Kiến thức Chữ ký số có bắt buộc không? 3 trường hợp doanh nghiệp...

Chữ ký số có bắt buộc không? 3 trường hợp doanh nghiệp cần chú ý

5495

Ngay sau khi doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh phải tiến hành thủ tục khai báo thuế ban đầu, nộp thuế môn bài hay kê khai kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến. Doanh nghiệp BẮT BUỘC CÓ CHỮ KÝ SỐ mới thực hiện được các hoạt động này.

1. Chữ ký số có bắt buộc không?

Chữ ký số là một mã số mã hóa được gắn vào một tài liệu điện tử nhằm xác thực nguồn gốc của tài liệu và đảm bảo tính toàn vẹn của nó. Mọi cá nhân, tổ chức/Doanh nghiệp đều có thể sở hữu và sử dụng chữ ký số cho riêng mình khi có nhu cầu ký số trên các văn bản, hợp đồng, cam kết,….

Tuy nhiên, không phải giao dịch điện tử nào cũng cần chữ ký số hiện pháp luật chỉ quy định doanh nghiệp bắt buộc sử dụng chữ ký số trong 3 trường hợp sau:

  • Sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Kê khai, nộp thuế
  • Kê khai BHXH điện tử

sử dụng chữ ký số

Xem thêm:

MISA cung cấp các dịch vụ chữ ký số, chữ ký số từ xa, khách hàng có nhu cầu quan tâm xin vui lòng đăng ký nhận tư vấn tại đây:

2. Chi tiết 3 trường hợp BẮT BUỘC sử dụng chữ ký số

2.1. TH1: Doanh nghiệp thực hiện kê khai Thuế qua mạng

Theo Điểm 4 Luật số 21/2012/QH13 bổ sung thêm Khoản 10 vào Điều 7 của Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 kể từ ngày 1/7/2013, các doanh nghiệp đóng trụ sở tại các tỉnh/thành phố có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin bắt buộc kê khai thuế qua mạng. Cụ thể như sau:

“Nếu người nộp thuế là tổ chức kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”

Doanh nghiệp cần có chữ ký số để kê khai Thuế qua mạng

Kê khai thuế qua mạng là việc gửi các Tờ khai thuế đã được kết xuất ra file *.pdf từ phần mềm HTKK lên website http://kekhaithue.gdt.gov.vn/ của Tổng cục Thuế. Trước đó, Doanh nghiệp cần có tài khoản để đăng nhập và chữ ký số để “ký” lên các file trước khi “Gửi tờ khai”.

Doanh nghiệp cần có chữ ký số để kê khai Thuế qua mạng

Tổng Cục Thuế miễn phí tài khoản đăng nhập sau khi Doanh nghiệp đã hoàn tất các bước đăng ký. Nhưng chữ ký số thì BẮT BUỘC Doanh nghiệp phải mua của các đơn vị được phép cung cấp chứng thư số (Điển hình như: Dịch vụ chữ ký số điện tử MISA eSign của Công ty Cổ Phần MISA – Đơn vị 25 năm kinh nghiệm chuyên phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),…)

>> Xem chi tiết: Hướng dẫn sử dụng chữ ký số để kê khai và nộp thuế điện tử

2.2. TH2: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Nghị quyết 01/NQ-CP bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Theo đó:

  • Doanh nghiệp thành lập từ 01/11/2018 phải sử dụng ngay hóa đơn điện tử
  • Năm 2019, Hà Nội, TP Hồ Chí Minh và các đô thị lớn phải hoàn thành áp dụng hóa đơn điện tử
  • 01/11/2020: 100% Doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử hợp lệ phải có chữ ký điện tử

Căn cứ điểm e, khoản 1 và khoản 2, Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử:

“1. Hóa đơn điện tử phải có: Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…

  1. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”.

Như vậy, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, nhưng BẮT BUỘC phải có chữ ký điện tử của người bán.

2.3. TH3: Thực hiện kê khai BHXH điện tử

Quyết định 838/QĐ-BHXH bắt buộc doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử.

>> Xem chi tiết: Hướng dẫn thủ tục đăng ký chữ ký số bảo hiểm xã hội mới nhất

Doanh nghiệp muốn thực hiện triển khai giao dịch điện tử trong khai bảo hiểm xã hội thì yêu cầu đầu tiên đối phải có chữ ký số hợp pháp. Chữ ký số là một dạng thông tin đi kèm với văn bản mục đích xác định người tạo lập, chịu trách nhiệm về dữ liệu đó, được thừa nhận về mặt pháp lý.

Trong quá trình khai bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để:

  • Thực hiện việc đăng ký giao dịch BHXH điện tử với cơ quan BHXH Việt Nam
  • Thực hiện việc nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH sau khi đã hoàn thành các bước nhập liệu

=> Chữ ký số là thiết bị không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Ngay sau khi doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh phải tiến hành thủ tục khai báo thuế ban đầu và nộp thuế môn bài. 

chữ ký số esign

3. 3 lợi ích nên sử dụng chữ ký số dù không bắt buộc

Đối với các trường hợp không bắt buộc sử dụng chữ ký số bạn vẫn nên sử dụng bởi chữ ký số đem lại nhiều lợi ích vượt trội. Cụ thể chữ ký số giúp:

1. Bảo mật thông tin: Chữ ký số đảm bảo rằng dữ liệu không bị thay đổi trái phép trong quá trình truyền và lưu trữ, giúp ngăn chặn các hành vi tấn công và xâm nhập.
2. Xác thực danh tính: Sử dụng chữ ký số giúp xác minh người gửi và người nhận thông tin, tránh việc giả mạo danh tính và gây rối trong quá trình trao đổi thông tin.
3. Tối ưu chi phí, thời gian, nhân lực: Việc sử dụng chữ ký số giúp bạn dễ dàng ký kết nhiều loại giấy tờ, văn bản, hợp đồng điện tử online mà không cần trực tiếp gặp mặt hay giửi chuyển phát giấy tờ và tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn.

Misa eSign cung cấp là giải pháp chữ ký số không cần Token tại Việt Nam, giúp tổ chức/doanh nghiệp/cá nhân có thể thực hiện ký số ngay khi phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo thuế qua mạng hay ký số các văn bản ngay trên điện thoại di động.
Chữ ký số Misa eSign đáp ứng các tiêu chuẩn của nhà nước về ký số, được phát triển theo tiêu chuẩn châu Âu eIDAS đảm bảo an toàn cao nhất cho người ký.
  • Ký và phát hành hóa đơn trực tiếp trên điện thoại, khắc phục hoàn toàn bất tiện từ USB Token
  • Nhiều người, nhiều chi nhánh có thể ký và phát hành hóa đơn cùng một lúc giúp doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều USB Token và nâng cao năng suất làm việc
  • Tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán, kê khai Thuế,…
  • Ký tờ khai Thuế không cần USB token
  • Điện tử hóa việc ký và lưu trữ mọi văn bản, tài liệu
  • Không tốn kém chi phí đầu tư, lưu trữ và bảo quản USB token

MISA đang trong lộ trình nghiên cứu và phát triển chữ ký số từ xa, khách hàng có nhu cầu quan tâm xin vui lòng đăng ký nhận tư vấn tại đây: