Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay & cách chọn chuẩn

Các loại chữ ký số hiện được phân loại theo phạm vi sử dụng, phương thức lưu trữ và đối tượng sử dụng. Mỗi loại có đặc điểm, ưu điểm và phạm vi áp dụng riêng, phù hợp với từng nhu cầu giao dịch điện tử. Bài viết dưới đây, MISA eSign sẽ giúp bạn phân biệt và lựa chọn loại chữ ký số phù hợp.

1. Phân loại theo phạm vi sử dụng

Căn cứ theo điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký điện tử được phân loại theo phạm vi sử dụng bao gồm 03 loại: chữ ký điện tử chuyên dùng, chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng công vụ.

1.1. Chữ ký điện tử chuyên dùng

Chữ ký điện tử chuyên dùng là chữ ký điện tử do cơ quan, tổ chức tạo lập và sử dụng riêng cho hoạt động của chính cơ quan, tổ chức đó, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ.

• Ưu điểm:

• • Phù hợp nhu cầu nội bộ, dễ thiết kế theo quy trình, hệ thống nghiệp vụ của cơ quan, tổ chức.
  • Linh hoạt về cơ chế kiểm tra hiệu lực, có thể kiểm tra theo điều kiện do các bên tham gia thỏa thuận.
  • Đáp ứng yêu cầu cơ bản về: xác định chủ thể ký, thể hiện sự chấp thuận, và gắn chặt dữ liệu tạo chữ ký với nội dung thông điệp dữ liệu.

• Nhược điểm:

• • Phạm vi thừa nhận thường giới hạn trong nội bộ hoặc trong nhóm các bên có thỏa thuận, nên tính phổ quát thấp khi giao dịch rộng rãi.
  • Cơ chế xác thực, vận hành phụ thuộc mô hình nội bộ, có thể phát sinh khó khăn khi cần liên thông, tích hợp với hệ thống bên ngoài.
• Đối tượng phù hợp:

• • Cơ quan, tổ chức có nhu cầu ký số hóa trong nội bộ (quy trình quản trị, điều hành, phê duyệt nội bộ).
  • Nhóm chủ thể có quan hệ thường xuyên và có thể thiết lập thỏa thuận về điều kiện kiểm tra, công nhận hiệu lực chữ ký.

1.2. Chữ ký số công cộng

Chữ ký số công cộng là chữ ký số được sử dụng trong hoạt động công cộng và được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số công cộng.

• Ưu điểm:

• • Có cơ sở bảo đảm bằng chứng thư chữ ký số công cộng, thuận lợi cho việc xác thực và kiểm tra hiệu lực.
  • Tính phổ biến cao, phù hợp các giao dịch điện tử với nhiều chủ thể khác nhau.
  • Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của chữ ký số, gồm: xác nhận chủ thể ký, kiểm soát dữ liệu tạo chữ ký, gắn với nội dung thông điệp dữ liệu và phát hiện được thay đổi của thông điệp dữ liệu sau khi ký.

• Nhược điểm:

• • Phải phụ thuộc vào tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng và quy trình cấp, quản lý chứng thư.
  • Phát sinh chi phí và yêu cầu tuân thủ về thiết bị, phương tiện tạo chữ ký số nhằm bảo mật dữ liệu tạo chữ ký.

• Đối tượng phù hợp:

• • Cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức thực hiện giao dịch điện tử phổ biến, đa lĩnh vực (thương mại, tài chính, lao động, hành chính, dịch vụ…).
  • Trường hợp cần chữ ký có khả năng được kiểm tra và thừa nhận rộng rãi giữa các bên không có quan hệ nội bộ.

1.3. Chữ ký số chuyên dùng công vụ

Chữ ký số chuyên dùng công vụ là chữ ký số được sử dụng trong hoạt động công vụ và được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ.

• Ưu điểm:

• • Phù hợp đặc thù hoạt động công vụ, phục vụ ban hành, trao đổi, xử lý văn bản điện tử trong khu vực cơ quan nhà nước.
  • Có cơ chế bảo đảm bằng chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của chữ ký số, gồm khả năng phát hiện mọi thay đổi đối với thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký.
  • Tăng cường tính chuẩn hóa và an toàn trong xử lý hồ sơ, văn bản công vụ.
• Nhược điểm:

• • Giới hạn mục đích sử dụng trong phạm vi hoạt động công vụ, không phải lúc nào cũng phù hợp cho giao dịch dân sự, thương mại ngoài phạm vi công vụ.
  • Phụ thuộc vào tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ và quy trình quản lý tương ứng.
• Đối tượng phù hợp:

• • Cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền, cán bộ, công chức, viên chức thực hiện ký số trong xử lý công vụ.
  • Hệ thống quản lý văn bản, điều hành và giải quyết thủ tục hành chính có yêu cầu sử dụng chữ ký số công vụ.

2. Phân loại theo phương thức lưu trữ/thiết bị

Việc phân loại dưới đây chủ yếu dựa trên phương thức lưu trữ khóa bí mật, chứng thư số và cách thức tạo chữ ký số. Đây là cách phân loại theo đặc điểm kỹ thuật, không phải là phân loại chữ ký điện tử theo phạm vi sử dụng quy định tại Luật Giao dịch điện tử.

2.1. Chữ ký số USB token

Chữ ký số USB Token là loại chữ ký số trong đó khóa bí mật và chứng thư số được lưu trữ trong thiết bị phần cứng dạng USB. Khi thực hiện ký, người dùng phải kết nối USB Token với máy tính và xác thực bằng mã PIN. Theo quy chuẩn kỹ thuật, đây là mô hình lưu khóa bí mật bằng thiết bị phần cứng do thuê bao trực tiếp sở hữu và kiểm soát.

• Đặc điểm 

Đặc điểm của dòng chữ ký số này là sử dụng một thiết bị phần cứng (USB token) để lưu trữ khóa bí mật giúp tạo lập chữ ký số. Để làm được điều này, người dùng cần phải kết nối USB token với máy tính thì thao tác mới có thể được thực hiện. Chính đặc điểm ấy khiến cho loại chữ ký số này xuất hiện nhiều bất cập không tránh khỏi. Chẳng hạn như USB token dễ thất lạc hoặc xảy ra sự cố khi kết nối với máy tính, chưa đáp ứng được nhu cầu sử dụng nhiều người trên 1 token và không thể kiểm soát lịch sử ký số.

Bên cạnh đó, trường hợp để phục vụ cho hoạt động ký số từ xa của các bộ phận: Kế toán, nhân sự, giám đốc,… thì loại hình chữ ký số USB Token lại là một bài toán khó khăn cho doanh nghiệp.

• Ưu điểm

Ưu điểm của chữ ký số USB Token bao gồm những lợi ích vượt trội sau:

• • Tính an toàn, bảo mật thông tin cao
  • Rút gọn quy trình, thủ tục rườm rà khi xin chữ ký thường, tiết kiệm thời gian
  • Tiết kiệm chi phí giấy tờ, đi lại, công văn xác nhận chữ ký
  • Có ý nghĩa pháp lý được công nhận
  • Nguồn gốc văn bản được xác nhận
• Nhược điểm 

• • Phải có USB Token và máy tính có cổng kết nối phù hợp mới có thể thực hiện ký.
  • Tính linh hoạt thấp, không thuận tiện khi người ký thường xuyên di chuyển hoặc làm việc từ xa.
  • Có nguy cơ bị mất, hỏng thiết bị hoặc quên mã PIN.
  • Khó phân quyền cho nhiều người dùng và không phù hợp với nhu cầu ký số hàng loạt.
• Đối tượng phù hợp

• • Cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ, vừa.
  • Đơn vị có nhu cầu ký số với tần suất vừa phải, chủ yếu thực hiện trên máy tính.
  • Doanh nghiệp cần giải pháp có chi phí hợp lý và dễ triển khai.

Hướng dẫn Ký file PDF bằng Chữ ký số MISA eSign 

Hướng dẫn Ký file PDF bằng Chữ ký số MISA eSign trên máy tính Window

Hướng dẫn ký file PDF bằng chữ ký số MISA eSign trên hệ điều hành MAC OS

2.2. Chữ ký số Smartcard

Chữ ký số Smart Card là loại chữ ký số trong đó khóa bí mật và chứng thư số được lưu trữ trên thẻ thông minh có chip bảo mật. Thẻ có thể được sử dụng thông qua đầu đọc thẻ hoặc được tích hợp trên SIM có chức năng mật mã, tùy theo giải pháp của nhà cung cấp.

 

• Đặc điểm 

Có hai đặc điểm nổi bật của chữ ký số SmartCard so với các loại chữ ký khác, liên quan đến tích hợp thẻ SIM và thiết bị sử dụng:

• • Chữ ký số SmartCard được tích hợp trên sim điện thoại di động, do các nhà mạng nghiên cứu và phát triển
  • Việc sử dụng chữ ký số này có thể tiến hành ngay trên thiết bị di động cá nhân mà không phụ thuộc vào Internet.
• Ưu điểm của chữ ký số SmartCard

• • Thiết kế nhỏ gọn, dễ bảo quản và có độ bền cao.
  • Khóa bí mật được bảo vệ trực tiếp trên chip, hạn chế nguy cơ sao chép.
  • Có thể hỗ trợ ký số trên thiết bị di động nếu được tích hợp trên SIM hoặc nền tảng tương ứng.
  • Chi phí thấp: Chi phí sử dụng của Chữ ký số SmartCard khá thấp so với các loại còn lại.
• Nhược điểm của chữ ký số SmartCard

• • Có thể phải sử dụng thêm đầu đọc thẻ, phần mềm hoặc thiết bị tương thích.
  • Người dùng phụ thuộc vào nhà mạng, loại SIM và vùng phủ sóng.
  • Khả năng tương thích với phần mềm, hệ điều hành và thiết bị có thể bị giới hạn.
  • Không phù hợp với nhu cầu ký số tự động hoặc ký số số lượng lớn.

• Đối tượng phù hợp:

• • Cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp có nhu cầu ký số trên thiết bị di động.
  • Đơn vị có tần suất ký thấp hoặc vừa phải.
  • Người dùng ưu tiên thiết bị nhỏ gọn và có thể chấp nhận sự phụ thuộc vào thẻ, SIM hoặc đầu đọc thẻ.

2.3. Chữ ký số HSM

Để có thể hiểu rõ khái niệm và bản chất của chữ ký số HSM, trước tiên chúng ta sẽ cần làm rõ HSM là gì.

HSM (Hardware Security Module) là một thiết bị vật lý được dùng để bảo vệ và quản lý các cặp khóa chứng thư số cho các ứng dụng có tính xác thực mạnh và xử lý mật mã. Về hình thức, HSM được sản xuất dưới dạng một card PCI cắm vào máy tính hoặc là một thiết bị phần cứng độc lập có kết nối internet.

Theo đó, chữ ký số HSM là giải pháp sử dụng thiết bị bảo mật phần cứng chuyên dụng, có chức năng tạo, lưu trữ, quản lý và bảo vệ khóa mật mã. HSM thường được tích hợp với máy chủ hoặc hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp để thực hiện ký số tập trung, tự động và với số lượng lớn.

• Đặc điểm của chữ ký số HSM

Là một trong những loại chữ ký số được sử dụng khá phổ biến, chữ ký số HSM mang những đặc điểm sau:

• • Khả năng xác thực danh tính: Chữ ký số HSM sử dụng thiết bị phần cứng HSM để tạo ra và bảo vệ cặp khóa (gồm khóa bí mật và khóa công khai). Thông qua chữ ký số HSM có thể xác thực danh tính chủ nhân của chữ ký.
  • Đảm bảo tính toàn vẹn cho văn bản, hợp đồng, tài liệu đã ký trên môi trường điện tử
  • Bên cạnh đó, khác với chữ ký số USB Token chỉ hỗ trợ một người ký tại 1 thời điểm, chữ ký số HSM có thể linh hoạt phân quyền và ký số nhiều cùng lúc một cách nhanh chóng, dễ dàng.
  • Không cần luôn mang theo thiết bị HSM bên người, chữ ký số HSM có thể hỗ trợ ký số trực tuyến thông qua tài khoản online kết nối mà nó tạo ra.
  • Chữ ký số HSM được cấu tạo bởi module bảo mật phần cứng đạt chuẩn FIPS 140-2, cho khả năng thực hiện ký số lên đến 1200 lượt ký/ giây. Đây là lý do giúp HSM có thể đáp ứng các tác vụ ký số nhiều, nhanh (ký tự động).

• Ưu điểm:

• • Mức độ bảo mật cao, khóa bí mật được bảo vệ trong thiết bị chuyên dụng và thường không thể xuất ra ngoài.
  • Tốc độ ký nhanh, có thể đáp ứng nhu cầu ký số tự động và ký số hàng loạt.
  • Cho phép quản lý tập trung, phân quyền người dùng và tích hợp với phần mềm, hệ thống nghiệp vụ.
  • Phù hợp với các hệ thống có yêu cầu cao về tính sẵn sàng, hiệu năng và kiểm soát giao dịch.
• Nhược điểm:

• • Chi phí đầu tư, triển khai và vận hành cao.
  • Yêu cầu hạ tầng công nghệ thông tin, nhân sự kỹ thuật và quy trình quản trị phù hợp.
  • Việc cấu hình, bảo trì và kiểm soát hệ thống phức tạp hơn USB Token.
  • Không phù hợp với cá nhân hoặc doanh nghiệp có nhu cầu ký số ít.

• Đối tượng phù hợp:

• • Doanh nghiệp lớn, tập đoàn, ngân hàng, tổ chức tài chính và đơn vị có hệ thống giao dịch điện tử quy mô lớn.
  • Doanh nghiệp có nhu cầu ký hóa đơn, chứng từ, giao dịch hoặc tài liệu với số lượng lớn.
  • Đơn vị cần ký số tự động, quản lý tập trung và phân quyền cho nhiều người dùng.

2.4. Chữ ký số từ xa

Chữ ký số từ xa (remote signature) hay còn được biết đến với những cái tên như: chữ ký số online, chữ ký số không dùng USB token, chữ ký số di động,… là một loại chữ ký số kiểu mới sử dụng công nghệ đám mây (cloud-based) để ký số mà không cần sử dụng thêm bất kỳ thiết bị phần cứng nào.

Hiểu đơn giản thì với chữ ký số từ xa, người dùng không còn phải dùng USB token hay SIM để ký nữa, thay vào đó có thể ký trực tiếp ngay trên máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng. Nhờ có ưu điểm này mà người dùng có thể ký số mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi đi công tác hay làm việc tại nhà.

Ngoài ra, vấn đề bảo mật cũng được đảm bảo an toàn tuyệt đối bởi công nghệ ký số từ xa phải áp dụng tiêu chuẩn châu Âu eIDAS về “Định danh, xác thực điện tử và dịch vụ tin cậy” – đây được coi là bộ quy định hoàn chỉnh nhất về định danh số hiện nay. Áp dụng thêm tính năng xác thực 2 yếu tố và định danh thiết bị trên điện thoại thì người dùng hoàn toàn có thể yên tâm về bảo mật khi sử dụng loại chữ ký số này.

• Ưu điểm:

• • Không cần sử dụng USB Token, SmartCard hoặc thiết bị phần cứng riêng.
  • Có thể ký số mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị có kết nối Internet.
  • Hỗ trợ xác thực nhiều lớp như mã PIN, OTP, sinh trắc học hoặc định danh thiết bị.
  • Thuận tiện cho việc phân quyền, quản lý lịch sử ký và tích hợp với phần mềm nghiệp vụ.
  • Phù hợp với quy trình làm việc từ xa, ký số trên nền tảng di động và ký số với số lượng lớn.

