Chữ ký số cá nhân là gì? Quy định và Cách đăng ký sử dụng chữ ký số cá nhân

21/03/2024

31628

Chữ ký số cá nhân là gì, đối tượng nào được sử dụng chữ ký số cá nhân? Bài viết này của MISA eSign sẽ giải đáp chi tiết những điều bạn cần phải biết về chữ ký số cá nhân.

Xem thêm:

Mục lục Hiện

1. Chữ ký số cá nhân là gì?

Chữ ký số cá nhân là một loại chữ ký điện tử, có giá trị tương đương với chữ ký tay của mỗi cá nhân. Chữ ký số cá nhân được dùng với mục đích xác thực danh tính của người ký trong trường hợp:

Ký các văn bản, tài liệu điện tử như: hợp đồng, thỏa thuận, hóa đơn,…
Tham gia các giao dịch trực tuyến: kê khai thu nhập cá nhân, sử dụng internet banking, mobile banking, giao dịch chứng khoán, mua bán trực tuyến…

Có 2 dạng chữ ký số cá nhân bao gồm: cá nhân trong tổ chức và cá nhân. Dưới đây là các mẫu trong 2 trường hợp trên:

STT	Loại chữ ký số	Hình ảnh minh họa
1	Cá nhân
2	Cá nhân trong tổ chức

2. Quy định về chữ ký số cá nhân

Về giá trị pháp lý

Theo quy định tại Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử như sau:

1. Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử.

2. Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.

3. Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.

Như vậy, chữ ký số có giá trị pháp lý trên tất cả các văn bản điện tử như tờ khai thuế, hóa đơn điện tử, vé điện tử, hợp đồng mua bán hàng, hợp đồng đối tác,…

Đối tượng sử dụng

Mọi công dân Việt Nam có nhu cầu sử dụng chữ ký số đều có thể đăng ký với đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số và sử dụng tương đương với chữ ký tay của mình.

Đối tượng cụ thể cần sử dụng chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp như: Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, kế toán trưởng, nhân viên trong tổ chức,…

3. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số cá nhân

Mặc dù chưa được sử dụng rộng rãi do thói quen ký tay truyền thống của người Việt vẫn còn tồn tại, tuy nhiên chữ ký số cá nhân lại có vô số ưu điểm nổi bật, xứng đáng được xem xét và đưa vào sử dụng trong đời sống hàng ngày:

Lợi ích	Nội dung
✅ Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ	Thay vì phải chờ văn bản giấy được vận chuyển giữa các phòng ban trong công ty, hay giữa các cá nhân, đối tác bên ngoài doanh nghiệp thì việc ký số trên thiết bị điện tử sẽ tiết kiệm được phần lớn thời gian xử lý hồ sơ khi chỉ cần 1 thao tác đơn giản là văn bản đã được ký duyệt.
✅ Giảm thiểu chi phí hành chính	Việc in tài liệu ra giấy để trình ký sẽ tốn một khoản chi phí không nhỏ nếu số lượng tài liệu lớn. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp thì việc tối thiểu chi tiêu luôn là bài toán được ưu tiên hàng đầu. Vì vậy, việc ký số trên thiết bị điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được những khoản chi phí không cần thiết.
✅ Không cần chuẩn bị hồ sơ bản cứng	Nếu như chữ ký tay cần phải in hồ sơ bản cứng ra mới có thể ký được thì chữ ký số sẽ giúp người dùng “rảnh tay” hơn khi chỉ cần xem tài liệu trên máy tính/điện thoại và ký số trực tiếp trên đó. Việc này còn giúp người dùng dễ dàng quản lý và tra cứu tài liệu hơn, đồng thời tránh làm thất lạc hồ sơ khi mọi văn bản đều đã được lưu trữ trên hệ thống phần mềm.
✅ Ký duyệt mọi lúc mọi nơi	Thay vì chỉ có thể ký văn bản trực tiếp tại văn phòng trong giờ hành chính thì người dùng chữ ký số hoàn toàn có thể ký số bất kỳ lúc nào ở bất cứ nơi đâu chỉ với 1 chiếc điện thoại cài ứng dụng.

4. Thủ tục đăng ký chữ ký số cá nhân

Để được phép sử dụng người dùng phải đăng ký chứng thư số cá nhân với đơn vị cung cấp chữ ký số qua 5 bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký cấp chữ ký số qua USB Token
- Sau khi đặt mua chữ ký số thành công, anh/chị thực hiện nộp hồ sơ đăng ký cấp chữ ký số qua USB Token. Để nộp hồ sơ đăng ký cập chữ ký số qua USB Token, người dùng liên hệ và nộp hồ sơ trực tiếp cho đơn vị cung cấp.
Bước 2: Nhà cung cấp kiểm tra, thẩm định hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân
Bước 3: Cài đặt và kích hoạt chữ ký số
- Sau khi hồ sơ đăng ký được nhà cung cấp thẩm định thành công. USB Token sẽ được gửi về đơn vị và tiến hàng cài đặt và kích hoạt USB để thực hiện ký số bằng USB Token
Bước 4: Doanh nghiệp đăng ký tài khoản với Tổng cục Thuế
Bước 5: Sau khi xác nhận thông tin, Trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia sẽ trả lại kết quả xác nhận với cơ quan thuế. Khi đó doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký điện tử các văn bản điện tử.

Xem thêm: Chữ ký số token – 10 điều bạn cần nắm trong lòng bàn tay

Hiện nay, MISA cung cấp dịch vụ chữ ký số điện tử MISA eSign giúp doanh nghiệp/cá nhân thực hiện ký số ngay khi phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo thuế qua mạng hay ký số các văn bản ngay trên điện thoại di động.

5. Giải đáp một số thắc mắc về chữ ký số cá nhân

Có được ký hợp đồng lao động bằng chữ ký số?

Hiện nay, công ty chúng tôi có nhiều lao động. Giám đốc không có thời gian để ký hết hợp đồng lao động với nhân viên và muốn thực hiện việc ký hợp đồng lao động với nhân viên qua việc sử dụng chữ ký số. Trong trường hợp giám đốc ký hợp đồng lao động bằng hình thức sử dụng chữ ký số thì hợp đồng lao động có hiệu lực không?

Trả lời:

Tại Điều 14 Bộ luật lao động 2019 thì hợp đồng lao động được chia thành các hình thức sau:

Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Hai bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 18, điểm a khoản 1 Điều 145 và khoản 1 Điều 162 của Bộ luật Lao động 2019.

Từ quy định trên có thể thấy, hợp đồng lao động có thể xác lập qua văn bản hoặc lời nói.

Đối với trường hợp văn bản là văn bản điện tử. Tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP nêu rõ chữ ký số có thể ứng dụng vào trong rất nhiều nhiệm vụ, nhiều hoàn cảnh như sau:

✅	Ký hợp đồng lao động.
✅	Để kê khai thuế qua mạng, khai báo hải quan và thông quan trực tuyến. Không cần mất thời gian đi in các tờ khai, đóng dấu đỏ của công ty rồi đến cơ quan thuế xép hàng để nộp những loại tờ khai này.
✅	Dùng để đóng bảo hiểm.
✅	Thay thế cho chữ ký tay trong các giao dịch thương mại điện tử ở môi trường số.
✅	Sử dụng khi mua bán hàng trực tuyến, đầu tư chứng khoán trực tuyến, chuyển tiền ngân hàng, thanh toán trực tuyến.
✅	Quản lý doanh nghiệp hiệu quả với mức độ bảo mật, an toàn cao.

Như vậy, doanh nghiệp trên có thể ký hợp đồng lao động với nhân viên bằng chữ ký số. Hay cá nhân ký số hợp đồng lao động là vẫn tuân thủ quy định pháp luật.

Xem thêm:

Tiêu chí chọn chữ ký số cá nhân từ nhà cung cấp?

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số nhằm phục vụ mục đích ký số hóa đơn điện tử bắt buộc và các văn bản điện tử phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.

Tuy nhiên khi doanh nghiệp lựa chọn chữ ký số cá nhân cần đảm bảo những tiêu chí sau đây:

Đảm bảo tính bảo mật – an toàn của chữ ký số tránh tình trạng giả mạo chữ ký
Nhà cung cấp cần có uy tín trên thị trường, tránh rủi ro khi chữ ký số gặp lỗi không được hỗ trợ
Phần mềm có thể tích hợp với hệ sinh thái phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, bán hàng, khai thuế,…

>> Tham khảo: Mua chữ ký số ở đâu? Quy trình và Báo giá chi tiết

6. MISA Esign – địa chỉ mua chữ ký số cá nhân uy tín

MISA eSign là phần mềm chữ ký số không cần Token được phát triển bởi Công ty CP MISA – Đơn vị 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm kế toán, hoá đơn điện tử, kê khai thuế (T-VAN),… cho hơn 250.000 tổ chức và hàng triệu cá nhân.

Hệ sinh thái kế toán – tài chính – quản trị uy tín được nhiều tin dùng

MISA eSign được tích hợp sẵn với phần mềm kế toán, nhân sự, bán hàng, hóa đơn điện tử, BHXH, kê khai thuế,… giúp điện tử hóa mọi công việc hành chính, văn thư lưu trữ giấy tờ từ đó giúp đơn vị tăng năng suất tiết kiệm chi phí.