Chữ ký điện tử chuyên dùng là loại chữ ký do cơ quan, tổ chức tạo lập và sử dụng riêng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm và quy định liên quan.

1. Chữ ký điện tử chuyên dùng là gì?

Theo điểm a khoản 1 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định:

Chữ ký điện tử chuyên dùng, chữ ký điện tử do cơ quan, tổ chức tạo lập, sử dụng riêng cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó phù hợp với chức năng, nhiệm vụ.

Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn là chữ ký điện tử do cơ quan, tổ chức tạo lập và sử dụng riêng, đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp chứng nhận, đáp ứng đầy đủ các điều kiện, qua đó được công nhận giá trị pháp lý khi giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài.

Ví dụ về chữ ký điện tử chuyên dùng:

• Ký công văn, văn bản nội bộ trong cơ quan nhà nước, phục vụ trao đổi và xử lý công việc nội bộ.
• Ký văn bản hành chính công vụ của cán bộ, công chức trong hoạt động quản lý, điều hành.
• Ký tài liệu nội bộ của tổ chức, đơn vị như kế hoạch, báo cáo, quyết định phân công.

2. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử chuyên dùng

Chữ ký điện tử chuyên dùng chỉ có giá trị sử dụng trong phạm vi nội bộ của cơ quan, tổ chức và không có giá trị pháp lý khi giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài. 

Theo khoản 3 Điều 25 Luật Giao dịch điện tử 2023, quy định:

Ngoài ra, tại khoản 2 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023 đã nêu: Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.

Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.

Như vậy, cơ quan, tổ chức sử dụng chữ ký điện tử chuyên dùng nên thực hiện đăng ký chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn với Bộ Thông tin và Truyền thông nhằm bảo đảm giá trị pháp lý khi giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài.

Xem thêm:

• Chữ ký số là gì? Những điều PHẢI BIẾT về chữ ký số
• Chữ ký số cá nhân là gì? Quy định và Cách đăng ký sử dụng chữ ký số cá nhân

3. Phân biệt chữ ký điện tử chuyên dùng với các chữ ký điện tử khác

Dưới đây là bảng so sánh các loại chữ ký:

Chữ ký điện tử chuyên dùng có sự khác biệt rõ rệt về mục đích và đối tượng sử dụng so với Chữ ký số công cộng: Chữ ký điện tử chuyên dùng là loại chữ ký do các tổ chức, doanh nghiệp tự tạo lập chứng thư số để sử dụng riêng cho các hoạt động đặc thù hoặc giao dịch nội bộ (như hệ thống ERP, phê duyệt văn bản nội bộ ngân hàng), thay vì phụ thuộc vào nhà cung cấp CA công cộng.

Bên cạnh loại chữ ký chuyên dụng, để hỗ trợ các doanh nghiệp ký kết mọi văn bản, hóa đơn & hợp đồng điện tử một cách an toàn, chuẩn xác và tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành thì việc lựa chọn một giải pháp công nghệ uy tín là vô cùng cần thiết. Trong đó, MISA eSign được xem là giải pháp ký số toàn diện, đáp ứng tối ưu các yêu cầu về tính pháp lý và bảo mật cho doanh nghiệp.

4. Cách đăng ký sử dụng chữ ký điện tử chuyên dùng

4.1. Điều kiện cấp chứng nhận chữ ký điện tử chuyên dùng

• Điều kiện nhân sự: 

• • Cơ quan, tổ chức phải có nhân sự chịu trách nhiệm quản trị hệ thống; vận hành hệ thống và cấp chứng thư chữ ký điện tử (nếu có); đảm bảo an toàn thông tin của hệ thống. 
  • Các nhân sự này phải có bằng đại học trở lên, chuyên ngành an toàn thông tin hoặc công nghệ thông tin hoặc điện tử viễn thông.

• Điều kiện kỹ thuật:

• • Lưu trữ đầy đủ, chính xác, cập nhật thông tin thuê bao và trạng thái chứng thư chữ ký điện tử; cho phép truy cập trực tuyến 24/7.
  • Có khả năng cảnh báo, phát hiện và ngăn chặn truy nhập trái phép, hạn chế tối đa tiếp xúc trực tiếp với Internet.
    
  • Hệ thống tạo lập chữ ký điện tử chuyên dùng đáp ứng yêu cầu an toàn thông tin mạng tối thiểu cấp độ 3 theo quy định pháp luật.
    
  • Có phương án kỹ thuật, kiểm soát truy cập, phương án dự phòng bảo đảm hoạt động an toàn, liên tục và khắc phục sự cố.
  • Cung cấp trực tuyến thông tin thuê bao cho Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia phục vụ quản lý nhà nước.
  • Toàn bộ hệ thống thiết bị đặt tại Việt Nam, trụ sở và nơi đặt thiết bị đáp ứng yêu cầu về phòng, chống cháy nổ, thiên tai và xâm nhập trái phép.

4.2. Hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận chữ ký điện tử chuyên dùng

➤ Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Đối tượng thực hiện: Doanh nghiệp, Tổ chức (không bao gồm doanh nghiệp, HTX).
• Cơ quan thực hiện: Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia.
• Cơ quan có thẩm quyền: Bộ Khoa học và Công nghệ ( Bộ TTTT cũ).

Mẫu số 01: Đơn đề nghị cấp cấp lại chứng nhận chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn. Tải mẫu Tại đây

Mẫu số 03: Văn bản chứng minh việc tạo lập chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn. Tải mẫu Tại đây

Bước 2: Quy trình thực hiện cấp chứng nhận

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Bộ Khoa học và Công nghệ (Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia) tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ theo quy định.

• Trường hợp 1: Hồ sơ hợp lệ

Việc thẩm tra được thực hiện theo các bước sau:

• • Bộ Khoa học và Công nghệ đề nghị phối hợp thẩm tra hồ sơ với Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ và các cơ quan, tổ chức có liên quan. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị, các cơ quan phối hợp có trách nhiệm trả lời bằng văn bản.
  • Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được đầy đủ ý kiến phối hợp thẩm tra, Bộ Khoa học và Công nghệ tiến hành thẩm tra, đánh giá thực tế hệ thống thông tin, đồng thời xem xét cấp chứng nhận chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn cho cơ quan, tổ chức.

• • Trường hợp 2: Hồ sơ chưa hợp lệ

Bộ Khoa học và Công nghệ (Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia) gửi thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do và nội dung cần bổ sung, hoàn thiện.

• Trường hợp 3: Từ chối cấp chứng nhận

Bộ Khoa học và Công nghệ (Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia) có văn bản thông báo và nêu rõ lý do.

Lưu ý: Cơ quan, tổ chức tạo lập chữ ký điện tử chuyên dùng không được kinh doanh dịch vụ về chữ ký điện tử chuyên dùng.

Chữ ký điện tử chuyên dùng là giải pháp quan trọng giúp cơ quan, tổ chức thực hiện giao dịch điện tử nội bộ an toàn, đúng pháp luật và hiệu quả. Việc nắm rõ quy định, điều kiện và quy trình cấp chứng nhận sẽ giúp đơn vị triển khai chữ ký điện tử đúng chuẩn, hạn chế rủi ro pháp lý.

Trong quá trình chuyển đổi số, việc kết hợp chữ ký điện tử chuyên dùng với giải pháp Chữ ký số MISA giúp các cá nhân, doanh nghiệp triển khai ký số thuận tiện, tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý và bảo đảm an toàn thông tin trong vận hành.

Nếu có nhu cầu sử dụng phần mềm chữ ký số từ xa MISA eSign, quý khách hàng hãy đăng ký nhận báo giá và tư vấn miễn phí tại đây: