Chữ ký số là giải pháp tối ưu cho các giao dịch điện tử an toàn, hợp pháp, giúp bảo vệ thông tin và tiết kiệm thời gian cho cá nhân cũng như tổ chức. Vậy, chữ ký số là gì? Những đặc điểm nào người dùng cần lưu ý? Hãy tìm hiểu ngay!
1. Tổng quan về chữ ký số
1.1. Chữ ký số là gì?
Theo quy định tại khoản 12, Điều 3 của Luật giao dịch điện tử 2023 có định nghĩa chữ ký số (Electronic Signature) như sau:
Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm:
- Khóa bí mật: Được dùng để ký số
- Khóa công khai: Được dùng để kiểm tra chữ ký số.
Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.
1.2. Mô hình hoạt động của chữ ký số
Dưới đây là mô hình hoạt động của chữ ký số:
- Thông tin của cá nhân, tổ chức được mã hóa bởi thuật toán băm và sử dụng cặp mã khóa để bảo mật (1 khóa riêng tư cho người sử hữu và 1 khóa công khai cho người nhận).
- Khi mã khóa công khai khớp với mã khóa cá nhân thì cá nhân, tổ chức có thể thực hiện ký số qua một thiết bị vật lý gọi là USB Token.
- Người dùng sử dụng USB Token thực hiện ký lên các văn bản. Khi đó chữ ký đó được gọi là chữ ký số.
2. Đặc điểm nổi bật của chữ ký số
Dưới đây 4 đặc điểm nổi bật của chữ ký số mà bạn không thể bỏ qua khi sử dụng:
- Khả năng xác định nguồn gốc: Có thể xác thực danh tính chủ nhân của chữ ký số thông qua chứng thư số của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp.
- Tính bảo mật cao: Chữ ký số có 2 lớp mã khóa, đảm bảo tính bảo mật và không bị đánh cắp thông tin bởi hacker.
- Tính toàn vẹn: Đảm bảo chỉ có người nhận văn bản/tài liệu đã ký số mới có thể mở văn bản/tài liệu đó. Chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản/tài liệu điện tử trong môi trường điện tử.
- Tính không thể phủ nhận: Chữ ký số không thể xóa bỏ cũng không thể thay thế.
3. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số
3.1. Rút ngắn thời gian giao dịch, tiết kiệm thời gian và công sức
Thay vì phải mất thời gian, công sức để in tài liệu giấy, chờ đợi chuyển phát tài liệu, phải gặp gỡ trực tiếp đối tác hay phải đến các cơ quan nhà nước để làm thủ tục và ký tay các giao dịch… thì giờ đây chữ ký số đã giúp người dùng loại bỏ tất cả những bất cập đó.
Chữ ký số giúp rút ngắn thời gian cho các thủ tục hành chính và các nghiệp vụ như: hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo quản trị…. Người dùng có thể dễ dàng thực hiện ký và giao chuyển tài liệu qua internet mà không cần có mặt tại văn phòng hoặc gặp gỡ đối tác trực tiếp.
Bên cạnh đó, với loại chữ ký số từ xa người dùng còn có thể thực hiện ký nhiều tài liệu cùng lúc ngay cả trên mobile, thiết lập luồng ký kết, phân quyền xem và ký kết cho các phòng ban, đối tượng cụ thể…
3.2. Tiết kiệm chi phí hiệu quả
Nhu cầu điện tử hóa việc ký và lưu trữ văn bản, tài liệu của các Tổ chức/doanh nghiệp ngày càng tăng theo xu hướng công nghệ mới. Theo đó, doanh nghiệp/tổ chức sẽ không còn phải tốn chi phí trong việc in ấn, chuyển phát, quản lý và lưu trữ hợp đồng, tài liệu giấy theo cách truyền thống nữa. Giờ đây mọi hoạt động ký kết và lưu trữ chứng từ, tài liệu, hợp đồng, báo cáo toán,… sẽ được điện tử hóa nhanh chóng với chữ ký số.
3.3. Đảm bảo tính an toàn bảo mật thông tin tuyệt đối
Chữ ký số sử dụng công nghệ mã hóa công nghệ cao (RSA) giúp đảm bảo không bị rò rỉ thông tin của người dùng. Đồng thời đảm bảo thông tin của văn bản, hợp đồng đã ký khi chỉ có người nhận mới có thể mở văn bản, tài liệu có chữ ký số mà không bị tác động bởi bên thứ 3.
3.4. Đảm bảo tính pháp lý trong các giao dịch điện tử
Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương như chữ ký tay của cá nhân hay con dấu của tổ chức, doanh nghiệp. Chính vì thế trong các giao dịch trên môi trường điện tử, chữ ký số được coi là cơ sở để khẳng định về giá trị và tính minh bạch của các văn bản/tài liệu. Khi có tranh chấp xảy ra, các bên tham gia ký số đều phải thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình đối với nội dung/thông điệp trong tài liệu đã ký bằng chữ ký số tương đương như tài liệu giấy được ký tay hay đóng dấu.
3.5. Loại bỏ khả năng giả mạo chữ ký
Trong khi chữ ký tay có khả năng bị giả mạo rất lớn (từ 55-70%) thì việc giả mạo chữ ký số gần như là bất khả thi.
3.6. Giúp xác định tính toàn vẹn cũng như nguồn gốc của một tài liệu
Chữ ký số cho phép xác định danh tính của người ký, đồng thời đảm bảo tính nguyên vẹn của văn bản gốc. Văn bản/tài liệu sau khi ký số sẽ không thể thay đổi, chỉnh sửa. Trong trường hợp văn bản/tài liệu đã ký số nhưng bị tác động chỉnh sửa sẽ dẫn đến dữ liệu bị vô hiệu hóa, văn bản/tài liệu đó sẽ không còn giá trị giao dịch.
4. Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay
Hiện nay có 4 loại chữ ký số được phân loại theo phương thức lưu trữ và khả năng bảo mật gồm: chữ ký số USB Token, chữ ký số SmartCard, chữ ký số HSM, và chữ ký số từ xa.
4.1. Chữ ký số USB Token
Chữ ký số USB Token là loại chữ ký số được lưu trữ trên USB nhỏ gọn, được gọi là Token. Khi sử dụng, người dùng cần cắm USB Token vào máy tính để thực hiện ký các tài liệu điện tử.
Đây là loại chữ ký số truyền thống và được sử dụng phổ biến nhất và cần thiết bị phần cứng tích hợp.
Với loại này, chỉ người có USB Token và mã PIN mới có thể ký chữ ký số.
4.2. Chữ ký số Smartcard
Chữ ký số SmartCard là loại chữ ký số được thiết lập sẵn trên SIM do các nhà mạng nghiên cứu phát triển, có thể giúp người dùng sử dụng trên thiết bị di động nhanh chóng.
Tuy nhiên loại chữ ký số này vẫn còn nhiều hạn chế và nhược điểm khi phải phụ thuộc vào sim của các nhà mạng.
Nếu người dùng có sim nằm ngoài vùng phủ sóng của nhà mạng hoặc có việc phải đi công tác nước ngoài thì việc ký số cũng không thể diễn ra được.
4.3. Chữ ký số HSM
Chữ ký số HSM là chữ ký số được lưu trữ và vận hành trên thiết bị phần cứng chuyên dụng, được gọi là HSM. Thiết bị này được tích hợp vào máy chủ hoặc hệ thống mạng.
Loại chữ ký số này cho phép ký số hàng loạt các tài liệu, thiết kế bảo mật cao và lưu trữ tập trung trên hệ thống.
Chữ ký số HSM thường được sử dụng cho các doanh nghiệp lớn, ngân hàng và tổ chức tài chính.
4.4. Chữ ký số từ xa
Chữ ký số từ xa là loại chữ ký số không cần thiết bị lưu trữ vật lý như USB Token hoặc HSM. Khóa riêng tư sẽ được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp và người dùng ký số qua nền tảng trực tuyến.
Nhà cung cấp dịch vụ sử dụng Cloud để lưu trữ khóa riêng tư và người dùng sử dụng ứng dụng web hoặc App Mobile để ký số điện tử với mã xác thực OTP hoặc sinh trắc học.
Chữ ký số từ xa đang là loại chữ ký số mới với các ưu điểm vượt trội, khắc phục các nhược điểm của chữ ký số USB Token, chữ ký số Smartcard hay HSM vì không phụ thuộc vào phần cứng nào.
5. Ứng dụng thực tiễn chữ ký số trong đời sống và kinh doanh
Chữ ký số được sử dụng để xác thực và bảo vệ các giao dịch điện tử, đặc biệt là trong môi trường trực tuyến trong các lĩnh vực
- Kinh tế: Giao dịch ngân hàng điện tử, hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử.
- Hành chính công: Kê khai thuế điện tử, nộp bảo hiểm xã hội, hải quan điện tử.
- Y tế, Giáo dục: Hồ sơ bệnh án điện tử, văn bằng số.
Dưới đây là một số mục đích chính của chữ ký số cho từng đối tượng cụ thể.
| ỨNG DỤNG CỦA CHỮ KÝ SỐ | ||
| Đối với cá nhân | Đối với doanh nghiệp/tổ chức | Đối với cá nhân thuộc tổ chức |
|
|
Giao dịch nghiệp vụ trong nội bộ tổ chức hoặc đại diện tổ chức thực hiện giao dịch với bên ngoài khi được ủy quyền:
|
6. Hướng dẫn cách đăng ký sử dụng chữ ký số
Để có thể đăng ký chữ ký số bạn thực hiện theo quy trình 4 bước sau:
- Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp và dịch vụ:
- Tiêu chí: Uy tín, giá cả, dịch vụ hỗ trợ, khả năng tích hợp.
- Các nhà cung cấp lớn tại Việt Nam (MISA eSign, VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA, v.v.).
- Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký như CMND/CCCD/Hộ chiếu, giấy phép kinh doanh,… để đơn vị chứng thực chữ ký số xác thực thông tin.
- Bước 3: Liên hệ nhà cung cấp để lựa chọn gói dịch vụ chữ ký số, nộp hồ sơ và xác thực thông tin (Tổng đài hỗ trợ mua hàng Misa Esign: 0904885883)
- Bước 4: Ký hợp đồng và nhận USB Token hoặc ứng dụng chữ ký số: Ngay sau khi nhận được thông tin khách hàng nhà cung cấp sẽ thực hiện xác thực thông tin, tiến hành cấp chứng thư số và bàn giao cho khách hàng nếu hồ sơ đảm bảo được đầy đủ các yêu cầu theo quy định.
7. Phân biệt chữ ký số và chữ ký tay truyền thống
Chữ ký số và chữ ký tay truyền thống đều có mục đích xác nhận danh tính và thể hiện sự đồng ý của người ký với nội dung văn bản. Tuy nhiên, hai loại chữ ký này có nhiều điểm khác biệt rõ rệt. Cụ thể, dưới đây là bảng so sánh bạn có thể tham khảo.
| Tiêu chí | Chữ ký tay truyền thống | Chữ ký số |
| Phương thức ký | Cần gặp mặt, sử dụng bút và giấy | Ký từ xa qua thiết bị số (USB Token hoặc app) |
| Môi trường sử dụng | Văn bản giấy | Văn bản điện tử (file PDF, Word,…) |
| Tính bảo mật | Dễ bị giả mạo, chỉnh sửa | Không thể giả mạo nhờ mã hóa |
| Phạm vi sử dụng | Bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý | Không giới hạn, có thể ký từ bất kỳ đâu |
| Chi phí | Cao (giấy tờ, vận chuyển) | Thấp, chỉ mất phí đăng ký ban đầu |
| Giá trị pháp lý | Được pháp luật công nhận | Được pháp luật công nhận, tương đương chữ ký tay |
8. Giải đáp một số thắc mắc về chữ ký số
Câu 1: Chữ ký số có bắt buộc không?
Chữ ký số không bắt buộc đối với tất cả các trường hợp. Tuy nhiên, nó lại bắt buộc đối với các giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước như:
- Kê khai và nộp thuế điện tử
- Sử dụng hóa đơn điện tử
- Kê khai bảo hiểm xã hội điện tử
Chi tiết: 3 TRƯỜNG HỢP BẮT BUỘC DOANH NGHIỆP SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ
Câu 2: Chữ ký số tiếng anh là gì?
Chữ ký số tiếng anh là digital signature đừng nhầm lẫn electronic signature (chữ ký điện tử) mặc dù thường được dùng thay thế nhau nhưng không hoàn toàn cùng nghĩa
Dưới đây là tên các loại chữ ký số bằng tiếng anh bạn có thể tham khảo.
| Loại chữ ký số | Tên tiếng anh |
| Chữ ký số HSM | Hardware Security Module |
| Chữ ký số token | Token Signature |
| Chữ ký số từ xa | Remote Signature |
| Chữ ký số SmartCard | SmartCard Signature |
Câu 3: Chữ ký số giá bao nhiêu?
Giá chữ ký số rất đa dạng, tùy thuộc vào nhà cung cấp, đối tượng sử dụng (cá nhân hay doanh nghiệp) và thời hạn gói dịch vụ (1, 2, 3 năm…).
- Giá cho cá nhân: Khoảng vài trăm nghìn đến 1-2 triệu đồng/gói 1-3 năm.
- Giá cho doanh nghiệp: Khoảng 800.000 VNĐ đến hơn 3.000.000 VNĐ/gói 1-4 năm.
Dưới đây là bảng báo giá chữ ký số Misa Esign chi tiết – đơn vị đã được hơn 250.000 doanh nghiệp cùng hàng triệu khách hàng cá nhân đăng ký sử dụng bạn có thể tham khảo.
Câu 4: Mua chữ ký số ở đâu uy tín?
Bạn nên mua chữ ký số tại các nhà cung cấp uy tín đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép. Một số lựa chọn phổ biến và đáng tin cậy bao gồm:
- MISA eSign
- VNPT-CA
- Viettel-CA
- FPT-CA
Bạn có thể liên hệ trực tiếp với các đơn vị này để được tư vấn và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp nhất.
Câu 5: Chữ ký số có hạn sử dụng không?
Có, chữ ký số có thời hạn sử dụng và sẽ hết hạn sau một khoảng thời gian nhất định. Thời hạn này thường được xác định khi bạn mua hoặc gia hạn dịch vụ.
Các gói dịch vụ chữ ký số phổ biến thường có thời hạn là:
- 1 năm
- 2 năm
- 3 năm
- 4 năm
Khi gần hết hạn, nhà cung cấp dịch vụ thường sẽ thông báo để bạn có thể gia hạn chữ ký số để tránh gián đoạn cộng việc như kê khai thuế, nộp bảo hiểm xã hội hay xuất hóa đơn điện tử.
MISA eSign – Đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín
MISA là đơn vị 25 năm kinh nghiệm chuyên phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho gần 250.000 tổ chức và hàng triệu cá nhân kinh doanh.
Phần mềm chữ ký số điện tử eSign đáp ứng các tiêu chuẩn của nhà nước về ký số, được phát triển theo tiêu chuẩn châu Âu eIDAS đảm bảo an toàn cao nhất cho người ký:
- Đáp ứng quy định pháp luật về chữ ký số: Đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật theo nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính Phủ
- Chất lượng đạt chuẩn quốc tế: Hệ thống đảm bảo chất lượng và an ninh thông tin được chứng nhận phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 9001, ISO/IEC 27001, CMMI và CSA STAR
- Thủ tục đơn giản, kích hoạt dễ dàng: Dễ dàng đặt mua ngay trên webiste, kích hoạt chứng thư số dễ dàng
- Thương hiệu uy tín: 25 Năm kinh nghiệm – Hơn 100 giải thưởng – Gần 250.000 tổ chức và hàng triệu cá nhân
- Tư vấn tận tình: Tư vấn viên hỗ trợ tận tình 365 ngày/năm với nhiều kênh tư vấn: Forum, Chatbot,…
Hy vọng, với các thông tin bài viết cung cấp đã giúp bạn hiểu rõ chữ ký số là gì cũng như các quy đinh pháp luật về chữ ký số hiện hành. Nếu có bất cứ thắc mắc nào hãy liên hệ với MISA eSign để được giải đáp chi tiết.
MISA cung cấp các dịch vụ chữ ký số, chữ ký số từ xa, khách hàng có nhu cầu quan tâm xin vui lòng đăng ký nhận tư vấn tại đây:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
