Chữ ký điện tử là phiên bản số hóa của chữ ký tay, giúp xác nhận danh tính và nội dung tài liệu. Vậy chữ ký điện tử là gì? Chữ ký điện tử có được pháp luật công nhận và thay thế hoàn toàn chữ ký tay không? Hãy cùng MISA eSign tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!
Căn cứ pháp lý
| Căn cứ pháp lý | Nội dung quy định |
| Luật Giao dịch điện tử năm 2023 | Quy định việc thực hiện giao dịch bằng phương tiện điện tử. |
| Nghị định 130/2018/NĐ-CP | Quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số |
| Nghị định 52/2013/NĐ-CP | Quy định về việc phát triển, ứng dụng và quản lý hoạt động thương mại điện tử. |
| Bộ luật dân sự 2015 | Quy định điều chỉnh các loại giao dịch và hợp đồng |
1. Tổng quan về chữ ký điện tử
1.1. Chữ ký điện tử là gì?
Theo quy định tại khoản 11, Điều 3, Luật Giao dịch điện tử năm 2023 có định nghĩa về chữ ký điện tử (Electronic Signature) như sau:
Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.
Chữ ký điện tử được sử dụng trong các giao dịch điện tử. Xuất phát từ thực tế, chữ ký điện tử cũng cần đảm bảo các chức năng như xác định được người chủ của một dữ liệu nào đó (văn bản, ảnh, video,…) và xác định xem dữ liệu đó có bị thay đổi sau khi ký hay không.
Các loại chữ ký điện tử được sử dụng phổ biến hiện nay có thể kế đến như:
- Chữ ký số: Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử. Hiểu về căn bản, chữ ký số cũng giống như chữ viết tay vậy được sử dụng để cam kết và điều đó không thể rút lại được. Tuy nhiên, chữ ký số không sẽ không phải sử dụng giấy mực, nó gắn đặc điểm nhận dạng của người ký vào bản cam kết. Chữ ký số đóng vai trò như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý.
- Chữ ký scan: Là loại chữ ký được chuyển thành dạng điện tử sau khi thực hiện ký tay trên giấy thông qua máy quét (scan) rồi gửi qua thư điện tử.
- Chữ ký hình ảnh: Là loại chữ ký được ký bằng tay sau đó chuyển thành dạng ảnh và chèn vào hợp đồng điện tử.
1.2. Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử
Để giúp bạn hiểu rõ hơn về chữ ký điện tử là gì, cũng như phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số. Bảng dưới đây sẽ phân tích rõ các chi tiết mà bạn cần biết.
| Tiêu chí | Chữ ký điện tử | Chữ ký số | |
|
Giống nhau |
Đều được sử dụng để thay thế chữ ký tay và con dấu của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch trên môi trường điện tử |
||
|
Khác nhau |
Mục đích |
Xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu |
Bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ |
|
Bảo mật |
Không sử dụng mã hóa |
Sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai |
|
|
Xác nhận |
Không có quá trình xác nhận. |
Cần được xác nhận bởi nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số hoặc cơ quan có thẩm quyền. |
|
|
Khả năng giả mạo chữ ký |
Dễ thực hiện |
Không thể sao chép, giả mạo |
|
| Cách tạo chữ ký | Dễ dàng tạo bằng cách scan hình ảnh, tạo trên các website trực tuyến hoặc tạo trực tiếp trên Word, Excel | Phải đăng ký sử dụng với các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số | |
| Cách sử dụng chữ ký | Thực hiện chèn chữ ký vào vị trí cần ký điện tử trên văn bản, tài liệu. | Người dùng cần kết nối với chữ ký số, nhập mã PIN bảo mật và tiến hành ký vào vị trí cần ký số trên văn bản, tài liệu. | |
|
Phần mềm độc quyền |
Có thể được xác nhận bởi bất cứ ai mà không cần phần mềm xác minh độc quyền |
Trong nhiều trường hợp, chữ ký điện tử không được ràng buộc về mặt pháp lý và sẽ yêu cầu phần mềm độc quyền để xác nhận chữ ký điện tử. |
|
3. Quy định về chữ ký điện tử hiện nay
3.1. Về giá trị pháp lý
-
Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử
Căn cứ theo điều 23 Luật giao dịch điện tử 2023 có quy định giá trị pháp lý của chữ ký điện tử như sau:
Điều 23. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử
1. Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử.
2. Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.
3. Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.
Như vậy, chữ ký điện tử được đảm bảo về giá trị pháp lý khi sử dụng trong các giao dịch điện tử. Điều này đã góp phần thúc đẩy các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức trong việc sử dụng chữ ký điện tử ngày một rộng rãi hơn nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội và hội nhập mô hình chuyển đổi số toàn cầu.
| → ĐĂNG KÝ TƯ VẤN MIỄN PHÍ CHỮ KÝ SỐ MISA ESIGN ← |
3.2. Về hình ảnh và thông tin hiển thị chữ ký
Căn cứ theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP hình ảnh chữ ký điện tử
Đối với doanh nghiệp:
- Hình ảnh: Hình ảnh chữ ký điện tử của doanh nghiệp là con dấu đỏ có giá trị pháp lý nên nó cần có kích thước bằng với kích thước thật của con dấu và được lưu trữ dưới dạng đuôi .png
- Thông tin: Đảm bảo khai đầy đủ các thông tin như tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và thời gian ký theo tiêu chuẩn ISO 8601 (ghi cụ thể ngày/tháng/năm, giờ, phút, giây, múi giờ Việt Nam).
Đối với cá nhân:
-
- Hình ảnh: Là hình ảnh chữ ký tay của người đại diện, bắt buộc có màu xanh và được lưu trữ hiển thị dưới dạng đuôi .png
- Thông tin: Chữ ký số cá nhân không yêu cầu hiển thị thông tin người ký, chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký hợp lệ là được.
4. Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử
Sử dụng ứng dụng chữ ký số giúp các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân tối ưu hóa các thủ tục và quy trình giao dịch trực tuyến; mang đến nhiều lợi ích thiết thực như:
| ✅ Rút ngắn thời gian | Các hoạt động giao dịch, ký kết được rút ngắn thời gian và hiệu quả. |
| ✅ An toàn – bảo mật danh tính cao | Cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức được bảo mật an toàn hơn việc ký kết bằng tay. Không thể giả mạo chữ ký điện tử. |
| ✅ Đa dạng và linh hoạt cách thức | Bạn có thể ký kết tại bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Ngay cả trên máy tính hoặc điện thoại di động,… bằng giải pháp ký số từ xa. |
| ✅ Rút gọn quy trình chứng nhận giấy tờ | Giúp quy trình lập – chuyển – nhận giấy tờ/ tài liệu/ hồ sơ cho khách hàng, đối tác, cơ quan nhanh chóng và hiệu quả tốt nhất. |
| ✅ Quy trình nộp thuế đơn giản | Các doanh nghiệp có thể kê khai, nộp thuế online dễ dàng mà không cần phải in các giấy tờ phức tạp hay cần phải đón dấu. |
>> Tham khảo: Bảng giá chữ ký số MISA eSign
5. Ứng dụng của chữ ký số điện tử
Trước khi biết cách sử dụng như thế nào, thì các bạn cần phải biết các loại chữ ký số điện tử hiện nay là:
| ✅ Chữ ký số cho doanh nghiệp/ tổ chức: | Là con dấu của doanh nghiệp hoặc người đại diện trước pháp luật của tổ chức. |
| ✅ Chữ ký số cho cá nhân trong doanh nghiệp: | Là chữ ký số của cá nhân trong doanh nghiệp, có ghi rõ chức danh của cá nhân đó. |
| ✅ Chữ ký số cá nhân: | Là chữ ký số của một cá nhân riêng biệt, và chỉ hiện tên của cá nhân đó khi ký số. |
Dưới đây là các trường hợp ứng dụng chữ ký số điện tử:
5.1. Doanh nghiệp
| STT | Nghiệp vụ | Loại chữ ký số sử dụng |
| 1 | Đăng ký doanh nghiệp | Tổ chức, cá nhân |
| 2 | Hóa đơn điện tử | Tổ chức |
| 3 | Kê khai, nộp thuế | Tổ chức |
| 4 | Bảo hiểm xã hội | Tổ chức |
| 5 | Hải quan | Tổ chức |
| 6 | Chứng từ trong giao dịch nội bộ như: thanh toán tạm ứng, báo cáo quản trị, phiếu thu, phiếu chi. | Tổ chức, cá nhân trong tổ chức, cá nhân |
| 7 | Hợp đồng kinh tế | Tổ chức, cá nhân trong tổ chức, cá nhân |
| 8 | Hợp đồng lao động | Tổ chức, cá nhân trong tổ chức, cá nhân |
5.2. Đơn vị Hành chính nhân sự
| STT | Nghiệp vụ | Loại chữ ký số sử dụng |
| 1 | Hóa đơn điện tử/ Biên lai điện tử | Tổ chức |
| 2 | Kê khai, nộp thế | Tổ chức |
| 3 | Bảo hiểm xã hội | Tổ chức |
| 4 | Hải quan | Tổ chức |
| 5 |
Dịch vụ công của Kho bạc https://vst.mof.gov.vn |
Tổ chức |
| 6 |
Nộp Báo cáo tài chính cho Kho Bạc https://bctcnn.vst.mof.gov.vn |
Cá nhân trong tổ chức, cá nhân |
| 7 |
Chứng từ trong giao dịch nội bộ như: thanh toán tạm ứng, báo cáo quản trị, Phiếu thu, Phiếu chi |
Tổ chức, cá nhân trong tổ chức, cá nhân |
| 8 | Hợp đồng kinh tế | Tổ chức, cá nhân trong tổ chức, cá nhân |
| 9 | Hợp đồng lao động | Tổ chức, cá nhân trong tổ chức, cá nhân |
5.3. Cá nhân
| STT | Nghiệp vụ | Loại chữ ký số sử dụng |
| 1 |
Kê khai, quyết toán thuế TNCN |
Cá nhân |
| 2 |
Giao dịch ngân hàng, tín dụng |
Cá nhân |
| 3 | Chứng khoán điện tử | Cá nhân |
| 4 | Hợp đồng kinh tế | Cá nhân |
| 5 |
Ký văn bản điện tử,… |
Cá nhân |
Trên đây là ứng dụng chữ ký số trong các trường hợp, xem ngay cách sử dụng chữ ký số để hiểu hơn về các nghịệp vụ chữ ký số.
