Kiến thức Quản lý chữ ký số như thế nào? Quy định sử dụng...

Quản lý chữ ký số như thế nào? Quy định sử dụng chữ ký

320
quan-ly-chu-ky-so

Quản lý chữ ký số như thế nào? Có nên giao chữ ký số cho kế toán và quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp. Để biết rõ các thông tin trên, kính mời quý khách tham khảo trong bài viết này. 

 1. Chữ ký số quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp

1.1 Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi sử dụng chữ ký số

STT Lợi ích khi sử dụng chữ ký số
1 Giảm thời gian lưu trữ các giấy tờ, hồ sơ, đi lại, chờ đợi và giúp tiết kiệm chi phí hành chính cho doanh nghiệp.
2 Doanh nghiệp dễ dàng sử dụng chữ ký số để khai thuế điện tử, thực hiện các giao dịch điện tử Hải Quan, Ngân Hàng, Chứng Khoán, Bảo hiểm xã hội,… đáp ứng quy định của pháp luật.
3 Ký kết các văn bản: Hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo quản trị,… online nhanh và hiệu quả nhất.
4 Tiết kiệm thời gian chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký hoặc chờ ký từ đối tác, khách hàng và các cơ quan quản lý khác,…
5 Các giấy tờ khi đã ký thì cũng không thể xóa bỏ cũng không thể thay thế.

1.2 Quy trình nghiệp vụ chữ ký số

quy trinh nghiep vu chu ky so dien tu

Các nghiệp vụ Nội dung thực hiện
Đăng ký chứng thư số 1. Nộp hồ sơ

2. Xác minh hồ sơ

3. Công bố chứng thư

Xử lý chứng thư
  • Thay đổi thông tin chứng thư
  • Hủy chứng thư
  • Gia hạn chứng thư
Thực hiện ký điện tử
  • Thực hiện ký
  • thêm tài liệu ký
  • Ủy quyền ký
Quản lý tài liệu ký
  • Quản lý tài liệu
  • Gửi tài liệu

2. Quy định về sử dụng và quản lý chữ ký số

Việc sử dưng chữ ký số mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Đi kèm với đó, doannh nghiệp/ tổ chức/ cá nhân nên lường trước các rủi ro dưới đây:

Khi thực hiện ký số thì “Người ký” và “Người nhận” cần thực hiện theo quy định tại Điều 78 và Điều 79 của Nghị Định 130/2018/NP-CP để đảm bảo tính pháp lý của việc sử dụng chữ ký số và văn bản được ký số.

2.1 Quy định chữ ký số đối với người ký

Theo Điều 78. Nghĩa vụ của người ký trước khi thực hiện ký số. Trước khi ký số, người ký phải thực hiện quy trình kiểm tra trạng thái chứng thư số như sau:

  1. Kiểm trang trạng thái chứng thư số của mình trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó.
  2. Trong trường hợp người ký sử dụng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp: Kiểm tra trạng thái chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho mình trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
  3. Trường hợp kết quả kiểm tra tại các khoản 1 và 2 điều này đồng thời có hiệu lực, người ký thực hiện ký số. Trường hợp kết quả kiểm tra tại khoản 1 hoặc khoản 2 Điều này là không có hiệu lực, người ký không thực hiện ký số.

2.2 Quy định chữ ký số đối với người nhận dữ liệu được ký số

Theo Điều 79. Nghĩa vụ kiểm tra hiệu lực chứng thư số, chữ ký số khi nhận thông điệp dữ liệu được ký số

1. Trước khi chấp nhận chữ ký số của người ký, người nhận phải kiểm tra các thông tin sau:

a) Trạng thái chứng thư số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số của người ký;

b) Chữ ký số phải được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số của người ký;

2. Người nhận phải thực hiện quy trình kiểm tra như sau:

a) Kiểm tra trạng thái chứng thư số tại thời điểm thực hiện ký số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số đó theo quy định tại Điều 5 Nghị định này trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó;

b) Trong trường hợp người ký sử dụng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp: Kiểm tra trạng thái chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó tại thời điểm thực hiện ký số trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;

c) Chữ ký số trên thông điệp dữ liệu chỉ có hiệu lực khi kết quả kiểm tra tại các khoản 1 và 2 Điều này đồng thời có hiệu lực.

3. Người nhận phải chịu trách nhiệm trong các trường hợp sau:

a) Không tuân thủ các quy định tại các khoản 1 và 2 Điều này;

b) Đã biết hoặc được thông báo về sự không còn tin cậy của chứng thư số và khóa bí mật của người ký.

3. Các thắc mắc thường gặp khi quản lý chữ ký số

3.1 Thời hạn của CTS MISA cấp ra là 5 năm, vậy cấp CKS cho khách hàng vượt quá 05 năm có được không? Nếu sau này không gia hạn được thì giải quyết với khách hàng thế nào?

Trả lời:
Được vì theo quy định của pháp luật không cấm điều này.
Mỗi CKS của KH sẽ hiển thị đủ 2 thông tin:

  • Thời hạn thuê bao: là thời hạn mà khách hàng đã đăng ký và thanh toán.
  • Thời hạn chứng thư số: là thời hạn tuân theo quy định pháp luật và MISA sẽ chịu trách nhiệm duy trì, gia hạn… để đảm bảo cung cấp dịch vụ hợp pháp cho khách hàng.
3.2 Một tổ chức có thể mua nhiều chữ ký số của nhiều nhà cung cấp chứng thư khác nhau không?

Trả lời:

Có thể mua được nhiều chữ ký số cho tổ chức vì không có quy định cấm.

3.3 Khi ký hợp đồng thì một bên ký bằng chữ ký số, một bên ký bằng chữ ký tươi có được không?

Trả lời:

Được, nhưng hạn chế của việc xác lập giao dịch nửa điện tử và nửa thông thường là khi có tranh chấp xảy ra thì cần phải chứng minh giao dịch dân sự có hiệu lực theo Điều 117 Bộ luật dân sự 2015.

3.4 Khi ký hợp đồng điện tử thì có cần đóng dấu giáp lai giữa các trang không?

Trả lời:

Không cần đóng dấu giáp lai vì theo hướng dẫn tại Điều 5 Quyết định 1984/QĐ-TCT thì trong môi trường điện tử, chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản điện tử.

3.5 Nếu muốn ủy quyền cho người khác không phải đại diện theo pháp luật ký thì cần ký thế nào?

Trả lời:

√ Cách 1: Trên văn bản sử dụng 2 chữ ký số: Chữ ký của người được ủy quyền và chữ ký của tổ chức (khuyến nghị áp đụng đảo bảo an toàn nhất)

√ Cách 2: Chỉ cần sử dụng chữ ký của người được ủy quyền

√ Cách 3: Có tính năng ủy quyền trên ứng dụng để Người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho các cá nhân được ủy quyền (Khi ký thông tin vẫn là chữ ký số của tổ chức)

4. Phần mềm quản lý chữ ký số tốt nhất hiện nay

Phần mềm chữ ký số MISA eSign là phần mềm giúp các doanh nghiệp quản lý chữ ký số tốt nhất hiện nay. Bời vì chỉ có MISA mới mang đến cho quý doanh nghiệp hệ sinh thái rộng lớn. MISA eSign giúp kết nối với các cơ quan tổ chức giúp doanh nghiệp sử dụng chữ ký số thuận tiện nhất.

Giãn cách xã hội là thời điểm bắt buộc mọi người đều phải làm việc tại nhà. Tuy nhiên các giao dịch thương mại, hợp đồng kinh doanh vẫn cần được ký duyệt. Vậy làm sao để các doanh nghiệp ký số trên tất cả chứng từ điện tử khi làm việc tại nhà? MISA eSign cung cấp giải pháp ký số:
cach-quan-ly-chu-ky-so-esign-misa
Cho phép người liên quan phê duyệt trước khi ký
Ký số trên mọi định dạng file
✓ Ký số mọi lúc mọi nơi
✓ Đảm bảo 100% an toàn – bảo mật dữ liệu
✓ Tích hợp với các phần mềm khác: kế toán, bán hàng, quản trị doanh nghiệp.
Như vậy, các bộ phận liên quan đến chứng từ điện tử có thể thực hiện phê duyệt trên phần mềm và Kế toán thực hiện ký số chứng từ điện tử đó và tiến hành giao dịch.
Khách hàng có nhu cầu tư vấn miễn phí về chữ ký số MISA eSign xin vui lòng liên hệ hotline 090 488 5833 hoặc đăng ký tại đây:
Hội thảo trực tuyến: Giá trị pháp lý Hợp đồng điện tử & Quy trình triển khai thực tế