Trang chủ Tin tức Làm việc tại nhà mùa Covid: Giải pháp ký duyệt tài liệu,...

Làm việc tại nhà mùa Covid: Giải pháp ký duyệt tài liệu, hợp đồng, hóa đơn từ xa với chữ ký số online

194

Làm việc tại nhà đang dần trở thành xu thế chung toàn cầu trong bối cảnh dịch viêm phổi cấp Covid-19 có những diễn biến khó lường. Tuy nhiên, làm sao để làm việc tại nhà hiệu quả lại là một bài toán khó với doanh nghiệp khi mọi văn bản tài liệu đều cần có người ký duyệt. Liệu chữ ký số online có phải là giải pháp hữu hiệu nhất trong thời điểm này?

1. Ký tài liệu, hợp đồng, hóa đơn trực tiếp trở nên khó khăn khi làm việc online tại nhà

Trước tình hình diễn biến phức tạp của dịch Covid-19, tại cuộc họp Thường trực chính phủ về phòng chống dịch bệnh Covid-19 ngày 26/03, Thủ tướng Chính phủ đã tuyên bố ngoài các công sở, trường học và bệnh viện, tạm dừng mọi hoạt động hội họp, sự kiện tập trung trên 20 người trong ít nhất 2 tuần tới. Thủ tướng cũng đặt vấn đề về việc có nên hay không tạm thời dừng mọi hoạt động và đi lại của người dân khi số ca nhiễm bệnh còn thấp. Điều này làm nhiều doanh nghiệp và người lao động lo lắng về viễn cảnh làm việc tại nhà thay vì đến văn phòng làm việc như hiện tại.

Giải pháp ký duyệt tài liệu từ xa

Mặc dù dịch bệnh đang ở tình trạng đáng báo động nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn phải duy trì, đảm bảo mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh diễn ra bình thường, ngay cả khi phải làm việc từ xa. Trong bối cảnh làm việc hạn chế như vậy, bài toán đặt ra là làm thế nào để các tài liệu quan trọng của doanh nghiệp vẫn có thể được ký duyệt mà không phải tiếp xúc trực tiếp giữa người với người?

Việc ký phê duyệt, xác nhận hợp đồng, văn bản, chứng từ,… là một trong những thủ tục thiết yếu không thể loại bỏ khi doanh nghiệp vẫn còn đang hoạt động. Từ những bộ phận cấp phòng ban cho đến cấp lãnh đạo, mọi quyết định quan trọng đều phải được xử lý thông qua văn bản và ký bởi đơn vị/cá nhân có thẩm quyền. Việc này dường như là bất khả thi nếu trong trường hợp người lao động phải làm việc tại nhà không thể tiếp xúc trực tiếp để trao đổi và ký tài liệu.

2. Giải pháp chữ ký số online cho doanh nghiệp làm việc tại nhà

Trước tình thế cấp bách cần có những động thái khẩn trương, nhiều doanh nghiệp đã trang bị cho mình chữ ký số điện tử để có thể ký mà không cần tiếp xúc trực tiếp với giấy tờ hay những người liên quan. Tuy nhiên, hầu hết các loại chữ ký số được phần đông doanh nghiệp sử dụng hiện nay đều cần đến thiết bị vật lý USB token. Người dùng phải kết nối thiết bị này vào máy tính thì mới có thể tiến hành thao tác ký số các văn bản điện tử.

Không chỉ đem lại nhiều bất cập như giá token cao, dễ hỏng, thất lạc hoặc kết nốii lỗi với máy tính, chữ ký số USB token còn tiềm ẩn nhiều nguy cơ lây nhiễm dịch bệnh khi bất đắc dĩ trở thành vật trung gian truyền virus từ người này sang người khác. Không những vậy, do số lượng USB token hạn chế nên khi nhiều người có nhu cầu ký số, việc luân chuyển USB giữa các bộ phận/cá nhân cũng trở thành một thách thức trong trường hợp doanh nghiệp phải làm việc từ xa.

chữ ký số online

Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong tình hình này đó là sử dụng chữ ký số online không cần USB token. Đây là dòng chữ ký số mới và hiện đại nhất trên thị trường hiện nay. Sử dụng công nghệ ký số từ xa, chữ ký số online cho phép người dùng có thể ký số mọi văn bản, tài liệu ở bất cứ nơi đâu mà không cần dùng đến bất kỳ thiết bị trung gian nào. Chỉ với 1 chiếc điện thoại di động, người dùng hoàn toàn có thể vừa làm việc tại nhà, vừa phòng chống dịch bệnh Covid-19 mà vẫn xử lý được toàn bộ giấy tờ đang chờ được ký, bởi loại chữ ký số này có khả năng:

  • Cho phép nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau cùng ký trên một tài liệu
  • Điện tử hóa và ký số được mọi loại văn bản, hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo quản trị,…
  • Dễ dàng phân quyền và kiểm soát người ký cũng như tài liệu
  • Ký số trên mọi thiết bị: máy tính, laptop, ipad, điện thoại,…

chữ ký số online

 

Hiện nay, MISA là đơn vị đầu tiên và duy nhất cung cấp chữ ký số online không dùng USB token với tên gọi eSign. Với 25 năm kinh nghiệm chuyên phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… MISA đã cung cấp giải pháp làm việc từ xa cho hơn 250.000 khách hàng và hàng triệu cá nhân. Mặc dù ra nhập thị trường chữ ký số chưa lâu nhưng MISA ESIGN đã khẳng định được giá trị của mình khi là sản phẩm tiên phong trong công nghệ ký số online, giúp doanh nghiệp giải được bài toán khó – ký số mọi văn bản mọi lúc mọi nơi:

  • Không cần USB Token – Ký số mọi văn bản, tài liệu ngay trên mobile
  • Cho phép nhiều người cùng ký số trên 1 tài liệu tại nhiều địa điểm khác nhau
  • Tích hợp trực tiếp vào Phần mềm Hóa đơn điện tử, kế toán, kê khai thuế,…
  • Gửi tài liệu đã ký tới khách hàng nhanh chóng với tốc độ ký 2100 chứng từ/giây
  • Dễ dàng ký số mọi định dạng văn bản, hợp đồng, thỏa thuận,…có đuôi file .pdf, .png, .jpg, .doc
  • Phân quyền và quản lý mọi thao tác ký thông qua lịch sử ký số

chữ ký số esign

Với những ưu điểm vượt trội như vậy, chữ ký số online MISA ESIGN chắc chắn là lựa chọn ưu tiên hàng đầu cho doanh nghiệp đang kiếm tìm giải pháp làm việc tại nhà mà vẫn đảm bảo được hiệu quả tối đa. Trước tình hình dịch bệnh diễn biến khó lường như hiện nay thì việc khẩn trương trang bị cho mình những công cụ làm việc từ xa hiệu quả là điều mà doanh nghiệp nào cũng phải cân nhắc nếu không muốn công việc kinh doanh của mình bị trì trệ hoặc thậm chí là ngừng hoạt động hoàn toàn.

chữ ký số esign