Kiến thức 3 cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ NHANH CHÓNG –...

3 cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ NHANH CHÓNG – CHÍNH XÁC

1496

3 cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ nhằm đảm bảo hợp đồng, thỏa thuận, hóa đơn hoặc bất kỳ tài liệu điện tử không bị vô hiệu cũng như giúp bạn dễ dàng xác định được danh tính người ký tránh tình trạng bị giả mạo, lừa đảo.

1. Những thông tin cần kiểm tra đảm bảo chữ ký số hợp lệ

Theo quy định hiện hành tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT, chữ ký số hợp lệ khi:

  • Chứng thư số của người thực hiện ký số phải:
    • Còn hiệu lực tại thời điểm ký số.
    • Thuộc phạm vi sử dụng của chứng thư số và trách nhiệm pháp lý của người thực hiện ký số
    • Trạng thái của chứng thư số là còn hoạt động tại thời điểm ký số
  • Chữ ký số được tạo ra bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số
  • Văn bản điện tử đảm bảo tính toàn vẹn: Nội dung không bị thay đổi trong suốt quá trình trao đổi, xử lý và lưu trữ

2. 3 Cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ 

Dưới đây là bảng tổng hợp các cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ kèm ưu nhược điểm để bạn dễ dàng lựa chọn cách kiểm tra phù hợp nhất.

Cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ Ưu điểm Nhược điểm
Kiểm tra tại website Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC)
  • Kiểm tra nhanh chóng, dễ dàng. Nội dung xác thực đáng tin cậy.
  • Kiểm tra được chữ ký số của tất cả nhà cung cấp.
  • Dễ dàng kiểm tra chữ ký số trên file pdf, .docx, .xlsx, .pptx, .xml
Việc kiểm tra có thể gián đoạn trong trường hợp website gặp sự cố.
Kiểm tra trên trên phần mềm ký số của bộ TT&TT
  • Giao diện đơn giản, tốc độ kiểm tra nhanh chóng.
  • Dễ dàng kiểm tra ở tất cả định dạng văn bản có ký số như PDF, Docx, XML
Người dùng phải tải và cài đặt phần mềm trên thiết bị
Kiểm tra trên website của bên thứ 3
  • Kiểm tra thông tin chính xác
  • Kiểm tra chữ ký số trên file PDF và cá định dạng docx,.xlsx,.pptx,.xml,…
Người dùng phải sử dụng dịch vụ điện tử như: hợp đồng điện tử/hóa đơn điện tử bên tử 3

Cách 1: Kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên website Trung tâm chứng thực điện tử quốc gia

Nền tảng website Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia hỗ trợ giám sát mọi hoạt động của các đơn vị tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số hiện hành. Hơn nữa Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) trực thuộc của bộ TT&TT cho phép người dùng xác minh và kiểm tra chữ ký số trên các văn bản điện tử giao dịch. 

Việc kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên văn bản giao dịch cũng được hỗ trợ xác thực trên hệ thống trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia, người dùng tham khảo hướng dẫn dưới đây:

  • Bước 1: Truy cập tại web NEAC
  • Bước 2: Chọn Dịch vụ trực tuyến => Chọn Kiểm tra văn bản ký số

Chọn Dịch vụ trực tuyến rồi Chọn Kiểm tra văn bản ký số để kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số

  • Bước 3: Mục thông tin xuất hiện => Chọn Kiểm tra chữ ký số => Chọn Click vào box này / Chọn file tải lên => tải file cần kiểm tra chữ ký số

Tải file cần kiểm tra chữ ký số hợp lệ hay không

  • Bước 4: File được tải lên => Chọn Kiểm tra chữ ký số

Chọn kiểm tra chữ ký số

  • Bước 5: Hoàn tất kiểm tra 
    • TH 1: Chữ ký hợp lệ: Hiển thị thông báo có đầy đủ thông tin của chữ ký số và chứng thư số:
      • Tên chữ ký: Tên chữ ký + Ký bởi đơn vị nào.
      • Trạng thái chữ ký: Hợp lệ tại thời điểm kiểm tra.
      • Tính toàn vẹn của dữ liệu: Không bị thay đổi.
      • Trạng thái chứng thư số trên chữ ký: Chứng thư số của người ký hợp lệ tại thời điểm ký số.
    • TH 2: Chữ ký không hợp lệ: Hệ thống sẽ thông báo lỗi chi tiết tại mục “Chi tiết nếu chữ ký không hợp lệ”
Thông báo trạng hái chữ ký số hợp lệ tại thời điểm kiểm tra
Thông báo trạng hái chữ ký số hợp lệ tại thời điểm kiểm tra

Cách 2: Hướng dẫn kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên phần mềm ký số NEACSigner

NEACSigner là phần mềm ký số do Bộ Thông tin và Truyền thông phát triển hỗ trợ các tính năng như: tạo chữ ký số, ký kết tài liệu trực tuyến, chuyển đổi tài liệu office sang pdf,… Ngoài ra, NEACSigner còn hỗ trợ kiểm tra chữ ký số hợp lệ cho mọi tài liệu điện tử.

Để thao tác nghiệp vụ kiểm tra chữ ký số hợp lệ trong văn bản giao dịch điện tử trên NEACSigner, bạn thực hiện theo các bước sau:

  • Bước 1: Truy cập tại web NEAC
  • Bước 2: 
    • Chọn Dịch vụ trực tuyến
    • Chọn Kiểm tra văn bản ký số
    • Chọn Tải phần mềm ký số NEACSigner
    • Mở tệp đã tải và Tiến hành cài đặt phần mềm

Tải phần mềm ký số NEACSigner về máy tính

  • Bước 3: Mở phần mềm => Chọn Hệ thống => Chọn Mở tệp

Mở phần mềm ký số tài liệu của NEAC và chọn chức năng mở tệp văn bản cần kiểm tra

  • Bước 4: Tệp được mở => Chọn Kiểm tra chữ ký (góc phải trên giao diện)
  • Bước 5: Kết quả kiểm tra hiển thị
    • TH chữ ký hợp lệ => thông tin chữ ký số đầy đủ
    • TH chữ ký không hợp lệ

Nhấn kiểm tra chữ ký để xem trạng thái hợp lệ của văn bản ký số

Cách 3: Hướng dẫn kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên website của bên thứ 3

Ngoài cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên các trang thông tin hệ thống điện tử trực tuyến, người dùng có thể kiểm tra thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ phát hành các giao dịch điện tử như hoá đơn điện tử, hợp đồng điện tử…vì trong tệp văn bản ký số áp dụng mẫu văn bản được soạn thảo sẵn bởi bên thứ 3 cung cấp. 

Việc kiểm tra chữ ký số hợp lệ thông qua các giao dịch hoá đơn điện tử, người dùng có thể làm theo cách dưới đây:

  • Bước 1: Truy cập Web tra cứu hoá đơn hoặc hợp đồng của nhà cung cấp mẫu soạn thảo văn bản đó
  • Bước 2: Xem kết quả qua 2 trường hợp hệ thống sẽ thông báo:
    • Chữ ký số hợp lệ
    • Chứ ký số không hợp lệ

VÍ DỤ: Kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên hóa đơn điện tử được cung cấp bởi Misa Meinvoice

Tra cứu chữ ký số hợp lệ trên hóa đơn điện tử

Kết quả tra cứu:

Thông báo chữ ký số hợp lệ trên hóa đơn điện tử
Thông báo chữ ký số hợp lệ trên hóa đơn điện tử

3. Chữ ký số không hợp lệ phải làm sao?

Đối với những trường hợp kiểm tra chữ ký số có kết quả chữ ký số không hợp lệ hoặc hệ thống thông báo kết quả kiểm tra Không tìm thấy chữ ký, người dùng cần:

  • Liên hệ trực tiếp với bên cung cấp dịch vụ chữ ký số để có giải pháp xử lý lỗi hệ thống hoặc đăng ký gia hạn chữ ký số trong trường hợp chứng thư số không còn hạn
  • Liên hệ kiểm tra trạng thái chữ ký số tại bên đối tác thứ 3

Ngoài ra, cân nhắc và lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số Uy tín, phải tìm hiểu đơn vị đã được Bộ TT&TT cấp phép hoạt động chưa, nếu đơn vị chưa được cấp phép nhưng vẫn tự cung cấp chữ ký dẫn đến chữ ký số trong mọi giao dịch văn bản không hợp lệ gây rủi ro rất nhiều đối với chủ thể sử dụng. 

Liên hệ 090 488 5833 ngay để được tư vấn và hỗ trợ phần mềm chữ ký số MISA eSign hoặc đăng ký MIẾN PHÍ tại đây:

tư vấn miễn phí sử dụng chữ ký số