Dịch vụ công trực tuyến là gì? Cách đăng ký sử dụng CHI TIẾT

Dịch vụ công trực tuyến là gì là câu hỏi được nhiều cá nhân, tổ chức quan tâm trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay. Đây là hình thức cung cấp dịch vụ hành chính công trên môi trường mạng, cho phép thực hiện thủ tục nhanh chóng, thuận tiện. Hãy cùng MISA eSign đọc bài viết dưới đây để khai thác hiệu quả các tiện ích dịch vụ công trực tuyến và bảo đảm tuân thủ đúng quy định pháp luật.

1. Dịch vụ công trực tuyến là gì? Khái niệm & lợi ích

Khái niệm dịch vụ công trực tuyến

Căn cứ theo khoản 5 Điều 3 Nghị định 42/2022/NĐ-CP quy định:

Dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước là dịch vụ hành chính công và các dịch vụ khác của cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng.

Trong đó đó, dịch vụ hành chính công gồm các dịch vụ liên quan đến hoạt động thực thi pháp luật, không nhằm mục tiêu lợi nhuận, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho tổ chức, cá nhân dưới hình thức các loại giấy tờ có giá trị pháp lý hoặc dưới hình thức thông báo kết quả thực hiện trong các lĩnh vực mà cơ quan nhà nước đó quản lý.

Mỗi dịch vụ hành chính công gắn liền với một hoặc một số thủ tục hành chính để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến tổ chức, cá nhân (khoản 4 Điều 3 Nghị định 42/2022/NĐ-CP).

Dịch vụ công trực tuyến mang lại lợi ích gì?

• Lợi ích đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp sử dụng Cổng Dịch vụ công quốc gia thông qua tài khoản dịch vụ công quốc gia dành cho doanh nghiệp do hệ thống cấp.

Các lợi ích chủ yếu  đối với doanh nghiệp bao gồm:

• • Quản lý hồ sơ và các vấn đề liên quan đến người lao động một cách thuận tiện, hiệu quả.
  • Tiết kiệm thời gian, chi phí trong quá trình thực hiện thủ tục với cơ quan nhà nước.
  • Đơn giản hóa thủ tục hành chính.
  • Hạn chế tình trạng quan liêu, tiêu cực trong quá trình xử lý hồ sơ.
  • Thực hiện giao dịch điện tử mọi lúc, mọi nơi, bảo đảm tính linh hoạt và thuận tiện trong hoạt động của doanh nghiệp.

• Lợi ích đối với cá nhân

Người dân được tiếp cận và sử dụng Cổng Dịch vụ công quốc gia để thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến quyền và nghĩa vụ của công dân một cách thuận tiện trên môi trường điện tử, không phụ thuộc vào địa điểm và không cần trực tiếp đến cơ quan nhà nước. Các lợi ích cụ thể bao gồm:

• • Thủ tục đăng ký đơn giản, nhanh chóng, thực hiện 24/24 giờ.
  • Tiết kiệm chi phí, thời gian đi lại, giảm thiểu thủ tục giấy tờ.
  • Hạn chế tình trạng nhũng nhiễu, quan liêu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.
  • Theo dõi tình trạng hồ sơ thông qua website, tin nhắn điện thoại hoặc thư điện tử.
  • Bảo đảm tính công khai, minh bạch của hồ sơ và thủ tục hành chính.

2. Các mức độ của dịch vụ công trực tuyến

Căn cứ Điều 11 Nghị định số 42/2022/NĐ-CP, cơ quan nhà nước thực hiện cung cấp dịch vụ công trực tuyến theo 02 mức độ, bao gồm:

• Dịch vụ công trực tuyến toàn trình: Là dịch vụ bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin về thủ tục hành chính; toàn bộ quá trình thực hiện và giải quyết thủ tục hành chính được tiến hành trên môi trường mạng. Kết quả giải quyết được trả trực tuyến hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích.
• Dịch vụ công trực tuyến một phần: Là dịch vụ công trực tuyến không đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định tại điểm a khoản 1 Điều 11 Nghị định số 42/2022/NĐ-CP.

Cơ quan nhà nước có trách nhiệm ứng dụng tối đa công nghệ thông tin và công nghệ số trong quá trình cung cấp, xử lý dịch vụ công trực tuyến trên môi trường mạng; trừ trường hợp theo quy định pháp luật, tổ chức, cá nhân phải trực tiếp có mặt tại cơ quan nhà nước hoặc cơ quan nhà nước phải tiến hành thẩm tra, xác minh tại hiện trường.

Việc triển khai dịch vụ công trực tuyến không chỉ dừng lại ở việc cung cấp nền tảng nộp hồ sơ qua mạng, mà còn yêu cầu hoàn thiện cơ chế bảo đảm giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử trong toàn bộ quy trình xử lý. Theo đó, các tài liệu, biểu mẫu điện tử cần được ký số để xác nhận tính chính xác và trách nhiệm của chủ thể thực hiện. Trong bối cảnh này, phần mềm chữ ký số MISA eSign được xem là giải pháp hỗ trợ hiệu quả, giúp cá nhân và doanh nghiệp thực hiện ký số nhanh chóng, đồng thời bảo đảm tính pháp lý, tính bảo mật và khả năng tích hợp với các hệ thống dịch vụ công trực tuyến.

→ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ VỀ PHẦN MỀM CHỮ KÝ SỐ MISA ESIGN ←

3. Danh mục một số dịch vụ công trực tuyến phổ biến

3.1. Dịch vụ công trực tuyến cho doanh nghiệp

Các dịch vụ công trực tuyến nêu trên được hệ thống, khái quát theo các nhóm thủ tục hành chính chủ yếu sau:

• Nhóm chứng thực: chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản.
• Nhóm cư trú: đăng ký, xóa đăng ký tạm trú; xác nhận thông tin về cư trú; thông báo lưu trú.
• Nhóm phương tiện giao thông: đăng ký, cấp biển số xe; sang tên, di chuyển xe; thu hồi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký xe và biển số xe tại các cấp có thẩm quyền.
• Nhóm đất đai, tài sản: đăng ký, xóa đăng ký biện pháp bảo đảm; đăng ký, cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; đăng ký biến động; tách, hợp thửa; cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai.
• Nhóm lao động, bảo hiểm: đăng ký, điều chỉnh, cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT; giải quyết chế độ ốm đau; cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài; báo cáo nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
• Nhóm điện, xây dựng: cấp điện mới, thay đổi hợp đồng mua bán điện; cấp giấy phép xây dựng đối với công trình và nhà ở riêng lẻ.
• Nhóm doanh nghiệp, kinh doanh: đăng ký thành lập doanh nghiệp; thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, chi nhánh, địa điểm kinh doanh; thông báo tạm ngừng, tiếp tục kinh doanh; hoạt động khuyến mại.
• Nhóm xuất nhập cảnh, kiểm dịch: cấp phép nhập cảnh cho người nước ngoài; cấp giấy chứng nhận kiểm dịch động vật, sản phẩm động vật.

3.2. Dịch vụ công trực tuyến cho cá nhân

Các dịch vụ công trực tuyến dành cho cá nhân bao gồm các nhóm thủ tục hành chính chủ yếu sau:

• Nhóm hộ tịch, cư trú: đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn; cấp bản sao trích lục hộ tịch; đăng ký thường trú, tạm trú, xóa đăng ký cư trú; xác nhận thông tin về cư trú; thông báo lưu trú; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; điều chỉnh, bổ sung thông tin hộ tịch.
• Nhóm chứng thực: chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản.
• Nhóm căn cước, lý lịch tư pháp: cấp đổi thẻ căn cước; cấp Phiếu lý lịch tư pháp.
• Nhóm phương tiện giao thông: đăng ký, cấp biển số xe lần đầu; sang tên, di chuyển xe; thu hồi đăng ký, biển số xe.
• Nhóm đất đai, tài sản: đăng ký đất đai; cấp, cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; đăng ký biến động; tách, hợp thửa; đăng ký, xóa đăng ký biện pháp bảo đảm.
• Nhóm bảo hiểm và an sinh xã hội: đăng ký, điều chỉnh, cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế; giải quyết chế độ trợ cấp xã hội.
• Nhóm điện, dịch vụ thiết yếu: cấp điện mới từ lưới điện hạ áp.
• Nhóm hộ chiếu, giấy phép: cấp hộ chiếu phổ thông; đổi giấy phép lái xe.
• Nhóm đăng ký kinh doanh: đăng ký thành lập, thay đổi nội dung hộ kinh doanh.
• Nhóm liên thông thủ tục: đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi.

Các dịch vụ nêu trên được thực hiện trực tuyến, bảo đảm tính thuận tiện, công khai, minh bạch, góp phần giảm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân.

4. Cách đăng ký sử dụng dịch vụ công trực tuyến

Hiện nay, công dân không phải thực hiện thủ tục đăng ký tài khoản dịch vụ công trực tuyến mà có thể sử dụng tài khoản VNeID để đăng nhập và thực hiện các thủ tục hành chính trên môi trường điện tử theo quy định.

Để sử dụng dịch vụ công trực tuyến, người dùng thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công

Người sử dụng truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ dichvucong.gov.vn. Nhấn nút “Đăng nhập” bên góc phải màn hình.

Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản VNeID

Người dùng thực hiện đăng nhập bằng cách điền thông tin số định danh cá nhân và mật khẩu hoặc quét mã QR.

• Đăng nhập bằng tài khoản VNeID

Nhập số định danh cá nhân và Mật khẩu, sau đó chọn “Đăng nhập” để truy cập Cổng dịch vụ công.

• Đăng nhập bằng quét mã QR qua ứng dụng VNeID

Công dân mở ứng dụng VNeID trên thiết bị di động và thực hiện đăng nhập. Sau đó, chọn chức năng quét mã QR, tiến hành quét mã hiển thị trên màn hình đăng nhập và nhập mã bảo mật để hoàn tất việc đăng nhập vào Cổng dịch vụ công.

Bước 4: Lựa chọn tên thủ tục hành chính

• Sau khi đăng nhập thành công, công dân lựa chọn mục “Dịch vụ công trực tuyến”

• Nhập tên thủ tục hành chính cần thực hiện vào ô “Tìm kiếm”. Hệ thống hiển thị danh sách dịch vụ tương ứng; công dân lựa chọn tên thủ tục hành chính để tiếp tục thực hiện.

Bước 5: Chọn thủ tục hành chính

• Hệ thống hiển thị danh sách, công dân lựa chọn thủ tục hành chính cần được giải quyết.

• Công dân nghiên cứu chi tiết thủ tục hành chính nhằm nắm rõ trình tự thực hiện, thời gian giải quyết, phí và lệ phí đối với các hình thức nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến. Sau đó, lựa chọn Tỉnh/Thành phố, Phường/Xã thực hiện và nhấn “Đồng ý” để nộp hồ sơ trực tuyến.

Bước 6: Chọn “Nộp trực tuyến”

Công dân chọn “Nộp trực tuyến” đối với thủ tục hành chính cần thực hiện.

Bước 7: Khai báo thông tin nộp hồ sơ

• Công dân thực hiện khai báo thông tin hồ sơ

• • Thông tin chung: Hệ thống tự động gợi ý Đơn vị, Lĩnh vực, Thủ tục; công dân lựa chọn địa điểm tiếp nhận phù hợp và chọn dịch vụ công cần thực hiện.
  • Nhận kết quả tại nhà: Nhập thông tin theo biểu mẫu hiển thị.
  • Thông tin người yêu cầu: Điền đầy đủ các trường thông tin bắt buộc (có dấu *).
  • Thông tin người nộp hồ sơ: Hệ thống tự động điền các thông tin liên quan.
  • Người yêu cầu là người được giải quyết: Tích chọn khi phù hợp.
  • Thông tin người ủy quyền (nếu có): Điền đầy đủ các trường bắt buộc (có dấu *).

• Chuẩn bị thành phần hồ sơ

Công dân kiểm tra danh mục thành phần hồ sơ phải nộp; các thành phần có dấu (*) là bắt buộc đính kèm tệp tin.

• • Sử dụng biểu tượng cửa sổ để xem tờ khai.

• •  Sử dụng biểu tượng con mắt để xem nội dung tờ khai theo thông tin đã khai báo.

• • Chọn “Sử dụng” để tạo và tự động đính kèm tệp.

• • Có thể chọn biểu tượng mũi tên để tải file Word về chỉnh sửa.

• • Lưu ý: Đối với tài liệu không phải tờ khai, thực hiện đính kèm từ một trong các nguồn: Thiết bị cá nhân; Tài liệu mẫu; Kho tài liệu điện tử cá nhân.

• Hoàn tất nộp hồ sơ

Sau khi đính kèm đầy đủ hồ sơ, công dân tích chọn cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin, sau đó chọn:

• • “Lưu hồ sơ”: Hồ sơ được lưu tại danh sách chờ nộp và có thể chỉnh sửa.
  • “Lưu và nộp hồ sơ”: Hồ sơ được chuyển ngay đến cơ quan tiếp nhận; sau khi tiếp nhận, công dân không được chỉnh sửa mà chỉ được bổ sung theo yêu cầu.

Bước 8: Thao tác đối với hồ sơ đã nộp

• Xem chi tiết: Tra cứu thông tin hồ sơ.
• Phiếu hẹn trả: Xem thời gian, kết quả giải quyết.
• Yêu cầu rút hồ sơ: Áp dụng khi không tiếp tục thực hiện thủ tục.
• Sửa hồ sơ: Chỉ thực hiện khi hồ sơ chưa được tiếp nhận.
• Bổ sung hồ sơ: Thực hiện theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
• Thanh toán phí, lệ phí (nếu có)

Sau khi chọn “Lưu và nộp hồ sơ”, hệ thống hiển thị Thông tin thanh toán (Mã hồ sơ, Tên thủ tục, trạng thái). Công dân thực hiện thanh toán thông qua:

• Tiện ích thanh toán của thành phố Hà Nội hoặc Cổng thanh toán quốc gia, sử dụng mã QR.

• Khi hiển thị thông báo “Thanh toán thành công”, hồ sơ được gửi thành công; công dân nhận thông báo mã hồ sơ qua điện thoại.

Bước 9:Tra cứu hồ sơ đã nộp

• Cách 1:

• • Truy cập “Thông tin và dịch vụ” → “Tra cứu hồ sơ”.

• • Nhập Mã hồ sơ và thực hiện tra cứu.

• Cách 2: Tra cứu trong tài khoản cá nhân:

• • Truy cập “Thông tin cá nhân” từ giao diện sau đăng nhập để vào mục “Dịch vụ công của tôi”.

• • Tại danh sách hồ sơ, công dân có thể:

• • • Xem chi tiết hồ sơ;
    • Xem giấy tờ đã nộp;
    • Gửi phản ánh, kiến nghị;
    • Thanh toán lệ phí đối với hồ sơ đang chờ xử lý.

Sau khi hoàn thành thủ tục hành chính trên môi trường số, tổ chức, doanh nghiệp có thể tiếp tục số hóa quy trình quản trị nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và quản lý. Trong đó việc sử dụng chữ ký số như giải pháp MISA eSign giúp doanh nghiệp ký nhanh chóng các tờ khai và hoàn thiện các thủ tục dịch vụ công một cách dễ dàng.

Trải nghiệm miễn phí ngay MISA eSign để Ký số online trên mobile, mọi lúc mọi nơi, an tâm pháp lý Tại đây

5. Lưu ý khi sử dụng dịch vụ công trực tuyến

• Tài khoản định danh và xác thực

Người sử dụng cần đăng ký tài khoản trên Cổng dịch vụ công hoặc sử dụng tài khoản định danh điện tử (VNeID) đã được xác thực. Việc xác thực đầy đủ (mức độ phù hợp) là điều kiện để thực hiện các thủ tục trực tuyến, đặc biệt đối với dịch vụ công mức độ cao.

• Về chi phí thực hiện

Việc sử dụng dịch vụ công trực tuyến không thu phí truy cập, sử dụng hệ thống. Tuy nhiên, người sử dụng vẫn phải nộp phí, lệ phí đối với từng thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật (nếu có).

• Đảm bảo tính chính xác của thông tin

Người sử dụng có trách nhiệm kê khai đầy đủ, trung thực, chính xác các thông tin và tài liệu gửi kèm. Trường hợp thông tin sai lệch có thể dẫn đến việc từ chối hồ sơ hoặc phát sinh trách nhiệm pháp lý.

• Chuẩn bị hồ sơ điện tử hợp lệ

Tài liệu đính kèm cần được số hóa rõ ràng, đầy đủ, đúng định dạng theo yêu cầu của hệ thống. Một số thủ tục yêu cầu ký số hoặc xác thực điện tử.

• Theo dõi và xử lý hồ sơ

Người sử dụng cần thường xuyên theo dõi trạng thái hồ sơ trên hệ thống, kịp thời bổ sung, chỉnh sửa theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

• Bảo mật thông tin

Có trách nhiệm bảo mật tài khoản, mật khẩu, mã xác thực (OTP); không cung cấp cho bên thứ ba nhằm tránh rủi ro phát sinh.

• Thời gian và phương thức trả kết quả

Kết quả có thể được trả trực tuyến, qua bưu chính hoặc trực tiếp tùy từng thủ tục. Người sử dụng cần lựa chọn hình thức nhận kết quả phù hợp khi nộp hồ sơ.

Khi tham gia dịch vụ công trực tuyến, cá nhân và tổ chức không chỉ thực hiện việc kê khai, nộp hồ sơ qua môi trường mạng mà còn phải bảo đảm hồ sơ có giá trị pháp lý hợp lệ để được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý. Theo quy định pháp luật, giá trị này được xác lập thông qua chữ ký số hợp lệ. Do đó, việc ứng dụng các giải pháp ký số như MISA eSign là cần thiết, góp phần nâng cao hiệu quả xử lý thủ tục hành chính, đồng thời giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình giao dịch điện tử.

Nếu có nhu cầu sử dụng phần mềm chữ ký số từ xa MISA eSign, quý khách hàng hãy đăng ký nhận báo giá và tư vấn miễn phí tại đây: