Chứng thực chữ ký là gì? 04 điều NHẤT ĐỊNH phải biết

Chứng thực chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn ngừa gian lận và bảo vệ giao dịch điện tử. Để tìm hiểu chi tiết về quy trình và tầm quan trọng của nó trong bảo mật, mời bạn đọc tiếp bài viết dưới đây!

1. Chứng thực chữ ký là gì?

Chứng thực chữ ký là quá trình cơ quan có thẩm quyền (ví dụ UBND cấp xã, Phòng Công chứng) xác nhận rằng chữ ký trên một văn bản hoặc giấy tờ cụ thể đúng là của người yêu cầu chứng thực.

Việc này giúp chứng minh người đã ký tên và cam kết chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản, giấy tờ đó. Nói cách khác, đó là một cách để xác nhận danh tính người ký và tính pháp lý của chữ ký.

2. Mẫu chứng thực chữ ký

Phụ lục kèm theo Thông tư 01/2020/TT-BTP cung cấp mẫu lời chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng như sau:

Tải mẫu chứng thực chữ ký TẠI ĐÂY

3. Quy trình, thủ tục chứng thực chữ ký

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chứng thực chữ ký

Theo quy định tại Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải chuẩn bị để xuất trình các giấy tờ sau đây:

• Bản chính hoặc bản sao có chứng thực của Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu, có giá trị sử dụng.
• Giấy tờ, văn bản mà họ sẽ ký. Đối với văn bản, giấy tờ được sử dụng để yêu cầu chứng thực chữ ký, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung (ví dụ: văn bản bằng tiếng nước ngoài), người này có quyền yêu cầu nộp kèm bản dịch ra tiếng Việt của giấy tờ, văn bản đó.

Bước 2: Nộp hồ sơ chứng thực chữ ký tại cơ quan có thẩm quyền

Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP người yêu cầu chứng thực nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký:

• Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh:
  • Có thẩm quyền chứng thực chữ ký trên các giấy tờ, văn bản nói chung.
  • Có thẩm quyền chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản (từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại).
  • Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Tư pháp sẽ ký và đóng dấu.
• Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (UBND cấp xã):
  • Có thẩm quyền chứng thực chữ ký trên các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký của người dịch.
  • Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã sẽ ký và đóng dấu.
• Công chứng viên (tại Phòng công chứng, Văn phòng công chứng):
  • Có thẩm quyền chứng thực chữ ký trên các giấy tờ, văn bản nói chung.
  • Có thẩm quyền chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản (từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại).
  • Công chứng viên sẽ ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

Lưu ý quan trọng:

• Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải đến trực tiếp trụ sở của các cơ quan, tổ chức nêu trên, trừ trường hợp có lý do chính đáng như già yếu, không thể đi lại được hoặc đang bị tạm giam, tạm giữ, thi hành án phạt tù.
• Trong văn bản chứng thực chữ ký, cần ghi rõ địa điểm chứng thực, và nếu thực hiện chứng thực ngoài trụ sở cơ quan, tổ chức, phải ghi rõ thời gian cụ thể.
• Khi chứng thực chữ ký ngoài trụ sở, người yêu cầu có thể phải nộp thêm chi phí và thù lao chứng thực theo thoả thuận với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực.
• Việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền giải quyết hồ sơ

Kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực.

Nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 của Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, và không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thì người thực hiện chứng thực yêu cầu người yêu cầu ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:

• Ghi đầy đủ lời chứng thực chữ ký theo mẫu quy định.
• Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
• Đối với giấy tờ, văn bản có từ hai trang trở lên, ghi lời chứng vào trang cuối. Nếu giấy tờ, văn bản có từ hai tờ trở lên, phải đóng dấu giáp lai.

Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ.

Nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện theo quy định tại Khoản 2 của Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đề nghị người yêu cầu ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 của Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng cho các trường hợp sau đây:

• Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản.
• Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân.
• Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật.
• Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

Trong trường hợp đặc biệt, việc chứng thực chữ ký quy định tại các Điều 23, 24 và trường hợp không được chứng thực chữ ký tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng cho việc chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được.

4. Giải đáp một số thắc mắc khi chứng thực chữ ký số

4.1. Thời gian chứng thực chữ ký bao lâu?

Theo Điều 7 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và hướng dẫn từ Mục 3 của Công văn 1352/HTQTCT-CT, thời gian chứng thực chữ ký được quy định như sau:

• Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được đảm bảo trong ngày cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận yêu cầu, hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.
• Đối với các trường hợp cụ thể được quy định tại Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thời hạn có thể được kéo dài.

Khi tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký, cơ quan tiếp nhận hồ sơ phải lập phiếu hẹn, ghi rõ ngày và giờ sẽ trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

4.2. Lệ phí chứng thực chữ ký hết bao nhiêu?

Theo Quyết định 1024/QĐ-BTP có hiệu lực từ ngày 09/5/2018, các mức thu lệ phí chứng thực và phí chứng thực chữ ký được áp dụng như sau:

• Tại Phòng Tư pháp và UBND cấp xã: 10.000 đồng/trường hợp.
• Tại cơ quan đại diện: 10 USD/bản.
• Tại Tổ chức hành nghề công chứng:
  • Phí chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản: 10.000 đồng/trường hợp.

Lưu ý: “Trường hợp” được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong một giấy tờ, văn bản.

4.3. Có trường hợp nào không được chứng thực chữ ký không?

Theo quy định tại Điều 25 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, không được chứng thực chữ ký trong những trường hợp sau:

• Người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và không kiểm soát được hành vi của mình vào thời điểm chứng thực.
• Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc là giả mạo.
• Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có chứa các nội dung bị cấm như đã quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bao gồm như: vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội; chống phá cách mạng; xuyên tạc lịch sử; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân hoặc tổ chức khác; kích động chiến tranh, và các nội dung tương tự.
• Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng hoặc giao dịch, trừ trường hợp là giấy uỷ quyền không có thù lao hoặc liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản, như được quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Việc chứng thực chữ ký là một thủ tục quan trọng giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, đảm bảo tính hợp pháp, chặt chẽ của các văn bản và hạn chế tranh chấp, rủi ro trong giao dịch. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin hữu ích về chứng thực chữ ký.

MISA eSign – Đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng được bộ TT&TT cấp phép

Các dịch vụ chứng thực chữ ký số tại MISA eSign đem lại nhiều lợi ích cho người sử dụng như:

• MISA eSign là đơn vị đã được công nhận bởi pháp luật và được pháp luật bảo vệ.
• Các văn bản giao dịch được xác thực rõ ràng, đảm bảo tính toàn vẹn, tính pháp lý của văn bản được ký kết. Đồng thời trách nhiệm của các bên giao dịch được ràng buộc chặt chẽ, các thông tin giao dịch được bảo mật tuyệt đối.
• Tiết kiệm thời gian chi phí: Người dùng có thể thực hiện được giao dịch ở mọi lúc mọi nơi mà không tốn kém chi phí đi lại, in ấn và quản lý.
• Mở rộng cơ hội kinh doanh: Khả năng ký kết hợp đồng nhanh chóng giúp khách hàng gia tăng cơ hội hợp tác ở bất cứ đâu chữ ký số được công nhận.
• Chuyển giao dữ liệu nhanh chóng và tiện lợi hơn
• Tất cả các thao tác đều được ghi nhận, lưu trữ trên môi trường điện tử

Khách hàng có nhu cầu tư vấn miễn phí về chữ ký số MISA eSign xin vui lòng đăng ký tại đây:

Tìm hiểu thêm:

• Cách lập tờ khai thuế GTGT mới nhất hiện nay theo Thông tư 80
• Kê khai thuế GTGT: Những lưu ý quan trọng doanh nghiệp cần biết
• Hướng dẫn cách tự kê khai thuế thu nhập cá nhân online mới nhất
• Kê khai thuế điện tử: Hướng dẫn từ A đến Z cho người mới bắt đầu
• Các bước cài đặt chữ ký số đơn giản mà nhanh chóng nhất 2024