhân

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký cấp chữ ký số qua USB Token

Sau khi đặt mua chữ ký số thành công, anh/chị thực hiện nộp hồ sơ đăng ký cấp chữ ký số qua USB Token. Để nộp hồ sơ đăng ký cập chữ ký số qua USB Token, người dùng liên hệ và nộp hồ sơ trực tiếp cho đơn vị cung cấp.

Bước 2: Nhà cung cấp kiểm tra, thẩm định hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân

Bước 3:  Cài đặt và kích hoạt USB Token

Sau khi hồ sơ đăng ký được nhà cung cấp  thẩm định thành công. USB Token sẽ được gửi về đơn vị và tiến hàng cài đặt và kích hoạt USB để thực hiện ký số bằng USB Token

>>> Xem chi tiết: Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số, cài đặt và kích hoạt USB Token

Bước 4: Doanh nghiệp đăng ký tài khoản với Tổng cục Thuế

Bước 5:  Sau khi xác nhận thông tin, Trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia sẽ trả lại kết quả xác nhận với cơ quan thuế. Khi đó doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký điện tử các văn bản điện tử.

>> Chi tiết: Hướng dẫn sử dụng chữ ký số từ A – Z

7. Tiêu chí chọn chữ ký số cá nhân từ nhà cung cấp

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp chữ ký số nhằm phục vụ mục đích ký số hóa đơn điện tử bắt buộc và các văn bản điện tử phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.

Tuy nhiên khi doanh nghiệp lựa chọn chữ ký số cá nhân cần đảm bảo những tiêu chí sau đây:

  • Đảm bảo tính bảo mật – an toàn của chữ ký số tránh tình trạng giả mạo chữ ký
  • Nhà cung cấp cần có uy tín trên thị trường, tránh rủi ro khi chữ ký số gặp lỗi không được hỗ trợ
  • Phần mềm có thể tích hợp với hệ sinh thái phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, bán hàng, khai thuế,…

8. Tại sao nên lựa chọn chữ ký cá nhân từ MISA eSign

MISA eSign được phát triển bởi Công ty CP MISA –  Đơn vị 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm kế toán, hoá đơn điện tử, kê khai thuế (T-VAN),… cho hơn 250.000 tổ chức và hàng triệu cá nhân.

  • Hệ sinh thái kế toán – tài chính – quản trị uy tín được nhiều tin dùng

MISA eSign được tích hợp sẵn với phần mềm kế toán, nhân sự, bán hàng, hóa đơn điện tử, BHXH, kê khai thuế,… giúp điện tử hóa mọi công việc hành chính, văn thư lưu trữ giấy tờ từ đó giúp đơn vị tăng năng suất tiết kiệm chi phí.

  • Công nghệ vượt trội – An toàn tuyệt đối

Áp dụng theo tiêu chuẩn châu Âu eIDAS về bảo mật, quản lý con người theo tiêu chuẩn ISO 27000.

  • Sẵn sàng tích hợp với các hệ thống khác

Sẵn sàng tích hợp với các hệ thống khác giúp khách hàng ký và phát hành hóa đơn điện tử, kê khai thuế, BHXH, hải quan,… bằng 1 thao tác đơn giản. 

>>> Xem ngay: Cơ chế bảo mật của phần mềm chữ ký số an toàn nhất MISA eSign

>>> Xem thêm nội dung hữu ích:

  1. Chữ Ký Số USB Token Là Gì? Cách Sử Dụng Chữ Ký Số USB Token
  2. Chữ ký số điện tử là gì? Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số
  3. 2 cách tạo chữ ký điện tử với Word cực nhanh chóng và đơn giản
Hội thảo trực tuyến: Giá trị pháp lý Hợp đồng điện tử & Quy trình triển khai thực tế