[Tải ngay] Mẫu sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp CHUẨN NHẤT

Sổ đăng ký mẫu chữ ký là tài liệu quan trọng, đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong các giao dịch. Việc lập và quản lý sổ này không chỉ giúp công tác kế toán trở nên thuận lợi mà còn là cơ sở để làm việc với ngân hàng và các cơ quan nhà nước. Hãy cùng MISA eSign tìm hiểu chi tiết về quy trình và những lưu ý quan trọng khi sử dụng sổ đăng ký này.

1. Sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp là gì?

Sổ đăng ký mẫu chữ ký doanh nghiệp dùng để lưu giữ chữ ký của những người có thẩm quyền ký các văn bản, tài liệu. Đây là công cụ hỗ trợ nghiệp vụ kế toán, đồng thời đảm bảo tính pháp lý theo quy định của pháp luật về kế toán, cụ thể:

• Xác nhận mẫu chữ ký chính thức: Đây là nơi doanh nghiệp đăng ký mẫu chữ ký của những người có thẩm quyền đại diện pháp luật như giám đốc, kế toán trưởng hoặc các nhân sự được ủy quyền ký các văn bản, hợp đồng, chứng từ…
• Việc đăng ký giúp cơ quan nhà nước và các đối tác xác minh chữ ký khi cần thiết, tránh giả mạo, gian lận.
• Quản lý việc ký kết hồ sơ, tài liệu: Sổ ghi nhận mẫu chữ ký giúp doanh nghiệp kiểm soát ai được quyền ký các loại giấy tờ nhất định, từ đó tránh sai phạm trong giao dịch hoặc làm việc hành chính.
• Làm cơ sở pháp lý khi có tranh chấp: Khi xảy ra tranh chấp về chữ ký trên hợp đồng, tài liệu, sổ đăng ký mẫu chữ ký là bằng chứng xác định chữ ký đúng của người đại diện doanh nghiệp.
• Dùng cho các giao dịch với ngân hàng, đối tác: Ngân hàng, cơ quan thuế, hoặc các tổ chức liên quan thường yêu cầu mẫu chữ ký doanh nghiệp để đối chiếu khi thực hiện các giao dịch tài chính, rút tiền, quyết toán.

Căn cứ theo khoản 7 điều 118 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định:

7. Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

Như vậy, các đối tượng cần đăng ký mẫu chữ ký doanh nghiệp gồm:

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, ví dụ: Giám đốc, Tổng giám đốc.
• Kế toán trưởng hoặc nhân viên kế toán.
• Người được ủy quyền ký thay hoặc ký các loại văn bản, hợp đồng, chứng từ của doanh nghiệp.
• Những người này có quyền ký các giấy tờ, tài liệu quan trọng liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp và phải được đăng ký mẫu chữ ký để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch.

2. Mẫu sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp

> Tải mẫu sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp Tại đây

SỔ ĐĂNG KÝ MẪU CHỮ KÝ

Lưu ý: Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

3. Quy trình lập và đăng ký sổ đăng ký mẫu chữ ký

Khi doanh nghiệp mới thành lập, để thuận lợi trong nghiệp vụ kế toán và giao dịch với cơ quan nhà nước, ngân hàng, cần lập sổ đăng ký mẫu chữ ký theo các bước sau:

• Lập sổ đăng ký mẫu chữ ký theo mẫu quy định.
• Thu thập chữ ký của các cá nhân có thẩm quyền ký văn bản, tài liệu của doanh nghiệp.
• Ghi đầy đủ thông tin cá nhân, chức vụ và mẫu chữ ký của các cá nhân đó vào sổ.
• Sau khi lập xong, sổ phải được lưu giữ tại trụ sở chính của doanh nghiệp, bảo quản cẩn thận để tránh hư hỏng hoặc mất mát.

4. Lưu ý về sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp

• Về bảo quản lưu trữ

• • Lưu giữ tại trụ sở chính; phân quyền người quản lý, theo dõi nhật ký cập nhật.
  • Bảo quản an toàn, bảo mật (tủ khóa, phòng chống cháy nổ, ẩm mốc; sao lưu bản số nếu có).
  • Quy định quy trình mượn/trả sổ; tuyệt đối không tẩy xóa, sửa chữa tùy tiện và thay đổi phải có biên bản xác nhận.

• Về mẫu chữ ký

• • Thu thập chữ ký trực tiếp và thống nhất một kiểu ký sử dụng trong mọi giao dịch; kèm thông tin: họ tên, chức vụ, phạm vi thẩm quyền, ngày hiệu lực.
  • Trường hợp có ủy quyền, đính kèm văn bản ủy quyền cần ghi rõ thời hạn và phạm vi ký.
  • Khi có thay đổi nhân sự, chức danh, con dấu hoặc phạm vi thẩm quyền cần phải cập nhật ngay và lưu vết các phiên bản.

• Về xử phạt nếu không lập và cập nhật sổ

• • Doanh nghiệp có nguy cơ bị coi là vi phạm quy định về chứng từ, kế toán nếu hồ sơ thiếu căn cứ xác thực chữ ký có thể bị loại, bị yêu cầu giải trình/khắc phục.
  • Dễ phát sinh rủi ro giả mạo chữ ký, tranh chấp hợp đồng, giao dịch bị ngân hàng/đối tác từ chối.
  • Ngoài ra, doanh nghiệp có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán khi để xảy ra sai sót về quản lý chữ ký, chứng từ; đồng thời tăng rủi ro trách nhiệm pháp lý của người quản lý.

Trên đây là mẫu sổ đăng ký mẫu chữ ký doanh nghiệp chuẩn nhất, hi vọng các doanh nghiệp sẽ thực hiện đúng theo quy định tránh bị xử phạt.

Nếu có nhu cầu sử dụng phần mềm chữ ký số từ xa MISA eSign, quý khách hàng hãy đăng ký nhận báo giá và tư vấn miễn phí tại đây: