Chữ ký số được dùng cho những mục đích gì?

Chữ ký số vốn là một công cụ quen thuộc với doanh nghiệp nhưng không phải ai cũng tận dụng được hết những công dụng của chữ ký số. Vậy chữ ký số được dùng cho mục đích gì? Có thể ứng dụng chữ ký số vào những trường hợp nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

5 mục đích chính khi sử dụng chữ ký số

Chữ ký số giúp việc trao đổi dữ liệu giữa cơ quan nhà nước và các cá nhân, tổ chức được đơn giản hóa thủ tục hành chính, việc trao đổi cũng thuận tiện và dễ dàng, nhanh chóng, vừa tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại mà lại vừa đảm bảo tính pháp lý. Cũng chính vì vậy mà các trường hợp sử dụng chữ ký số doanh nghiệp thường là:

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác.

 

Hiểu một cách đơn giản, chữ ký số là một thiết bị được lưu trữ dưới dạng token và mã hóa mọi dữ liệu, thông tin của cá nhân hoặc doanh nghiệp nhằm thay thế cho chữ ký tay để ký trên văn bản, chứng từ, tài liệu điện tử được thực hiện trên môi trường internet.

1. Kê khai thuế, hải quan, BHXH, DVC,… điện tử

Theo Luật số 21/2012/QH13 bổ sung thêm Khoản 10 vào Điều 7 của Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11, các doanh nghiệp có trụ sở ở các tỉnh thành có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin đều phải kê khai thuế qua mạng. Việc này đòi hỏi phải có chữ ký số để xác thực giao dịch, vì vậy mọi doanh nghiệp đều cần chữ ký số để phục vụ công việc kê khai và nộp tiền thuế cho nhà nước.

Ngoài ra, bên cạnh kê khai thuế, doanh nghiệp sẽ cần chữ ký số để thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội, dịch vụ công hoặc khai báo hải quan (với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu). Đây đều là những dịch vụ trực tuyến được nhà nước khuyến khích/bắt buộc sử dụng nhằm giảm thiểu công tác hành chính truyền thống giúp nâng cao hiệu quả công việc và xây dựng hệ thống chính phủ điện tử hiệu quả. Để sử dụng được các dịch vụ này, doanh nghiệp không thể không có chữ ký số, vì thế chữ ký số là một công cụ không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào.

Xem chi tiết:

• Cách đăng ký chữ ký số lên hệ thống Hải Quan nhanh chóng, đơn giản nhất
• Cách đăng ký sử dụng chữ ký số dịch vụ công kho bạc nhà nước
• Hướng dẫn thủ tục đăng ký chữ ký số bảo hiểm xã hội mới nhất
• 5 lợi ích hàng đầu của chữ ký số không phải ai cũng biết

2. Phát hành hóa đơn điện tử

Một trong những chức năng không thể không kể đến của chữ ký số chính là hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử. Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, dịch vụ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, nhằm đảm bảo một hệ thống thương mại hiện đại và minh bạch hơn. Thêm vào đó, Thông tư 32/1011/TT-BTC của Bộ Tài chính cũng quy định hóa đơn điện tử hợp lệ phải có chữ ký điện tử hợp lệ của người bán. Vì vậy, việc sử dụng chữ ký số là một điều kiện bắt buộc nếu doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Xem thêm: 3 trường hợp BẮT BUỘC sử dụng chữ ký số

3. Đấu thầu qua mạng

Bên cạnh hình thức đấu thầu trực tiếp, hiện nay, các đơn vị đấu thầu có thể đăng ký đấu thầu và lựa chọn nhà thầu qua mạng. Hình thức đấu thầu này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tạo điều kiện cho mọi doanh nghiệp, tổ chức được tham gia minh bạch, công khai vào các dự án đầu tư công. Để tham gia đấu thầu qua mạng, các đơn vị cần sử dụng chứng thư số đấu thầu để đăng ký vào Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Chứng thư số đấu thầu sẽ được Tổ chức vận hành Hệ thống mạng đấu thầu quốc cấp cho bên mời thầu, nhà thầu và nhà đầu tư khi thực hiện đăng ký (mỗi bên chỉ được cấp duy nhất 1 chứng thư số). Doanh nghiệp sẽ sử dụng chứng thư số cùng với chữ ký số đấu thầu được cấp đó để tham gia đấu thầu qua mạng.

Xem chi tiết: Chứng thư số đấu thầu là gì? quy trình đăng ký tham gia đấu thầu qua mạng

4. Ký văn bản, hợp đồng điện tử

Trong thời đại mà chuyển đổi số lên ngôi, chữ ký số đã trở thành một công cụ vô cùng hữu hiệu để ký hợp đồng điện tử, các văn bản, tài liệu như tài liệu, chứng từ,… Các doanh nghiệp có phong cách làm việc hiện đại, thức thời hiện nay đều cố gắng tối ưu hóa hiệu quả làm việc bằng cách điện tử hóa văn bản, lưu trữ, ký và gửi văn bản thông qua môi trường internet. Để thực hiện được việc xác thực văn bản, người ký bắt buộc phải có chữ ký số nhằm đảm bảo văn bản không bị sao chép, làm giả hoặc thay đổi nội dung, không làm ảnh hưởng đến tính chính xác và bảo mật của văn bản. Chính vì vậy, việc trang bị chữ ký số phục vụ xác định tác giả và tính nguyên gốc của văn bản điện tử là điều hết sức quan trọng và cần thiết trong thời đại công nghệ 4.0 này.

5. Phục vụ chứng khoán, ngân hàng điện tử

Được đánh giá là phương tiện xác thực hiệu quả nhất hiện nay, chữ ký số là một công cụ không thể thiếu để các ngân hàng tăng cường tính cạnh tranh trong thời đại công nghệ điện tử. Không giống như văn bản giấy được ký bằng chữ ký tay thông thường, văn bản điện tử có thể được gửi trong môi trường internet với một thời gian ngắn hơn gấp nhiều lần. Vì vậy, chữ ký số đóng một vai trò không nhỏ trong việc giúp người ký xác thực và gửi văn bản, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả làm việc nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý và sự toàn vẹn của văn bản.

Đối với ngân hàng, chữ ký số giúp các ngân hàng giảm thiểu chi phí đầu tư trong triển khai và mở rộng dịch vụ, tăng cường khả năng quản lý rủi ro hiệu quả. Không những vậy, phương thức bảo mật hiện đại này còn giúp ngân hàng xây dựng hình ảnh tin cậy, an toàn và hiện đại hơn trong mắt khách hàng.

Lựa chọn chữ ký số nào tốt nhất cho doanh nghiệp?

Để biết được doanh nghiệp mình phù hợp với loại chữ ký số nào, doanh nghiệp cần tìm hiểu thông tin cơ bản về chữ ký số, các loại chữ ký số phổ biến nhất hiện nay cũng như những quy định liên quan đến chữ ký số để có thể áp dụng sử dụng đúng cách và đúng quy định của pháp luật.

Ngoài ra, để lựa chọn được chữ ký số phù hợp, đáp ứng được nhiều mục đích sử dụng của doanh nghiệp thì cần phải chọn đơn vị cung cấp chữ ký số có uy tín, đáng tin cậy trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Ngoài ra các đơn vị có còn phải được chứng thực và cấp phép của Bộ Thông tin và Truyền thông để đạt đủ điều kiện tiêu chuẩn cung cấp chữ ký số hợp lệ. Vì vậy, trong quá trình tìm hiểu thông tin để mua chữ ký số, doanh nghiệp cần thận trọng lưu ý những điều này.

Xem thêm: Những ưu và nhược điểm của chữ ký số so với chữ ký thường!

Hy vọng qua bài viết trên, doanh nghiệp đã nắm được những công dụng chính của chữ ký số, chữ ký số được dùng cho mục đích gì, cũng như cách lựa chọn chữ ký số phù hợp, có ích nhất cho doanh nghiệp của mình.

Khách hàng có nhu cầu tư vấn miễn phí về chữ ký số, chữ ký số từ xa MISA eSign xin vui lòng liên hệ hotline 090 488 5833 hoặc đăng ký tại đây: