Nhiều kế toán trong quá trình sử dụng phần mềm chữ ký số để nộp thuế điện tử gặp thông báo “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế” nhưng lại không biết làm thế nào để sửa lỗi này. Vì vậy, trong bài viết dưới đây, MISA eSign sẽ hướng dẫn cách đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế và chỉ ra nguyên nhân cũng như giải pháp để giúp kế toán khắc phục tình trạng này.
1. Hướng dẫn đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế
1.1 Khái quát về chữ ký số?
Chữ ký số (được coi là một dạng của chữ ký điện tử), là một thiết bị được mã hóa bằng các dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp để thực hiện ký các giấy tờ, tài liệu số qua internet.
Chức năng của chữ ký số là dùng để thay thế chữ ký tay trong các giao dịch thương mại điện tử trên môi trường internet. Đồng thời, giúp các giao dịch được thực hiện nhanh hơn. Các hoạt động cần đến chữ ký số bao gồm: Ký hợp đồng bằng chữ ký số, kê khai thông tin thuế, nộp thuế trực tuyến, khai hải quan điện tử, giao dịch sàn chứng khoán điện tử,…
1.2 Hướng dẫn các bước đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế
Công ty sẽ được sở kế hoạch và đầu tư cấp giấy phép đăng ký kinh doanh sau khi đăng ký các thủ tục về đăng ký doanh nghiệp. Để thực hiện đăng ký tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp mới dùng chữ ký số thực hiện theo các hướng dẫn sau:
Bước 1: Cài đặt và đăng nhập vào công cụ hỗ trợ
Trước khi thực hiện đăng ký tài khoản người dùng cần phải thực hiện cài cắm USB Token và đăng nhập vào ứng dụng hỗ trợ:
Bước 2: Đăng ký TK trên trang TCT
- Truy cập theo địa chỉ sau: thuedientu.gdt.gov.vn và chọn Doanh nghiệp
- Phía trên góc phải màn hình, chọn mục “Đăng ký”.
Bước 3: Khai báo thông tin
3.1 Hệ thống chuyển sang trang đăng ký tài khoản như hình dưới đây, bạn nhập Mã số thuế của doanh nghiệp vào ô. Click “Tiếp tục“
3.2 Sau khi nhập xong mã số thuế doanh nghiệp, tiếp tục đến trang thông tin như sau:
Tất cả các doanh nghiệp khi đăng ký mới thông tin sẽ kiểm tra lần lượt các thông tin như: Mã số thuế, Tên người nộp thuế, địa chỉ,… Đồng thời, nhập bổ sung thêm các thông tin sau:
– Người đại diện theo pháp luật
– Số điện thoại
– Số serial CKS chính
– Tổ chức cấp CKS chính
– Mật khẩu đăng nhập
– Tích vào đọc CKS, sẽ tự động cập nhật thông tin chữ ký số.
Chú ý: Lúc này, người sử dụng cần đăng nhập vào phần mềm chữ ký số đã được cài đặt trên máy tính.
Trên giao diện đã tự động lấy ra thông tin Chữ ký số, chọn ấn Tiếp tục.
3.3 Kê khai Thông tin về ngân hàng nộp thuế, sau đó ấn Tiếp tục.
3.4 Kiểm tra toàn bộ thông tin đăng ký, bạn tiếp tục ấn Ký và gửi.
Bước 4. Ký số bằng phần mềm
- Sau khi đã hiển thị đầy đủ thông tư Chữ ký số rồi thì tích Tiếp tục
- Nhập mã PIN/ ấn OK. Sau đó ấn Nộp tờ khai
- Thông báo khi thực hiện ký thành công sẽ hiển thị như sau:
Sau khi số sẽ có thông báo về việc đăng ký TK thành công của Tổng Cục Thuế.
Trên đây là phần hướng dẫn đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế cho doanh nghiệp mới.
2. Hướng dẫn khắc phục lỗi Chứng thư số chưa được đăng ký với Cơ quan thuế
2.1. Nguyên nhân xuất hiện lỗi
Lỗi Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế là một lỗi khá phổ biến, thường gặp do số seri chữ ký số bị thay đổi khi gia hạn hoặc mua mới chữ ký số dẫn đến hệ thống báo chữ ký số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế.
2.2. Khắc phục lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế”
Khi truy cập vào Hệ thống thuế điện tử mà gặp phải thông báo “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế” như hình dưới thì kế toán cần khắc phục bằng cách thực hiện theo hướng dẫn sau đây.
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử bằng mã số thuế và mật khẩu thông thường.
Bước 2: Thay đổi thông tin chứng thư số
Để cập nhật trạng thái chứng thư số mới trên hệ thống, kế toán chọn mục Quản lý tài khoản trên thanh menu và chọn chứng năng Thay đổi thông tin dịch vụ.
Sau đó thực hiện thay đổi thông tin chứng thư số mới lần lượt trên 2 hệ thống: Nộp thuế điện tử và Khai thuế điện tử.
Trước tiên, hãy bắt đầu với hệ thống Nộp thuế điện tử. Kế toán chọn chức năng Thay đổi thông tin dịch vụ trong mục Dịch vụ – Nộp thuế điện tử.
Sau khi màn hình hiển thị thông tin chữ ký số, chọn Thay đổi CKS.
Sau đó, nhập mã PIN của chứng thư số và nhấn Chấp nhận để thực hiện thay đổi thông tin chứng thư.
Lưu ý: Trong trường hợp hệ thống xuất hiện cửa sổ Lựa chọn chữ ký số bạn thực hiện lựa chọn CTS có thời hạn dài nhất sau đó nhấn Chọn.
Sau đó nhấn Tiếp tục để thực hiện gửi tờ khai đăng ký thay đổi, sau đó bạn nhấn vào nút Ký và gửi.
Cửa số mã PIN xuất hiện, kế toán nhập mã PIN và nhấn Chấp nhận.
Lúc này, hệ thống sẽ thông báo ký thành công, kế toán nhấn OK để hoàn tất thủ tục.
Như vậy, quá trình thay đổi chứng thư số trên hệ thống Nộp thuế điện tử đã hoàn tất, thể hiện qua thông báo thay đổi thành công và yêu cầu người dùng chờ thông báo xác nhận như hình dưới. Việc này thường mất 2 giờ sau khi thay đổi thành công, sau khoảng thời gian này kế toán có thể sử dụng chứng thư số mới để nộp thuế điện tử.
Tương tự với hệ thống Nộp thuế điện tử, người dùng tiếp tục thực hiện thay đổi thông tin chứng thư số trên hệ thống Khai thuế điện tử với các bước giống như trên.
Qua bài viết này, bạn đã biết được cách khắc phục lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế” để có thể nộp thuế điện tử một cách nhanh gọn, tránh bị trễ thời hạn hoặc phát sinh những hậu quả không đáng có.
Ngoài ra, khách hàng có nhu cầu tư vấn miễn phí về chữ ký số MISA eSign xin vui lòng liên hệ hotline 090 488 5833 hoặc đăng ký tại đây:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
