Chữ ký số là gì? Quy định và cách đăng ký sử dụng

Chữ ký số là giải pháp tối ưu cho các giao dịch điện tử an toàn, hợp pháp, giúp bảo vệ thông tin và tiết kiệm thời gian cho cá nhân cũng như tổ chức. Vậy, chữ ký số là gì? Những đặc điểm nào người dùng cần lưu ý? Hãy tìm hiểu ngay!

1. Tổng quan về chữ ký số

1.1. Chữ ký số là gì?

Theo quy định tại khoản 6 Điều 3 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP có định nghĩa về chữ ký điện số (Electronic Signature) như sau:

6. Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Có thể hiểu, chữ ký số là phiên bản số hóa của chữ ký tay cá nhân hay con dấu của tổ chức khi thực hiện giao dịch trên môi trường điện tử và được pháp luật công nhận về mặt pháp lý.

1.2. Cấu tạo chữ ký số

Chữ ký số được xây dựng trên nền tảng mã hóa tiên tiến để đảm bảo tính xác thực, bảo mật và không thể chối bỏ. Cấu tạo của chữ ký số gồm 3 phần chính:

1. Chứng thư số (Digital Certificate): chứa các thông tin về chủ sở hữu, khóa công khai để xác minh chữ ký, thông tin về tổ chức cấp CA, ngày phát hành, hết hạn.
2. Cặp khóa mã hóa: gồm khóa bí mật cho người ký sở hữu để mã hóa tài liệu khi ký, khóa công khai chia sẻ cho người nhận để giải mã và kiểm tra chữ ký.
3. Thuật toán băm (Hash Algorithm): Tạo ra chuỗi mã hóa duy nhất cho tài liệu để đảm bảo tài liệu không thể bị giả mạo, chỉnh sửa.

Dưới đây là mô hình hoạt động của chữ ký số:

• Thông tin của cá nhân, tổ chức được mã hóa bởi thuật toán băm và sử dụng cặp mã khóa để bảo mật (1 khóa riêng tư cho người sử hữu và 1 khóa công khai cho người nhận).
• Khi mã khóa công khai khớp với mã khóa cá nhân thì cá nhân, tổ chức có thể thực hiện ký số qua một thiết bị vật lý gọi là USB Token.
• Người dùng sử dụng USB Token thực hiện ký lên các văn bản. Khi đó chữ ký đó được gọi là chữ ký số.

1.3. Chữ ký số tiếng anh là gì?

Chữ ký số tiếng anh được viết là “Digital signature” trong khi chữ ký điện tử được viết tắt là “Electronic signature”.

Dưới đây là một số tên tiếng anh của các loại chữ ký số:

Loại chữ ký số	Tên tiếng anh
Chữ ký số HSM	Hardware Security Module
Chữ ký số Token	Token Signature
Chữ ký số từ xa	Remote Signature
Chữ ký số SmartCard	SmartCard Signature

2. Chữ ký số có bắt buộc không?

Hiện chưa có văn bản pháp luật nào quy định bắt buộc cá nhân, tổ chức phải sử dụng chữ ký số. Tuy nhiên, trên thực tế có 3 trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số là khi:

• Kê khai thuế, nộp tờ khai và nộp thuế (Theo quy định tại Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019)
• Sử dụng hóa đơn điện tử (Theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP)
• Kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến (Theo quy định tại Điều 4 Quyết định số 838/QĐ-BHXH)

Chi tiết: 3 Trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số

3. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số

Việc sử dụng chữ ký số giúp cá nhân, tổ chức cải thiện quy trình và thủ tục giao dịch trực tuyến, mang lại nhiều lợi ích thực tiễn như:

• Tiết kiệm thời gian, chi phí
  • Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển giấy tờ.
  • Thực hiện ký kết, gửi và nhận tài liệu nhanh chóng mà không cần gặp trực tiếp.
• Nâng cao hiệu suất làm việc
  • Tự động hóa quy trình ký kết hợp đồng, hóa đơn điện tử, kê khai thuế, bảo hiểm xã hội…
  • Giảm thiểu thủ tục giấy tờ, tăng hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.
• Dễ dàng tích hợp và sử dụng
  • Tích hợp với nhiều hệ thống như kê khai thuế điện tử, hải quan điện tử, ngân hàng trực tuyến, bảo hiểm xã hội…
  • Sử dụng đơn giản trên máy tính, thiết bị di động.
• Hỗ trợ chuyển đổi số doanh nghiệp
  • Góp phần số hóa các hoạt động ký kết, giao dịch, giúp doanh nghiệp bắt kịp xu hướng chuyển đổi số.
  • Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại và thân thiện với môi trường.

4. Chữ ký số dùng để làm gì?

Chữ ký số được sử dụng để xác thực và bảo vệ các giao dịch điện tử, đặc biệt là trong môi trường trực tuyến. Dưới đây là một số mục đích chính của chữ ký số:

• Ký hợp đồng điện tử: Chữ ký số là công cụ quan trọng trong việc ký hợp đồng điện tử, giúp thay thế chữ ký tay truyền thống, đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng.
• Khai báo thuế điện tử: Chữ ký số được sử dụng trong việc ký các tờ khai thuế, chứng từ kế toán điện tử để đảm bảo tính hợp lệ và pháp lý.
• Giao dịch ngân hàng trực tuyến: Chữ ký số giúp bảo vệ các giao dịch tài chính trực tuyến, như chuyển tiền hoặc thanh toán, đảm bảo chỉ người có quyền mới thực hiện được.
• Chứng thực các tài liệu pháp lý: Chữ ký số thường được sử dụng để chứng thực các tài liệu và báo cáo pháp lý trong các ngành như pháp luật, tài chính, kế toán.
• Chữ ký số trong các hệ thống phần mềm: Chữ ký số có thể được tích hợp vào các phần mềm quản lý, giúp xác nhận các hành động của người dùng trong các quy trình nghiệp vụ.

Tóm lại, chữ ký số mang lại nhiều lợi ích trong việc bảo mật, xác thực và giảm thiểu thủ tục giấy tờ trong các giao dịch và công việc trực tuyến. Nếu bạn quan tâm đến triển khai chữ ký số cho doanh nghiệp hãy nhanh tay đăng ký tại Form dưới đây.

5. Các loại chữ ký số hiện nay

Hiện nay có 4 loại chữ ký số được phân loại theo phương thức lưu trữ và khả năng bảo mật gồm: chữ ký số USB Token, chữ ký số SmartCard, chữ ký số HSM, và chữ ký số từ xa.

5.1. Chữ ký số USB Token

Chữ ký số USB Token là loại chữ ký số được lưu trữ trên USB nhỏ gọn, được gọi là Token. Khi sử dụng, người dùng cần cắm USB Token vào máy tính để thực hiện ký các tài liệu điện tử.

Đây là loại chữ ký số truyền thống và được sử dụng phổ biến nhất và cần thiết bị phần cứng tích hợp.

Với loại này, chỉ người có USB Token và mã PIN mới có thể ký chữ ký số.

5.2. Chữ ký số Smartcard

Chữ ký số SmartCard là loại chữ ký số được thiết lập sẵn trên SIM do các nhà mạng nghiên cứu phát triển, có thể giúp người dùng sử dụng trên thiết bị di động nhanh chóng.

Tuy nhiên loại chữ ký số này vẫn còn nhiều hạn chế và nhược điểm khi phải phụ thuộc vào sim của các nhà mạng.

Nếu người dùng có sim nằm ngoài vùng phủ sóng của nhà mạng hoặc có việc phải đi công tác nước ngoài thì việc ký số cũng không thể diễn ra được.

5.3. Chữ ký số HSM

Chữ ký số HSM là chữ ký số được lưu trữ và vận hành trên thiết bị phần cứng chuyên dụng, được gọi là HSM. Thiết bị này được tích hợp vào máy chủ hoặc hệ thống mạng.

Loại chữ ký số này cho phép ký số hàng loạt các tài liệu, thiết kế bảo mật cao và lưu trữ tập trung trên hệ thống.

Chữ ký số HSM thường được sử dụng cho các doanh nghiệp lớn, ngân hàng và tổ chức tài chính.

5.4. Chữ ký số từ xa

Chữ ký số từ xa là loại chữ ký số không cần thiết bị lưu trữ vật lý như USB Token hoặc HSM. Khóa riêng tư sẽ được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp và người dùng ký số qua nền tảng trực tuyến.

Nhà cung cấp dịch vụ sử dụng Cloud để lưu trữ khóa riêng tư và người dùng sử dụng ứng dụng web hoặc App Mobile để ký số điện tử với mã xác thực OTP hoặc sinh trắc học.

Chữ ký số từ xa đang là loại chữ ký số mới với các ưu điểm vượt trội, khắc phục các nhược điểm của chữ ký số USB Token, chữ ký số Smartcard hay HSM vì không phụ thuộc vào phần cứng nào.

