Kiến thức 6 cách chèn chữ ký số vào file PDF THÀNH CÔNG và...

6 cách chèn chữ ký số vào file PDF THÀNH CÔNG và NHANH CHÓNG

33532

Hiện nay, ngoài việc áp dụng chữ ký số trong các hoạt động kê khai và nộp thuế trên các trang web của Tổng cục Thuế, Hải quan, DVC, BHXH và các phần mềm hỗ trợ như hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, quản lý doanh nghiệp. Doanh nghiệp và cá nhân cũng có thể sử dụng chữ ký số trên các tài liệu điện tử với định dạng file FDF. 

Để ký chữ ký số trên file PDF, doanh nghiệp có thể thực hiện một cách dễ dàng thông qua các tiện ích được cung cấp bởi các phần mềm phổ biến như Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader hay Acrobat XI. Những hướng dẫn chi tiết trong bài viết dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện quy trình ký kết một cách thuận tiện và linh hoạt trên file PDF.

Hướng dẫn cách ký số trên file PDF

Bảng tổng quan đặc điểm của phần mềm:

Phần mềm ký số trên file PDF  Đặc điểm Loại chữ ký sử dụng Link tải
MISA eSign Đây là một công nghệ giúp các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân thực hiện việc ký số phát hành hóa đơn và các tài liệu khác định dạng PDF một cách nhanh chóng và tiện lợi, ngay cả trên điện thoại di động. Chữ ký số từ xa, chữ ký điện tử Tại đây
Adobe Reader Phần mềm được sử dụng để mở văn bản được lưu dưới dạng PDF và thực hiện ký chữ ký số dễ dàng và thuận tiện. Chữ ký điện tử, chữ ký USB Token Tại đây
Adobe Acrobat Reader DC Phần mềm là tiện ích cho phép người dùng thực hiện các thao tác với file PDF trên dịch vụ lưu trữ trực tuyến. Chữ ký điện tử Tại đây
Foxit Reader Foxit Reader, một phần mềm ký số file PDF, không chỉ mang đến sự tiện lợi trong quá trình ký số mà còn với giao diện đơn giản và thao tác nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng trong việc sử dụng. Chữ ký USB Token Tại đây
Acrobat XI Adobe Acrobat XI, một công cụ mạnh mẽ và phổ biến cho việc xử lý tài liệu PDF Chữ ký điện tử, chữ ký USB Token Tại đây
Nitro PDF Pro Tính năng Sign PDFs giúp việc thêm chữ ký điện tử và kỹ thuật số vào tệp PDF trở nên dễ dàng Và chuyên dụng hơn bao giờ hết. Chữ ký điện tử Tại đây

Cách 1: Ký số trên file PDF bằng chữ ký từ xa MISA eSign

MISA eSign là giải pháp chữ ký số không cần sử dụng USB Token tiên phong tại Việt Nam và đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép hoạt động. Đây là một công nghệ giúp các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân thực hiện việc ký số phát hành hóa đơn và các tài liệu khác một cách nhanh chóng và tiện lợi, ngay cả trên điện thoại di động.

Tải phần mềm MISA eSign tại link: https://esign.misa.vn/ hoặc đăng ký vào Form dưới đây:

Hướng dẫn sử dụng: 

Trước hết, ký điện tử file pdf trên MISA eSign, người dùng cần tải: Foxit PDF Reader

Sau khi hoàn tất cài đặt phần mềm và chữ ký số, người dùng tiến hành ký số theo các bước hướng dẫn như sau:

Bước 1: Đăng nhập ứng dụng MISA eSign Desktop

MISA eSign Desktop là bộ cài giúp người dùng ký kết trên các ứng dụng ký của đối tác, Acrobat/Foxit Reader, Word, Excel và trên cổng dịch vụ công. Là cầu nối giữa MISA eSign và các trang, ứng dụng khác.

