Bạn thắc mắc chữ ký số có bắt buộc không trong giao dịch điện tử? Bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định và khi nào cần sử dụng chữ ký số theo pháp luật hiện hành.
1. Chữ ký số có bắt buộc không?
Theo quy định pháp luật Việt Nam hiện nay, chữ ký số không bắt buộc áp dụng cho tất cả các hoạt động chỉ bắt buộc sử dụng chữ ký số trong 3 trường hợp sau:
- Phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
- Kê khai và nộp thuế điện tử.
- Kê khai bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử.
Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và an toàn trong giao dịch, việc sử dụng chữ ký số ngày càng trở nên cần thiết và phổ biến rộng rãi.
Xem thêm:
- Ưu và nhược điểm của chữ ký số so với chữ ký thường!
- Doanh nghiệp được sử dụng chữ ký số trong những trường hợp nào?
MISA cung cấp các dịch vụ chữ ký số, chữ ký số không cần token, khách hàng có nhu cầu quan tâm xin vui lòng đăng ký nhận tư vấn tại đây:
2. Chi tiết 3 trường hợp BẮT BUỘC sử dụng chữ ký số
TH1: Doanh nghiệp thực hiện kê khai và nộp thuế
Kể từ năm 2015, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện kê khai và nộp thuế bằng phương thức điện tử được quy định rõ tại các văn bản pháp luật sau:
- Công văn số 16132/BTC-TCT: Doanh nghiệp tại Việt Nam bắt buộc thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan quản lý thuế.
- Nghị định 12/2015/NĐ-CP: Quy định tổ chức kinh doanh phải sử dụng dịch vụ điện tử do cơ quan thuế cung cấp để đăng ký, khai, nộp thuế, trừ trường hợp đặc biệt.
- Luật Quản lý thuế 2019: Yêu cầu người nộp thuế tại các địa bàn có hạ tầng công nghệ thông tin phải kê khai và nộp thuế qua phương tiện điện tử.
Do vậy, doanh nghiệp chuyển từ nộp thuế tiền mặt sang nộp thuế điện tử và bắt buộc sử dụng chữ ký số thay cho chữ ký tay trong giao dịch với cơ quan thuế để đảm bảo pháp lý và bảo mật.
Dịch vụ chữ ký số điện tử MISA eSign của Công ty Cổ Phần MISA – Đơn vị 25 năm kinh nghiệm chuyên phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),…
>> Xem chi tiết: Hướng dẫn sử dụng chữ ký số để kê khai và nộp thuế điện tử
TH2: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC thì từ 01/07/2022 doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua, bán hàng hóa dịch vụ.
Đồng thời, tại khoản 7, điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng quy định nội dung hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số của người bán và người mua trừ các trường hợp tại khoản 14 Điều này
Vì vậy, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số để đảm bảo hóa đơn điện tử là hợp lệ và có giá trị pháp lý trong giao dịch giữa các bên.
>> Xem thêm: Chữ ký số token – 10 điều bạn cần nắm trong lòng bàn tay
TH3: Thực hiện kê khai BHXH điện tử
Căn cứ theo Quyết định 838/QĐ-BHXH năm 2017 có quy định như sau:
Điều 4. Sử dụng chữ ký số và mã xác thực giao dịch điện tử
1. Tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải có chứng thư số có hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo quy định của pháp luật. Trường hợp cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH nhưng chưa được cấp chứng thư số thì được sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử do BHXH Việt Nam cấp.
2. Việc sử dụng chữ ký số và mã xác thực giao dịch điện tử quy định tại văn bản này gọi chung là ký điện tử.
Do vậy, Khi giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội, việc ký điện tử bằng chữ ký số là bắt buộc.
- Doanh nghiệp phải có chứng thư số hợp lệ để ký điện tử.
- Cá nhân chưa có chứng thư số sẽ sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử.
>> Xem chi tiết: Hướng dẫn thủ tục đăng ký chữ ký số bảo hiểm xã hội mới nhất
3. 3 lợi ích nên sử dụng chữ ký số dù không bắt buộc
Đối với các trường hợp không bắt buộc sử dụng chữ ký số bạn vẫn nên sử dụng bởi chữ ký số đem lại nhiều lợi ích vượt trội. Cụ thể chữ ký số giúp:
- Bảo mật thông tin: Chữ ký số đảm bảo rằng dữ liệu không bị thay đổi trái phép trong quá trình truyền và lưu trữ, giúp ngăn chặn các hành vi tấn công và xâm nhập.
- Xác thực danh tính: Sử dụng chữ ký số giúp xác minh người gửi và người nhận thông tin, tránh việc giả mạo danh tính và gây rối trong quá trình trao đổi thông tin.
- Tối ưu chi phí, thời gian, nhân lực: Việc sử dụng chữ ký số giúp bạn dễ dàng ký kết nhiều loại giấy tờ, văn bản, hợp đồng điện tử online mà không cần trực tiếp gặp mặt hay giửi chuyển phát giấy tờ và tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn.
- Ký và phát hành hóa đơn trực tiếp trên điện thoại, khắc phục hoàn toàn bất tiện từ USB Token
- Nhiều người, nhiều chi nhánh có thể ký và phát hành hóa đơn cùng một lúc giúp doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều USB Token và nâng cao năng suất làm việc
- Tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán, kê khai Thuế,…
- Ký tờ khai Thuế không cần USB token
- Điện tử hóa việc ký và lưu trữ mọi văn bản, tài liệu
- Không tốn kém chi phí đầu tư, lưu trữ và bảo quản USB token
MISA cung cấp các dịch vụ chữ ký số, chữ ký số từ xa, khách hàng có nhu cầu quan tâm xin vui lòng đăng ký nhận tư vấn tại đây:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