6. Địa chỉ cung cấp chữ ký số uy tín

MISA là đơn vị 25 năm kinh nghiệm chuyên phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho gần 250.000 tổ chức và hàng triệu cá nhân kinh doanh.

Phần mềm chữ ký số điện tử eSign đáp ứng các tiêu chuẩn của nhà nước về ký số, được phát triển theo tiêu chuẩn châu Âu eIDAS đảm bảo an toàn cao nhất cho người ký:

• Đáp ứng quy định pháp luật về chữ ký số: Đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật theo nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính Phủ
• Chất lượng đạt chuẩn quốc tế: Hệ thống đảm bảo chất lượng và an ninh thông tin được chứng nhận phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 9001, ISO/IEC 27001, CMMI và CSA STAR
• Thủ tục đơn giản, kích hoạt dễ dàng: Dễ dàng đặt mua ngay trên webiste, kích hoạt chứng thư số dễ dàng
• Thương hiệu uy tín: 25 Năm kinh nghiệm – Hơn 100 giải thưởng – Gần 250.000 tổ chức và hàng triệu cá nhân
• Tư vấn tận tình: Tư vấn viên hỗ trợ tận tình 365 ngày/năm với nhiều kênh tư vấn: Forum, Chatbot,…

6.1. Quy trình mua chữ ký số MISA eSign

Vì chữ ký số có giá trị pháp lý nên cần phải đăng ký thông qua một tổ chức cung cấp chứng thư số. Để tạo chữ ký số ta sẽ tiến hành theo 5 bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký:
  • Với cá nhân: Cung cấp chứng minh nhân dân/ căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu.
  • Với doanh nghiệp: Giấy phép đăng ký kinh doanh, mã số thuế, thông tin đại diện pháp luật.
• Bước 3: Gửi hồ sơ tới các tổ chức cung cấp chữ ký số hoặc qua các kênh trực tuyến. (Tổng đài hỗ trợ đăng ký chữ ký số của Misa Esign: 0904885883).
• Bước 4: Sau khi xác thực thông tin, bạn sẽ nhận được chứng thư số và cặp mã khóa.
• Bước 5: Thiết lập mẫu chữ ký số cho cá nhân/doanh nghiệp.

6.2. Bảng báo giá chữ ký số mới nhất

Hiện nay, chữ ký số MISA eSign được nhiều đơn vị tin dùng bởi chất lượng tốt cũng như chi phí hợp lý chỉ từ 550.000đ. Dưới đây là bảng giá chi tiết khách hàng có thể tham khảo.

7. Giải đáp một số thắc mắc về chữ ký số

Câu 1. Ai có thể sử dụng chữ ký số?

Bất kỳ cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đều có thể sử dụng chữ ký số.

Câu 2. Chữ ký số có an toàn không?

Chữ ký số hoàn toàn an toàn vì nó sử dụng các công nghệ mã hóa và bảo mật để đảm bảo tính toàn vẹn, không thể chỉnh sửa, thay thế.

Câu 3. Chữ ký số có hết hạn không?

Chữ ký số có thời hạn đăng ký. Do đó, khi hết thời gian đăng ký mà không gia hạn thì chữ ký số sẽ hết hạn.

>>> Xem thêm bài: Cách kiểm tra và xóa chữ ký số

Câu 4. Có xóa chữ ký số trên tài liệu không?

Nếu bạn là người sử hữu chữ ký số thì ta có thể xóa chữ ký số trên các tài liệu. Những người không sở hữu thì không thể chỉnh sửa và xóa chữ ký số trên các văn bản điện tử.

Câu 5. Cần làm gì nếu mất USB Token hoặc thiết bị chứa chữ ký số?

Khi để mất USB Token hoặc các thiết bị lưu trữ chữ ký số thì cần báo ngay cho nhà cung cấp để khóa chứng thư số và phát hành lại thiết bị mới.

Hy vọng, với các thông tin bài viết cung cấp đã giúp bạn hiểu rõ chữ ký số là gì cũng như các quy đinh pháp luật về chữ ký số hiện hành. Nếu có bất cứ thắc mắc nào hãy liên hệ với MISA eSign để được giải đáp chi tiết.

MISA cung cấp các dịch vụ chữ ký số, chữ ký số từ xa, khách hàng có nhu cầu quan tâm xin vui lòng đăng ký nhận tư vấn tại đây: