Kiến thức Chứng thực chữ ký là gì? 09 điều cần biết về chứng...

Chứng thực chữ ký là gì? 09 điều cần biết về chứng thực chữ ký

1205

Chứng thực chữ ký là gì? Chứng thực chữ ký là một thủ tục hành chính đơn giản nhưng ngày càng trở nên phổ biến và đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch dân sự, kinh tế. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn đọc những thông tin cơ bản về chứng thực chữ ký, giúp bạn hiểu rõ hơn về thủ tục và quy định của việc chứng thực chữ ký.

1. Chứng thực chữ ký là gì?

a. Khái niệm

Theo quy định của Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực chữ ký là hoạt động của cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền theo quy định của nghị định này, nhằm xác nhận rằng chữ ký trên giấy tờ hoặc văn bản là do người yêu cầu chứng thực tạo ra.

Chứng thực chữ ký là gì?
Chứng thực chữ ký là gì?

b. Giá trị pháp lý của việc chứng thực chữ ký

Theo quy định của Điều 3 trong Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực chữ ký có giá trị pháp lý như sau:

Chữ ký được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị là bằng chứng về việc người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, và là cơ sở để xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung của giấy tờ, văn bản.

2. Quy định về chứng thực chữ ký

a. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chứng thực chữ ký

  • Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm đối với nội dung của giấy tờ, văn bản mà họ ký để yêu cầu chứng thực chữ ký. Họ không được yêu cầu chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản có nội dung như đã quy định tại Khoản 4 Điều 22 và Khoản 4 Điều 25 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP
  • Người thực hiện chứng thực phải chịu trách nhiệm đối với tính xác thực của chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong các giấy tờ, văn bản.
Trách nhiệm khi chứng thực chữ ký
Trách nhiệm khi chứng thực chữ ký

b. Các trường hợp không được chứng thực chữ ký

Theo quy định tại Điều 25 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, không được chứng thực chữ ký trong những trường hợp sau:

  • Người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và không kiểm soát được hành vi của mình vào thời điểm chứng thực.
  • Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc là giả mạo.
  • Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có chứa các nội dung bị cấm như đã quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bao gồm như: vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội; chống phá cách mạng; xuyên tạc lịch sử; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân hoặc tổ chức khác; kích động chiến tranh, và các nội dung tương tự.
  • Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng hoặc giao dịch, trừ trường hợp là giấy uỷ quyền không có thù lao hoặc liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản, như được quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

c. Chứng thực chữ ký ở đâu? Ai có thẩm quyền chứng thực chữ ký?

Theo quy định tại Điều 5 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, các cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký bao gồm:

  • Phòng Tư pháp của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, cũng như chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
  • Uỷ ban nhân dân cấp xã, với người có thẩm quyền chứng thực là Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã, có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.
  • Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, cũng như các cơ quan khác được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, với người có thẩm quyền chứng thực là viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự, có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, cũng như chữ ký của người dịch.
  • Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng, có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.

Lưu ý:

  • Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải đến trực tiếp trụ sở của các cơ quan, tổ chức nêu trên, trừ trường hợp có lý do chính đáng như già yếu, không thể đi lại được hoặc đang bị tạm giam, tạm giữ, thi hành án phạt tù.
  • Trong văn bản chứng thực chữ ký, cần ghi rõ địa điểm chứng thực, và nếu thực hiện chứng thực ngoài trụ sở cơ quan, tổ chức, phải ghi rõ thời gian cụ thể.
  • Khi chứng thực chữ ký ngoài trụ sở, người yêu cầu có thể phải nộp thêm chi phí và thù lao chứng thực theo thoả thuận với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực.
  • Việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
Chứng thực chữ ký ở đâu?
Chứng thực chữ ký ở đâu?

d. Lệ phí chứng thực chữ ký

Theo Quyết định 1024/QĐ-BTP có hiệu lực từ ngày 09/5/2018, các mức thu lệ phí chứng thực và phí chứng thực chữ ký được áp dụng như sau:

  • Tại Phòng Tư pháp và UBND cấp xã: 10.000 đồng/trường hợp.
  • Tại cơ quan đại diện: 10 USD/bản.
  • Tại Tổ chức hành nghề công chứng:
    • Phí chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản: 10.000 đồng/trường hợp.

Lưu ý: “Trường hợp” được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong một giấy tờ, văn bản.

e. Thời gian chứng thực chữ ký bao lâu?

Theo Điều 7 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và hướng dẫn từ Mục 3 của Công văn 1352/HTQTCT-CT, thời gian chứng thực chữ ký được quy định như sau:

  • Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được đảm bảo trong ngày cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận yêu cầu, hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.
  • Đối với các trường hợp cụ thể được quy định tại Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thời hạn có thể được kéo dài.

Khi tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký, cơ quan tiếp nhận hồ sơ phải lập phiếu hẹn, ghi rõ ngày và giờ sẽ trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

3. Mẫu chứng thực chữ ký

Phụ lục kèm theo Thông tư 01/2020/TT-BTP cung cấp mẫu lời chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng như sau:

Bạn có thể tải về chi tiết mẫu lời chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng ban hành kèm theo Thông tư 01/2020/TT-BTP tại đây.

Đăng ký dùng thử chữ ký số

4. Thủ tục chứng thực chữ ký

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Theo quy định tại Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải chuẩn bị để xuất trình các giấy tờ sau đây:

  • Bản chính hoặc bản sao có chứng thực của Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu, có giá trị sử dụng.
  • Giấy tờ, văn bản mà họ sẽ ký. Đối với văn bản, giấy tờ được sử dụng để yêu cầu chứng thực chữ ký, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung (ví dụ: văn bản bằng tiếng nước ngoài), người này có quyền yêu cầu nộp kèm bản dịch ra tiếng Việt của giấy tờ, văn bản đó.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Để nộp hồ sơ, người yêu cầu chứng thực có thể đến trực tiếp tại UBND cấp xã, Phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng, hoặc cơ quan đại diện.

  • Nếu người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác, họ có thể nộp hồ sơ ngoài trụ sở của cơ quan thực hiện chứng thực.
  • Nếu người yêu cầu chứng thực chữ ký hoặc điểm chỉ không thể ký hoặc không thể điểm chỉ, họ phải xuất trình các giấy tờ phục vụ việc chứng thực chữ ký.
  • Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt, họ phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải là người có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu chứng thực sử dụng. Người phiên dịch có thể được mời bởi người yêu cầu chứng thực hoặc được chỉ định bởi cơ quan thực hiện chứng thực. Thù lao cho dịch vụ phiên dịch do người yêu cầu chứng thực trả.

Bước 3: Giải quyết hồ sơ

Kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực.

Nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 của Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, và không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thì người thực hiện chứng thực yêu cầu người yêu cầu ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:

  • Ghi đầy đủ lời chứng thực chữ ký theo mẫu quy định.
  • Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
  • Đối với giấy tờ, văn bản có từ hai trang trở lên, ghi lời chứng vào trang cuối. Nếu giấy tờ, văn bản có từ hai tờ trở lên, phải đóng dấu giáp lai.

Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ.

Nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện theo quy định tại Khoản 2 của Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đề nghị người yêu cầu ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 của Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng cho các trường hợp sau đây:

  • Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản.
  • Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân.
  • Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật.
  • Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

Trong trường hợp đặc biệt, việc chứng thực chữ ký quy định tại các Điều 23, 24 và trường hợp không được chứng thực chữ ký tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng cho việc chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được.

Việc chứng thực chữ ký là một thủ tục quan trọng giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, đảm bảo tính hợp pháp, chặt chẽ của các văn bản và hạn chế tranh chấp, rủi ro trong giao dịch. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin hữu ích về chứng thực chữ ký.

MISA eSign – Đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng được bộ TT&TT cấp phép

Các dịch vụ chứng thực chữ ký số tại MISA eSign đem lại nhiều lợi ích cho người sử dụng như:

  • MISA eSign là đơn vị đã được công nhận bởi pháp luật và được pháp luật bảo vệ.
  • Các văn bản giao dịch được xác thực rõ ràng, đảm bảo tính toàn vẹn, tính pháp lý của văn bản được ký kết. Đồng thời trách nhiệm của các bên giao dịch được ràng buộc chặt chẽ, các thông tin giao dịch được bảo mật tuyệt đối.
  • Tiết kiệm thời gian chi phí: Người dùng có thể thực hiện được giao dịch ở mọi lúc mọi nơi mà không tốn kém chi phí đi lại, in ấn và quản lý.
  • Mở rộng cơ hội kinh doanh: Khả năng ký kết hợp đồng nhanh chóng giúp khách hàng gia tăng cơ hội hợp tác ở bất cứ đâu chữ ký số được công nhận.
  • Chuyển giao dữ liệu nhanh chóng và tiện lợi hơn
  • Tất cả các thao tác đều được ghi nhận, lưu trữ trên môi trường điện tử

Khách hàng có nhu cầu tư vấn miễn phí về chữ ký số MISA eSign xin vui lòng đăng ký tại đây:

phan mem chu ky so an toan nhat

Tìm hiểu thêm: