Không ký được chữ ký số BHXH – Nguyên nhân & cách khắc phục

Không ký được chữ ký số BHXH có thể khiến doanh nghiệp gián đoạn việc kê khai và nộp hồ sơ điện tử. Tình trạng này thường xuất phát từ lỗi USB Token, ứng dụng ký số, thông tin đăng ký hoặc phần mềm kê khai. Bài viết dưới đây MISA eSign sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện nguyên nhân và lựa chọn cách khắc phục phù hợp.

1. Nguyên nhân không ký được chữ ký số BHXH

Việc không ký được chữ ký số khi thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan BHXH có thể xuất phát từ một hoặc nhiều nguyên nhân sau:

• Chưa đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH

Trước khi thực hiện các giao dịch điện tử, đơn vị, doanh nghiệp phải đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH. Trường hợp chữ ký số chưa được đăng ký hoặc chưa được cập nhật trên hệ thống, người dùng sẽ không thể thực hiện ký và gửi hồ sơ BHXH.

• Chữ ký số hết hạn, bị thu hồi hoặc bị khóa

Chữ ký số có thời hạn sử dụng nhất định. Khi chữ ký số hết hạn, bị nhà cung cấp thu hồi hoặc bị khóa do nhập sai mã PIN nhiều lần, hệ thống sẽ không thể xác thực chữ ký. Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp không ký được hồ sơ BHXH.

• USB Token chưa được cắm, bị lỗi hoặc bị hỏng

USB Token phải được kết nối với máy tính trong quá trình ký số. Nếu USB Token chưa được cắm đúng cách, máy tính không nhận thiết bị hoặc thiết bị bị hỏng do va đập, dính nước, lỗi phần cứng, người dùng sẽ không thể thực hiện ký số.

• Máy tính chưa cài đặt ứng dụng nền ký số

Ứng dụng nền ký số của nhà cung cấp là thành phần cần thiết để kết nối USB Token với phần mềm hoặc cổng giao dịch điện tử BHXH. Nếu máy tính chưa cài đặt, cài đặt không đầy đủ hoặc ứng dụng đang bị tắt, hệ thống có thể không nhận diện được chữ ký số.

• Thông tin chữ ký số không khớp với thông tin đã đăng ký

Thông tin trên chữ ký số, như tên đơn vị, mã số thuế, số serial hoặc thông tin người đại diện, phải thống nhất với thông tin đã đăng ký trên hệ thống BHXH. Nếu có sự sai lệch hoặc thông tin chưa được cập nhật, chữ ký số có thể bị hệ thống từ chối.

• Phần mềm kê khai BHXH không nhận chữ ký số

Phần mềm kê khai BHXH hoặc phần mềm kê khai BHXH điện tử có thể không nhận chữ ký số do lỗi kết nối, phiên bản phần mềm đã cũ, chưa cài đúng driver hoặc ứng dụng nền ký số không tương thích. Ngoài ra, việc sử dụng hệ điều hành, trình duyệt hoặc thiết bị không được hỗ trợ cũng có thể làm gián đoạn quá trình ký.

• Chữ ký số không tương thích với hệ thống BHXH

Một số chữ ký số có thể chưa được hỗ trợ hoặc không tương thích với cổng giao dịch điện tử, hệ điều hành, trình duyệt hoặc phần mềm đang sử dụng. Trong trường hợp này, người dùng cần kiểm tra danh sách nhà cung cấp được hỗ trợ và cập nhật các thành phần liên quan.

Như vậy, có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng không ký được chữ ký số BHXH. Người dùng cần kiểm tra lần lượt tình trạng đăng ký, thời hạn, thiết bị, phần mềm và thông tin chứng thư số để xác định đúng nguyên nhân và lựa chọn biện pháp khắc phục phù hợp.

Có thể bạn quan tâm: 

---

• Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu: Quy định & hướng dẫn chi tiết
• Cách đăng ký dịch vụ công bảo hiểm xã hội CHI TIẾT
• Hướng dẫn chốt sổ BHXH trên dịch vụ công CHI TIẾT

2. Cách khắc phục khi gặp lỗi không ký được chữ ký số BHXH

Khi không ký được chữ ký số BHXH, người dùng cần xác định đúng nguyên nhân để áp dụng biện pháp xử lý phù hợp. Có thể thực hiện lần lượt các bước sau:

• Bước 1: Kiểm tra ứng dụng nền ký số

Nếu lần đầu sử dụng chữ ký số để giao dịch với cơ quan BHXH, cần kiểm tra máy tính đã cài đặt ứng dụng nền ký số và driver của USB Token hay chưa.

Trường hợp chưa cài đặt hoặc ứng dụng hoạt động không ổn định, người dùng cần:

• • Tải và cài đặt ứng dụng ký số từ website chính thức của nhà cung cấp
  • Cập nhật ứng dụng lên phiên bản mới nhất
  • Khởi động lại máy tính sau khi cài đặt
  • Liên hệ nhà cung cấp chữ ký số nếu không thể tự cài đặt.

• Bước 2: Kiểm tra USB Token và mã PIN

Người dùng cần bảo đảm USB Token đã được cắm đúng cổng USB và máy tính đã nhận diện thiết bị hoặc có thể thử tháo USB Token, cắm lại/sử dụng cổng USB khác.

Đồng thời, cần kiểm tra:

• • USB Token có sáng đèn hoặc được máy tính nhận diện hay không;
  • Thiết bị có bị hỏng, va đập hoặc dính nước hay không;
  • Mã PIN nhập vào có chính xác hay không;
  • USB Token có bị khóa do nhập sai mã PIN nhiều lần hay không.
  • Nếu USB Token bị hỏng hoặc bị khóa, người dùng cần liên hệ nhà cung cấp để được kiểm tra và hỗ trợ xử lý.

• Bước 3: Kiểm tra thông tin trên chữ ký số

Thông tin trên chứng thư số cần thống nhất với thông tin đã đăng ký trên hệ thống BHXH, bao gồm:

• Tên đơn vị;
• Mã số thuế;
• Số serial của chứng thư số;
• Thông tin người đại diện hoặc chủ thể sử dụng chữ ký số.

Nếu thông tin không khớp hoặc chữ ký số mới chưa được cập nhật, người dùng cần thực hiện đăng ký, thay đổi hoặc cập nhật chữ ký số trên hệ thống BHXH theo quy định. Trường hợp cần thiết, có thể liên hệ cơ quan BHXH hoặc nhà cung cấp chữ ký số để được hướng dẫn.

• Bước 4: Kiểm tra khả năng tương thích của hệ thống

Chữ ký số có thể không hoạt động nếu không tương thích với hệ điều hành, trình duyệt, phần mềm kê khai hoặc cổng giao dịch BHXH đang sử dụng.

Người dùng nên thực hiện các biện pháp sau:

• • Cập nhật phần mềm kê khai BHXH lên phiên bản mới nhất;
  • Sử dụng trình duyệt được hệ thống hỗ trợ;
  • Cài đặt lại driver và ứng dụng nền ký số;
  • Kiểm tra quyền truy cập của trình duyệt và phần mềm;
  • Tắt, mở lại trình duyệt hoặc khởi động lại máy tính.

• Bước 5: Kiểm tra thời hạn của chữ ký số

Chữ ký số hết hạn sẽ không thể dùng để xác thực và ký hồ sơ BHXH. Người dùng cần kiểm tra thời hạn chứng thư số thông qua phần mềm quản lý USB Token hoặc liên hệ nhà cung cấp.

Nếu chữ ký số đã hết hạn, cần thực hiện gia hạn chữ ký số và cập nhật thông tin chữ ký số mới trên hệ thống BHXH trước khi tiếp tục giao dịch.

• Bước 6: Kiểm tra việc đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH

Trường hợp chữ ký số chưa được đăng ký hoặc chưa được cập nhật với cơ quan BHXH, hệ thống có thể từ chối hồ sơ dù USB Token vẫn hoạt động bình thường.

Do đó, người dùng cần kiểm tra trạng thái đăng ký chữ ký số của đơn vị. Nếu chưa đăng ký hoặc thông tin chưa được cập nhật, cần thực hiện đăng ký lại theo hướng dẫn của cơ quan BHXH hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ kê khai điện tử.

• Bước 7: Liên hệ nhà cung cấp chữ ký số

Nếu đã thực hiện các bước trên nhưng vẫn không ký được, người dùng cần cung cấp thông tin lỗi, ảnh chụp màn hình và mã số thuế của đơn vị cho nhà cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ.

Khi USB Token hoặc chứng thư số bị lỗi nghiêm trọng, nhà cung cấp có thể thực hiện mở khóa, cấp lại chứng thư số hoặc thay thế USB Token theo chính sách dịch vụ.

Trường hợp không ký được chữ ký số BHXH thường gây gián đoạn quá trình kê khai, nộp hồ sơ và thực hiện thủ tục điện tử của doanh nghiệp. Để hạn chế lỗi do thiết bị, trình điều khiển hoặc ứng dụng ký số, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng phần mềm chữ ký số MISA eSign, góp phần đơn giản hóa quy trình ký và nâng cao tính ổn định khi thực hiện giao dịch điện tử.

→ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ VỀ PHẦN MỀM CHỮ KÝ SỐ MISA ESIGN ←

3. Lưu ý để tránh xảy ra lỗi chữ ký số BHXH

Để bảo đảm việc kê khai, nộp hồ sơ và giao dịch điện tử với cơ quan BHXH được thực hiện liên tục, đúng quy trình, doanh nghiệp cần chủ động áp dụng các biện pháp phòng ngừa sau:

• Kiểm tra định kỳ hiệu lực chứng thư số và gia hạn đúng thời hạn

• • Doanh nghiệp cần theo dõi thời hạn chứng thư số, thực hiện gia hạn trước khi hết hạn để tránh tình trạng hệ thống không chấp nhận chữ ký số.
  • Đồng thời, sau khi gia hạn/thay đổi chứng thư số, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin chứng thư số theo quy định nội bộ của ngành BHXH, nhằm bảo đảm dữ liệu chữ ký số được nhận diện thống nhất trong quá trình giao dịch điện tử theo Quyết định 1166/QĐ-BHXH ngày 22/9/2020 (ban hành Quy chế cung cấp, quản lý và sử dụng chứng thư số trong ngành BHXH).
• Bảo mật mã PIN và khóa bí mật, kiểm soát người được quyền ký

• • Doanh nghiệp phải tổ chức quản lý chặt chẽ mã PIN, USB Token, thông tin chứng thư số, và phân quyền rõ người được sử dụng chữ ký số.
  • Việc bảo mật khóa bí mật là nghĩa vụ quan trọng; nếu để lộ, bị chiếm quyền ký hoặc phát sinh giao dịch trái thẩm quyền, doanh nghiệp có thể phải tự chịu rủi ro pháp lý theo quy định về chữ ký số tại Nghị định 23/2025/NĐ-CP.
• Duy trì môi trường kỹ thuật đáp ứng yêu cầu ký số

Doanh nghiệp cần phòng ngừa lỗi kỹ thuật bằng cách:

• • Cài đặt và cập nhật đầy đủ ứng dụng nền ký số/driver của nhà cung cấp chữ ký số.
  • Kiểm tra định kỳ USB Token (cổng USB, nhận thiết bị, tình trạng phần cứng).
  • Chuẩn hóa máy tính ký số (trình duyệt, quyền chạy ứng dụng, cập nhật hệ điều hành), hạn chế sử dụng máy tính có cài đặt xung đột hoặc phần mềm không rõ nguồn gốc.
• Sử dụng phần mềm kê khai và kênh giao dịch phù hợp để giảm lỗi

• • Doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm/hệ thống hỗ trợ kê khai BHXH và thực hiện giao dịch đúng quy trình nghiệp vụ theo các quy định quản lý thu và hồ sơ của ngành BHXH.
  • Việc áp dụng giải pháp kết nối, hỗ trợ quy trình thu, quản lý hồ sơ theo các quy định hiện hành (trong đó có nội dung được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định 948/QĐ-BHXH ngày 05/6/2023) giúp giảm sai sót thao tác và rủi ro lỗi hệ thống khi thực hiện nghiệp vụ.
• Đào tạo nhân sự và chuẩn hóa quy trình nội bộ về ký số

Doanh nghiệp nên tổ chức hướng dẫn định kỳ cho nhân sự phụ trách về:

• • Trình tự ký, nộp hồ sơ;
  • Xử lý lỗi thường gặp (khóa Token, sai PIN, sai chứng thư số, lỗi ứng dụng nền);
  • Quy trình “hai lớp kiểm soát”: người lập hồ sơ và người ký kiểm tra lại thông tin trước khi ký.

Việc đào tạo giúp hạn chế lỗi do thao tác, đồng thời bảo đảm tính liên tục của nghĩa vụ tham gia, đóng và kê khai BHXH theo khung pháp luật hiện hành (trong đó có Luật BHXH và các văn bản hướng dẫn).

• Theo dõi cập nhật từ cơ quan BHXH và văn bản pháp luật mới

• • Doanh nghiệp cần theo dõi thường xuyên thông báo, hướng dẫn nghiệp vụ và yêu cầu kỹ thuật từ BHXH Việt Nam để kịp thời cập nhật phần mềm, quy trình, biểu mẫu.
  • Các quy định hướng dẫn thi hành Luật BHXH có thể tác động đến quy trình giao dịch, do đó cần rà soát định kỳ các văn bản liên quan, ví dụ Nghị định 158/2025/NĐ-CP.

4. Giải đáp vướng mắc về lỗi không ký được chữ ký số BHXH

Tại sao hệ thống báo lỗi “không tìm thấy chữ ký số”?

Hệ thống báo lỗi “không tìm thấy chữ ký số” thường phát sinh khi USB Token chưa được kết nối đúng cách, chưa cài đặt ứng dụng nền ký số hoặc trình duyệt chưa cài đặt, kích hoạt tiện ích “chrome-token-signing”. Theo Quyết định số 838/QĐ-BHXH, người dùng cần sử dụng trình duyệt Chrome và bật tiện ích hỗ trợ này. Ngoài ra, doanh nghiệp cần kiểm tra driver của USB Token và bảo đảm hệ điều hành đáp ứng yêu cầu tương thích của hệ thống.

Khi ký hồ sơ BHXH báo lỗi ”Thông tin chữ ký số của đơn vị không đúng với thông tin chữ ký số đã đăng ký” xử lý như thế nào?

Khi thực hiện ký số trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan Bảo hiểm xã hội, hệ thống có thể hiển thị thông báo: “Thông tin chữ ký số của đơn vị không đúng với thông tin đã đăng ký”. Trong trường hợp này người dùng đang sử dụng Chữ ký số (CKS) USB Token có thể chuyển đổi sang chữ ký số từ xa để thực hiện kê khai các thủ tục của BHXH điện tử. Dưới đây là chi tiết các bước hướng dẫn:

• Bước 1: Tại mục Thông tin tài khoản, nhấn biểu tượng mũi tên và chọn Thay đổi thông tin.

• Bước 2: Tại màn hình Thay đổi, bổ sung thông tin, kiểm tra các thông tin hiển thị, sau đó:

• • Tích chọn Xác nhận thay đổi thông tin
  • Nhấn Đăng ký thay đổi thông tin.

• Bước 3: Do máy tính không kết nối USB Token, hệ thống sẽ hiển thị thông báo chuyển sang hình thức ký số từ xa. Nhấn Có để xác nhận.

• Bước 4: Chọn Tổ chức cung cấp dịch vụ CA, nhập thông tin tài khoản chữ ký số từ xa và nhấn Đồng ý.

• Bước 5: Lựa chọn chứng thư số (CTS) phù hợp, tích chọn chứng thư số cần sử dụng và nhấn Đồng ý.

• Bước 6: Hệ thống BHXH sẽ gửi yêu cầu xác nhận ký đến thiết bị xác thực chữ ký số từ xa MISA eSign. Người dùng mở ứng dụng MISA eSign để thực hiện xác thực.

Sau khi xác nhận thành công, thông tin chữ ký số sẽ được thay đổi theo yêu cầu.

Lưu ý: Người dùng đang sử dụng chữ ký số USB Token và muốn chuyển sang chữ ký số từ xa phải tháo USB Token khỏi máy tính trong suốt quá trình thực hiện.

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc khắc phục triệt để tình trạng không ký được chữ ký số BHXH là yêu cầu cấp thiết để đảm bảo tính tuân thủ và sự vận hành thông suốt của bộ máy kế toán – hành chính. Thay vì tiêu tốn nguồn lực vào việc xử lý các lỗi kỹ thuật phức tạp liên quan đến driver, thiết bị phần cứng hay sự tương thích giữa các phần mềm, doanh nghiệp nên hướng tới việc chuẩn hóa hạ tầng ký số bằng các công nghệ tiên tiến.

Trong đó, MISA eSign được xem là giải pháp ký số điện tử chuyên nghiệp, được thiết kế để tương thích tối ưu với các hệ thống kê khai BHXH hiện hành. Việc áp dụng MISA eSign không chỉ giúp doanh nghiệp đơn giản hóa thao tác ký số, giảm thiểu sai sót do lỗi thiết bị, mà còn đảm bảo tính pháp lý và độ bảo mật cao, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về giao dịch điện tử trong môi trường quản lý nhà nước.