5 cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ NHANH CHÓNG – CHÍNH XÁC

5 cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ nhằm đảm bảo hợp đồng, thỏa thuận, hóa đơn hoặc bất kỳ tài liệu điện tử không bị vô hiệu cũng như giúp bạn dễ dàng xác định được danh tính người ký tránh tình trạng bị giả mạo, lừa đảo.

Xem thêm: Chữ ký số token – 10 điều bạn cần nắm trong lòng bàn tay

1. Những thông tin cần kiểm tra đảm bảo chữ ký số hợp lệ

Theo quy định hiện hành tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT, chữ ký số hợp lệ khi:

• Chứng thư số của người thực hiện ký số phải:
  • Còn hiệu lực tại thời điểm ký số.
  • Thuộc phạm vi sử dụng của chứng thư số và trách nhiệm pháp lý của người thực hiện ký số
  • Trạng thái của chứng thư số là còn hoạt động tại thời điểm ký số
• Chữ ký số được tạo ra bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số
• Văn bản điện tử đảm bảo tính toàn vẹn: Nội dung không bị thay đổi trong suốt quá trình trao đổi, xử lý và lưu trữ

2. 5 Cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ 

Dưới đây là bảng tổng hợp các cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ kèm ưu nhược điểm để bạn dễ dàng lựa chọn cách kiểm tra phù hợp nhất.

Cách kiểm tra	Độ tin cậy	Tốc độ	Độ dễ sử dụng	Định dạng hỗ trợ	Các thông tin kiểm tra được	Nhược điểm
Cách 1. Website NEAC	Rất cao, là công cụ của cơ quan quản lý chuyên ngành.	Nhanh, phụ thuộc vào hệ thống và đường truyền.	Dễ sử dụng, không cần cài đặt.	PDF, DOCX, XLSX, PPTX, XML và một số định dạng khác.	Trạng thái chữ ký, người ký, chứng thư số, tính toàn vẹn của dữ liệu, thời điểm ký và lỗi phát sinh.	Có thể gián đoạn khi website gặp sự cố; cần tải tài liệu lên hệ thống.
Cách 2. Phần mềm NEACSigner	Cao, do cơ quan chuyên ngành phát triển.	Nhanh sau khi cài đặt.	Tương đối dễ sử dụng.	PDF, DOCX, XML và các tệp được phần mềm hỗ trợ.	Trạng thái hợp lệ của chữ ký, thông tin người ký, chứng thư số và tình trạng tài liệu.	Phải tải, cài đặt và cập nhật phần mềm; có thể không tương thích với một số thiết bị.
Cách 3. Phần mềm đọc PDF như Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader	Cao đối với tài liệu PDF, phụ thuộc cấu hình chứng thư và danh sách tin cậy.	Nhanh, kiểm tra trực tiếp trên máy tính.	Dễ sử dụng đối với người thường xuyên xử lý PDF.	Chủ yếu là PDF.	Người ký, thời điểm ký, trạng thái chữ ký, chứng thư số, chuỗi tin cậy, cảnh báo và tình trạng thay đổi tài liệu.	Chủ yếu hỗ trợ PDF; kết quả có thể phụ thuộc phiên bản, cấu hình phần mềm và hệ thống chứng thư tin cậy.
Cách 4. Phần mềm hoặc website của nhà cung cấp dịch vụ	Cao trong phạm vi hệ thống của nhà cung cấp.	Nhanh, thường được tích hợp trực tiếp vào hệ thống.	Rất dễ sử dụng đối với khách hàng đang sử dụng dịch vụ.	Phụ thuộc hệ thống, thường gồm hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử và các tệp liên quan.	Trạng thái chữ ký, thông tin hóa đơn hoặc hợp đồng, tình trạng chứng thư và kết quả xác thực.	Chỉ kiểm tra thuận tiện đối với tài liệu được phát hành qua hệ thống của nhà cung cấp; phụ thuộc vào khả năng hỗ trợ của từng nền tảng.
Cách 5. Tra cứu chứng thư số bằng Serial Number	Cao đối với việc xác minh chứng thư do nhà cung cấp phát hành.	Nhanh nếu có đầy đủ Serial Number và hệ thống hoạt động ổn định.	Tương đối dễ sử dụng.	Không phụ thuộc trực tiếp vào định dạng tài liệu, chủ yếu tra cứu thông tin chứng thư.	Serial Number, chủ thể được cấp, thời hạn hiệu lực và trạng thái chứng thư như còn hiệu lực, hết hạn hoặc bị thu hồi.	Không phản ánh đầy đủ tính toàn vẹn của tài liệu hoặc toàn bộ chữ ký; phải xác định chính xác Serial Number; thường chỉ áp dụng cho chứng thư của nhà cung cấp tương ứng.

Cách 1: Kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên website Trung tâm chứng thực điện tử quốc gia

Nền tảng website Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia hỗ trợ giám sát mọi hoạt động của các đơn vị tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số hiện hành. Hơn nữa Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) trực thuộc của bộ TT&TT cho phép người dùng xác minh và kiểm tra chữ ký số trên các văn bản điện tử giao dịch. 

Việc kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên văn bản giao dịch cũng được hỗ trợ xác thực trên hệ thống trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia, người dùng tham khảo hướng dẫn dưới đây:

• Bước 1: Truy cập tại web NEAC
• Bước 2: Chọn Dịch vụ trực tuyến => Chọn Kiểm tra văn bản ký số

• Bước 3: Mục thông tin xuất hiện => Chọn Kiểm tra chữ ký số => Chọn Click vào box này/Chọn file tải lên => tải file cần kiểm tra chữ ký số

• Bước 4: File được tải lên => Chọn Kiểm tra chữ ký số

• Bước 5: Hoàn tất kiểm tra 
  • TH 1: Chữ ký hợp lệ: Hiển thị thông báo có đầy đủ thông tin của chữ ký số và chứng thư số:
    • Tên chữ ký: Tên chữ ký + Ký bởi đơn vị nào.
    • Trạng thái chữ ký: Hợp lệ tại thời điểm kiểm tra.
    • Tính toàn vẹn của dữ liệu: Không bị thay đổi.
    • Trạng thái chứng thư số trên chữ ký: Chứng thư số của người ký hợp lệ tại thời điểm ký số.
  • TH 2: Chữ ký không hợp lệ: Hệ thống sẽ thông báo lỗi chi tiết tại mục “Chi tiết nếu chữ ký không hợp lệ”

MISA eSign đơn vị cung cấp chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép, tương thích hoàn hảo với các công cụ kiểm tra của NEAC giúp bạn hoàn tất các thủ tục Nhanh – An toàn – Tiết kiệm. Đăng ký dùng thử miễn phí ngay tại đây.

→ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ PHẦN MỀM CHỮ KÝ SỐ MISA ESIGN ←

Cách 2: Hướng dẫn kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên phần mềm ký số NEACSigner

NEACSigner là phần mềm ký số do Bộ Thông tin và Truyền thông phát triển hỗ trợ các tính năng như: tạo chữ ký số, ký kết tài liệu trực tuyến, chuyển đổi tài liệu office sang pdf,… Ngoài ra, NEACSigner còn hỗ trợ kiểm tra chữ ký số hợp lệ cho mọi tài liệu điện tử.

Để thao tác nghiệp vụ kiểm tra chữ ký số hợp lệ trong văn bản giao dịch điện tử trên NEACSigner, bạn thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập tại web NEAC để tải phần mềm ký số NEACSigner
• Bước 2: 
  • Chọn Dịch vụ trực tuyến
  • Chọn Kiểm tra văn bản ký số
  • Chọn Tải phần mềm ký số NEACSigner
  • Mở tệp đã tải và Tiến hành cài đặt phần mềm

• Bước 3: Mở phần mềm => Chọn Hệ thống => Chọn Mở tệp

• Bước 4: Tệp được mở => Chọn Kiểm tra chữ ký (góc phải trên giao diện)
• Bước 5: Kết quả kiểm tra hiển thị
  • TH chữ ký hợp lệ => thông tin chữ ký số đầy đủ
  • TH chữ ký không hợp lệ

Cách 3: Kiểm tra trên phần mềm đọc PDF

Người dùng có thể kiểm tra chữ ký số trực tiếp trên tệp PDF bằng Adobe Acrobat, Adobe Acrobat Reader hoặc Foxit Reader. Phương pháp này cho phép xác thực chữ ký, xem thông tin người ký, thời điểm ký, chứng thư số và các cảnh báo liên quan mà không cần tải tài liệu lên website.

Cách kiểm tra này phù hợp với doanh nghiệp, kế toán, văn thư, pháp chế và các cá nhân thường xuyên tiếp nhận, xử lý tài liệu PDF đã được ký số trên máy tính. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở tệp PDF

Mở tệp PDF đã ký số bằng Adobe Acrobat, Adobe Acrobat Reader hoặc Foxit Reader.

• Bước 2: Xác thực chữ ký số

Đưa con trỏ chuột vào khu vực chữ ký số, chọn Options → Validate Signature để phần mềm thực hiện xác thực chữ ký.

Sau khi hoàn tất, người dùng có thể kiểm tra trạng thái xác thực và các cảnh báo liên quan.

• Bước 3: Xem chi tiết chữ ký

Tại bảng Signatures, chọn chữ ký cần kiểm tra, mở Options và chọn Signature Properties.

Tại cửa sổ này, người dùng có thể xem:

• • Thông tin người ký
  • Thời điểm ký
  • Trạng thái hợp lệ của chữ ký
  • Tình trạng thay đổi của tài liệu sau khi ký
  • Các cảnh báo hoặc vấn đề liên quan đến quá trình xác thực.

• Bước 4: Kiểm tra chứng thư số

Trong cửa sổ Signature Properties, chọn Show Signer’s Certificate để mở thông tin chứng thư số của người ký.

Các thông tin cần kiểm tra gồm:

• • Chủ thể được cấp chứng thư
  • Đơn vị cung cấp hoặc cấp chứng thư
  • Thời hạn hiệu lực
  • Chuỗi chứng thư và trạng thái tin cậy
  • Tình trạng thu hồi, nếu phần mềm có hiển thị.

Cách 4: Kiểm tra trên phần mềm chuyên dụng của nhà cung cấp

Ngoài cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên các trang thông tin hệ thống điện tử trực tuyến, người dùng có thể kiểm tra thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ phát hành các giao dịch điện tử như hoá đơn điện tử, hợp đồng điện tử… vì trong tệp văn bản ký số áp dụng mẫu văn bản được soạn thảo sẵn bởi bên thứ 3 cung cấp. 

Việc kiểm tra chữ ký số hợp lệ thông qua các giao dịch hoá đơn điện tử, người dùng có thể làm theo cách dưới đây:

• Bước 1: Truy cập Web tra cứu hoá đơn hoặc hợp đồng của nhà cung cấp mẫu soạn thảo văn bản đó.
• Bước 2: Xem kết quả qua 2 trường hợp hệ thống sẽ thông báo:
  • Chữ ký số hợp lệ
  • Chứ ký số không hợp lệ

VÍ DỤ: Kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên hóa đơn điện tử được cung cấp bởi MISA meInvoice

Kết quả tra cứu:

Cách 5: Kiểm tra chứng thư số (Certificate)

Việc kiểm tra trạng thái và tính hợp lệ của chứng thư số là cần thiết nhằm xác định chữ ký số trên văn bản còn hiệu lực, được cấp hợp lệ và đáp ứng yêu cầu pháp lý hay không. Đối với chứng thư số do MISA eSign cung cấp, người dùng có thể thực hiện tra cứu trực tuyến thông qua trang tra cứu chính thức của MISA bằng Serial Number của chứng thư.

• Bước 1: Truy cập trang tra cứu chứng thư số của MISA tại: https://tracuucts.misaca.vn/.

• Bước 2: Nhập Serial Number của chứng thư số và mã xác nhận, sau đó chọn Tra cứu.

Lưu ý: Để xác định Serial Number của chứng thư số, người dùng có thể tham khảo hướng dẫn tại đây.

Sau khi thực hiện tra cứu, hệ thống sẽ hiển thị thông tin các chứng thư số do MISA cung cấp, bao gồm:

• • Số Serial Number của chứng thư số
  • Trạng thái chứng thư số.

Việc tra cứu chứng thư số trên hệ thống MISA eSign giúp xác định chữ ký số do MISA cung cấp tại thời điểm ký văn bản còn hiệu lực hay không, qua đó hỗ trợ đánh giá tính hợp lệ và giá trị pháp lý của chữ ký số.

3. Chữ ký số không hợp lệ phải làm sao?

Đối với những trường hợp kiểm tra chữ ký số có kết quả chữ ký số không hợp lệ hoặc hệ thống thông báo kết quả kiểm tra Không tìm thấy chữ ký, người dùng cần:

• Liên hệ trực tiếp với bên cung cấp dịch vụ chữ ký số để có giải pháp xử lý lỗi hệ thống hoặc đăng ký gia hạn chữ ký số trong trường hợp chứng thư số không còn hạn
• Liên hệ kiểm tra trạng thái chữ ký số tại bên đối tác thứ 3.

Ngoài ra, người dùng cần cân nhắc và lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín, phải tìm hiểu đơn vị đã được Bộ TT&TT cấp phép hoạt động chưa, nếu đơn vị chưa được cấp phép nhưng vẫn tự cung cấp chữ ký dẫn đến chữ ký số trong mọi giao dịch văn bản không hợp lệ gây rủi ro rất nhiều đối với chủ thể sử dụng. 

Việc kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số là bước cần thiết nhằm xác định người ký, thời điểm ký, hiệu lực của chứng thư số và tình trạng toàn vẹn của văn bản điện tử sau khi ký. Qua đó, người dùng có thể kịp thời phát hiện chữ ký không hợp lệ, chứng thư hết hạn, bị thu hồi hoặc tài liệu đã bị thay đổi, đồng thời bảo đảm hồ sơ đáp ứng yêu cầu về an toàn thông tin và giá trị pháp lý.

Để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện quy trình này thuận tiện và hiệu quả, MISA eSign cung cấp giải pháp chữ ký số từ xa, cho phép người dùng ký, xác thực và quản lý chữ ký số trên nhiều thiết bị mà không cần sử dụng USB Token. Việc tích hợp các chức năng ký và kiểm tra chữ ký giúp người dùng chủ động kiểm soát tình trạng hồ sơ, hạn chế rủi ro trong quá trình xử lý hóa đơn điện tử, chứng từ, hợp đồng và các giao dịch điện tử khác.