Chữ ký số Doanh Nghiệp là gì – Mục đích sử dụng và các quy định cụ thể

3. Quy định về chữ ký số an toàn bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp, tổ chức

Theo Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, giá trị pháp lý của chữ ký số doanh nghiệp được quy định như sau:

Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký của cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

 

Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

Theo Điều 9 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP để đảm bảo điều kiện an toàn cho chữ ký điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp khi tạo chữ ký điện tử (chữ ký số) cần phải tuân thủ các điều kiện sau:

1. Chữ ký số, chữ ký điện tử được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

2. Chữ ký số, chữ ký điện tử được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.

3. Đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

3. Cách hoạt động của chữ ký số doanh nghiệp

Thông tin của tổ chức doanh nghiệp được mã hóa sử dụng mã khóa cá nhân để bảo mật. Người dùng sử dụng mã khóa công khai để đăng nhập vào máy tính khi đã cắm USB Token để ký số. Khi mã công khai và mã cá nhân khớp với nhau thì người dùng mới có thể thực hiện ký số.

4. Chữ ký số trong doanh nghiệp sử dụng trong những mục đích gì?

Chữ ký số dùng để chứng thực tất cả các chứng từ điện tử phản án nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Dưới đây là 3 mục đích điển hình nhất tổ chức cần sử dụng chữ ký số:

4.1 Ký số trên hợp đồng đối tác

Hợp đồng hợp tác đối tác giữa hai tổ chức là hợp đồng xác minh việc thực hiện trách nhiệm, quyền lợi của đôi bên theo thỏa thuận. Chữ ký số doanh nghiệp thay cho chữ ký tay của đại diện hai bên xác thực tính pháp lý của hợp đồng điện tử.

4.2 Ký số đảm bảo tính pháp lý trên hóa đơn điện tử 

Hóa đơn điện tử là chứng từ bắt buộc phải có chữ ký số mới đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử.

Theo quy định tại nghị định 119/2020/NĐ-CP tất cả doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/7/2022. Tuy nhiên việc sử dụng trước thời hạn sẽ mang lại rất nhiều lợi ích.

4.3 Chứng thực giao dịch điện tử của tổ chức

Các giao dịch từ ngân hàng, nộp thuế, kê khai bảo hiểm xã hội, hải quan,…cần có chữ ký số của doanh nghiệp để xác minh mới có giá trị khi quyết toán với cơ quan thuế.

5. So sánh chữ ký số doanh nghiệp và chữ ký số cá nhân

Doanh nghiệp nên mua chữ ký số ở đâu?