Hướng dẫn chốt sổ BHXH trên dịch vụ công CHI TIẾT

Chốt sổ BHXH trên dịch vụ công giúp người lao động xác nhận đầy đủ quá trình tham gia bảo hiểm sau khi nghỉ việc. Bài viết dưới đây MISA eSign sẽ hướng dẫn hồ sơ, các bước thực hiện chốt sổ BHXH trên dịch vụ công giúp doanh nghiệp thực hiện trực tuyến, thuận tiện và hạn chế thời gian đi lại… Xem ngay!

1. Trường hợp nào cần chốt sổ bảo hiểm xã hội?

Chốt sổ BHXH (thực chất là xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và trả sổ BHXH cho người lao động) là thủ tục nhằm kết thúc việc đóng BHXH tại đơn vị và ghi nhận đầy đủ quá trình đóng của người lao động trên hệ thống/ hồ sơ BHXH.

Thủ tục này thường phát sinh trong các trường hợp sau:

• Người lao động nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động/hợp đồng làm việc hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.
• Người sử dụng lao động thay đổi địa chỉ, thay đổi nơi quản lý, dẫn đến việc chuyển cơ quan BHXH quản lý và cần xác nhận quá trình đóng với cơ quan BHXH trước khi chuyển.

Việc xác nhận thời gian đóng và trả sổ BHXH là trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt quan hệ lao động, cụ thể:

• Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại sổ BHXH, kèm bản chính giấy tờ khác nếu có giữ của người lao động (Căn cứ khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019).
• Đồng thời, người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH để trả sổ BHXH cho người lao động và xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc (Căn cứ khoản 3 Điều 13 Luật BHXH 2024).

Có thể bạn quan tâm: 

---

• Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu: Quy định & hướng dẫn chi tiết
• Cách đăng ký dịch vụ công bảo hiểm xã hội CHI TIẾT
• Cách tính tiền bảo hiểm xã hội 1 lần online 2026 MIỄN PHÍ

2. Điều kiện chốt sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 và Luật Bảo hiểm xã hội 2024, điều kiện để thực hiện thủ tục này bao gồm:

• Về phía quan hệ lao động

Thủ tục chốt sổ được thực hiện khi phát sinh một trong các điều kiện sau:

• • Chấm dứt hợp đồng lao động/hợp đồng làm việc: Người lao động và người sử dụng lao động hoàn tất việc chấm dứt quan hệ lao động theo đúng quy định của pháp luật (do nghỉ việc, hết hạn hợp đồng, đơn phương chấm dứt hợp đồng đúng pháp luật, hoặc các trường hợp khác theo Điều 34 Bộ luật Lao động 2019).
  • Nghỉ hưu: Người lao động đủ điều kiện về độ tuổi và thời gian đóng BHXH để hưởng chế độ hưu trí.
  • Thay đổi đơn vị quản lý BHXH: Do người sử dụng lao động thay đổi địa điểm trụ sở chính dẫn đến việc phải chuyển đổi cơ quan BHXH quản lý trực tiếp.

• Về phía nghĩa vụ của người sử dụng lao động

Để có đủ điều kiện chốt sổ, đơn vị sử dụng lao động phải đáp ứng các nghĩa vụ sau:

• • Hoàn thành nghĩa vụ đóng BHXH: Người sử dụng lao động phải đóng đầy đủ, đúng hạn các khoản BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cho người lao động tính đến thời điểm chấm dứt hợp đồng.
  • Thực hiện thủ tục xác nhận: Phối hợp với cơ quan BHXH để hoàn tất việc chốt quá trình đóng trên hệ thống quản lý.

3. Cách chốt sổ BHXH trên dịch vụ công chi tiết

Dưới đây là chi tiết các bước trong thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội trên dịch vụ công:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Hồ sơ báo giảm lao động

Trước khi chốt sổ bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần thực hiện báo giảm lao động. Hồ sơ báo giảm lao động theo quy định tại điểm a khoản 2 điều 4 Quyết định 366/QĐ-BHXH gồm:

• • Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN: Mẫu TK3-TS
  • Tờ khai D02-LT về danh sách người lao động đề nghị chốt sổ BHXH, áp dụng đối với trường hợp đơn vị không thực hiện báo giảm lao động bằng hồ sơ điện tử (Tờ khai D02-LT ban hành theo Quyết định số 366/QĐ-BHXH ngày 29/04/2026).
  • Mẫu D02-LT về tình hình sử dụng lao động và danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội đã được cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận.
  • Hồ sơ của đơn vị, người tham gia (nếu có).
• Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH)
• • Tờ khai TK1-TS về việc thay đổi, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, áp dụng khi thông tin của người lao động bị sai như họ và tên, ngày tháng năm sinh hoặc giới tính.
  • Sổ bảo hiểm xã hội bản chính (chưa được chốt in tờ rời hoặc đã chốt nhưng còn thiếu giai đoạn).
  • Các tờ rời của sổ (nếu có, trường hợp người lao động đã tham gia BHXH nhiều lần).
  • Quyết định hoặc thông báo chấm dứt hợp đồng lao động.

Bước 2: Báo giảm lao động trên Cổng dịch vụ công

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan BHXH, gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc thực hiện Báo giảm lao động trên dịch vụ công BHXH theo các bước hướng dẫn dưới đây:

• Doanh nghiệp đăng nhập Cổng giao dịch điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam bằng tài khoản đã đăng ký, gồm mã đơn vị và tài khoản hoặc mã định danh đăng nhập.

• Điền thông tin đăng nhập gồm Mã số BHXH/Số ĐDCN/CCCD và mật khẩu kèm mã kiểm tra hoặc có thể đăng nhập qua Dịch vụ công quốc gia và tài khoản định danh điện tử.

• Sau khi đăng nhập, chọn “Dịch vụ công trực tuyến”.

• Tại hệ thống, doanh nghiệp lập hồ sơ báo giảm lao động đối với người lao động đã chấm dứt hợp đồng, kê khai đầy đủ thời điểm nghỉ việc và tháng báo giảm.

• Chọn kỳ kê khai, bấm “Xác nhận”

• Chọn danh sách lao động nghỉ cần báo giảm.

• Bấm chọn “Giảm lao động” và sau đó nhấn “Áp dụng”.

• Tại màn hình hiển thị báo cáo tình hình sử dụng lao động và tham gia BHXH, BHYT, BHTN chọn “GH – Giảm hẳn”.

• Bấm chọn thời gian theo loại và hiệu lực hợp đồng lao động

• Kiểm tra thời điểm đơn vị kết thúc đóng BHXH (tháng/năm)

• Chọn “Lưu”, sau khi lưu thông tin chọn “Kê khai”.

• Trường hợp các thông tin chính xác, hệ thống hiển thị thông báo xác nhận hồ sơ “Gửi chứng từ thành công”, người dùng chọn “Xác nhận”.

Bước 3: Thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH

Sau khi hồ sơ báo giảm được cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết, doanh nghiệp thực hiện thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động trên Cổng giao dịch điện tử.

Doanh nghiệp có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH để hoàn tất việc xác nhận quá trình đóng và trả lại sổ BHXH cùng các giấy tờ liên quan cho người lao động theo quy định pháp luật.

Lưu ý: Thời điểm báo giảm và chốt sổ phải phù hợp với ngày chấm dứt hợp đồng lao động được ghi nhận trong quyết định hoặc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.

Để hoàn tất quy trình báo giảm lao động và chốt sổ BHXH trên Dịch vụ công, hồ sơ điện tử của doanh nghiệp phải được ký xác thực bởi người có thẩm quyền trước khi nộp. Trong trường hợp này, MISA eSign là công cụ hỗ trợ ký số trên nền tảng điện tử, góp phần rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và nâng cao tính thuận tiện, minh bạch trong quá trình thực hiện thủ tục.

→ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ VỀ PHẦN MỀM CHỮ KÝ SỐ MISA ESIGN ←

4. Hướng dẫn tra cứu kết quả chốt sổ bảo hiểm xã hội

Trường hợp người lao động đã nghỉ việc, công ty cũ đã thực hiện thủ tục xác nhận quá trình đóng nhưng không biết sổ BHXH đã được chốt hay chưa, người lao động có thể kiểm tra theo 03 cách sau:

Cách 1: Kiểm tra trên tờ rời sổ BHXH

Nếu quá trình đóng BHXH đã được xác nhận, trên tờ rời sổ BHXH thường thể hiện dòng:

“Tổng thời gian tham gia BHXH là … năm … tháng.”

Người lao động kiểm tra thời gian đóng được ghi nhận đến tháng cuối cùng làm việc tại công ty. Trường hợp thời gian đóng chưa được cập nhật đầy đủ, cần liên hệ với công ty hoặc cơ quan BHXH để được kiểm tra, xác nhận.

Cách 2: Tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam

Người lao động thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam, chọn “Tra cứu trực tuyến”, sau đó chọn chức năng “Tra cứu quá trình tham gia BHXH”.

• Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin theo yêu cầu, gồm:

• • Tỉnh hoặc cơ quan BHXH nơi người lao động tham gia;
  • Khoảng thời gian cần tra cứu;
  • Số căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân;
  • Họ và tên;
  • Mã số BHXH;
  • Số điện thoại đã đăng ký với cơ quan BHXH để nhận mã OTP.

• Bước 3: Tích chọn ô “Tôi không phải người máy”, sau đó chọn “Lấy mã OTP”.
• Bước 4: Nhập mã OTP được gửi về số điện thoại đã đăng ký và chọn “Tra cứu”. Mã OTP phải được nhập trong thời hạn 240 giây kể từ thời điểm nhận được tin nhắn.

Kết quả tra cứu sẽ thể hiện quá trình tham gia BHXH của người lao động. Nếu dữ liệu đã được cập nhật đến tháng cuối cùng làm việc, có thể xác định quá trình đóng tại đơn vị cũ đã được cơ quan BHXH ghi nhận.

Cách 3: Tra cứu trên ứng dụng VssID

Người lao động có thể kiểm tra quá trình tham gia BHXH trên ứng dụng VssID theo các bước:

• Bước 1: Đăng nhập ứng dụng VssID bằng mã số BHXH và mật khẩu.

• Bước 2: Chọn mục “Quản lý cá nhân”, sau đó chọn “Quá trình tham gia”.

• Bước 3: Kiểm tra dữ liệu đóng BHXH theo từng tháng, đặc biệt là thời gian tham gia tại công ty cũ.

Nếu quá trình tham gia đã được cập nhật đầy đủ đến tháng cuối cùng trước khi nghỉ việc, người lao động có cơ sở xác định quá trình đóng BHXH tại công ty cũ đã được xác nhận trên hệ thống.

Việc cập nhật trên Cổng thông tin điện tử hoặc ứng dụng VssID có thể chậm hơn thời điểm doanh nghiệp nộp hồ sơ. Vì vậy, nếu thông tin chưa đầy đủ, người lao động nên liên hệ với người sử dụng lao động hoặc cơ quan BHXH quản lý để được kiểm tra chính xác.

5. Giải đáp vướng mắc về chốt sổ BHXH

Người lao động có được tự mình chốt sổ bảo hiểm xã hội không?

Người lao động không được tự mình chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) trong điều kiện bình thường. Trách nhiệm xác nhận thời gian đóng và chốt sổ thuộc về người sử dụng lao động (công ty) khi chấm dứt hợp đồng lao động (căn cứ theo khoản 3 Điều 48 Bộ Luật lao động 2019). Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp trong quá trình phá sản, giải thể, ngừng giao dịch, không tồn tại hoặc chủ bỏ trốn còn nợ tiền BHXH, BHYT, BHTN thì người lao động có thể tự đề nghị chốt sổ BHXH.

Trường hợp bị mất sổ bảo hiểm xã hội, người lao động có thể thực hiện thủ tục chốt sổ không?

Có. Việc mất sổ BHXH không làm mất quá trình tham gia, đóng BHXH và không phải là căn cứ để từ chối xác nhận quá trình đóng. Doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH để báo giảm, xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động

Chưa chốt sổ bảo hiểm xã hội, người lao động có được hưởng bảo hiểm xã hội một lần không?

Mặc dù quyền hưởng BHXH một lần dựa trên thời gian thực tế đã đóng, nhưng việc chốt sổ BHXH là điều kiện bắt buộc để hoàn tất thủ tục giải quyết chế độ. Nếu chưa thực hiện chốt sổ, cơ quan BHXH sẽ không có cơ sở pháp lý để xác nhận chính xác tổng thời gian tham gia, từ đó không thể tính toán mức hưởng theo quy định. Do đó, để được giải quyết quyền lợi, người lao động cần yêu cầu người sử dụng lao động hoàn tất thủ tục xác nhận quá trình đóng và trả sổ BHXH theo đúng trách nhiệm tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019.