  • Vui lòng đăng nhập tài khoản MISA eSign
  • Nhấn Đăng nhập

ky so tu xa tren foxit reader 1

Lưu ý: Trường hợp, người dùng chưa cài đặt MISA eSign Desktop. Vui lòng theo dõi hướng dẫn tại đây

Bước 2: Ký số từ xa trên Foxit Reader

Sau khi đăng nhập ứng dụng MISA eSign Desktop, anh/chị vui lòng mở Foxit Reader và lựa chọn file cần ký lên phần mềm

Để ký số, anh/chị thực hiện như sau:

  • Kéo văn bản đến vị trí cần ký
  • Trên thanh công cụ, (1) nhấn chọn Protect. (2) Chọn Sign&Certify

ky so tu xa tren foxit reader 2

Khi đó, ứng dụng sẽ hiển thị thông tin chứng thư của người dùng, anh/chị vui lòng kiểm tra các thông tin trước khi ký:

  • (3) Trong trường hợp, người dùng sở hữu nhiều chứng thư. Vui lòng lựa chọn chứng thư số muốn ký.
  • (4) Lựa chọn cách hiển thị của chữ ký: Standard Style
  • (5) Nhấn Sign để thực hiện ký

ky so tu xa tren foxit reader 3

Khi đó, hệ thống sẽ yêu cầu anh/chị thực hiện xác thực ký. Vui lòng quay trở lại thiết bị xác thực của mình để thực hiện xác nhận ký số tài liệu này.

ky so tu xa tren foxit reader 4

  • Anh/chị đăng nhập vào ứng dụng di động MISA eSign và thực hiện xác thực để ký số.

ky so tu xa tren foxit reader 5

Xác thực ký thành công. Như vậy văn bản đã được ký số.

ky so tu xa tren foxit reader 6

Người dùng có thể tự kiểm tra lại chữ ký đã ký lên văn bản của mình:

  • (1) Nhấn chọn Signature Properties để xem chi tiết
  • (2) Hiển thị thông tin chứng thư số đã sử dụng

ky so tu xa tren foxit reader 7

MISA eSign là phần mềm chữ ký số giá rẻ tích hợp linh hoạt với nhiều phần mềm như hóa đơn điện tử, kế toán, kê khai thuế, giúp người dùng chỉ cần một thao tác để ký và phát hành hóa đơn, kê khai thuế giúp tiết kiệm thời gian và công sức. MISA eSign tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật châu Âu eIDAS và quản lý con người theo tiêu chuẩn ISO 27000. Đồng thời, MISA eSign luôn đi đầu trong việc áp dụng công nghệ mới trong lĩnh vực chữ ký số.

Với những ưu điểm và cam kết chất lượng như vậy, MISA eSign là một lựa chọn đáng tin cậy cho việc cung cấp chứng thư số và chữ ký số.

Cách 2: Ký chữ ký số trên file PDF Adobe Reader

Adobe Reader, một phần mềm phổ biến được sử dụng rộng rãi hiện nay để đọc file PDF, phần mềm ký chữ ký số trên file pdf, mang đến cho người dùng khả năng dễ dàng truy cập vào tất cả các tệp PDF. Với phần mềm này, người dùng có thể thực hiện chỉnh sửa, bình luận, và chú thích trên các tập tin PDF một cách nhanh chóng.

Các tính năng nổi bật của phần mềm ký số file PDF Adobe Reader:

  • Chuyển đổi dễ dàng: Adobe Reader cho phép bạn chuyển đổi file PDF sang định dạng Word, Excel một cách thuận tiện.
  • Truy cập đa dạng: Bạn có thể truy cập vào bất kỳ loại tệp PDF nào một cách dễ dàng và tiện lợi.
  • Tìm kiếm và chú thích: Khi sử dụng Adobe Reader, bạn có thể tìm kiếm, nhận xét và chú thích trên tài liệu một cách tiện lợi và linh hoạt.
  • Chia sẻ tài liệu: Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với người khác thông qua các tính năng chia sẻ được tích hợp trong Adobe Reader.
  • Hỗ trợ đa nền tảng: Adobe Reader có sẵn trên cả máy tính và điện thoại di động, mang đến sự linh hoạt và tiện lợi cho người dùng.
  • Tạo chữ ký điện tử: Đặc biệt, phần mềm Adobe Reader cung cấp tính năng tạo chữ ký điện tử trực tiếp trên file PDF, giúp người dùng thực hiện quy trình ký kết một cách thuận tiện và an toàn.

Hướng dẫn cách ký điện tử trên file PDF Adobe Reader:

Bước 1: Cài đặt Acrobat Reader

Trước khi thực hiện, anh/chị phải chắc chắn rằng máy tính của mình đã có phần mềm Acrobat Reader.

Trường hợp chưa có, vui lòng cài đặt theo đường dẫn: Tại đây

Bước 2: Chọn file ký

Anh/chị thực hiện truy cập vào Acrobat Reader.

(1) Nhấn File/Open

(2) Sau đó chọn file cần ký

(3) Nhấn Open để tải file ký lên Acrobat.

Hệ thống hiển thị nội dung văn bản cần ký. (1) Nhấn chọn Tool

(2) Nhấn Open tại mục Certificates

Bước 3: Ký số vào tài liệu

(3) Nhấn Digitally Sign

(4) Sau đó Nhấn chuột trái để khoanh vùng cần ký.

Khi đó, chương trình yêu cầu lựa chọn chứng thư số để ký.

(5) Tích chọn vào chứng thư số muốn sử dụng

(6) Nhấn Continue

Trên màn hình hiển thị hình ảnh chữ ký.

(7) Nhấn Sign để thực hiện ký.

Anh/chị thực hiện lưu file tài liệu

Sau đó, hệ thống sẽ yêu cầu anh/chị thực hiện xác thực ký. Vui lòng quay trở lại thiết bị xác thực của mình để thực hiện xác nhận ký số tài liệu này.

Cách 3: Ký số trên file PDF bằng phần mềm Acrobat Reader DC

Adobe Acrobat Reader DC là một phiên bản nâng cấp của phần mềm gốc Acrobat Reader dành cho file PDF. Đặc biệt, “DC” viết tắt của Document Cloud, đề cập đến tính năng tích hợp với dịch vụ lưu trữ trực tuyến, cho phép người dùng thực hiện các thao tác liên quan đến tệp PDF trên nền tảng đám mây.

Hướng dẫn ký chữ ký số trên file PDF: 

Bước 1: Chọn file ký

Người dùng truy cập vào phần mềm Acrobat Reader DC, nhấn File/Open. Sau đó chọn file cần ký và tiếp tục nhấn Open.

ky-so-tren-file-pdf

Lúc này, hệ thống sẽ hiển thị nội dung văn bản cần ký. Nhấn chọn Tool sau đó nhấn Open tại mục Certificates.

chữ ký số trên file PDF

Bước 2: Nhấn Digitally Sign, sau đó nhấn chuột trái để khoanh vùng cần ký.

Sau đó nhấn Continue để tiếp tục.

chữ ký số trên file PDF

Bước 3: Ký số bằng USB token

  • Sau khi nhấn Continue, màn hình hiển thị thông tin chứ ký số của khách hàng. Tại đây, bấm Sign để thực hiện ký. Sau đó chọn Save để lưu file vào máy tính.
  • Nhập mã PIN của USB token, sau đó nhấn OK. Như vậy, tài liệu đã được ký thành công

chữ ký số trên file PDF

Xem thêm: Chữ ký số token – 10 điều bạn cần nắm trong lòng bàn tay

→ ĐĂNG KÝ TƯ VẤN MIỄN PHÍ CHỮ KÝ SỐ MISA ESIGN ←

Cách 4: Ký số trên file PDF bằng phần mềm Acrobat XI

Adobe Acrobat XI là một phiên bản cũ của phần mềm Adobe Acrobat, được phát hành bởi Adobe Systems. Acrobat XI là phiên bản thứ 11 của dòng sản phẩm Acrobat và được ra mắt vào năm 2012. 

Adobe Acrobat XI cung cấp nhiều tính năng liên quan đến tập tin PDF, bao gồm tạo, chỉnh sửa, chuyển đổi, bảo mật và xem tài liệu PDF. Với Acrobat XI, người dùng có thể tạo các biểu mẫu tương tác, ký số tài liệu, tạo phương thức thảo luận và gửi tệp PDF cho người khác.

Tải phần mềm Acrobat XI: Tại đây

Bước 1: Mở file PDF cần ký số

Mở phần mềm Adobe Acrobat XI và chọn “File” từ thanh công cụ chính. Sau đó, chọn “Open” và tìm đến vị trí lưu trữ của file PDF mà bạn muốn ký số. Chọn file và nhấn “Open” để mở nó trong giao diện của Adobe Acrobat XI.

Bước 2: Chọn công cụ Ký số

Trên thanh công cụ chính, chọn “Sign” và sau đó chọn “Place Signature”.

Bước 3: Tạo chữ ký

Trong cửa sổ “Place Signature”, bạn có thể chọn một trong hai phương pháp để tạo chữ ký:

  1. a) Sử dụng chữ ký đã tồn tại: Nếu bạn đã có một hình ảnh chữ ký hoặc tệp chữ ký điện tử, bạn có thể chọn “Use an Image” hoặc “Use a File” để nhập chữ ký đã có.
  2. b) Tạo chữ ký mới: Nếu bạn muốn tạo chữ ký mới, chọn “Draw” hoặc “Type” để tạo chữ ký bằng cách vẽ hoặc nhập từ bàn phím.

Bước 4: Đặt vị trí chữ ký trên tài liệu

Sau khi tạo chữ ký, chuột sẽ trở thành một biểu tượng chữ ký. Di chuyển chuột đến vị trí trên tài liệu PDF mà bạn muốn đặt chữ ký. Kích chuột để đặt chữ ký vào vị trí đó.

Bước 5: Tinh chỉnh chữ ký (tuỳ chọn)

Nếu cần thiết, bạn có thể tinh chỉnh kích thước và vị trí của chữ ký bằng cách kéo các điểm điều chỉnh xung quanh chữ ký. Bạn cũng có thể thay đổi phông chữ và màu sắc của chữ ký bằng cách chọn “Change Style”.

Bước 6: Lưu và xác nhận chữ ký

Sau khi đặt chữ ký vào vị trí mong muốn, chọn “File” và sau đó chọn “Save” để lưu tài liệu PDF đã được ký số. Một cửa sổ xác nhận sẽ hiển thị yêu cầu bạn lưu tài liệu. Chọn nơi lưu tệp và nhấn “Save”.

Cách 5: Ký số trên file PDF bằng phần mềm Foxit Reader

Foxit Reader là một phần mềm đọc file PDF đa ngôn ngữ, được phát triển bởi công ty phần mềm Foxit Software. Nó được ưa chuộng bởi thời gian khởi động nhanh và kích thước nhỏ gọn. Foxit Reader có khả năng hoạt động trên nhiều nền tảng hệ điều hành, bao gồm Windows, Mac và Linux. Tính năng nổi bật nhất của phần mềm này là hỗ trợ người dùng tạo, xem, chỉnh sửa, ký số và in các tài liệu dưới định dạng PDF.

Hiện nay, để ký số một tài liệu PDF, người dùng thường sử dụng phần mềm trung gian như Foxit Reader, Adobe Reader hoặc Acrobat Reader. Foxit Reader không chỉ cung cấp tính năng ký số tiện lợi mà còn có giao diện đơn giản và thao tác nhanh chóng. Điều này giúp người dùng dễ dàng sử dụng phần mềm này.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng phần mềm Foxit Reader để tận dụng các tính năng và công cụ một cách hiệu quả.

Tải và cài đặt phần mềm Foxit Reader

Hướng dẫn ký file PDF bằng chữ ký số:

Bước 1: Mở file bản Hợp đồng/ Bản khai định dạng PDF với phần mềm Foxit Reader.

Bước 2: Chọn Protect với chức năng Sign&Certify -> chọn Place Signature … để tiến hành ký vào văn bản.

chữ ký số PDF

Bước 3: Chọn nơi chữ ký sẽ hiển thị.

chữ ký số PDF

Bước 4: Khi form có chứa thông tin chữ ký số xuất hiện, chọn Sign

chữ ký số PDF

Lưu ý các mục:

  • Sign as: Chọn Chữ ký phù hợp (tránh trường hợp có nhiều chữ ký đang được dùng)
  • Reason: Chọn lý do ký văn bản phù hợp

chữ ký foxit reader

Lưu ý: Người dùng có thể tự thiết kế mẫu chữ ký phù hợp hoặc ngắn gọn với chức năng tại:

Appearance Type -> Chọn Create New Style -> Sử dụng các lựa chọn có sẵn để tạo mẫu chữ ký cá nhân theo mong muốn.

chữ ký foxit reader

Bước 5: Hệ thống sẽ yêu cầu nhập tên file mới và nơi lưu trữ file sau khi đã ký số -> Chọn Save.

