4 quy định về tạo chữ ký số trên hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần nắm rõ

09/09/2020

720

Chữ ký số là một phần không thể thiếu trong quá trình tạo lập hóa đơn điện tử. Việc sử dụng chữ ký số như thế nào thì chắc hẳn mọi doanh nghiệp, kế toán đều đã biết, tuy nhiên không phải ai cũng nắm được những quy định về tạo chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Để sử dụng được chữ ký số đúng cách và đúng luật, doanh nghiệp cần tìm hiểu thêm về những quy định ấy trong bài viết dưới đây.

>> Chữ ký số là gì? Chữ ký số mang lại lợi ích gì cho Doanh nghiệp
>> Hướng dẫn cách cài đặt và kích hoạt chữ ký số USB token
>> Hướng dẫn cách ký số trên biên bản hủy hóa đơn điện tử

Mục lục Hiện

1. Quy định về điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số

Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số cần phải được đảm bảo đầy đủ điều kiện an toàn thì mới được sử dụng. Vì vậy, để đảm bảo điều đó, các doanh nghiệp, tổ chức cần tuân thủ các điều kiện sau khi tạo lập chữ ký số:

Chữ ký số phải được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lự và phải kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
Chữ ký số phải được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:

Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.

Đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

2. Quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số

Giá trị pháp lý của chữ ký số cũng được quy định tại điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

Nếu pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số có đảm bảo an toàn theo quy định của pháp luật.
Trong trường hợp văn bản cần được cơ quan, tổ chức đóng dấu thì thông điệp dữ liệu sử dụng phải được ký bởi chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó và có đảm bảo an toàn theo quy định của pháp luật.
Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cung cấp.

Đọc thêm:

>> Thông tư 08 chữ ký số doanh nghiệp cần nắm rõ
>> Những trường hợp doanh nghiệp được phép sử dụng chữ ký số

3. Quy định về việc sử dụng chữ ký số và chứng thư số của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền

Tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Chính Phủ có quy định về sử dụng chữ ký số và chứng thư số của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền, cụ thể:

Chữ ký số của đối tượng được cấp chứng thư số chỉ được sử dụng để thực hiện các giao dịch theo đúng thẩm quyền của cơ quan, tổ chức và chức danh được cấp chứng thư số.

Việc ký thay, ký thừa lệnh theo quy định của pháp luật thực hiện bởi người có thẩm quyền sử dụng chữ ký số của mình, được hiểu căn cứ vào chức danh của người ký ghi trên chứng thư số.

4. Quy định hướng dẫn sử dụng chữ ký số trên văn bản điện tử

Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ được ban hành áp dụng cho các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức không thuộc nhà nước được khuyến khích thực hiện theo các quy định áp dụng trong Thông tư này.

Thông tư 01 của Bộ Nội vụ sẽ hướng dẫn doanh nghiệp và các cơ quan nhà nước ký số trên văn bản điện tử một cách chính xác nhất theo những tiêu chuẩn về:

Hình thức và thông tin hiển thị của chữ ký số
Vị trí của chữ ký số trên văn bản điện tử
Quy trình ký số trên văn bản điện tử

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây: Hướng dẫn Thông tư 01 chữ ký số trên văn bản điện tử đúng chuẩn

Để đảm bảo thao tác ký được đồng nhất, chuẩn xác theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp nên áp dụng các quy định được hướng dẫn chi tiết trong Thông tư 01 này.

Có thể thấy, hóa đơn điện tử không chỉ cần được đáp ứng đầy đủ, chính xác những yêu cầu về mặt nội dung mà còn phải đáp ứng các quy định về tạo chữ ký số đảm bảo an toàn bảo mật tuyệt đối cho văn bản và người sử dụng.

Khách hàng có nhu cầu tư vấn miễn phí về chữ ký số MISA eSign xin vui lòng liên hệ hotline 090 488 5833 hoặc đăng ký tại đây: