4 cách tạo chữ ký điện tử trên Excel hoàn toàn MIỄN PHÍ

17/08/2023

5415

Chữ ký điện từ ngày càng trở nên quen thuộc nhưng sử dụng chữ ký điện tử ra sao và làm thế nào để cá nhân hóa file dữ liệu vẫn là vấn đề đau đầu của nhiều người. Hiểu được vấn đề này, MISA xin gửi tới quý khách hàng những thông tin hữu ích về cách tạo chữ ký điện tử trong excel qua bài viết dưới đây.

Xem thêm:

Mục lục Hiện

Cách 1: Tạo chữ ký điện tử trong Excel bằng cách Scan chữ ký tay

Để có thể scan chữ ký tay vào file excel, quý khách hàng có thể thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Ký chữ ký tay trên giấy

Chuẩn bị một tờ giấy trắng không có hoa văn hay hàng kẻ, có thể sử dụng giấy A4 có tại văn phòng công tác.
Tiến hành ký trực tiếp lên giấy, chú ý ký to, rõ ràng các nét để khi scan, chữ ký được đẹp và sắc nét.
Sử dụng máy scan hoặc phần mềm scan trên điện thoại để quét chữ ký tay, sau đó lưu file chữ ký ở định dạng ảnh JPEG.

Bước 2: Chèn ảnh scan chữ ký tay vào excel

Mở file excel cần ký tên, đặt con trỏ chuột vào vị trí cần ký.

Trên thanh công cụ, chọn mục “Insert”, kích vào biểu tượng “Picture”, chọn file ảnh scan chữ ký tay để chèn vào excel.
Điều chỉnh kích thước hoặc cắt bớt phần thừa của ảnh scan chữ ký tay cho phù hợp với dữ liệu trong excel.

Bước 3: Xóa background cho ảnh scan chữ ký

Kích chuột trái vào hình ảnh chữ ký scan, trên thanh công cụ, chọn “Picture Format”, nhấn chọn “Corrections”.
Tiếp tục chọn “Picture Corrections Options”, bên phải màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Format Picture.
Thực hiện kéo thanh trượt điều chỉnh để đồng bộ màu nền của ảnh với màu trong excel và chữ ký được sắc nét, có thể điều chỉnh Contrast và Sharpness đạt max 100%.
Tiếp theo, kích chuột trái vào chữ ký, trên thanh công cụ, chọn “Picture Format”, sau đó kích vào biểu tượng “Color”, chọn “Set Transparent Color”.
Con trỏ chuột sẽ có biểu tượng ngòi bút, kích chuột trái vào phần background của chữ ký, phần background sẽ trở nên trong suốt, hoàn thành việc chèn chữ ký tay vào excel.

Cách 2: Tạo chữ ký điện tử cơ bản trong excel

Mời quý khách hàng tạo chữ ký điện tử thông thường trong excel cực đơn giản cùng MISA theo các bước dưới đây:

Bước 1: Tạo dòng chữ ký điện tử trong excel

Trong file excel cần ký, đặt con trỏ chuột tại vị trí cần tạo chữ ký điện tử.
Trên thanh công cụ, chọn “Insert”, tiếp tục chọn mục “Text”, kích vào “Signature Line”, sau đó chọn Microsoft Office Signature Line”.

Trên màn hình xuất hiện hộp thoại Signature Setup, điền chính xác các thông tin muốn hiển thị:
- - Suggested signer: Nhập họ và tên người ký trong excel.
  - Suggested signer’s title: Điền chức danh của người ký (nếu có).
  - Suggested signer’s e-mail address: Điền địa chỉ email của người nhận/đối tác ký tài liệu.
  - Instructions to the signer: Trước khi ký tài liệu, hãy xác minh rằng nội dung bạn đang ký là chính xác.

Kích chuột vào 1 hoặc cả 2 ô tùy nhu cầu người ký:

1 – Allow the signer to add comments in the Sign dialog: Cho phép người ký nhập mục đích ký tên.

2 – Show sign date in the signature line: Cho phép hiển thị thông tin ngày ký tài liệu.

Nhấn “OK”.

Bước 2: Tạo chữ ký điện tử trong excel

Kích chuột phải vào dòng chữ ký được tạo ra sau bước 1, chọn “Sign”.
Tại hộp thoại hiển thị trên màn hình, nhập tên người ký cạnh dấu “X” hoặc nhấn nút “Select Image” nếu có nhu cầu chèn thêm hình ảnh chữ ký hoặc sử dụng bút cảm ứng để tạo chữ ký tay cho file excel.
Kích chuột vào mục “Sign”, màn hình excel sẽ hiển thị chữ ký điện tử đã được tạo.

Cách 3: Tạo chữ ký điện tử ẩn trong excel

Chữ ký điện tử ẩn là dạng chữ ký không hiển thị trực tiếp trong excel, chữ ký điện tử ẩn chỉ đóng vai trò cam kết tính xác thực và ngăn việc tài liệu bị chỉnh sửa. Quý khách hàng có thể tạo chữ ký điện tử ẩn với các bước sau:

Bước 1: Tạo chữ ký điện tử như thông thường

Quý khách hàng thực hiện các bước tương tự như hướng dẫn phía trên.

Bước 2: Thực hiện ẩn chữ ký điện tử trong excel

Trong file excel, chọn mục “File” và chọn “Info”.
Tại giao diện bên phải, chọn mục “Protect Workbook” và kích chọn “Add a Digital Signature”.

Hệ thống sẽ mở hộp thoại chữ ký điện tử, điền mục đích ký tài liệu vào hộp thoại rồi nhấn “Sign”.

Phần “Info” của file excel sẽ cho hiển thị tài liệu đã được ký điện tử và đánh dấu là bản cuối cùng với thông báo “This workbook has been marked as final to discourage editing” (Sổ làm việc này đã được đánh dấu là cuối cùng để không khuyến khích chỉnh sửa).
Khi thao tác ký hoàn tất, file sẽ hiện nút “Signatures” và tệp sẽ hiển thị ở định dạng “Chỉ xem”, do vậy, mọi tác vụ chỉnh sửa trên file excel sẽ bị ngăn chặn.

Cách 4: Chèn chữ ký điện tử kèm con dấu trong excel

Quý khách hàng thao tác theo các bước dưới đây để thực hiện chèn chữ ký điện tử kèm con dấu trong excel:

Bước 1: Chèn ảnh chữ ký điện tử kèm con dấu

Trong file excel cần chèn chữ ký điện tử kèm con dấu, chọn “Insert”, kích vào “Picture” để mở thư mục chứa ảnh, chọn ảnh con dấu để thêm vào excel.
Kích chuột kéo di chuyển con dấu đúng vị trí, nhấn chuột vào góc chữ ký để thu/phóng kích cỡ hoặc có thể cắt bớt phần hình ảnh thừa.

Bước 2: Làm trong suốt nền hình ảnh con dấu kèm chữ ký điện tử

Kích chuột trái vào hình chữ ký, mở “Picture Format” trên thanh công cụ.
Chọn biểu tượng “Color”, kích chuột chọn “Set Transparent Color”.
Con trỏ chuột sẽ có biểu tượng cây bút, di chuyển đến phần nền màu trắng của hình con dấu và kích chuột trái để làm trong suốt màu nền, kết thúc việc chèn hình ảnh con dấu vào chữ ký điện tử trong excel.

Cách xóa chữ ký điện tử trong excel

Xóa chữ ký điện tử trong excel

Để xóa chữ ký điện tử trong excel, quý khách hàng kích chuột phải vào chữ ký, sau đó chọn mục “Remove Signature”, chọn “Yes” và nhấn “OK” để xóa chữ ký điện tử khỏi file excel.

Xóa con dấu trong excel

Khi muốn xóa hình ảnh con dấu đã chèn trong file excel, quý khách hàng chỉ cần kích chuột trái vào hình con dấu, sau đó nhấn phím “Delete” trên bàn phím, con dấu sẽ bị xóa khỏi file.

Lưu ý khi tạo chữ ký điện tử trong excel

Khi tạo chữ ký điện tử trong excel, quý khách hàng nên đặc biệt lưu ý những vấn đề sau:

Chữ ký điện tử được cho phép thực hiện trong excel và phải được đảm bảo an toàn theo quy định của pháp luật.
Lưu lại file excel trước khi thực hiện trình, ký.
Kiểm tra kỹ các thông tin, nội dung trong file excel trước khi thực hiện ký duyệt.

Trong quá trình sử dụng chữ ký điện tử trong excel, quý khách nên chú ý cẩn thận, tỉ mỉ để tránh xảy ra sai sót không đáng có trong quá trình làm việc. Trên đây là những thông tin hữu ích mà MISA Esign cung cấp tới quý khách hàng về cách tạo chữ ký điện tử trong excel, rất mong quý khách hàng có trải nghiệm hài lòng với chữ ký điện tử trong quá trình làm việc.