Hướng dẫn khắc phục lỗi tờ khai không đúng định dạng với XSD

Lỗi tờ khai không đúng định dạng với XSD trên Cổng Dịch vụ công của cơ quan thuế phát sinh khi dữ liệu trong tệp XML của người nộp thuế không phù hợp với cấu trúc dữ liệu chuẩn (schema XSD) do hệ thống quy định. Việc không tương thích này dẫn đến việc hệ thống không thể tiếp nhận hoặc xử lý hồ sơ điện tử. Dưới đây là một số nguyên nhân các lỗi thường gặp và cách khắc phục, hãy cùng MISA eSign xem chi tiết.

(1) Nộp tờ khai báo lỗi Tờ khai không đúng định dạng với XSD. -Dữ liệu sai tại dòng: 54

Khi người nộp thuế nộp tờ khai, phần mềm hiển thị thông báo: “Có lỗi trong quá trình xử lý tờ khai. Tờ khai phát sinh các lỗi sau: Tờ khai không đúng định dạng với XSD. -Dữ liệu sai tại dòng: 54. – Chi tiết: cvc-complex-type.2.4.a: Invalid content was found starting with element ‘ct15’. One of ‘{“http://kekhaithue.gdt.gov.vn/TKhaiThue”:mst_cu}’ is expected. -“.

Để xử lý lỗi này, người dùng có thể thực hiện theo 2 cách dưới đây:

Cách 1: Nhập khẩu tờ khai thông qua phần mềm HTKK phiên bản mới nhất

• Bước 1: Cập nhật phần mềm HTKK

Người nộp thuế thực hiện tải và cài đặt phiên bản HTKK mới nhất từ nguồn chính thức của cơ quan thuế nhằm bảo đảm tương thích với hệ thống tiếp nhận dữ liệu.

• Bước 2: Nhập dữ liệu tờ khai vào HTKK

Sau khi kết xuất tờ khai từ phần mềm, thực hiện các thao tác sau:

• • Đăng nhập vào phần mềm HTKK của doanh nghiệp
  • Mở đúng kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) tương ứng
  • Tại giao diện tờ khai, lựa chọn chức năng “Nhập từ XML”
  • Hệ thống hiển thị thông báo “Nhập dữ liệu từ XML thành công”, đồng thời dữ liệu tờ khai được cập nhật và hiển thị đầy đủ trên phần mềm.

• Bước 3: Kết xuất và nộp tờ khai

Thực hiện chức năng “Kết xuất” để tạo tệp XML, sau đó tiến hành nộp tờ khai qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế theo quy trình thông thường.

Cách 2: Thực hiện kê khai trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công của Tổng cục Thuế (dichvucong.gdt.gov.vn)

• Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Người nộp thuế truy cập Cổng Dịch vụ công và đăng nhập theo tài khoản đã được cấp.

• Bước 2: Chọn mục “Thủ tục hành chính”

Tại mục “Thủ tục hành chính”, nhập mã thủ tục tương ứng (ví dụ: Tờ khai thuế thu nhập cá nhân – mã 2.002235) để tra cứu và lựa chọn.

• Bước 3: Nộp hồ sơ

Chọn biểu tượng tại cột “Nộp hồ sơ”, sau đó nhấn “Tiếp tục” để chuyển sang bước kê khai.

• Bước 4: Kê khai và hoàn tất

Thực hiện “Kê khai trực tuyến”, nhập đầy đủ và chính xác các thông tin theo biểu mẫu; sau đó nhấn “Tiếp tục”, thực hiện ký điện tử và nộp hồ sơ để hoàn tất thủ tục.

Lưu ý: Trường hợp thực hiện như hướng dẫn mà người dùng vẫn không nộp tờ khai được thì cần liên hệ với cơ quan thuế quản lý để được hỗ trợ xử lý chính xác, phù hợp nhất.

Việc phát sinh lỗi “Tờ khai không đúng định dạng với XSD” thường xuất phát từ sự thiếu tương thích giữa cấu trúc dữ liệu tệp XML và chuẩn quy định của hệ thống tiếp nhận. Nhằm hạn chế tối đa các sai sót kỹ thuật trong quá trình kết xuất và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu khi thực hiện ký số, người nộp thuế cần sử dụng các giải pháp công nghệ có tính ổn định cao. Trong đó, việc ứng dụng phần mềm chữ ký số MISA eSign được xem là giải pháp tối ưu, giúp chuẩn hóa quy trình ký điện tử, đảm bảo tệp tin sau khi ký tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn định dạng mà cơ quan Thuế yêu cầu.

(2) Nộp tờ khai báo lỗi do sử dụng phiên bản phần mềm không còn phù hợp

Trường hợp người nộp thuế sử dụng phiên bản phần mềm HTKK hoặc iTaxViewer đã lỗi thời, không còn tương thích với chuẩn dữ liệu hiện hành, có thể dẫn đến việc kết xuất tệp XML không đúng cấu trúc.

Biện pháp khắc phục:

• Thực hiện gỡ bỏ hoàn toàn các phiên bản HTKK và iTaxViewer cũ khỏi thiết bị;
• Tải và cài đặt lại phiên bản mới nhất của phần mềm HTKK và iTaxViewer từ nguồn chính thức của cơ quan thuế;
• Kết xuất lại tờ khai và thực hiện nộp lại hồ sơ.

>> Xem thêm: Tải phần mềm iTaxViewer mới nhất của Tổng Cục Thuế

(3) Nộp tờ khai báo lỗi do nhập liệu không đúng định dạng quy định

Dữ liệu kê khai không đúng chuẩn định dạng (ví dụ: ngày tháng, mã số thuế, số tiền, ký tự đặc biệt, dấu phân cách) hoặc để trống các trường thông tin bắt buộc sẽ làm sai lệch cấu trúc XML so với XSD.

Biện pháp khắc phục:

• Rà soát toàn bộ nội dung kê khai trước khi kết xuất tệp XML
• Đảm bảo các trường dữ liệu tuân thủ đúng định dạng, cụ thể:

• • Ngày tháng theo định dạng dd/MM/yyyy;
  • Mã số thuế đúng cấu trúc và đủ số ký tự theo quy định;
  • Số tiền ghi nhận đúng định dạng số, không sử dụng ký tự không hợp lệ;
  • Không để trống các trường thông tin bắt buộc theo biểu mẫu.

(4) Nộp tờ khai báo lỗi do lỗi trong quá trình kết xuất tệp XML

Quá trình kết xuất tệp XML từ phần mềm có thể phát sinh sai sót do lỗi hệ thống hoặc thao tác nhập liệu chưa chính xác, dẫn đến việc tệp XML không tuân thủ đúng schema XSD.

Biện pháp khắc phục:

• Sử dụng công cụ kiểm tra tính hợp lệ của tệp XML trước khi nộp;
• Mở tệp XML bằng phần mềm chuyên dụng để đối chiếu cấu trúc với schema XSD;
• Hiệu chỉnh các sai lệch (nếu có), sau đó kết xuất lại tệp XML và thực hiện nộp lại hồ sơ.

(5) Nộp tờ khai báo lỗi do lỗi phần mềm ký điện tử (CT Signing Hub)

Trong một số trường hợp, mặc dù đã sử dụng phiên bản phần mềm HTKK mới nhất và kết xuất lại tờ khai, hệ thống vẫn báo lỗi do xung đột hoặc lỗi từ phần mềm hỗ trợ ký điện tử CT Signing Hub.

Biện pháp khắc phục:

• Gỡ bỏ và cài đặt lại phần mềm CT Signing Hub

• Mở trình quản lý tác vụ (Task Manager) bằng tổ hợp phím Alt + Ctrl + Delete;
• Tại danh sách tiến trình đang chạy, tìm và kết thúc (End Task) các tiến trình có tên “CTSignerv2”

• Thực hiện ký điện tử và nộp lại tờ khai.

Để khắc phục triệt để tình trạng lỗi định dạng XSD phát sinh trong quá trình truyền nhận dữ liệu, bên cạnh việc kiểm soát tính chính xác của dữ liệu nhập liệu, người dùng cần đặc biệt lưu ý đến công cụ thực hiện chữ ký số. Việc sử dụng các phần mềm ký số không tương thích có thể là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến sai lệch cấu trúc tệp XML. Do đó, để đảm bảo quá trình kê khai được diễn ra thông suốt và hồ sơ điện tử đạt chuẩn hợp lệ, người nộp thuế thực hiện ký số thông qua phần mềm chữ ký số MISA eSign — giải pháp đã được tối ưu hóa để tương thích hoàn toàn với các chuẩn định dạng dữ liệu của hệ thống Thuế điện tử.