6. Cách tạo chữ ký điện tử
Từ những thông tin trên, bạn đã hiểu rõ chữ ký điện tử là gì, giá trị pháp lý của chữ ký điện tử trong các trường hợp và lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử. Tuy nhiên, rất nhiều người muốn biết cách tạo chữ ký điện tử online ngay trên điện thoại và máy tính.
6.1. Tạo chữ ký điện tử trong Word
Bước 1: Mở file Word, trỏ con chuột vào vị trí cần ký điện tử và chọn Insert trên công cụ
Bước 2: Chọn Signature Line hoặc click vào biểu tượng
Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin trên cửa sổ Signature Setup
- Suggested signer: Họ tên người ký. (Ví dụ: Nguyễn Văn A).
- Suggested signer’s title: Chức vụ người ký. (Ví dụ: Quản lý hành chính nhân sự)
- Suggested signer’s email address: Địa chỉ email người ký. (Ví dụ: [email protected]).
Bước 4: Chọn OK để hoàn thành việc tạo chữ ký trên Word.
- Xem chi tiết: Cách tạo chữ ký điện tử MIỄN PHÍ trên file Word.
6.2. Tạo chữ ký điện tử trong Excel
Bước 1: Mở file excel và chọn Insert trên thanh công cụ
Bước 2: Chọn Signature Line tại mục Text và tiếp tục nhấn Microsoft Office Signature Line
Lưu ý: Với các phiên bản excel 2007 và 2010 sau khi nhấn Microsoft Office Signature Line hệ thống sẽ hiện thị một tab thông báo lúc này bạn chỉ cần nhấn OK là được.
Bước 3: Điền đầy đủ thông tin khi cửa sổ Signature Setup hiện ra
Bước 4: Nhấn OK để hoàn thành việc tạo và lưu trữ chữ ký trên Excel
Xem chi tiết: Cách tạo chữ ký điện tử trong Excel hoàn toàn MIỄN PHÍ
6.3. Tạo chữ ký điện tử trong PDF
Bước 1: Sử dụng phần mềm Foxit Reader mở file PDF. Tại mục Home chọn PDF Sign và tiếp tục nhấn chọn Create Signature.
Bước 2: Lựa chọn một trong ba kiểu tạo chữ ký điện tử
- Draw Signature: Tạo chữ ký tùy ý.
- From Clipboard: Tạo chữ ký bằng video
- Import File: Tạo chữ ký bằng ảnh
- Với Draw Signature: Bạn sử dụng chuột vẽ chữ ký. Sau đó chọn OK và Save để sử dụng mẫu chữ ký
- Import File: Tạo chữ ký từ ảnh bằng cách chọn Browser để tải ảnh. Sau đó chọn OK và Save để sử dụng mẫu chữ ký
Bước 3: Quay lại mục PDF Sign và lựa chọn mẫu chữ ký điện tử đã tạo để hiển thị tại vị trí cần ký.
Bạn hoàn toàn có thể tạo cho mình một chữ ký điện tử online. Tuy nhiên, để chữ ký có giá trị pháp lý trong một số trường hợp, thì bạn cần nắm rõ các quy định. Quy định khi tạo và sử dụng chữ ký số điện tử mà bạn cần phải biết.
Xem thêm:
Đăng ký chữ ký số điện tử có giá trị pháp lý
Phần mềm chữ ký số MISA eSign đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ ký kết văn bản/ hợp đồng/ giao dịch điện tử trên mọi thể thức văn bản word, excel, pdf,… MISA eSign tích hợp sẵn với phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, nhân sự, bán hàng, hóa đơn điện tử, BHXH, kê khai thuế,… giúp điện tử hóa mọi công việc hành chính, văn thư lưu trữ giấy tờ từ đó giúp đơn vị tăng năng suất tiết kiệm chi phí.
Sẵn sàng tích hợp với các hệ thống khác giúp khách hàng ký và phát hành hóa đơn điện tử, kê khai thuế, BHXH, hải quan,… chỉ bằng 01 thao tác đơn giản. Áp dụng theo tiêu chuẩn châu Âu eIDAS về bảo mật, quản lý con người theo tiêu chuẩn ISO 27000.
Khách hàng có nhu cầu tư vấn miễn phí về chữ ký số MISA eSign xin vui lòng liên hệ hotline 090 488 5833 hoặc đăng ký tại đây:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
