Trang chủ Tin tức Chữ ký điện tử trên hóa đơn có bắt buộc hay không?

Chữ ký điện tử trên hóa đơn có bắt buộc hay không?

296
tích hợp chữ ký số eSign vào phần mềm hóa đơn điện tử

Nhiều doanh nghiệp trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử vẫn còn nhiều thắc mắc chưa được sáng tỏ, chẳng hạn như liệu hóa đơn điện tử có cần chữ ký hay không. Vậy để biết được chữ ký điện tử trên hóa đơn có bắt buộc hay không, hãy cùng MISA ESIGN tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Điều kiện của một hóa đơn điện tử hợp lệ

Để biết được chữ ký điện tử trên hóa đơn có nhất thiết phải có hay không thì doanh nghiệp cần phải nắm được hóa đơn điện tử hợp lệ là như thế nào. Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định thì một hóa đơn điện tử hợp lệ phải thỏa mãn đồng thời các nội dung sau:

  • Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
  • Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Ngoài ra, trên hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp còn phải bao gồm những thông tin:

  • Chữ ký điện tử hợp lệ của người bán.
  • Ngày tháng năm lập và gửi hóa đơn điện tử.
  • Chữ ký điện tử hợp lệ của người mua (nếu người mua là đơn vị kế toán).

Chữ ký điện tử trên hóa đơn có bắt buộc

2. Chữ ký số của người mua trên hóa đơn điện tử có bắt buộc?

Theo như Công văn số 2402/BTC-TCT của Bộ Tài chính ban hành năm 2016 thì nếu người mua không phải là đơn vị kế toán, hoặc là đơn vị kế toán mà có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như:

  • Hợp đồng kinh tế
  • Phiếu xuất kho
  • Biên bản giao nhận hàng hóa
  • Biên nhận thanh toán
  • Phiếu thu

thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định của pháp luật. Hóa đơn điện tử này không bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người mua.

Ngoài ra, Bộ Tài chính còn giao chỉ thị cho Cục Thuế xem xét các trường hợp cụ thể phát sinh cũng như điều kiện đáp ứng của từng doanh nghiệp. Mục tiêu của việc này là để hướng dẫn doanh nghiệp miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.

chữ ký số MISA ESIGN

Theo khoản 3 điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014, các trường hợp sau đây không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 điều này:

  • Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.
  • Tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.
  • Đối với những doanh nghiệp sử dụng số lượng lớn hóa đơn và tuân thủ luật thuế, căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh và cách thức tổ chức bán hàng, lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục Thuế sẽ xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán…”

Như vậy, không phải trường hợp nào trên hóa đơn điện tử cũng cần có chữ ký số của người mua. Trường hợp chữ ký điện tử của người mua được miễn chỉ khi người mua không phải đơn vị kế toán. Còn nếu người mua là đơn vị kế toán thì người mua cần phải có các hồ sơ, chứng từ như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì mới được miễn tiêu thức chữ ký điện tử.

Hiện nay MISA đang trong lộ trình nghiên cứu và phát triển chữ ký số từ xa, khách hàng có nhu cầu quan tâm xin vui lòng đăng ký nhận tư vấn tại đây: