Cách đăng ký chữ ký số lên hệ thống Hải Quan nhanh chóng, đơn giản nhất

01/12/2022

13925

Làm thế nào để có thể đăng ký được chữ ký ố hải quan điện tử? Bài viết dưới đây của MISA eSign sẽ hướng dẫn các doanh nghiệp mới cách đăng ký chữ ký số Hải quan điện tử một cách chi tiết và dễ hiểu nhất.

Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, khai báo Hải quan là một trong những công việc bắt buộc phải thực hiện xuyên suốt quá trình kinh doanh. Để làm được điều đó, trước hết doanh nghiệp cần thiết lập tài khoản trên website của Tổng cục Hải quan, đăng ký sử dụng chữ ký số khai hải quan và đăng ký tài khoản VNACCS.

Mục lục Hiện

1. Cài đặt các công cụ hỗ trợ đăng ký chữ ký số lên Website của tổng cục Hải Quan

Để đăng ký sử dụng được chữ ký số trên website của Tổng cục hải quan, trước tiên, người sử dụng cần mua chữ ký số và cài đặt một số công cụ hỗ trợ ký số sau:

Cài đặt và kích hoạt chữ ký số token (xem hướng dẫn chi tiết TẠI ĐÂY)
Cài đặt Java Hải quan. Trong trường hợp máy tính đã cài nhiều loại Java, người dùng cần gỡ bỏ và cài đặt Java Hải quan (xem hướng dẫn chi tiết TẠI ĐÂY)

Xem thêm: Hướng dẫn 5 cách sử dụng ký số phổ biến nhất hiện nay

2. Cách đăng ký chữ ký số Hải quan điện tử

Bước 1: Truy cập vào Tổng cục Hải quan theo địa chỉ: https://www.customs.gov.vn

Chọn tab Dịch vụ công, nhấn vào mục Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số.

Bước 2: Nhập các thông tin vào màn hình Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số

Mã doanh nghiệp: Nhập mã số thuế của doanh nghiệp
Số CMT: Nhập số CMND/CCCD/Hộ chiếu của Người đại diện pháp luật thể hiện trên Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh của Doanh nghiệp (Tra cứu CMT tại đây)

Nhấn Xem thông tin.

Bước 3: Trên màn hình Thông tin chứng thư số, nhấn Xem Thông tin chứng thư số.

Nhập thông tin:

Ngày hiệu lực đăng ký: Nhập ngày hiện tại hoặc để nguyên ngày mặc định đang hiện thị trên hệ thống.
Ngày hết hiệu lực đăng ký: Nhập Giống ngày hết hạn của Chữ ký số

Nhấn Đăng ký thông tin.

Bước 4: Khi đó cửa sổ yêu cầu nhập mã PIN của USB Token xuất hiện. Nhập mã PIN và nhấn Ok để hoàn tất.

Sau đó, tiếp tục nhấn Ok để hoàn thành đăng ký chữ ký số với cơ quan Hải quan khi có thông báo cập nhật thành công.

Xem thêm:

3. Đăng ký sử dụng Hệ thống VNACCS cho doanh nghiệp

Hệ thống VNACCS/VCIS là Hệ thống thông quan tự động và Cơ chế một cửa quốc gia gồm 02 hệ thống nhỏ: Hệ thống thông quan tự động (gọi tắt là Hệ thống VNACCS) và Hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin nghiệp vụ (gọi tắt là Hệ thống VCIS).

Hệ thống VNACCS sử dụng cho mục đích thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu với các dịch vụ chủ yếu:

Khai báo điện tử (e-Declaration)

Manifest điện tử (e-Manifest)

Hóa đơn điện tử (e-Invoice)

Thanh toán điện tử (e-Payment)

C/O điện tử (e-C/O)

Phân luồng (selectivity)

Quản lý hồ sơ rủi ro/tiêu chí rủi ro

Quản lý doanh nghiệp XNK

Thông quan và giải phóng hàng

Giám sát và kiểm soát.

Dưới đây là các bước đăng ký sử dụng hệ thống VNACCS cho doanh nghiệp

Bước 1: Truy cập vào Tổng cục Hải quan tại địa chỉ https://www.customs.gov.vn

Chọn tab Dịch vụ công, nhấn vào mục Đăng ký sử dụng Hệ thống VNACCS cho doanh nghiệp.

Bước 2: Tiếp tục nhấn chọn mục Đăng ký/cập nhật tài khoản quản trị.

Bước 3: Trên màn hình Đăng ký/cập nhật tài khoản quản trị nhập thông tin của doanh nghiệp bao gồm:

Mục Thông tin tài khoản: nhập mã số thuế, email, thiết lập mật khẩu
Mục Thông tin chữ ký số: nhấn vào biểu tượng tam giác để lựa chọn chữ ký số lấy thông tin chữ ký số (MST chứa trong chữ ký số phải trùng với MST vừa nhập ở trên).

Nhấn Đăng ký mới.

Bước 4: Sau khi đăng ký thành công tài khoản quản trị, hệ thống hiển thị màn hình Thông tin đăng nhập.

Chọn chữ ký số tương ứng. Nhập Mã số thuế, mật khẩu và nhấn Đăng nhập.

Bước 5: Sau khi đăng nhập thành công tài khoản quản trị. Quay lại màn hình trang chủ, Chọn Đăng ký, sau đó chọn OE1001 Đăng ký mới người sử dụng.

Bước 6: Tại màn hình Đăng ký người sử dụng ở tab Thông tin chung, nhập thông tin người đại diện, địa chỉ (viết không dấu), nhập mã số thuế và chọn lĩnh vực hoạt động.

Số lượng User code: Mỗi doanh nghiệp là User code vì vậy người dùng cần nhập số 1 rồi nhấn phím cách thì hiện ra bảng nhập liệu tiếp theo:

Số lượng User ID: Tùy theo số lượng chữ ký số mà doanh nghiệp đang muốn đăng ký khai báo với VNACCS. Nhập đúng số lượng chữ ký số muốn đăng ký
Phần mềm đầu cuối: Nhập vào số lượng máy tính sử dụng phầm mền đầu cuối miễn phí do hải quan cấp. Nhập 1 nếu là 1 chữ ký số.
Hệ thống – hệ thống VNACCS-EDI: Nhập vào số lượng máy tính sử dụng phần mềm đầu cuối do hãng thứ 3 cung cấp. Nhập 1 nếu là 1 chữ ký số.

Nhấn Ghi để hoàn thành.

Sau đó, chuyển sang tab Thông tin người khai hải quan.

Thông tin người khai: nhập Họ tên (viết không dấu), số CMND, Email,Ngày hiệu lực là ngày đăng ký, ngày hết hiệu lực là ngày hết hạn chữ ký số.
Lựa chọn chữ ký số: Nhấn vào biểu tượng tam giác để chọn thông tin chữ ký số

Nhấn Thêm để thêm một người dùng (Cho phép thêm một chữ ký số).

Bước 7: Để tra cứu thông tin hải quan, vào mục Tra cứu, chọn OE4001. Tra cứu thông tin đăng ký.

Màn hình Tra cứu thông tin đăng ký hiện ra. Tích chọn vào Đăng ký mới và Sửa sau phê duyệt.

Nhấn Tìm kiếm.

Hoàn thành tìm kiếm nhấn Gửi.

Bảng Tra cứu thông tin hiển thị. Chọn Ký chữ ký số, Nhập mã pin của USB. Sau đó nhấn Gửi.

Sau khi gửi, hệ thống sẽ thông báo “Đã gửi bản khai cho Hải quan” nghĩa là đã thực hiện đăng ký thành công. Chờ từ 3-5 phút là hệ thống tự phê duyệt.

Bước 8: Sau khi đã được Hải quan phê duyệt, người dùng cần lấy được các thông tin đã đăng ký về tài khoản VNACCS để khai báo tờ khai.

Vào Tra cứu, chọn OE4002 Tra cứu kết quả đăng ký khi được Hải quan phê duyệt.

Tại tab Thông tin người khai hải quan, người dùng lưu lại thông tin ở User ID.

Tại tab Máy tính, lưu lại thông tin Terminal ID và Terminal Access key.

Bước 9: Đổi mật khẩu cho các User ID

Vào Đăng ký, chọn OE1006. Cấp mới mật khẩu cho người sử dụng (User ID).

Nhập User ID. Sau đó bấm Cấp Password mới. Khi đó, hệ thống sẽ thông báo cập nhật mật khẩu thành công.

Lưu ý: Một ngày sau khi đổi mật khẩu mới có thể dùng lại tài khoản để đăng nhập vào hệ thống.

Như vậy, qua bài viết này, doanh nghiệp đã nắm được cách thức cài đặt công cụ và đăng ký chữ ký số hải quan điện tử chính xác và nhanh chóng nhất. Hy vọng doanh nghiệp có thể sớm áp dụng triển khai để thực hiện đúng và đủ theo quy định của pháp luật.

Khách hàng có nhu cầu tư vấn miễn phí về chữ ký số MISA eSign xin vui lòng liên hệ hotline 090 488 5833 hoặc đăng ký tại đây:

4. Giải đáp một số thắc mắc thường gặp về chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử

Câu hỏi 1: Khi nào thì doanh nghiệp chưa có chữ ký số phải hoàn thành việc đăng ký sử dụng chữ ký số công cộng trong thủ tục hải quan điện tử? Chữ ký số do đơn vị nào cung cấp thì sẽ được chấp nhận?

Trả lời:

Theo Quyết định số 2341/QĐ-BTC về việc ban hành lộ trình triển khai sử dụng chữ ký số công cộng trong thủ tục hải quan điện tử, Bộ Tài chính đã quy định: từ ngày 01/11/2013, người khai hải quan phải sử dụng chữ ký số đã đăng ký với cơ quan hải quan khi thực hiện thủ tục hải quan điện tử.

Để được Tổng cục Hải quan chấp nhận, doanh nghiệp cần phải sử dụng chữ ký số của các đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép và đã xác nhận hợp chuẩn với cơ quan hải quan. Điển hình như dịch vụ chữ ký số điện tử MISA eSign của Công ty Cổ Phần MISA – Đơn vị 25 năm kinh nghiệm chuyên phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),…

Câu hỏi 2: Đăng ký sử dụng chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử như thế nào?

Trả lời:

Trước khi đăng ký sử dụng chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử, các doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký số của các đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số được cấp phép bởi Bộ Thông tin và Truyền thông.

Sau đó, doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng chữ ký số trên cổng thông tin điện tử Hải quan tại website: https://www.customs.gov.vn/SitePages/DangKyDoanhNghiepSuDungChuKySo.aspx và làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Cắm USB Token vào máy tính đã được cài Java

Bước 2: Đăng nhập

Trên trang đăng ký sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp điền những thông tin được yêu cầu như sau:

– Mã doanh nghiệp: Là mã số thuế của doanh nghiệp

– Số CMT:

Đối với doanh nghiệp trong nước: Là số chứng minh nhân dân hoặc số hộ chiếu thể hiện trên Giấy Chứng nhận ĐKKD của doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài: Là số chứng minh nhân dân hoặc số hộ chiếu của người đại diện pháp luật.

– Nhập dãy số xác nhận.

– Bấm “Xem thông tin”.

Bước 3: Xác nhận thông tin đăng ký

– Bấm “Xem thông tin chứng thư số”.

– Trường hợp xảy ra lỗi: sử dụng một máy tính khác để tiến hành lại từ Bước 1.

– Trường hợp không xảy ra lỗi: hệ thống tự động lấy thông tin và hiển thị lên màn hình, nhập thông tin “Ngày hiệu lực đăng ký” và “Ngày hết hiệu lực đăng ký”, bấm “Đăng ký thông tin” để hoàn thành việc đăng ký.

Câu hỏi 3: Sau khi hoàn tất đăng ký, làm thế nào để biết được chữ ký số đã được chấp nhận hay chưa?

Trả lời:

Trong trường hợp doanh nghiệp muốn kiểm tra xem liệu chữ ký số của mình đã được chấp nhận hay chưa thì cần truy cập vào website https://www.customs.gov.vn/SitePages/DangKyDoanhNghiepSuDungChuKySo.aspx và tiến hành đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký như hướng dẫn phía trên.

– Nếu phía dưới màn hình “Thông tin chứng thư số” có hiển thị bảng như hình dưới có nghĩa là doanh nghiệp đã hoàn thành việc đăng ký chữ ký số.

– Nếu không xuất hiện bảng thì doanh nghiệp tiến hành đăng ký lại chữ ký số.

Câu hỏi 4: Nếu doanh nghiệp thường làm thủ tục hải quan tại Hải Phòng và TP Hồ Chí Minh thì có cần phải đăng ký sử dụng chữ ký số ở cả 2 địa điểm không?

Trả lời:

Chỉ cần doanh nghiệp hoàn tất quá trình đăng ký sử dụng chữ ký số với cơ quan hải quan trên cổng thông tin điện tử hải quan thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng chữ ký số để thực hiện thủ tục hải quan điện tử tại tất cả các Cục Hải quan tỉnh, thành phố.

Câu hỏi 5: Có thể sử dụng chữ ký số dùng cho kê khai – nộp thuế qua mạng để kê khai hải quan điện tử hay không?

Trả lời:

Hoàn toàn có thể. Việc đăng ký sử dụng chữ ký số để kê khai – nộp thuế qua mạng được thực hiện với cơ quan thuế. Để thực hiện thủ tục hải quan điện tử, doanh nghiệp cũng được quyền sử dụng chữ ký số này nhưng phải tiến hành đăng ký với cơ quan hải quan.

Hy vọng bằng việc giải đáp những thắc mắc về chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử, kế toán và doanh nghiệp đã có thêm kiến thức và cơ sở pháp lý để áp dụng chữ ký số một cách hiệu quả và đúng pháp luật.