Ngay sau khi doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh phải tiến hành thủ tục khai báo thuế ban đầu, nộp thuế môn bài hay kê khai kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến. Doanh nghiệp BẮT BUỘC CÓ CHỮ KÝ SỐ mới thực hiện được các hoạt động này.
1. Chữ ký số có bắt buộc không?
Chữ ký số là một mã số mã hóa được gắn vào một tài liệu điện tử nhằm xác thực nguồn gốc của tài liệu và đảm bảo tính toàn vẹn của nó. Mọi cá nhân, tổ chức/Doanh nghiệp đều có thể sở hữu và sử dụng chữ ký số cho riêng mình khi có nhu cầu ký số trên các văn bản, hợp đồng, cam kết,….
Tuy nhiên, không phải giao dịch điện tử nào cũng cần chữ ký số hiện pháp luật chỉ quy định doanh nghiệp bắt buộc sử dụng chữ ký số trong 3 trường hợp sau:
- Sử dụng hóa đơn điện tử.
- Kê khai, nộp thuế
- Kê khai BHXH điện tử
Xem thêm:
- Ưu và nhược điểm của chữ ký số so với chữ ký thường!
- Doanh nghiệp được sử dụng chữ ký số trong những trường hợp nào?
MISA cung cấp các dịch vụ chữ ký số, chữ ký số không cần token, khách hàng có nhu cầu quan tâm xin vui lòng đăng ký nhận tư vấn tại đây:
2. Chi tiết 3 trường hợp BẮT BUỘC sử dụng chữ ký số
2.1. TH1: Doanh nghiệp thực hiện kê khai Thuế qua mạng
Theo Điểm 4 Luật số 21/2012/QH13, các doanh nghiệp đóng trụ sở tại các tỉnh/thành phố có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin bắt buộc kê khai thuế qua mạng. Cụ thể như sau:
“Nếu người nộp thuế là tổ chức kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”
Kê khai thuế qua mạng là việc gửi các Tờ khai thuế đã được kết xuất ra file *.pdf từ phần mềm HTKK lên website http://kekhaithue.gdt.gov.vn/ của Tổng cục Thuế. Trước đó, Doanh nghiệp cần có tài khoản để đăng nhập và chữ ký số để “ký” lên các file trước khi “Gửi tờ khai”.
Tổng Cục Thuế miễn phí tài khoản đăng nhập sau khi Doanh nghiệp đã hoàn tất các bước đăng ký. Nhưng chữ ký số thì BẮT BUỘC Doanh nghiệp phải mua của các đơn vị được phép cung cấp chứng thư số (Điển hình như: Dịch vụ chữ ký số điện tử MISA eSign của Công ty Cổ Phần MISA – Đơn vị 25 năm kinh nghiệm chuyên phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),…)
>> Xem chi tiết: Hướng dẫn sử dụng chữ ký số để kê khai và nộp thuế điện tử
2.2. TH2: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ khoản 1; khoản 2 Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2022) được quy định như sau:
“1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.
2. Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022.”
Như vậy, từ ngày 1/7/2022 các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
Căn cứ khoản 14 điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử:
a) Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.
b) Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.
c) Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
>> Xem thêm: Chữ ký số token – 10 điều bạn cần nắm trong lòng bàn tay
2.3. TH3: Thực hiện kê khai BHXH điện tử
Quyết định 838/QĐ-BHXH bắt buộc doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử.
>> Xem chi tiết: Hướng dẫn thủ tục đăng ký chữ ký số bảo hiểm xã hội mới nhất
Doanh nghiệp muốn thực hiện triển khai giao dịch điện tử trong khai bảo hiểm xã hội thì yêu cầu đầu tiên đối phải có chữ ký số hợp pháp. Chữ ký số là một dạng thông tin đi kèm với văn bản mục đích xác định người tạo lập, chịu trách nhiệm về dữ liệu đó, được thừa nhận về mặt pháp lý.
Trong quá trình khai bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để:
- Thực hiện việc đăng ký giao dịch BHXH điện tử với cơ quan BHXH Việt Nam
- Thực hiện việc nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH sau khi đã hoàn thành các bước nhập liệu
=> Chữ ký số là thiết bị không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Ngay sau khi doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh phải tiến hành thủ tục khai báo thuế ban đầu và nộp thuế môn bài.
3. 3 lợi ích nên sử dụng chữ ký số dù không bắt buộc
Đối với các trường hợp không bắt buộc sử dụng chữ ký số bạn vẫn nên sử dụng bởi chữ ký số đem lại nhiều lợi ích vượt trội. Cụ thể chữ ký số giúp:
- Bảo mật thông tin: Chữ ký số đảm bảo rằng dữ liệu không bị thay đổi trái phép trong quá trình truyền và lưu trữ, giúp ngăn chặn các hành vi tấn công và xâm nhập.
- Xác thực danh tính: Sử dụng chữ ký số giúp xác minh người gửi và người nhận thông tin, tránh việc giả mạo danh tính và gây rối trong quá trình trao đổi thông tin.
- Tối ưu chi phí, thời gian, nhân lực: Việc sử dụng chữ ký số giúp bạn dễ dàng ký kết nhiều loại giấy tờ, văn bản, hợp đồng điện tử online mà không cần trực tiếp gặp mặt hay giửi chuyển phát giấy tờ và tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn.
- Ký và phát hành hóa đơn trực tiếp trên điện thoại, khắc phục hoàn toàn bất tiện từ USB Token
- Nhiều người, nhiều chi nhánh có thể ký và phát hành hóa đơn cùng một lúc giúp doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều USB Token và nâng cao năng suất làm việc
- Tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán, kê khai Thuế,…
- Ký tờ khai Thuế không cần USB token
- Điện tử hóa việc ký và lưu trữ mọi văn bản, tài liệu
- Không tốn kém chi phí đầu tư, lưu trữ và bảo quản USB token
MISA cung cấp các dịch vụ chữ ký số, chữ ký số từ xa, khách hàng có nhu cầu quan tâm xin vui lòng đăng ký nhận tư vấn tại đây:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