Bước 6: Xuất hiện hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu để truy xuất đến USB Token, nhập mật khẩu và nhấn Đăng nhập.

chữ ký foxit reader

Bước 7: Nếu nhập đúng thông tin Mật khẩu của USB Token phần mềm sẽ ký số vào văn bản sẽ thấy xuất hiện thông tin của người ký ngay tại nơi đã chọn sẽ ký vào ở bước 3. Lúc này các bước ký số được xem như là hoàn tất.

Bước 8: Kiểm tra lại văn bản đã được ký thành công hay chưa bằng cách bấm vào biểu tượng cây viết ở menu bên trái để xem lại thông tin chữ ký số vừa được ký vào văn bản.

Hoặc có thể nhấn trực tiếp vào chữ ký để xem chữ ký đã được xác thực và có giá trị hay không.

chữ ký foxit reader

Cách 6: Ký số trên file PDF bằng phần mềm Nitro PDF Pro

Nitro PDF Pro là một phần mềm đọc và chỉnh sửa file PDF, cũng như cung cấp tính năng ký số tài liệu số. Nitro PDF Pro được phát triển bởi công ty phần mềm Nitro Software. Nó cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa, chuyển đổi và quản lý tệp PDF một cách dễ dàng.

Với Nitro PDF Pro, bạn có thể thực hiện các thao tác ký số trên tài liệu PDF. Phần mềm này cung cấp các công cụ và chức năng cho phép người dùng tạo chữ ký số, áp dụng chữ ký và chứng thực tài liệu, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của các tệp PDF.

Nitro PDF Pro cũng hỗ trợ tính năng tạo và quản lý các chứng chỉ số (digital certificate), giúp người dùng xác minh và xác nhận danh tính của người ký và đảm bảo tính bảo mật trong quá trình ký số.

Tải phần mềm tại link: Tại đây

Bước 1: Mở tệp PDF

  • Trên giao diện chính của Nitro PDF Pro, chọn “File” và sau đó chọn “Open” để mở tệp PDF mà bạn muốn làm việc.

Bước 2: Xem và điều hướng trong tài liệu PDF

  • Sử dụng thanh công cụ trên đầu trang để phóng to, thu nhỏ, điều chỉnh độ rộng và độ cao của trang.
  • Sử dụng thanh cuộn bên phải để cuộn lên và xuống trong tài liệu PDF.
  • Sử dụng nút “Previous Page” và “Next Page” để điều hướng giữa các trang.

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu PDF

  • Để thêm, xóa hoặc sắp xếp trang, bạn có thể chọn “Organize” hoặc “Rearrange” trên thanh công cụ.
  • Để thêm chú thích, ghi chú hoặc gắn kết tệp đính kèm, chọn các công cụ tương ứng trên thanh công cụ.
  • Để chỉnh sửa văn bản hoặc hình ảnh trong tài liệu PDF, chọn công cụ “Edit”.

Bước 4: Ký số tài liệu

  • Để ký số tài liệu, chọn “Protect” hoặc “Secure” trên thanh công cụ.
  • Chọn công cụ “Sign” hoặc “Digital Signature” để tạo và áp dụng chữ ký số.
  • Bạn có thể tạo chữ ký số mới hoặc nhập chữ ký số đã tồn tại từ tệp.
  • Cung cấp thông tin cần thiết và đặt vị trí chữ ký trên tài liệu.

Bước 5: Lưu và chia sẻ

  • Để lưu tài liệu đã chỉnh sửa, chọn “File” và sau đó chọn “Save” hoặc “Save As” để lưu với tên tệp mới.
  • Để chia sẻ tài liệu, chọn “File” và sau đó chọn “Share” hoặc “Send” để gửi tài liệu qua email hoặc lưu trữ trực tuyến.

Xử lý các lỗi không ký được chữ ký số trên File PDF

1. Vấn đề gặp phải

Sau khi nhận được file PDF đã được ký từ người ký trước đó, người ký tiếp theo không thể thực hiện việc ký số trực tiếp. Trên màn hình của ứng dụng Acrobat, nút “Digitally Sign” bị vô hiệu hóa và không thể nhấp vào để thực hiện việc ký số.

2. Nguyên nhân

Hiện tượng này là do người ký trước tích chọn vào phần Lock document after signing trong quá trình thực hiện ký trước đó.

3. Cách khắc phục

Khi gặp vấn đề như vậy với một file, anh/chị có thể thực hiện các bước sau:

Yêu cầu người ký trước đó thực hiện việc ký lại file và không chọn tùy chọn “Lock document after signing” (khóa tài liệu sau khi ký) trong quá trình ký.

Sau khi người ký trước đó đã ký lại file và không áp dụng khóa tài liệu, anh/chị nhận lại file đã được ký mới để tiếp tục quá trình ký của mình.

Lưu ý quan trọng khi thực hiện ký số trên file PDF

  • Kiểm tra chữ ký số trên file PDF: Trước khi ký số, hãy kiểm tra xem file PDF đã có chữ ký số nào chưa. Nếu đã có chữ ký số, hãy xác minh tính hợp lệ của chữ ký đó trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào trên tài liệu.
  • Kiểm tra chữ ký còn hạn hay không: Xác định xem chữ ký số có còn trong thời hạn hiệu lực hay không. Chữ ký số thường có thời hạn và sau khi hết hạn, chúng sẽ không còn được coi là hợp lệ. Đảm bảo rằng chữ ký số vẫn còn trong thời gian hiệu lực để tránh việc chữ ký bị từ chối hoặc không được chấp nhận.
  • Chữ ký hợp lệ: Trước khi ký số, đảm bảo rằng chữ ký số được sử dụng là hợp lệ và được phát hành bởi một cơ quan xác minh đáng tin cậy. Kiểm tra chứng thư chữ ký số và xác minh tính hợp lệ của nó để đảm bảo rằng chữ ký được thực hiện bởi người có quyền và đáng tin cậy.
  • Kiểm tra thông tin tài liệu trước khi ký: Trước khi ký số, hãy kiểm tra thông tin và nội dung của tài liệu một lần nữa để đảm bảo rằng nó chính xác và không bị thay đổi. Nếu có bất kỳ sai sót nào, hãy chỉnh sửa tài liệu trước khi thực hiện ký số.
  • Tạo bản sao: Trước khi ký số, hãy tạo một bản sao của file PDF ban đầu để lưu trữ hoặc tham khảo sau này. Bản sao này sẽ giữ nguyên nội dung và chữ ký ban đầu trước khi có bất kỳ thay đổi nào được thực hiện.

MISA eSign, là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ chữ ký số

Với hơn 25 năm kinh nghiệm trong việc phát triển phần mềm tài chính kế toán, hóa đơn điện tử và kê khai thuế điện tử, MISA đã phục vụ cho hơn 250,000 doanh nghiệp và hàng triệu cá nhân kinh doanh. Chữ ký số MISA eSign đã được người dùng và tổ chức đánh giá cao vì tính tiện lợi, dễ sử dụng và đáng tin cậy:

  • MISA eSign tích hợp linh hoạt với nhiều phần mềm như hóa đơn điện tử, kế toán, kê khai thuế, giúp người dùng chỉ cần một thao tác để ký và phát hành hóa đơn, kê khai thuế giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
  • MISA eSign tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật châu Âu eIDAS và quản lý con người theo tiêu chuẩn ISO 27000. Đồng thời, MISA eSign luôn đi đầu trong việc áp dụng công nghệ mới trong lĩnh vực chữ ký số.

Với những ưu điểm và cam kết chất lượng như vậy, MISA eSign là một lựa chọn đáng tin cậy cho việc cung cấp chứng thư số và chữ ký số.