Những ưu và nhược điểm của chữ ký số so với chữ ký thường!

So với chữ ký thường thì chữ ký số có những ưu điểm vượt trội đem lại sự tiện ích, linh động cho người sử dụng mà chữ ký thường khó mà có được. Hãy cùng MISA eSign tìm hiểu xem chữ ký số có những ưu điểm và nhược điểm gì so với chữ ký thông thường nhé.

Chữ ký thường và những hạn chế

1. Thế nào là chữ ký thường?

Chữ ký thường được hiểu là một biểu tượng viết tay với ý nghĩa minh chứng cho sự hiện diện của người hoặc 1 tổ chức, doanh nghiệp nào đó. Chữ ký có thể là tên, biệt danh hay một ký hiệu bất kỳ và thường thấy trên các tài liệu, hợp đồng, văn bản pháp lý,….nhằm xác định nội dung được ký.

2. Nhược điểm của chữ ký thường

Chữ ký thường cho thấy khá nhiều bất cập, nhất là đối với các tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng chữ ký thường xuyên, liên tục:

• Tốn công sức: in ấn văn bản, ký tay, chuyển tiếp ký,…
• Tốn thời gian: khi ký hàng loạt văn bản, hợp đồng, hóa đơn, thời gian chờ đợi chuyển tiếp
• Dễ giả mạo: dễ bị bắt chước, không có tính xác thực cao

Ưu điểm của chữ ký số so với chữ ký thường

Hiện nay, các giao dịch điện tử ngày càng trở nên phổ biến, cộng thêm quá trình chuyển đổi số đang tác động mạnh mẽ tới các doanh nghiệp Việt Nam khiến việc sử dụng chữ ký số thay thế chữ ký thường là xu thế tất yếu. Xét về lợi ích cho người sử dụng, chữ ký số có những ưu điểm vượt trội hơn hẳn chữ ký thường:

Chữ ký số có vai trò như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với tổ chức, doanh nghiệp và dùng để xác nhận lời cam kết của tổ chức, cá nhân đó trong văn bản mình đã ký trên môi trường điện tử số. Chữ ký số được pháp luật thừa nhận về mặt pháp lý. Tìm hiểu cụ thể về chữ ký số tại bài viết: Chữ ký số là gì

1. Tiết kiệm thời gian, công sức trong quá trình xác nhận văn bản

Thay vì phải luân chuyển văn bản và thực hiện ký tay, các bên giao dịch có thể ký số một cách nhanh chóng, chính xác.

2. Tăng tính trách nhiệm của các bên trên nội dung đã ký

Chữ ký số đã góp phần hạn chế tối đa nạn làm giả chữ ký và gian lận thủ tục hành chính. Chữ ký số cũng đem lại sự minh bạch hơn trong việc xác nhận quyền và trách nhiệm mỗi bên trong nội dung văn bản ký xác nhận.

3. Đảm bảo sự toàn vẹn nội dung dữ liệu được ký

Việc ký số giúp xác nhận nội dung giao dịch số, nhờ đó đem lại sự tin tưởng cho các bên tham gia giao dịch vì nội dung dữ liệu đã ký không thể sửa đổi.

4. Ký được mọi lúc, mọi nơi

Hiện nay trên thị trường có 4 loại chữ ký số thông dụng: Chữ ký số USB Token, chữ ký số tích hợp vào Sim, chữ ký số HSM, chữ ký số không cần Token. Tùy theo nhu cầu công việc mà người sử dụng có thể lựa chọn loại chữ ký số phù hợp. Việc ký trở nên đơn giản và có thể thực hiện được mọi lúc mọi nơi nhờ vào tính linh động của chữ ký số.

Một vài nhược điểm của chữ ký số

Bên cạnh những ưu điểm vượt trội nêu trên đây, chữ ký số vẫn tồn tại một vài điểm hạn chế lưu ý sau đây:

1. Phức tạp trong quá trình chứng minh nếu xảy ra sai sót, giả mạo

Dù trường hợp sai sót, giả mạo chữ ký số rất hiếm khi xảy ra, tuy nhiên bạn nên dự liệu trước. Khi chữ ký số gặp trục trặc, cản trở việc xác minh người sử dụng không chính xác thì việc kiểm chứng lại chữ ký số đó sẽ khá khó khăn, tốn kém thời gian.

2. Một số loại chữ ký số gặp khó khăn khi kê khai thuế qua mạng

Khi ứng dụng chữ ký số vào quy trình kê khai thuế qua mạng sẽ xuất hiện một các lỗi như: cài đặt Java, trình duyệt Internet Explorer không tương thích, lỗi hồ sơ chưa đăng ký thuế qua mạng, lỗi cấu trúc, tên tệp khai không hợp lệ,…

Xem chi tiết:

• Hướng dẫn sử dụng chữ ký số để kê khai và nộp thuế điện tử
• Thủ tục đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế cho doanh nghiệp mới nhất 2023

Hơn nữa, phần mềm kê khai thuế qua mạng không thể cập nhật được số liệu điều chỉnh của tờ khai sau khi quá hạn nộp báo cáo. Và đường truyền công nghệ thông tin, cơ sở hạ tầng chưa đảm bảo chất lượng tốt.

Trên đây là những thông tin cần biết về ưu điểm của chữ ký số so với chữ ký thường. Bên cạnh đó, để sở hữu và sử dụng chữ chữ ký số thì cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để đăng ký sử dụng dịch vụ.