Những bất cập khi sử dụng hợp đồng ký kết truyền thống trong doanh nghiệp

18/09/2021

630

Hợp đồng ký kết truyền thống đã ngốn của doanh nghiệp bao nhiều tiền của và thời gian? Rất có thể nhiều doanh nghiệp không quan tâm đến khoản chi phí này?

Ở bài viết hôm nay, MISA eSign phân tích những bất cập ( hạn chế) của hợp đồng ký kết truyền thống trong thời đại kinh doanh số như hiện nay.

Mục lục Hiện

1. Những bất cập của hợp đồng ký kết truyền thống?

Hợp đồng giấy mang lại cho doanh nghiệp những bất cập gì?

1.1. Bài toán chi phí sử dụng hợp đồng giấy

Có thể thấy bất cứ một doanh nghiệp nào hoạt động cũng cần đến hợp đồng giấy như: hợp đồng mua – bán hàng hóa, hợp đồng đối tác, hợp đồng lao động, thử việc, hợp đồng giao dịch với ngân hàng, bảo hiểm xã hội, giao dịch điện tử,…

Những loại hợp đồng đó có đang lãng phí chi phí của doanh nghiệp? hãy theo dõi bài toán dưới đây:

Chi phí in ấn trung bình từ 6000 – 10.000 cho 4 đến 10 trang hồ sơ. Như vậy nếu một tháng doanh nghiệp cần dùng 1000 trang tài liệu sẽ phải trả trung bình khoảng 1 triệu đến 1.500.000 tiền in ấn.
Chi phí vận chuyển: trung bình từ 30.000 – 60.000 và phải chuyển giữa hai bên người bán – người mua để ký kết và thỏa thuận
Chi phí lưu trữ: Đây là chi phí khó tính toán chính xác tuy nhiên các chuyên gia để tính trên không gian lưu trữ thì khoảng 9.000 đồng
Chi phí quản lý: Đây là khoản chi phí thời gian của người quản lý tài liệu: chi phí giám sát, thống kê, tìm kiếm tài liệu,…

Có thể thấy đây là một mức giá quá “đắt” để sử dụng hợp đồng giấy đặc biệt trong thời đại kinh tế số, internet phát triển như hiện nay.

1.2 Bài toán quy trình thực hiện ký kết hợp đồng

Quy trình thực hiện ký kết hợp đồng giấy như thế nào?

Quy trình này thường bị đứt gãy do chờ đợt soạn thảo, xét duyệt và chuyển qua chuyển lại giữa hai bên để chỉnh sửa.

1.3 Bất cập đối với lãnh đạo và nhân viên

*Đối với bộ phận lãnh đạo

Lãnh đạo thường xuyên nhiều công việc ngoài công ty do đó các tài liệu, hợp đồng thường bị trì hoãn đến vài ngày sau mới được ký duyệt. Bên cạnh đó, việc ký tá nhiều tài liệu gây phiền toái và làm gián đoạn các công việc đang dang dở của lãnh đạo.

Mặt khác, với chữ ký tay không thể tránh được sai sót như ký nhầm vị trí, ký sai phải in lại hoặc gửi lại quy trình rất mất thời gian và công sức của cả lãnh đạo và nhân viên

*Đối với bộ phận nhân sự hành chính và kinh doanh

Có thể thấy, ký kết hợp đồng truyền thống ngày càng bộc lộ những yếu điểm trong quá trình kinh doanh đặc biệt trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay.

2. Hướng đi nào cho doanh nghiệp để loại bỏ những bất cập của hợp đồng truyền thống?

Xuất phát từ những khó khăn đó, giải pháp hợp đồng điện tử đã được ra đời phục vụ doanh nghiệp trong việc ký số văn bản giữa tổ chức với tổ chức, tổ chức với cá nhân và các cá nhân với nhau.

>>> Xem thêm bài viết: Hợp đồng điện tử là gì? Ký hợp đồng điện tử theo quy định pháp luật

Những lợi ích mà hợp đồng điện tử mang lại cho người dùng:

Tiết kiệm chi phí: in ấn, vận chuyển, lưu trữ, quản lý
Tiết kiệm thời gian của khách hàng và doanh nghiệp
Giảm khả rủi ro mất, thất thoát dữ liệu
Tăng cơ hội bán hàng cho doanh nghiệp
Quản lý dữ liệu tập trung – khoa học

Chữ ký số – giải pháp không thể thiếu khi thực hiện sử dụng hợp đồng điện tử

Chữ ký số là giải pháp chứng thực hợp đồng, văn bản, giao dịch điện tử theo quy định của pháp luật.

Hiện nay MISA là nhà cung cấp chữ ký số an toàn và được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhiều nhất. Với nền tảng tài chính – kế toán và hệ sinh thái đa dạng, phần mềm chữ ký số MISA eSign có thể sẵn sàng tích hợp với các sản phẩm khác như: kế toán, quản trị, phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm bán hàng,…

MISA eSign là phần mềm chữ ký số tiên phong áp dụng công nghệ Blockchain để bảo mật dữ liệu cho người dùng theo tiêu chuẩn châu Âu eIDAS về bảo mật, quản lý con người theo tiêu chuẩn ISO 27000.