Cách nộp báo cáo tài chính và thuyết minh BCTC trên dịch vụ công

Việc nắm vững cách nộp báo cáo tài chính và thuyết minh BCTC trên dịch vụ công là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đảm bảo tính tuân thủ và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Với những thay đổi quan trọng trong quy trình nộp hồ sơ điện tử, việc thực hiện đúng trình tự sẽ giúp quá trình quyết toán thuế trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Bài viết dưới đây MISA eSign sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để doanh nghiệp có thể tự tin hoàn thành nghĩa vụ thuế một cách chuyên nghiệp nhất.

1. Chuẩn bị trước khi nộp

Từ năm tài chính 2025, việc nộp Báo cáo tài chính (BCTC) qua Cổng Dịch vụ công ngành Thuế được thực hiện theo quy định mới, theo đó doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đúng trình tự trên hệ thống dịch vụ công và không áp dụng cơ chế nộp theo hệ thống cũ.

• Nguyên tắc nộp hồ sơ cần lưu ý

• • Doanh nghiệp không nộp BCTC riêng lẻ, mà phải thực hiện quy trình nộp tờ khai 03/TNDN kèm BCTC để hồ sơ được hệ thống tiếp nhận đồng bộ.
  • Việc nộp theo quy trình nêu trên nhằm bảo đảm tính thống nhất dữ liệu, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình tiếp nhận và đối chiếu hồ sơ.

• Thời hạn và khuyến nghị thực hiện

• • Thời hạn nộp hồ sơ năm được xác định không quá 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
  • Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ sớm và nộp sớm, nhằm hạn chế rủi ro quá tải hệ thống vào giai đoạn cao điểm và kịp thời xử lý lỗi kỹ thuật (nếu phát sinh).

• Hồ sơ bắt buộc doanh nghiệp cần chuẩn bị

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đúng và đủ các nội dung sau:

➤ Tờ khai quyết toán thuế TNDN

• • Mẫu 03/TNDN
  • Định dạng: XML
  • Tính chất: là tệp hồ sơ gốc để hệ thống ghi nhận và luân chuyển hồ sơ.

➤ Bộ Báo cáo tài chính (dạng XML)

• • Báo cáo tình hình tài chính
  • Báo cáo kết quả kinh doanh
  • Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Doanh nghiệp cần bảo đảm dữ liệu lập báo cáo phù hợp yêu cầu biểu mẫu, hệ thống tài khoản và các nội dung liên quan theo quy định hiện hành (trường hợp có cập nhật theo quy định mới thì cần rà soát để lập đúng cấu trúc).

➤ Thuyết minh Báo cáo tài chính

• • Định dạng: PDF/DOCX/XLSX
  • Yêu cầu: không bắt buộc XML, tuy nhiên phải đúng cấu trúc, bảo đảm nội dung giải trình phù hợp với bộ BCTC đã lập.

➤ Chữ ký số hợp lệ

Để đảm bảo quá trình ký số hồ sơ điện tử được thực hiện thành công, doanh nghiệp cần rà soát và bảo đảm các điều kiện sau:

• • Chứng thư số phải đang trong thời hạn sử dụng và còn hiệu lực theo quy định.
  • Đảm bảo đã cài đặt đầy đủ driver (trình điều khiển) và phần mềm ký chuyên dụng của hệ thống Cổng Dịch vụ công.
  • Sử dụng các trình duyệt web được hệ thống hỗ trợ để đảm bảo khả năng hiển thị và thực hiện các lệnh ký.

Trải nghiệm miễn phí ngay MISA eSign để Ký số online trên mobile, mọi lúc mọi nơi, an tâm pháp lý Tại đây

2. Hướng dẫn nộp báo cáo tài chính và thuyết minh BCTC trên dịch vụ công

2.1. Đăng nhập Cổng Dịch vụ công của Tổng cục Thuế

• Bước 1: Người nộp thuế truy cập Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (Dịch vụ công) tại địa chỉ: https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin.
• Bước 2: Chọn “Đăng nhập” và thực hiện đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp.

2.2. Nộp tờ khai 03/TNDN: Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TT80/2021)

• Bước 1: Tại giao diện chính của hệ thống, chọn mục “Thủ tục hành chính”.
• Bước 2: Thực hiện tìm kiếm thủ tục: “03/TNDN – Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TT80/2021)”.

• • Tại cột “Nộp hồ sơ”, chọn biểu tượng “Nộp”.
• 
  • Tại màn hình lựa chọn tờ khai, chọn mẫu: “03/TNDN_Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TT80/2021)”, sau đó nhấn “Tiếp tục”.

• Bước 3: Lựa chọn hình thức nộp hồ sơ, cụ thể:

• • Nộp XML: Chọn “Chọn tệp”, tải lên tệp XML đã kết xuất từ phần mềm kế toán hoặc HTKK, sau đó nhấn “Tiếp tục”.
  • Kê khai trực tuyến: Nhập trực tiếp thông tin tờ khai trên hệ thống.

• Bước 4: Chọn chức năng Ký hồ sơ

Hệ thống hiển thị cửa sổ nhập Mã PIN; người nộp thuế nhập Mã PIN, sau đó nhấn “Tiếp tục”.

2.3. Nộp Báo cáo tài chính và Thuyết minh Báo cáo tài chính

• Bước 1: Sau khi ký số tờ khai 03/TNDN thành công, nhấn “Tiếp tục” để chuyển sang màn hình “Đính kèm tài liệu”.
• Bước 2: Tại mục đính kèm, chọn “Chọn và tải lên Báo cáo tài chính và Thuyết minh Báo cáo tài chính” được xuất từ phần mềm kế toán hoặc HTKK.

• Bước 3: Sau khi đính kèm đầy đủ tài liệu, tiếp tục thực hiện Ký hồ sơ. Hệ thống hiển thị cửa sổ nhập “Mã PIN”; người nộp thuế nhập Mã PIN, sau đó nhấn “Đồng ý”.
• Bước 4: Nhấn “Tiếp tục” để hoàn tất việc nộp tờ khai thuế TNDN kèm Báo cáo tài chính và Thuyết minh Báo cáo tài chính.

Sau khi đã nắm vững trình tự cách nộp báo cáo tài chính và thuyết minh BCTC trên dịch vụ công, việc đảm bảo tính hợp pháp của hồ sơ thông qua bước ký số là điều kiện tiên quyết để hoàn tất thủ tục. Để tối ưu hóa quy trình này và loại bỏ các rủi ro về lỗi kỹ thuật trong quá trình xác thực, việc ứng dụng giải pháp chữ ký số MISA eSign sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện ký số một cách chuẩn xác, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu và đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn pháp lý hiện hành.

→ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ VỀ PHẦN MỀM CHỮ KÝ SỐ MISA ESIGN ←

3. Giải đáp vướng mắc

➤ Nộp thuyết minh bctc trên dịch vụ công bằng file gì?

Thuyết minh BCTC trên Cổng Dịch vụ công của cơ quan Thuế được nộp kèm theo tờ khai 03/TNDN dưới dạng phụ lục đính kèm, không nộp riêng lẻ. Doanh nghiệp nên nộp Thuyết minh BCTC bằng một trong các file sau:

• .xlsx nếu xuất từ phần mềm kế toán (Doanh nghiệp dùng Excel thì nên dùng định dạng .xlsx, vì .xls có thể gây lỗi ký số khi nộp hồ sơ)
• .pdf hoặc .docx nếu hệ thống cho phép đính kèm tài liệu theo dạng văn bản
• Không cần sử dụng định dạng .XML riêng cho bản thuyết minh; XML thường áp dụng cho tờ khai 03/TNDN khi nộp hồ sơ gốc.

➤ Cách xử lý khi đã nộp tờ khai nhưng quên đính kèm phụ lục hoặc không đính kèm đủ bộ báo cáo tài chính như thế nào?

Trong quá trình nộp hồ sơ, một số doanh nghiệp đã hoàn tất tờ khai nhưng chưa đính kèm Báo cáo tài chính hoặc phụ lục dẫn đến hồ sơ tuy được hệ thống ghi nhận nhưng chưa đầy đủ thành phần. Để khắc phục, doanh nghiệp cần truy cập mục tra cứu hồ sơ, xác định đúng tờ khai đã nộp và sử dụng chức năng bổ sung tài liệu để tải lên phần Báo cáo tài chính hoặc Phụ lục còn thiếu. Việc bổ sung cần được thực hiện kịp thời, nhằm tránh ảnh hưởng đến thời hạn nộp và tính hợp lệ của hồ sơ.

Trường hợp doanh nghiệp đã nộp tờ khai “03/TNDN_Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TT80/2021)” nhưng bỏ qua bước đính kèm phụ lục hoặc không đính kèm đầy đủ bộ Báo cáo tài chính cần thực hiện nộp bổ sung theo trình tự sau:

• Bước 1: Vào mục Tra cứu hồ sơ, chọn Tra cứu hồ sơ đã nộp hoặc Tra cứu hồ sơ lưu tạm.

• Bước 2: Nhập thông tin để lọc hồ sơ cần tra cứu, gồm:

• • Loại thủ tục hành chính, Thủ tục hành chính: chọn Tất cả.
  • Tờ khai: chọn loại tờ khai cần tìm hoặc để trống.
  • Mã hồ sơ: nhập mã hồ sơ cần tìm hoặc để trống.
  • Từ ngày, Đến ngày: nhập khoảng thời gian cần tìm kiếm.
  • Mã xác nhận: nhập mã xác nhận hiển thị tại ô bên cạnh.
• Bước 3: Nhấn Tìm kiếm để hiển thị kết quả.

• Bước 4: Tại danh sách hồ sơ, nhấn biểu tượng 👁️ để xem chi tiết.

• Bước 5: Tại giao diện thông tin chi tiết, chọn chức năng Bổ sung tài liệu.

• Bước 6: Nhấn Chọn và tải lên Báo cáo tài chính và Thuyết minh Báo cáo tài chính.

• Bước 7: Sau khi đính kèm đầy đủ tài liệu, tiếp tục thực hiện Ký hồ sơ. Hệ thống hiển thị cửa sổ nhập Mã PIN: nhập Mã PIN, nhấn Đồng ý.
• Bước 8: Nhấn Tiếp tục để hoàn tất việc nộp Báo cáo tài chính và Thuyết minh Báo cáo tài chính.

➤ Cách xử lý lỗi không ký được hồ sơ

Trong quá trình nộp hồ sơ điện tử, trường hợp hệ thống báo lỗi XSD khi tải tờ khai hoặc Báo cáo tài chính là dấu hiệu cho thấy tệp XML không đúng cấu trúc theo quy định.

• Nguyên nhân chủ yếu:

• • Sử dụng phiên bản phần mềm kê khai đã lỗi thời;
  • Dữ liệu chưa được kết xuất đúng chuẩn định dạng XML.

• Biện pháp xử lý:

• • Thực hiện cập nhật phần mềm kê khai lên phiên bản mới nhất theo quy định hiện hành;
  • Kết xuất lại tệp XML từ hệ thống phần mềm;
  • Kiểm tra tính hợp lệ của tệp trước khi thực hiện ký số và nộp lại hồ sơ trên hệ thống.

Việc thực hiện đúng các bước trong cách nộp báo cáo tài chính và thuyết minh BCTC trên dịch vụ công là bước khởi đầu quan trọng. Tuy nhiên, để quá trình nộp hồ sơ diễn ra thông suốt và không bị gián đoạn bởi các lỗi xác thực, doanh nghiệp cần một công cụ ký số chuyên dụng. Giải pháp chữ ký số MISA eSign được thiết kế để tương thích hoàn hảo với các hệ thống dịch vụ công, giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thực hiện, xử lý nhanh chóng các thao tác ký hồ sơ và đảm bảo hồ sơ được gửi đi ngay lập tức mà không gặp bất kỳ trở ngại kỹ thuật nào.

Nếu có nhu cầu sử dụng phần mềm chữ ký số từ xa MISA eSign, quý doanh nghiệp hãy đăng ký nhận báo giá và tư vấn miễn phí tại đây: