Kiến thức 5 Lưu ý khi mua chữ ký số cho doanh nghiệp nhất...

5 Lưu ý khi mua chữ ký số cho doanh nghiệp nhất định bạn phải biết

144

Khi mua chữ ký số cho doanh nghiệp bạn cần chú ý đến những vấn đề gì và làm sao để kiểm tra chữ ký số của nhà cung cấp có đáp ứng yêu cầu sử dụng của bạn? Theo dõi ngay bài viết dưới đây để có câu trả lời nhé.

luu y khi mua chu ky so cho doanh nghiep

1. Xác định mục đích khi mua chữ ký số cho doanh nghiệp

Lưu ý đầu tiên trước khi mua chữ ký số đó là doanh nghiệp cần xác định tất cả những mục đích cần sử dụng để mua chữ ký số cho doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại. Hiện nay chữ ký số thường được dùng trong mục đích chính sau đây:

1.1 Kê khai thuế, hải quan, BHXH điện tử

Theo quy định tại Luật số 21/2012/QH13 tất cả các doanh nghiệp có trụ sở tại các tỉnh thành đều phải làm tờ kê khai thuế để gửi cho cơ quan thuế sau các kỳ kinh doanh.

Việc gửi tờ khai thuế bắt buộc cần có chữ ký số để xác thực các tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ theo quy định của nhà nước.

Ngoài việc kê khai thuế, tổ chức còn cần chữ ký số để thực hiện kê khai hải quan, bảo hiểm xã hội hoặc dịch vụ công. Đây đều là những hoạt động kê khai trực tuyến quan trọng cần thực hiện để nâng cao hiệu quả quản lý của chính phủ. Do đó, doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để xác thực những hoạt động kê khai này.

1.2 Ký số trên hóa đơn điện tử theo quy định bắt buộc

mua chu ky so cho doanh nghiep misa esign

Quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/7/2022. Hiện nay hơn 80% doanh nghiệp đã sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử. Để hóa đơn điện tử đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp thì chữ ký số là điều kiện bắt buộc phải có.

1.3 Ký số trên các văn bản, hợp đồng bán hàng

Trong thời đại công nghệ đóng vai trò quan trọng như hiện nay, chữ ký số trở thành một công cụ hỗ trợ đắc lực giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thực hiện các hợp đồng bán hàng, hợp đồng hợp tác, đối tác,…

1.4 Phục vụ giao dịch điện tử như: ngân hàng, chứng khoán,…

Chữ ký số là công cụ không thể thiếu để doanh nghiệp thực hiện các giao dịch ngân hàng, chứng khoán,… Việc sử dụng chữ ký số vào các giao dịch điện tử có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí giấy tờ, hạn chế thất lạc dữ liệu, rút ngắn quy trình thực hiện và làm tăng hiệu quả đầu tư.

Việc xác định mục đích sử dụng chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng gói chữ ký số, số lượng ký số cần mua để phục vụ các hoạt động giao dịch điện tử tránh tình trạng gián đoạn quy trình làm việc.

>>> Xem thêm bài viết: Nên Sử Dụng Chữ Ký Số Của Nhà Cung Cấp Nào?

2. Xác định tính năng của chữ ký số

Sau khi đã xác định được nhu cầu sử dụng, khi tìm hiểu các sản phẩm chữ ký số trên thị trường doanh nghiệp cần tìm hiểu công dụng của chữ ký số đó và khả năng liên kết, tích hợp với hệ thống khác.

Ví dụ: Phần mềm chữ ký số MISA esign có thể ký số trên tất cả các loại văn bản ở mọi định dạng file và có khả năng kết nối với các phần mềm cần để: nộp thuế, giao dịch mua- bán, ngân hàng, bảo hiểm xã hội,…

misa-esign-ket-noi-ung-dung

>> Hướng dẫn sử dụng chữ ký số từ A – Z

Bên cạnh đó, bạn cũng cần quan tâm đến khả năng tích hợp với các phần mềm trong hệ sinh thái của nhà cung cấp đó. Bởi trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp không thể thiếu các sản phẩm số như: phần mềm bán hàng, phần mềm quản trị doanh nghiệp, phần mềm kế toán,…

Đơn cử như chữ ký số MISA eSign có thể tích hợp với tất cả phần mềm trong hệ thống sinh thái của MISA giúp khách hàng của MISA sử dụng đồng bộ sản phẩm:

  • Dễ dàng làm việc với giao diện quen thuộc của nhà cung cấp
  • Hạn chế rủi ro, xung đột dữ liệu giữa các phần mềm khác nhà cung cấp
  • Chỉ cần một đầu mối nhà cung cấp khi xảy ra sự cố cần hỗ trợ
  • Đồng bộ dữ liệu nhanh chóng, đỡ tốn kém chi phí
  • Dễ dàng quản trị, theo dõi số liệu

tac dung chu ky so cho doanh nghiep>>> Xem thêm: Những tính năng vượt trội của chữ ký số MISA eSign

3. Tham khảo bảng giá chữ ký số của các nhà cung cấp khác nhau

Một lưu ý quan trọng trước khi mua chữ ký số đó là vấn đề về giá cả. Bạn không nên chỉ tìm hiểu một nhà cung cấp và quyết định mua trừ khi bạn đã sử dụng sản phẩm nào đó của nhà cung cấp đó và có sự tin tưởng nhất định. 

Bạn nên tìm hiểu giá của 5 – 10 nhà cung cấp khác nhau và so sánh chênh lệch để ra quyết định. Tuy nhiên, đối với sản phẩm công nghệ, giá không phải yếu tố tiên quyết mà “chất lượng” mới là yếu tố quan trọng nhất. Nếu bạn lựa chọn một dịch vụ chữ ký số giá rẻ nhưng khi sử dụng thường xuyên gặp lỗi thì sẽ khiến bạn mất rất nhiều chi phí và cơ hội trong kinh doanh như: để khách hàng chờ đợi, chậm hạn kê khai thuế,…

Hiện nay, bảng giá của MISA eSign đang được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn tham khảo bởi sự hợp lý cả về chi phí và chất lượng. Mời anh/chị doanh nghiệp tham khảo:bang gia chu ky so misa esign 2

>>> Xem chi tiết: Bảng giá khi mua chữ ký số cho doanh nghiệp của MISA eSign

4. Đọc review phần mềm chữ ký số tốt nhất, an toàn nhất

Như tôi đã đề cập, “chất lượng” là yếu tố then chốt trong việc lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số. Vậy làm sao để biết được sản phẩm từ nhà cung cấp đó có thật sự chất lượng hay không?

Thứ nhất, hãy đọc review về sản phẩm đó trên trang mạng, forum, cộng đồng, thậm chí hỏi các doanh nghiệp đã sử dụng mà bạn quen. Việc được nhiều kênh truyền thông đưa tin khen ngợi chất lượng phần mềm, bạn đã có thể chắc chắn 50% đó là nhà cung cấp uy tín.

Thứ hai, Phần mềm đó có được Tổng cục Thuế, Cục Thuế các tỉnh đánh giá cao đưa tin lên các trang website chính thống cục thuế hay công văn khuyến khích sử dụng chữ ký số không?

Thứ ba, quan tâm đến giấy chứng nhận, chứng chỉ của phần mềm. Chắc chắn một phần mềm có chất lượng tốt, uy tín sẽ được các đơn vị chứng thực và cấp giấy chứng nhận đảm bảo an toàn – bảo mật,…

Ví dụ như MISA, sản phẩm chữ ký số eSign được cấp giấy chứng nhận là sản phẩm tiên phong áp dụng công nghệ Blockchain để bảo mật dữ liệu cho người dùng theo tiêu chuẩn châu Âu eIDAS về bảo mật, quản lý con người theo tiêu chuẩn ISO 27000.

phan mem chu ky so an toan nhat hien nay

>> Phần mềm chữ ký số an toàn nhất hiện nay

Bên cạnh chất lượng sản phẩm, bạn cần quan tâm đến chất lượng phục vụ của nhà cung cấp đó trong quá trình mua sản phẩm, dịch vụ:

Hỗ trợ trước khi mua:

  • Hỗ trợ tư vấn giải đáp thắc mắc về tính năng sản phẩm
  • Hỗ trợ cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng
  • Mở buổi đào tạo sử dụng sản phẩm
  • Tư vấn, báo giá,…
  • Hỗ trợ cài đặt, sử dụng

Hỗ trợ sau mua:

  • Khả năng hỗ trợ khi có thắc mắc cần giải đáp trong quá trình sử dụng
  • Khả năng hỗ trợ giải quyết sự cố ở mọi thời gian khi cần
  • Hỗ trợ gia hạn chữ ký số
  • Hỗ trợ tích hợp với phần mềm, sản phẩm khác trong hệ sinh thái
  • Hỗ trợ dừng sử dụng sản phẩm, dịch vụ

Để kiểm tra chất lượng phục vụ của nhà cung cấp, bạn có làm tương tự như đọc review chất lượng sản phẩm. Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu thêm thành tựu và tên tuổi của nhà cung cấp trên thị trường để khẳng định thêm chất lượng phục vụ.

Ví dụ như MISA là nhà cung cấp nổi tiếng với hơn 25 năm kinh nghiệm triển khai, tận tình tư vấn hỗ trợ khách hàng thì bạn có thể đặt niềm tin và tìm hiểu đến tính năng hoặc các tiêu chí khác.

misa-esign-ket-noi-ung-dung-2

>>> Xem thêm bài viết: Mua chữ ký số doanh nghiệp ở đâu

5. Chuẩn bị các phương án xử lý khi xảy ra sự cố bằng cách đặt vấn đề với nhà cung cấp trước khi mua

Lưu ý cuối cùng đó là luôn chuẩn bị các câu hỏi cần tư vấn khi xảy ra sự cố trước khi bắt đầu cuộc tư vấn từ nhà cung cấp. Bên cạnh đó, bạn cũng nên tìm hiểu các câu trả lời trên mạng để nắm được ít nhất 50% kiến thức về sản phẩm.

Vậy bạn cần chuẩn bị những câu hỏi như thế nào để biết đây là một nhà cung cấp uy tín và đáng tin cậy?

Câu hỏi 1: Một doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số một lúc không?

Câu trả lời: Doanh nghiệp có thể tạo lập và sử dụng nhiều chữ ký số một lúc nếu đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp thông tin trên chữ ký số trên dữ liệu của Tổng cục Thuế

Câu hỏi 2: Một chữ ký số có thể phân quyền cho nhiều người ký không?

Câu trả lời: Doanh nghiệp có bao nhiêu USB Token với chứng thư số đăng ký doanh nghiệp thì tương ứng với bấy nhiêu người được ký số.

Hiện nay, nhiều nhà cung cấp cũng cho phép phân quyền ký nếu cung một vùng dữ liệu. Ví dụ như phân quyền theo mạng LAN của công ty.

Câu hỏi 3: Trong tình huống chữ ký số hết hạn, làm thế nào để tiếp tục chứng thực hóa đơn?

Câu trả lời: Doanh nghiệp chỉ cần liên hệ với nhà cung cấp để được gia hạn chữ ký số.

Câu hỏi 4: Trường hợp quên mã pin chữ ký số thì phải giải quyết như thế nào?

Câu trả lời: Chữ ký số được tạo bởi mã hóa cá nhân và mã hóa công khai. Nếu người dùng quên mã pin đăng nhập vào phần mềm ký số thì có thể sử dụng mã hóa cá nhân được cấp lúc cài đặt và kích hoạt USB Token để lấy lại mật khẩu. Trong trường hợp người dùng không nhớ mã hóa cá nhân liên hệ với đội ngũ kỹ thuật nhà cung cấp để được hỗ trợ thay mã pin mới.

Câu hỏi 5: Có được dùng thử chữ ký số không?

Câu trả lời: Bởi chữ ký số cần phải có USB Token để ký số do đó phần mềm chữ ký số không hỗ trợ dùng thử. Tuy nhiên nếu người dùng muốn hình dung cách thực hiện ký số có thể yêu cầu nhà cung cấp gửi video hướng dẫn ký số.

Ngoài ra, bạn có thể chuẩn bị các câu hỏi khác xuất phát từ vấn đề bạn đang cần tư vấn để được nhà cung cấp hỗ trợ giải đáp.

Trên đây là 5 lưu ý quan trọng khi mua chữ ký số cho doanh nghiệp nhất định phải biết, hy vọng những kinh nghiệm này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm chữ ký số uy tín. 

phan-mem-chu-ky-so-bao-mat-nhat

>>> Để được tư vấn và hỗ trợ phần mềm chữ ký số MISA eSign, vui lòng liên hệ hotline 090 488 5833 hoặc đăng ký nhận tư vấn tại đây:

>>> Xem thêm các bài viết giá trị:

  1. Kinh nghiệm mua chữ ký số – Nên mua chữ ký số ở đâu tiết kiệm nhất?
  2. Quản lý chữ ký số như thế nào? Quy định sử dụng chữ ký
  3. Cách sử dụng chữ ký số USB Token từ A-Z hiệu quả nhất
  4. Giải thích chi tiết về “Cách hoạt động của chữ ký số”
Hội thảo trực tuyến: Giá trị pháp lý Hợp đồng điện tử & Quy trình triển khai thực tế