• Nhược điểm:

• • Phụ thuộc vào kết nối Internet và khả năng hoạt động ổn định của hệ thống nhà cung cấp.
  • Người dùng phụ thuộc vào chính sách, hạ tầng kỹ thuật và mức độ bảo đảm an toàn của tổ chức cung cấp dịch vụ.
  • Có thể phát sinh chi phí dịch vụ định kỳ.
  • Cần kiểm soát chặt chẽ tài khoản, mã PIN, thiết bị xác thực và quyền truy cập để phòng ngừa việc sử dụng trái phép.

• Đối tượng phù hợp:

• Cá nhân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp và tổ chức thường xuyên ký số trên điện thoại hoặc làm việc từ xa.
• Doanh nghiệp có nhiều người dùng, nhiều chi nhánh hoặc cần phân quyền ký số.
• Đơn vị cần tích hợp chữ ký số với phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, thuế điện tử và các hệ thống quản trị khác.

Dưới đây là bảng tổng hợp so sánh các loại chữ ký số USB Token, SmartCard, HSM và chữ ký số từ xa:

Tiêu chí	USB Token	SmartCard	HSM	Chữ ký số từ xa
Hình thức lưu trữ	Khóa bí mật lưu trong thiết bị USB	Khóa bí mật lưu trên thẻ chip hoặc SIM chuyên dụng	Khóa bí mật lưu trong thiết bị bảo mật phần cứng chuyên dụng	Khóa bí mật lưu trên hệ thống của nhà cung cấp, thường kết hợp HSM
Tính di động	Thấp, cần mang theo USB và sử dụng máy tính	Trung bình, cần thẻ và thiết bị tương thích	Thấp đối với người dùng, cao về khả năng tích hợp hệ thống	Rất cao, có thể ký trên nhiều thiết bị có Internet
Tốc độ ký	Trung bình, chủ yếu ký thủ công	Trung bình	Rất cao, hỗ trợ ký tự động và hàng loạt	Cao, phụ thuộc hệ thống và đường truyền
Chi phí	Thấp	Thấp đến trung bình	Cao	Thấp đến trung bình, thường có phí dịch vụ định kỳ
Mức độ bảo mật	Khá cao nếu bảo quản tốt và bảo mật mã PIN	Khá cao nhờ chip bảo mật	Rất cao, khóa được bảo vệ tập trung	Cao, phụ thuộc nhà cung cấp và phương thức xác thực
Khả năng tích hợp, phân quyền	Hạn chế	Hạn chế đến trung bình	Cao	Cao
Đối tượng phù hợp	Cá nhân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ và vừa	Người dùng cần ký bằng thẻ hoặc SIM chuyên dụng	Doanh nghiệp lớn, ngân hàng, tổ chức tài chính	Doanh nghiệp làm việc từ xa, nhiều người dùng hoặc nhiều chi nhánh

3. Phân loại bổ sung theo đối tượng sử dụng

3.1. Chữ ký số dành cho doanh nghiệp

Chữ ký số dành cho doanh nghiệp là chữ ký số được cấp cho doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền của doanh nghiệp để thực hiện các giao dịch điện tử nhân danh doanh nghiệp.

• Ưu điểm:
  • Phục vụ nhiều nghiệp vụ như kê khai thuế, bảo hiểm xã hội, hải quan, hóa đơn điện tử, hợp đồng và giao dịch trực tuyến.
  • Có khả năng xác định doanh nghiệp hoặc người đại diện thực hiện giao dịch.
  • Hỗ trợ doanh nghiệp rút ngắn thời gian, giảm chi phí xử lý hồ sơ giấy.
• Nhược điểm:

• • Có chi phí cấp, gia hạn và quản lý chứng thư số.
  • Doanh nghiệp phải kiểm soát chặt chẽ thiết bị, tài khoản, mã PIN và thẩm quyền ký.
  • Việc sử dụng có thể phụ thuộc vào khả năng tương thích của phần mềm và cổng giao dịch điện tử.
• Đối tượng phù hợp:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, hộ kinh doanh và người đại diện hoặc người được ủy quyền thực hiện giao dịch điện tử nhân danh đơn vị.

3.2. Chữ ký số dành cho cá nhân

Chữ ký số dành cho cá nhân là chữ ký số được cấp cho cá nhân để xác nhận danh tính và thể hiện sự chấp thuận của cá nhân đối với thông điệp dữ liệu hoặc giao dịch điện tử.

• Ưu điểm:

• • Thuận tiện cho việc ký hợp đồng điện tử, hồ sơ cá nhân, giao dịch dân sự, thủ tục hành chính và các dịch vụ trực tuyến.
  • Có thể sử dụng linh hoạt trên máy tính hoặc thiết bị di động, tùy phương thức cung cấp.
  • Giúp cá nhân chủ động thực hiện giao dịch mà không phải in, ký và gửi hồ sơ giấy.

• Nhược điểm:

• • Phạm vi sử dụng phụ thuộc vào loại chứng thư, nền tảng và dịch vụ được hỗ trợ.
  • Cá nhân phải tự bảo mật phương tiện tạo chữ ký, tài khoản, mã PIN hoặc mã xác thực.
  • Có thể phát sinh chi phí duy trì, gia hạn hoặc sử dụng dịch vụ.

• Đối tượng phù hợp:

Cá nhân, người lao động, hộ kinh doanh, chuyên gia, người hành nghề độc lập và các chủ thể thường xuyên thực hiện giao dịch điện tử với tư cách cá nhân.

3.3. Chữ ký số chuyên dùng cho cơ quan nhà nước

Chữ ký số chuyên dùng cho cơ quan nhà nước là chữ ký số được sử dụng trong hoạt động công vụ, được bảo đảm bằng chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ và phục vụ việc ban hành, trao đổi, xử lý văn bản, hồ sơ điện tử của cơ quan nhà nước.

• Ưu điểm:

• • Bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và an toàn trong giao dịch công vụ.
  • Phù hợp với hệ thống quản lý văn bản, điều hành và giải quyết thủ tục hành chính.
  • Hỗ trợ xác định cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền ký.

• Nhược điểm:

• • Phạm vi sử dụng chủ yếu giới hạn trong hoạt động công vụ.
  • Việc cấp, quản lý, thay đổi, gia hạn và thu hồi chứng thư phải tuân thủ quy trình riêng.
  • Không mặc nhiên phù hợp với các giao dịch dân sự, thương mại ngoài phạm vi công vụ.
• Đối tượng phù hợp:

Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, cán bộ, công chức, viên chức và người có thẩm quyền thực hiện nhiệm vụ công vụ theo quy định. Việc cấp và sử dụng loại chữ ký này được điều chỉnh bởi quy định về chữ ký số chuyên dùng công vụ.

Như vậy, qua bài viết này, doanh nghiệp và kế toán đã có thể nắm được những thông tin cơ bản về các loại chữ ký số thông dụng trên thị trường hiện nay. Để chọn được cho mình loại chữ ký số phù hợp nhất, người dùng cần cân nhắc kỹ ưu nhược điểm, tính năng của từng loại cũng như đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín để tránh gặp phải những bất cập không đáng có trong quá trình sử dụng

Một trong những loại chữ ký số được tin dùng lựa chọn hiện nay chính là chữ ký số từ xa. Chữ ký số từ xa giúp người dùng thực hiện giao dịch điện tử nhanh chóng mà không phụ thuộc vào USB Token hay thiết bị phần cứng riêng. Để tối ưu trải nghiệm ký số, đồng thời bảo đảm khả năng quản lý và kiểm soát tập trung, cá nhân và doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm chữ ký số MISA eSign. Với khả năng hỗ trợ ký số trên nhiều thiết bị, MISA eSign góp phần rút ngắn quy trình xử lý hồ sơ và nâng cao hiệu quả giao dịch điện tử.