Tổng hợp các lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số và cách khắc phục

28/08/2023

66886

Khi sử dụng chữ ký số để kê khai thuế điện tử, phát hành hóa đơn điện tử, ký hợp đồng điện tử hay thực hiện các giao dịch trực tuyến khác, rất nhiều người đã gặp khó khăn khi chữ ký số bị lỗi. Bài viết này của MISA eSign sẽ hướng dẫn xử lý một số lỗi chữ ký số thường gặp.

Mục lục Hiện

1. Lỗi “Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng”

Đây là một trong những lỗi phổ biến nhất khi sử dụng chữ ký số để kê khai thuế qua mạng. Biểu hiện của lỗi này là trên màn hình máy tính sẽ không thấy biểu tượng chữ ký số, và người dùng khi tải tệp tờ khai lên hệ thống cơ quan thuế sẽ báo lỗi hiển thị ”Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng”.

Nguyên nhân 1:

Do người dùng chưa cài đặt IE Tab – Google Chrome và phần mềm Java (Phần mềm kê khai Thuế online)

>> Cách khắc phục:

Kiểm tra và cài đặt IE tab lại trên trình duyệt Chrome, Cốc Cốc… và cập nhật lại Java khi cần thiết.

Nguyên nhân 2:

Máy tính chưa nhận USB Token hoặc chưa cắm đúng USB Token (chưa cắm đúng USB Token của công ty cung cấp phần mềm chữ ký số mà bạn đang thực hiện kê khai hoặc cắm USB Token của công ty nhưng đăng nhập tài khoản nộp thuế của công ty khác)

>> Cách khắc phục:

Khởi động lại máy tính và cắm USB Token vào máy tính (lựa chọn đúng USB Token của công ty đang đăng nhập tài khoản kê khai thuế)
Kiểm tra góc phải màn hình trên thanh Taskbar có biểu tượng chữ ký số chưa? Nếu chưa thấy biểu tượng của phần mềm chữ ký số, nghĩa là máy tính của bạn chưa nhận kết nối USB Token. Người dùng cần thực hiện cài đặt lại file ổ đĩa chữ ký số. Sau khi cài đặt và máy tính hiển thị biểu tượng chữ ký số thành công, các bạn tiếp tục thực hiện kê khai lại hồ sơ như bình thường.

Xem thêm: Chữ ký số token – 10 điều bạn cần nắm trong lòng bàn tay

Nguyên nhân 3: Do người dùng gõ sai mã pin (việc bật Caps Lock và gõ Tiếng Việt sẽ ảnh hưởng đến gõ mã sai).

>> Cách khắc phục:

Gõ lại mã pin thật chính xác một lần nữa
Kiểm tra lại chế độ Caps Lock trên máy tính và tắt nó đi nếu đang bật, sau đó gõ lại mã pin
Nếu gõ sai mã pin quá số lần cho phép, bạn phải liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để được mở khóa.

Nguyên nhân 4: Do máy tính của người dùng chưa nhận driver của USB Token đã cài.

>> Cách khắc phục:

Trường hợp 1: Driver có sẵn trong USB thì bạn tiến hành cài đặt: Cắm USB Token vào máy tính => Vào My Computer mở ổ đĩa CD Token có tên nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số => Kích đúp vào đó sẽ hiện ra file Setup => Bấm đúp vào file Setup.exe để bắt đầu quá trình cài đặt.
Trường hợp 2: Driver không có sẵn trong USB thì bạn cần truy cập website của nhà cung cấp chữ ký số để download Driver USB Token về máy và tiến hành giải nén, cài đặt driver.
Trường hợp 3: Không cắm đúng USB Token hoặc cắm nhiều USB Token cùng lúc: Xử lý bằng cách tháo bớt các USB Token không liên quan và để lại thiết bị chữ ký số của công ty.
Trường hợp 4: Máy tính không không nhận Driver của USB Token hoặc Driver bị lỗi => Bạn cần tiến hành xóa thư mục cài đặt, cài lại Driver Token hoặc chuyển qua máy mới để cài đặt lại.

→ ĐĂNG KÝ TƯ VẤN MIỄN PHÍ CHỮ KÝ SỐ MISA ESIGN ←

Nguyên nhân 5:

Serial trên chữ ký số không trùng khớp với số serial khai báo trên Tài khoản trang khai báo thuế.

>> Cách khắc phục:

Người dùng cần update lại serial chữ ký số của tài khoản trên trang nộp tờ khai thuế online (hoặc ứng dụng Hỗ Trợ Kê Khai Thuế) của Tổng Cục Thuế trong mục “Thay đổi thông tin”.

Hướng dẫn chi tiết:

Dưới đây MISA eSign xin hướng dẫn các bạn thực hiện các bước chi tiết để thay đổi serial của chữ ký số USB Token trên tài khoản trang nộp tờ khai thuế online của TCT:

Làm theo trình tự các bước phía trên là bạn đã thay đổi xong số serial của chữ ký số và tiếp tục thực hiện nộp tờ khai thuế qua mạng.

Lưu ý:

Trong trường hợp bạn đã kiểm tra tất cả các trường hợp nguyên nhân lỗi kể trên nhưng hệ thống vẫn hiển thị lỗi “Chữ ký số không hợp lệ”, “Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng” thì bạn cần liên hệ ngay với đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số của mình để được hỗ trợ khắc phục kịp thời.

Xem thêm:

2. Lỗi xác thực chữ ký số không thành công

Ngoài lỗi “Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng” thì khi sử dụng chữ ký số trong quá trình nộp tờ khai thuế, thuế điện tử,… người dùng còn thường gặp lỗi “Xác thực chữ ký không thành công” (java.lang.Exception).

Nguyên nhân 1: Người dùng gửi tờ khai sai định dạng file

>> Cách khắc phục:

Kiểm tra file tờ khai đã chọn có đúng định dạng cho phép của hệ thống hay chưa.
Hiện nay, hệ thống Thuế chỉ tiếp nhận các tờ khai phụ lục ở định dạng .xlsx hoặc .docx, vì vậy, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm tra định dạng file và gửi lại.

Nguyên nhân 2: Trình duyệt web Internet Explorer không hỗ trợ hoặc chưa bật Java trên Internet Explorer.

>> Cách khắc phục:

Update lại Internet Explorer với phiên bản thấp hơn hoặc sử dụng trình duyệt khác như Chrome, Cốc cốc,…

Bật hoặc cài lại Java trên trình duyệt web của bạn

Nguyên nhân 3: Serial chữ ký số chưa được cập nhật

>> Cách khắc phục: Update lại thông tin serial của chữ ký số (như bước hướng dẫn ở mục trên)

3. Lỗi không ký được chữ ký số

Khi người dùng sử dụng chữ ký số để nộp tờ khai thuế điện tử hoặc các giao dịch hành chính công khác và xuất hiện thông báo lỗi “Tệp tờ khai chưa được ký điện tử”.

Nguyên nhân:

Lỗi này thường xuất phát từ nguyên nhân do môi trường Java trên máy không hoạt động hoặc Java không đúng phiên bản tương thích với hệ thống Nộp thuế điện tử.

>> Cách khắc phục:

Lúc này, người dùng cần kiểm tra máy tính đã cài Java chưa hoặc tiến hành update Java lên phiên bản mới tương thích với hệ thống kê khai thuế điện tử, sau đó tiến hành ký điện tử và nộp tờ khai bình thường.

4. Lỗi chữ ký số bị khóa

Nguyên nhân: Do người dùng nhập sai quá mã PIN quá số lần cho phép, quên mật khẩu của chữ ký số hoặc chữ ký số đã hết hạn.

> Cách khắc phục: Người dùng cần nhanh chóng liên hệ với đơn vị cung cấp chữ ký số của mình để yêu cầu hỗ trợ mở khóa chữ ký số hoặc gia hạn lại chữ ký số/mua chữ ký số mới (trong trường hợp CKS đã hết hạn).

5. Lỗi chữ ký số không hợp lệ

Đây là trường hợp máy tính đã nhận chữ ký số nhưng khi ký điện tử báo lỗi: Chữ ký số không hợp lệ / Chữ ký số không đúng.

>> Cách khắc phục: Người dùng cần update lại số series chữ ký số trên tài khoản trang thuế.

6. Lỗi không đọc được tờ khai

Nguyên nhân: Người dùng tải lên tờ khai có định dạng file không đúng (không phải là file XML)

>> Cách khắc phục:

Tờ khai có định dạng là XML. Để máy tính đọc được bạn phải tiến hành cài đặt phần mềm iTaxViewer. Đây là phần mềm đọc các file báo cáo định dạng XML.

7. Lỗi trình duyệt IE không xuất hiện nút chọn tờ khai

Để nộp tờ khai, nộp thuế điện tử, bạn phải cài đặt IE Tab – Google Chrome và phần mềm Java (Phần mềm kê khai Thuế online).

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý về việc cài đúng phần mềm Java theo phiên bản yêu cầu:

Gỡ bỏ phần mềm Java đã cài đặt từ Control Panel.
Cài đặt lại Java từ bộ cài đặt mới tải về

8. Lỗi mất mật khẩu đăng nhập trên trang Thuế

Truy cập trang nhantokhai.gdt.gov.vn của chi cục thuế, sau đó bạn cắm thiết bị Token cần lấy lại mật khẩu vào máy tính. Bấm “lấy lại mật khẩu” trên trang nhantokhai.gdt.gov.vn chi cục thuế sẽ tiến hành thay đổi mật khẩu mới

9. Lỗi thông báo “Hồ sơ chưa đăng ký nộp qua mạng”

Sau khi đã ấn chọn tờ khai trên trang nhận tờ khai nhưng khí ấn lại xuất hiện cảnh báo “Hồ sơ chưa đăng ký nộp qua mạng”. Bạn vào mục “Tài khoản”, sau đó bấm:

Bấm Đăng ký tờ khai (1): Nếu danh sách tờ khai chưa có tờ nào
Bấm Đăng ký thêm tờ khai (2): Đăng ký thêm tờ khai ngoài danh sách tờ khai đã đăng ký

Bạn bấm đăng ký loại tờ khai cần nộp, sau đó tiến hành thực hiện nộp lại tờ khai đó lên và ký.

Lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không hợp lệ là lỗi khá phổ biến trong quá trình kê khai thuế, chính bởi vậy mà bạn không cần quá lo lắng về những lỗi này. Chỉ cần làm theo các bước hướng dẫn trên, bạn sẽ khắc phục được các lỗi về chữ ký số một cách dễ dàng.

Hy vọng rằng bài viết về các lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số trên đây sẽ giúp doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu sử dụng chữ ký số có cái nhìn tổng quan hơn về phương thức điện tử hiện đại này, đồng thời đưa ra được sự lựa chọn đúng đắn trong những quyết định của mình.

MISA là nhà cung cấp giải pháp ký số từ xa không cần Token đầu tiên và duy nhất trên thị trường hiện nay. Kế thừa 25 kinh nghiệm trong việc đưa các giải pháp công nghệ vào lĩnh vực tài chính – kế toán, sản phẩm chữ ký số MISA eSign được MISA phát triển với những ưu điểm vượt trội hơn hẳn so với các loại chữ ký số thông thường: