Ngày 16/09/2026, Thủ tướng Chính phủ Quyết định số 43/2026/QĐ-TTg quy định về quy chế quản lý, vận hành, sử dụng và khai thác Trục liên thông văn bản quốc gia. Theo đó, kể từ ngày 01/11/2026, việc sử dụng văn bản điện tử ký số sẽ được áp dụng thay thế cho văn bản giấy. Hãy cùng MISA eSign đọc bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về quy định trên.
1. Tổng quan về Quyết định số 43/2026/QĐ-TTg
» Tải file Quyết định số 43/2026/QĐ-TTg: TẠI ĐÂY
| Loại văn bản | Quyết định |
| Số, ký hiệu | 43/2026/QĐ-TTg |
| Tổ chức ban hành | Chính phủ |
| Ngày ban hành | 16-09-2026 |
| Ngày có hiệu lực thi hành | 01-11-2026 |
| Trích yếu | Ban hành Quy chế quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng Trục liên thông văn bản quốc gia |
| Tải công văn |  |
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng Trục liên thông văn bản quốc gia.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 11 năm 2026.
Điều 3. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố và các cơ quan, tổ chức liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này..
| → Đọc thêm:
|
2. Từ 01/11/2026, văn bản điện tử ký số thay thế văn bản giấy
Căn cứ theo khoản 1 Điều 11 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg quy định:
Điều 11. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử trên Trục liên thông
1. Văn bản điện tử thực hiện ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy, được luân chuyển qua Trục liên thông thay thế cho việc gửi, nhận văn bản giấy (trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác).
2. Trục liên thông tự động kiểm tra và cảnh báo đối với văn bản chưa được ký số hoặc có chữ ký số không hợp lệ khi gửi, nhận. Văn phòng Chính phủ theo dõi, đôn đốc các cơ quan, tổ chức trong việc ký số các văn bản được gửi, nhận qua Trục liên thông.
Và căn cứ theo điều 2 quyết định 43/2026/QĐ-TTg:
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 11 năm 2026.
Như vậy, từ ngày 01/11/2026, văn bản điện tử được ký số hợp lệ theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy và được gửi, nhận qua Trục liên thông văn bản quốc gia để thay thế văn bản giấy, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
So với phương thức quản lý văn bản truyền thống, quy trình xử lý văn bản có sự chuyển đổi rõ rệt từ hình thức in, ký, đóng dấu, phát hành, tiếp nhận và lưu bản giấy sang quy trình tạo lập, ký số, phát hành, gửi, nhận, xử lý và lưu trữ trên môi trường điện tử. Đây là thay đổi có ý nghĩa thực tiễn, góp phần rút ngắn thời gian xử lý, nâng cao hiệu quả vận hành và giảm phụ thuộc vào quy trình giấy tờ thủ công.
Văn bản điện tử phải được ký số đúng quy định
Theo khoản 1 Điều 11 Quy chế ban hành kèm theo quyết định 43/2026/QĐ-TTg, văn bản điện tử chỉ có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy khi được ký số đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và được luân chuyển qua Trục liên thông văn bản quốc gia, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác. Như vậy, điều kiện để thay thế việc gửi, nhận văn bản giấy không chỉ là văn bản được tạo lập dưới dạng điện tử, mà còn phải bảo đảm chữ ký số hợp lệ theo quy định pháp luật. Đồng thời, việc thay thế này chỉ áp dụng đối với văn bản thuộc phạm vi luân chuyển qua Trục liên thông, không được hiểu là loại bỏ hoàn toàn văn bản giấy trong mọi trường hợp.
Để kiểm soát điều kiện nêu trên, khoản 2 Điều 11 Quy chế ban hành kèm theo quyết định 43/2026/QĐ-TTg quy định Trục liên thông thực hiện tự động kiểm tra, cảnh báo đối với văn bản chưa được ký số hoặc có chữ ký số không hợp lệ trong quá trình gửi, nhận. Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các cơ quan, tổ chức thực hiện ký số đối với văn bản luân chuyển qua hệ thống.
Cơ quan gửi, nhận phải bảo đảm giá trị pháp lý trong quá trình lưu trữ
Theo khoản 3 Điều 11 quy chế ban hành kèm theo Nghị quyết 43/2026/QĐ-TTg quy định:
3. Cơ quan, tổ chức gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục liên thông có trách nhiệm lưu trữ văn bản điện tử và bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản trong suốt quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Như vậy, cơ quan, tổ chức gửi, nhận văn bản qua Trục liên thông có trách nhiệm lưu trữ văn bản điện tử và bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản trong suốt thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Do đó, giá trị pháp lý của văn bản điện tử không chỉ được xác lập tại thời điểm gửi, nhận mà còn phải được duy trì xuyên suốt trong quá trình quản lý, khai thác và lưu trữ.
Bên cạnh đó, căn cứ theo khoản 1 điều 12 quy chế ban hành kèm theo Nghị quyết 43/2026/QĐ-TTg nêu rõ:
Điều 12. Mã định danh văn bản điện tử
1. Mỗi văn bản điện tử luân chuyển trên Trục liên thông bắt buộc phải có một Mã định danh văn bản duy nhất để phục vụ công tác theo dõi, truy vết và xử lý.
Theo quy định nêu trên, mỗi văn bản điện tử luân chuyển trên Trục liên thông phải có mã định danh duy nhất để phục vụ công tác theo dõi, truy vết và xử lý. Bên gửi có trách nhiệm kiểm tra trạng thái gửi và kịp thời xử lý trường hợp gửi không thành công; bên nhận có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn của gói tin và tính hợp lệ của chứng thư chữ ký số trước khi tiếp nhận. Các yêu cầu này nhằm bảo đảm việc thay thế văn bản giấy được thực hiện trên cơ sở xác thực, kiểm soát được quá trình luân chuyển và bảo đảm an toàn pháp lý cho văn bản điện tử.
Lưu ý về phạm vi áp dụng: Quy chế không áp dụng đối với việc gửi, nhận văn bản điện tử, tài liệu, hồ sơ và thông điệp dữ liệu có nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước, theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và pháp luật về cơ yếu (quy định tại khoản 2 điều 1 về phạm vi áp dụng của quy chế ban hành kèm theo Nghị quyết 43/2026/QĐ-TTg).
Trên cơ sở quy định văn bản điện tử được ký số hợp lệ theo pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy, yêu cầu đặt ra đối với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không chỉ là bảo đảm tính hợp lệ của chữ ký số mà còn phải tổ chức quy trình ký, phát hành và lưu trữ văn bản một cách chặt chẽ, thống nhất và thuận tiện trong thực tiễn áp dụng. Trong bối cảnh đó, việc lựa chọn một phần mềm chữ ký số chuyên nghiệp như MISA eSign là giải pháp phù hợp nhằm hỗ trợ thực hiện ký số đúng quy định, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý và luân chuyển văn bản điện tử.
Phần mềm chữ ký số MISA eSign là giải pháp chữ ký số từ xa uy tín với những ưu điểm vượt trội:
- Bảo đảm giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay hoặc con dấu trong các giao dịch thực hiện trên môi trường điện tử, như: phát hành hóa đơn điện tử, kê khai thuế, bảo hiểm xã hội, hải quan, ký kết hợp đồng điện tử và các giao dịch điện tử khác.
- Không cần sử dụng thiết bị phần cứng tích hợp như USB Token, SIM hoặc Card.
- Khắc phục toàn diện các hạn chế của các loại chữ ký số thông thường, đồng thời nâng cao hiệu quả trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.
- Cho phép ký số mọi lúc, mọi nơi trên nhiều loại thiết bị, bao gồm: điện thoại, máy tính bảng, laptop và máy tính để bàn.
- Tốc độ ký cao, có thể đạt tới hàng nghìn lượt ký mỗi giây, qua đó hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc ký và xử lý chứng từ kế toán, phát hành hóa đơn điện tử, kê khai thuế, khai hải quan, bảo hiểm xã hội, cũng như ký các văn bản, hợp đồng điện tử và báo cáo quản trị.
- Bảo mật cao, đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật eIDAS của châu Âu; đồng thời hỗ trợ xác thực hai yếu tố (2FA) và định danh thiết bị trên điện thoại.
- Hỗ trợ ký số trên nhiều định dạng tệp, như: Word, Excel, PDF…
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
