Trong quá trình hoạt động kinh doanh, có thể doanh nghiệp thay đổi người đại diện hoặc vì một lý do nào đó mà bắt buộc phải thay đổi chữ ký đăng ký kinh doanh. Và khi ấy rất nhiều câu hỏi sẽ được đặt ra, khiến doanh nghiệp lúng túng như: Có được phép thay đổi chữ ký đăng ký kinh doanh không? Khi thay đổi chữ ký kinh doanh thì có phải thay đổi chữ ký số không? Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra câu trả lời chính xác nhất.
1. Chữ ký kinh doanh có được phép thay đổi không?
Hiện tại, theo quy định của pháp luật không có quy định về việc đăng ký chữ ký đối với cá nhân. Trên thực tế, chủ yếu các ngân hàng có yêu cầu chữ ký, tuy nhiên cá nhân có thể thay đổi chữ ký của mình bất cứ lúc nào chỉ cần tự mình làm việc với ngân hàng và xuất trình giấy tờ tùy thân.
Xét về quy định liên quan tới đăng ký kinh doanh theo luật doanh nghiệp 2014, nghị định 78/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi nghị định 108/2018/NĐ-CP) và thông tư 20/2015/NĐ-CP hiện tại không có quy định nào về việc đăng ký chữ ký trên hồ sơ đăng ký kinh doanh do vậy người nộp hồ sơ có thể thay đổi đổi chữ ký mà không cần thông báo với phòng đăng ký kinh doanh. Theo nguyên tắc giải quyết thủ tục đăng ký kinh doanh tại nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định:
“Điều 4. Nguyên tắc áp dụng giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp
1. Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp tự kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật, chữ ký của những người đại diện theo pháp luật trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có giá trị pháp lý như nhau.
2. Cơ quan đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, không chịu trách nhiệm về những vi phạm pháp luật của doanh nghiệp và người thành lập doanh nghiệp.
3. Cơ quan đăng ký kinh doanh không giải quyết tranh chấp giữa các thành viên, cổ đông của công ty với nhau hoặc với tổ chức, cá nhân khác hoặc giữa doanh nghiệp với tổ chức, cá nhân khá”.
Như vậy, đối với việc thay đổi chữ ký của đại diện theo pháp luật doanh nghiệp không cần thông báo tới các cơ quan nhà nước nhưng cần thực hiện việc mở sổ đăng ký chữ ký mẫu và lưu giữ tại doanh nghiệp trong các trường hợp các cơ quan về thuế kiểm tra đột xuất. Tránh trường hợp doanh nghiệp không thực hiện sẽ bị phạt theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP.
2. Chữ ký số có phải thay đổi khi chữ ký kinh doanh thay đổi không?
Chữ ký số là một thiết bị được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.
Thông tin có trong chữ ký số dành cho doanh nghiệp bao gồm:
- Tên của Doanh nghiệp bao gồm: Mã số thuế, Tên Công ty….
- Số hiệu của chứng thư số (số seri).
- Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số.
- Tên của tổ chức chứng thực chữ ký số (Ví du: VNPT-CA).
- Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số.
- Các thư hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng số.
- Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông.
Có thể thấy, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay đăng ký kinh doanh của đại diện doanh nghiệp. Chính vì thế, khi chữ ký kinh doanh thay đổi, chữ ký số cũng bắt buộc phải thay đổi theo để đảm bảo các văn bản có sự trùng khớp.
>> Xem thêm: Các bước để thay đổi chữ ký số với cơ quan Thuế
Hy vọng qua bài viết trên, doanh nghiệp nói chung và người sử dụng chữ ký số nói riêng sẽ nắm được những thủ tục cần làm với chữ ký số khi thay đổi chữ ký kinh doanh, tránh xảy ra những sai sót không đáng có trong quá trình làm việc.
Khách hàng có nhu cầu tư vấn miễn phí về chữ ký số MISA eSign xin vui lòng liên hệ hotline 090 488 5833 hoặc đăng ký tại đây:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
