Cách đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế chỉ qua 9 bước

Thực hiện đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế có thể trở nên phức tạp nếu bạn không nắm rõ các quy định về hồ sơ và định dạng tệp tin. Để tránh các sai sót kỹ thuật gây mất thời gian, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng các bước hướng dẫn chuyên nghiệp. Hãy cùng MISA eSign tìm hiểu ngay 9 bước dưới đây để hoàn tất việc đăng ký một cách thuận lợi.

1. Điều kiện để đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế

Để sử dụng chữ ký số kê khai và nộp thuế qua mạng thì cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp cần đáp ứng được những yêu cầu cơ bản sau:

• Cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế; có kết nối Internet; có địa chỉ thư điện tử (email) ổn định.
• Chữ ký số hợp lệ và còn hiệu lực từ tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép (các bạn có thể tham khảo phần mềm chữ ký số MISA eSign của công ty cổ phần MISA).
• Hồ sơ đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế được chuẩn bị theo hướng dẫn của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng và quy định tại Nghị định số 23/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 15/2026/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• • Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
  • Bản sao Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện theo pháp luật.
  • Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục đăng ký, trong trường hợp người đăng ký không phải là người đại diện theo pháp luật.
  • Đơn đăng ký sử dụng chữ ký số theo mẫu do nhà cung cấp dịch vụ ban hành.
  • Bản sao Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán, nếu chữ ký số được cấp cho kế toán trưởng.

2. Cách đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế

Dưới đây là chi tiết các bước để đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế:

• Bước 1: Đăng nhập vào Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

Để tiến hành khai thuế điện tử, trước hết, doanh nghiệp cần cắm USB Token vào máy tính và truy cập vào Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thuedientu.gdt.gov.vn bằng trình duyệt Chrome hoặc trình duyệt  Internet Explorer…. và chọn mục Doanh nghiệp hoặc Cá Nhân.

3. Xử lý một số lỗi thường gặp khi đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế

➤ Lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan thuế”

Người nộp thuế có thể gặp thông báo lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký với Cơ quan thuế” trong các trường hợp: chưa cập nhật số chứng thư số mới; chữ ký số vừa được gia hạn; thay đổi nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số; hoặc đã cập nhật nhưng hệ thống chưa ghi nhận thông tin trên hệ thống của cơ quan thuế.

Dưới đây là hướng dẫn các bước khắc phục lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan thuế”:

• Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Truy cập địa chỉ https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin/trogiup/views và đăng nhập bằng tài khoản quản lý theo định dạng -QL.

• Bước 2: Truy cập mục Quản lý thông tin

Sau khi đăng nhập, chọn biểu tượng mũi tên ở góc trên bên phải, cạnh tên đơn vị, sau đó chọn “Quản lý thông tin”.

• Bước 3: Thay đổi thông tin dịch vụ

Tại các mục “Dịch vụ – Khai thuế điện tử” và “Dịch vụ – Nộp thuế điện tử” kiểm tra thông tin chữ ký số, sau đó chọn “Thay đổi thông tin dịch vụ”.

Lưu ý: Trường hợp thông tin đã chính xác nhưng hệ thống vẫn hiển thị lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký”, người nộp thuế vẫn thực hiện thao tác “Thay đổi thông tin dịch vụ” để hệ thống cập nhật lại thông tin.

• Bước 4: Cập nhật chữ ký số

Tại màn hình “Nhập thông tin”, trường hợp sử dụng chữ ký số USB, chọn “Thay đổi CKS” để cập nhật chứng thư số mới, sau đó chọn “Tiếp tục”.

Lưu ý: Nếu chữ ký số có nhiều dòng thời hạn tương ứng với các chứng thư số khác nhau, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ “Lựa chọn CKS”. Người nộp thuế chọn chứng thư số có thời hạn sử dụng dài nhất, tức ngày hết hạn muộn nhất.

Trường hợp sử dụng chữ ký số từ xa, chọn “Thay đổi CKS từ xa”. Tại giao diện “Nhập tài khoản CKS từ xa”, nhập tài khoản và mật khẩu, sau đó chọn “Chấp nhận”.

Sau khi hệ thống hiển thị thông tin chữ ký số mới, chọn “Tiếp tục”.

• Bước 5: Kiểm tra và gửi tờ khai

Tại bước “Xác thực”, kiểm tra các thông tin trên tờ khai “Đăng ký thay đổi, bổ sung thông tin giao dịch thuế điện tử”. Nếu thông tin chính xác, chọn “Ký và gửi”.

• Bước 6: Nhập mã PIN

Khi cửa sổ nhập mã PIN xuất hiện, nhập mã PIN của chữ ký số, sau đó chọn “Chấp nhận”.

• Bước 7: Hoàn tất ký điện tử

Khi hệ thống hiển thị thông báo “Ký điện tử thành công”, chọn “OK” để hoàn tất.

• Bước 8: Nộp lại tờ khai

Quay lại giao diện nộp tờ khai và thực hiện nộp lại tờ khai thuế.

➤ Không đọc được chữ ký số/Không tìm thấy chữ ký số

Lỗi không tìm thấy hoặc không đọc được chữ ký số thường xảy ra khi người dùng thực hiện kê khai thuế điện tử. Nguyên nhân chủ yếu liên quan đến máy tính hoặc thiết bị USB Token. Dưới đây là 06 nguyên nhân phổ biến và cách khắc phục tương ứng.

• Chưa cài đặt Plugin ký số

Plugin ký số là phần mềm hỗ trợ kết nối chữ ký số với hệ thống, website để thực hiện giao dịch điện tử. Đây là thành phần bắt buộc khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống thuế điện tử. Trường hợp Plugin bị gỡ bỏ hoặc chưa được cài đặt, hệ thống có thể không nhận diện chữ ký số.

Cách khắc phục:

• • Bước 1: Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn, chọn “Doanh nghiệp”, sau đó chọn “Đăng ký”.

• • Bước 2: Tải bộ cài đặt eSigner tại khung thông báo trên giao diện hệ thống.

• •  Bước 3: Hoàn tất cài đặt để Plugin ký số được tích hợp và sẵn sàng sử dụng.

• Máy tính không kết nối được với USB Token

Lỗi có thể phát sinh do USB Token cắm lỏng, cổng USB bị lỗi hoặc thiết bị không tương thích với máy tính.

Cách khắc phục:

• • Rút USB Token và cắm lại chắc chắn.
  • Thử kết nối USB Token với cổng USB khác.
  • Kiểm tra, bảo đảm USB Token đúng thiết bị do nhà cung cấp chữ ký số phát hành.

• Driver USB Token bị lỗi

Driver USB Token có thể không tương thích với trình duyệt hoặc bị lỗi trong quá trình cài đặt.

Cách khắc phục:

• • Bước 1: Gỡ bỏ driver cũ

Nhấn tổ hợp phím Windows + R, nhập lệnh appwiz.cpl, chọn OK để mở Control Panel. Tìm driver USB Token trong danh sách chương trình, chọn Uninstall để gỡ bỏ.

• • Bước 2: Cài đặt driver mới

Truy cập website của nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số, tải và cài đặt driver phù hợp với hệ điều hành máy tính. Trường hợp cần thiết, liên hệ nhà cung cấp để được hỗ trợ.

• • Bước 3: Khởi động lại máy tính để hoàn tất việc cập nhật driver.

• Nhập sai mã PIN

USB Token yêu cầu nhập mã PIN để xác thực trước khi ký. Việc nhập sai mã PIN có thể làm phát sinh lỗi hoặc khiến thiết bị bị khóa nếu nhập sai nhiều lần liên tiếp.

Cách xử lý:

• • Kiểm tra và nhập chính xác mã PIN, không vượt quá số lần cho phép.
  • Trường hợp quên mã PIN hoặc USB Token bị khóa, liên hệ nhà cung cấp để được hỗ trợ mở khóa hoặc cấp lại mã PIN.
  • Bảo quản mã PIN tại nơi an toàn để tránh nhập sai khi sử dụng.

• Số Serial của USB Token không trùng khớp với số Serial đã đăng ký

Số Serial là mã định danh của USB Token và phải được khai báo chính xác khi đăng ký chữ ký số. Lỗi này thường xảy ra khi chữ ký số được gia hạn hoặc doanh nghiệp thay đổi nhà cung cấp dịch vụ.

Cách khắc phục:

• • Bước 1: Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản quản lý có đuôi -ql.
  • Bước 2: Chọn Quản lý tài khoản, sau đó chọn Thay đổi thông tin dịch vụ.
  • Bước 3: Tại mục Dịch vụ – Nộp thuế điện tử, chọn Thay đổi thông tin dịch vụ.
  • Bước 4: Tại bước Nhập thông tin, chọn Thay đổi CKS để cập nhật số Serial của USB Token, sau đó chọn Tiếp tục.
  • Bước 5: Tại bước Xác thực, kiểm tra thông tin trên tờ khai và chọn Gửi.
  • Bước 6: Nhập mã PIN và chọn Chấp nhận.
  • Bước 7: Chọn OK để hoàn tất việc cập nhật.
• Chưa cài đặt tiện ích IE Tab trên Chrome

Một số website yêu cầu môi trường tương thích với trình duyệt Internet Explorer. Trường hợp sử dụng Chrome nhưng chưa cài đặt tiện ích IE Tab, hệ thống có thể không nhận diện chữ ký số.

Cách khắc phục:

• • Bước 1: Mở Google Chrome, chọn biểu tượng ba chấm ở góc trên bên phải, chọn “Tiện ích mở rộng”, sau đó chọn “Truy cập Cửa hàng Chrome trực tuyến”.
  • Bước 2: Tìm kiếm “IE Tab” và chọn “Thêm vào Chrome”.
• 
  • Bước 3: Tại tab mới, đăng nhập và lựa chọn chế độ IE phù hợp.
  • Bước 4: Chọn “GO” để hoàn tất cài đặt.

➤ Lỗi xác thực chữ ký số không thành công/Java lỗi

Hiện nay, có 04 nguyên nhân phổ biến gây ra lỗi xác thực chữ ký số không thành công/Java lỗi và cách khắc phục tương ứng như sau:

✅ Tờ khai thuế được gửi không đúng định dạng

• Hệ thống thuế chỉ tiếp nhận tệp phụ lục tờ khai ở định dạng “.xlsx” hoặc “.docx”.
• Cách khắc phục: Doanh nghiệp kiểm tra định dạng tệp đính kèm. Trường hợp không đúng yêu cầu, cần chuyển đổi sang định dạng phù hợp và thực hiện nộp lại trên hệ thống.

✅ Chưa bật Java trên trình duyệt

Java là ứng dụng cần được cài đặt và kích hoạt trên máy tính, trình duyệt để thực hiện ký số trên các cổng thông tin điện tử. Trường hợp Java chưa được cài đặt hoặc chưa được bật, hệ thống có thể không xác thực được chữ ký số.

Cách khắc phục:

• Bước 1: Kiểm tra và cài đặt Java

Kiểm tra, bật Plugin Java trên trình duyệt. Trường hợp chưa cài đặt, truy cập Java.com để tải và cài đặt ứng dụng Java.

• Bước 2: Xác minh Java trên Internet Explorer

• • Mở trình duyệt Internet Explorer.
  • Truy cập http://java.com/verify.
  • Chọn Agree and Continue.
  • Chờ hệ thống xác minh và hiển thị thông báo thành công.

• Bước 3: Mở cấu hình Java

Mở Control Panel, sau đó chọn ứng dụng Java.

• Bước 4: Thiết lập bảo mật

Tại cửa sổ Java, chọn tab Security, sau đó chọn Edit Site List.

• Bước 5: Thêm địa chỉ các cổng điện tử

Chọn Add và bổ sung các địa chỉ sau:

• • https://nhantokhai.gdt.gov.vn
  • https://nopthue.gdt.gov.vn
  • https://thuedientu.gdt.gov.vn

Các địa chỉ khác như cổng giao dịch điện tử về hải quan, bảo hiểm xã hội có thể được bổ sung tương tự.

• Bước 6: Lưu cài đặt

Chọn OK để lưu các thiết lập. Việc thực hiện đầy đủ các bước trên giúp khắc phục lỗi xác thực chữ ký số khi sử dụng các cổng dịch vụ trực tuyến.

✅ Trình duyệt không tương thích

• Hệ thống ký số trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế chỉ hỗ trợ một số trình duyệt nhất định. Người dùng cần kiểm tra trình duyệt đang sử dụng và chuyển sang trình duyệt tương thích khi cần thiết.
• Các trình duyệt được khuyến nghị gồm Internet Explorer, Google Chrome và Mozilla Firefox.

✅ Chưa cập nhật Serial của chữ ký số

Trường hợp chữ ký số được thay đổi hoặc gia hạn nhưng chưa cập nhật số Serial mới trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, hệ thống có thể không xác thực được chữ ký số khi nộp tờ khai.

Cách khắc phục:

• Bước 1: Đăng nhập hệ thống Thuế điện tử

Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản quản lý có đuôi “-ql”.

• Bước 2: Truy cập mục Quản lý tài khoản

Sau khi đăng nhập, chọn “Quản lý tài khoản”, sau đó chọn “Thay đổi thông tin dịch vụ”.

• Bước 3: Cập nhật Serial chữ ký số

Tại các dịch vụ “Khai thuế điện tử” và “Nộp thuế điện tử”, chọn “Thay đổi CKS”. Chờ hệ thống hiển thị Serial mới của chữ ký số, sau đó chọn “Tiếp tục”.

• Bước 4: Xác nhận mã PIN

Trường hợp hệ thống yêu cầu, nhập mã PIN của chữ ký số và chọn “Chấp nhận” để hoàn tất việc cập nhật.

Khi hệ thống hiển thị thông báo cập nhật thành công, việc cập nhật Serial chữ ký số đã hoàn tất.