Chữ ký số cá nhân là gì? Quy định và Cách đăng ký sử dụng chữ ký số cá nhân

06/02/2025

33234

Chữ ký số cá nhân là phiên bản số hóa của chữ ký tay, giúp xác thực danh tính và nội dung tài liệu trên môi trường điện tử. Vậy chữ ký số cá nhân là gì và có giá trị pháp lý không? Cùng MISA eSign tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

Xem thêm:

Mục lục Hiện

1. Tổng quan về chữ ký số cá nhân

Chữ ký số cá nhân là gì?

Chữ ký số cá nhân là một loại chữ ký điện tử, có giá trị tương đương với chữ ký tay của mỗi cá nhân. Chữ ký số cá nhân được dùng với mục đích xác thực danh tính của người ký trong trường hợp:

Ký các văn bản, tài liệu điện tử như: Hợp đồng, thỏa thuận, hóa đơn,…
Tham gia các giao dịch trực tuyến: Kê khai thu nhập cá nhân, sử dụng internet banking, mobile banking, giao dịch chứng khoán, mua bán trực tuyến…

Lợi ích khi sử dụng chữ ký số cá nhân

Mặc dù chưa được sử dụng rộng rãi do thói quen ký tay truyền thống của người Việt vẫn còn tồn tại, tuy nhiên chữ ký số cá nhân lại có vô số ưu điểm nổi bật, xứng đáng được xem xét và đưa vào sử dụng trong đời sống hàng ngày:

Lợi ích	Nội dung
✅ Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ	Thay vì phải chờ văn bản giấy được vận chuyển giữa các phòng ban trong công ty, hay giữa các cá nhân, đối tác bên ngoài doanh nghiệp thì việc ký số trên thiết bị điện tử sẽ tiết kiệm được phần lớn thời gian xử lý hồ sơ khi chỉ cần 1 thao tác đơn giản là văn bản đã được ký duyệt.
✅ Giảm thiểu chi phí hành chính	Việc in tài liệu ra giấy để trình ký sẽ tốn một khoản chi phí không nhỏ nếu số lượng tài liệu lớn. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp thì việc tối thiểu chi tiêu luôn là bài toán được ưu tiên hàng đầu. Vì vậy, việc ký số trên thiết bị điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được những khoản chi phí không cần thiết.
✅ Không cần chuẩn bị hồ sơ bản cứng	Nếu như chữ ký tay cần phải in hồ sơ bản cứng ra mới có thể ký được thì chữ ký số sẽ giúp người dùng “rảnh tay” hơn khi chỉ cần xem tài liệu trên máy tính/điện thoại và ký số trực tiếp trên đó. Việc này còn giúp người dùng dễ dàng quản lý và tra cứu tài liệu hơn, đồng thời tránh làm thất lạc hồ sơ khi mọi văn bản đều đã được lưu trữ trên hệ thống phần mềm.
✅ Ký duyệt mọi lúc mọi nơi	Thay vì chỉ có thể ký văn bản trực tiếp tại văn phòng trong giờ hành chính thì người dùng chữ ký số hoàn toàn có thể ký số bất kỳ lúc nào ở bất cứ nơi đâu chỉ với 1 chiếc điện thoại cài ứng dụng.

2. Chữ ký số cá nhân có bắt buộc không?

Hiện chưa có văn bản pháp luật nào quy định bắt buộc phải sử dụng chữ ký số cá nhân. Nhưng trong thời đại công nghệ số hiện nay việc sử dụng chữ ký số cá nhân đã và đang trở nên phổ biến bởi các giao dịch điện tử đã xuất hiện ở hầu hết các lĩnh vực trong đời sống hàng ngày.

Hãy đăng ký sử dụng chữ ký số ngay hôm nay để bắt kịp xu thế của thời đại công nghệ 4.0 ngay tại Form dưới đây.

3. Mẫu chữ ký số cá nhân hiện nay

Căn cứ theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có quy định mẫu chữ ký số cá nhân như sau:

Hình ảnh chữ ký số: Là chữ ký tay của người ký, màu xanh, định dạng .png.
Thông tin chữ ký số: Không yêu cầu thông tin người ký, chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký hợp lệ.

Hiện nay, có 2 dạng chữ ký số cá nhân bao gồm: cá nhân trong tổ chức và cá nhân. Dưới đây là mẫu chữ ký số cá nhân trong 2 trường hợp trên:

STT	Loại chữ ký số	Mẫu chữ ký số cá nhân
1	Cá nhân
2	Cá nhân trong tổ chức

4. Cách đăng ký chữ ký số cá nhân

Để được phép sử dụng người dùng phải đăng ký chứng thư số cá nhân với đơn vị cung cấp chữ ký số qua 4 bước sau:

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số phù hợp với nhu cầu. Một số tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số bạn có thể tham khảo:
- Đảm bảo tính bảo mật – an toàn của chữ ký số tránh tình trạng giả mạo chữ ký
- Nhà cung cấp cần có uy tín trên thị trường, tránh rủi ro khi chữ ký số gặp lỗi không được hỗ trợ
- Phần mềm có thể tích hợp với hệ sinh thái phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, bán hàng, khai thuế,…
Bước 2: Gửi yêu cầu đăng ký chữ ký số cá nhân thông qua Hotline: 0904885833 hoặc đăng ký trực tiếp trên website
Bước 3: Nhà cung cấp chữ ký số sẽ liên hệ lại và hướng dẫn khách hàng cung cấp hồ sơ và tiến hành kiểm tra, thẩm định hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân
Bước 4: Cài đặt và kích hoạt chữ ký số theo hướng dẫn của nhà cung cấp rồi sau đó khách hàng có thể sử dụng chữ ký số cho các giao dịch điện tử.

Xem thêm:

Hiện nay, MISA cung cấp dịch vụ chữ ký số điện tử MISA eSign giúp doanh nghiệp/cá nhân thực hiện ký số ngay khi phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo thuế qua mạng hay ký số các văn bản ngay trên điện thoại di động.

5. MISA Esign – Địa chỉ mua chữ ký số cá nhân uy tín

MISA eSign là phần mềm chữ ký số không cần Token được phát triển bởi Công ty CP MISA – Đơn vị 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm kế toán, hoá đơn điện tử, kê khai thuế (T-VAN),… cho hơn 250.000 tổ chức và hàng triệu cá nhân.

Hệ sinh thái kế toán – tài chính – quản trị uy tín được nhiều tin dùng

MISA eSign được tích hợp sẵn với phần mềm kế toán, nhân sự, bán hàng, hóa đơn điện tử, BHXH, kê khai thuế,… giúp điện tử hóa mọi công việc hành chính, văn thư lưu trữ giấy tờ từ đó giúp đơn vị tăng năng suất tiết kiệm chi phí.