4 lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số tại nhà

Trước tình hình dịch bệnh có những diễn biến khó lường như hiện nay, việc chuẩn bị tâm thế sẵn sàng cho tình huống cách ly và làm việc tại nhà là vô cùng cần thiết. Lúc này, những công cụ làm việc từ xa, đặc biệt là chữ ký số, chắc chắn sẽ trở thành trợ thủ đắc lực không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Để chuẩn bị tinh thần trước những tình huống xấu bất ngờ xảy ra, doanh nghiệp cần xem xét những lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số tại nhà, giúp công tác triển khai “work from home” được diễn ra suôn sẻ.

1. Đảm bảo chữ ký số đáp ứng được khả năng kết nối

Điều đầu tiên cần lưu ý khi doanh nghiệp làm việc tại nhà là chữ ký số phải có khả năng kết nối tốt với không chỉ máy tính mà còn với các phần mềm khác như hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, kê khai thuế, BHXH, DVC,… Việc ký số thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố này. Nếu không kết nối được, hoặc gặp lỗi kết nối trong quá trình ký số sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ làm việc do mọi văn bản cần ký đều bị trì hoãn, từ đó làm giảm hiệu quả làm việc tại nhà của không chỉ cá nhân mà còn đến toàn bộ doanh nghiệp.

Vì vậy, để tránh xảy ra tình trạng này, doanh nghiệp nên trang bị cho mình một phần mềm ký số chất lượng, được cung cấp bởi đơn vị có uy tín. Ngoài ra doanh nghiệp cũng nên chọn chữ ký số thuộc cùng một nhà cung cấp với các phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử,… bởi các phần mềm thuộc cùng 1 hệ sinh thái thường có khả năng tích hợp trực tiếp với độ tương thích cao, nên các rủi ro về kết nối hay bảo mật sẽ được loại bỏ hoàn toàn.

2. Đảm bảo chữ ký số vẫn đang trong thời hạn sử dụng

Mỗi chữ ký số đều có thời hạn sử dụng nhất định, tùy thuộc vào điều khoản hợp đồng giữa đơn vị cung cấp và doanh nghiệp mà thời hạn này sẽ khác nhau. Thông thường, chữ ký số có thời hạn tối thiểu là 1 năm. Để ký số được thì chữ ký số bắt buộc phải đang trong thời hạn sử dụng. Vì vậy, trước khi làm việc tại nhà, doanh nghiệp cần kiểm tra xem liệu chữ ký số còn hạn không và còn bao nhiêu lâu. Nếu trong trường hợp chữ ký số sắp hoặc đã hết hạn, doanh nghiệp cần phải gia hạn chữ ký số, nếu không thì phải xóa chữ ký số đang dùng và đăng ký một chữ ký số mới để mọi hoạt động giao dịch không bị gián đoán và vẫn được tiếp tục diễn ra suôn sẻ.

>> Xem thêm: Cách kiểm tra và xóa chữ ký số hết hạn để tránh rủi ro cho doanh nghiệp

3. Trang bị đủ số lượng USB token cần thiết

Làm việc tại nhà chắc chắn sẽ không tránh khỏi tình trạng nhiều người, nhiều bộ phận cùng có nhu cầu sử dụng chữ ký số một lúc. Tuy nhiên, người dùng lại không thể luân chuyển USB token giữa các địa điểm cách xa nhau trong hoàn cảnh dịch bệnh như vậy. Vậy thì giải pháp tối ưu nhất trong trường hợp này là trang bị đủ số lượng USB token cần thiết cho các cá nhân thường xuyên cần sử dụng. Việc mỗi người sử dụng 1 USB token riêng vừa giúp việc ký số không bị gián đoạn, vừa đảm bảo an toàn vệ sinh dịch tễ trong mùa dịch khi người dùng không phải tiếp xúc trực tiếp với vật truyền bệnh trung gian.

4. Đảm bảo được hỗ trợ kịp thời khi gặp khó khăn trong quá trình ký số

Trong quá trình sử dụng những thiết bị công nghệ nói chung, chắc chắn người dùng ít nhiều sẽ gặp phải những khó khăn hoặc sự cố không mong muốn. Chữ ký số là một loại hình công nghệ tuy không mới nhưng chưa hoàn toàn phổ biến với những người làm văn phòng, vì vậy người dùng có thể gặp khó khăn trong việc học cách cài đặt, thiết lập hoặc sử dụng chữ ký số. Ngoài ra, người dùng còn có khả năng gặp phải một số lỗi khi ký số do thao tác sai cách, các phần mềm không tương thích với nhau,… khiến cho việc ký số bị cản trở.

Tuy nhiên, tình trạng này sẽ được khắc phục nếu người dùng được trợ giúp bởi đội ngũ nhân viên hỗ trợ thuộc đơn vị cung cấp chữ ký số. Điều này thường không được doanh nghiệp để ý đến khi bắt đầu mua nhưng lại đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình sử dụng chữ ký số sau này. Vì vậy, doanh nghiệp nên lựa chọn một đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín, có đội ngũ nhân viên hỗ trợ nhiệt tình, có chuyên môn cao sẵn sàng trợ giúp, giải đáp những thắc mắc và khắc phục khó khăn cho cho người sử dụng chữ ký số mọi lúc mọi nơi một cách nhanh chóng. Như vậy, quá trình sử dụng chữ ký số tại nhà mới đảm bảo diễn ra trôi chảy, liền mạch và đạt hiệu quả cao.

Sử dụng chữ ký số MISA eSign giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả làm việc tại nhà

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại chữ ký số của các nhà cung cấp khác nhau. Tuy nhiên để đáp ứng được nhu cầu làm việc tại nhà của doanh nghiệp thì không phải chữ ký số nào cũng đáp ứng được.

Nhận thức được tầm quan trọng của hình thức làm việc tại nhà trong giai đoạn này, MISA sẵn sàng cung cấp chữ ký số MISA eSign đáp ứng được mọi tiêu chí làm việc từ xa của doanh nghiệp:

1. Kết nối trực tiếp với các phần mềm kê khai thuế, hải quan, BHXH, DVC,… một cách nhanh chóng, tiện lợi, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức xử lý tài liệu thủ công.
2. Tích hợp trong hệ sinh thái MISA cùng với các phần mềm như: phần mềm kế toán MISA SME.NET, hóa đơn điện tử MISA meInvoice, phần mềm quản trị doanh nghiệp MISA AMIS,… giúp doanh nghiệp thực hiện các thao tác nhanh chóng, dễ dàng hơn do có độ tương thích cao cũng như khả năng kết nối vượt trội, ưu việt.
3. Hệ thống công nghệ đảm bảo chất lượng và an ninh thông tin được chứng nhận phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 9001, ISO/IEC 27001, CMMI và CSA STAR, đảm bảo an toàn bảo mật thông tin tuyệt đối và hạn chế tối đa rủi ro gặp lỗi trong quá trình ký số.
4. Đội ngũ CSKH tận tình, chu đáo, sẵn sàng hỗ trợ ngay lập tức khi người dùng gặp khó khăn trong quá trình sử dụng chữ ký số tại nhà, nhằm đảm bảo mọi công việc của khách hàng không bị gián đoạn, trì hoãn quá lâu.

Làm việc từ xa vừa là thách thức nhưng cũng là cơ hội giúp doanh nghiệp thay đổi tư duy và chủ động hơn trong việc chuyển đổi số. Lựa chọn chữ ký số phù hợp, có tính tiện ích cao sẽ giúp mô hình làm việc từ xa phát huy hiệu quả và duy trì hoạt động kinh doanh. Với những ưu điểm vượt trội nêu trên, MISA eSign chắc chắn là chữ ký số mà mọi doanh nghiệp nên áp dụng triển khai trong thời điểm này.