Thủ tục thay đổi chữ ký giám đốc doanh nghiệp mới nhất

Thông báo thay đổi chữ ký giám đốc là thủ tục quan trọng khi người đại diện pháp luật muốn cập nhật mẫu chữ ký mới. Việc thực hiện đúng quy trình giúp đảm bảo tính pháp lý cho doanh nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về thay đổi chữ ký giám đốc.

1. Quy định về việc thay đổi chữ ký Giám đốc

Căn cứ theo điểm d, khoản 1, điều 31, Luật doanh nghiệp năm 2020 có quy định Doanh nghiệp phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty.

Do vậy:

• Nếu giám đốc là người đại điện pháp luật của doanh nghiệp và muốn thay đổi chữ ký phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Nếu giám đốc không phải là người đại diện pháp luật thì sẽ không cần phải làm thủ tục này.

>> Xem thêm: Chữ ký điện tử trên hóa đơn có bắt buộc hay không?

2. Thủ tục thay đổi chữ ký người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Việc thay đổi chữ ký của người đại diện theo pháp luật được thực hiện theo quy trình thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Điều 31, Luật Doanh nghiệp 2020 và các quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Cụ thể các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ thông báo thay đổi bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu tại Phụ lục I-4, Nghị định 01/2021/NĐ-CP).
• Quyết định của cơ quan có thẩm quyền:
  • Đối với công ty TNHH: Quyết định của Hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu công ty.
  • Đối với công ty cổ phần: Quyết định của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông.
  • Đối với công ty hợp danh: Quyết định của các thành viên hợp danh.
• Bản sao biên bản họp (nếu có) của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị/Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi chữ ký hoặc xác nhận mẫu chữ ký mới.
• Mẫu chữ ký mới của người đại diện theo pháp luật (thường được đính kèm trong thông báo thay đổi).
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật (nếu có thay đổi thông tin khác ngoài chữ ký, ví dụ: chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu).

Bước 2: Nộp hồ sơ

• Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Có thể nộp trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn) như sau:
  • Đăng nhập Cổng thông tin quốc gia bằng:
    • Chữ ký số công cộng của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.
    • Tài khoản VNeID (từ 01/7/2024, sử dụng duy nhất VNeID cho dịch vụ công trực tuyến).
    • Nếu chưa có tài khoản, đăng ký tại cổng hoặc liên hệ Phòng Đăng ký kinh doanh để được cấp.
  • Kê khai và tải hồ sơ
    • Chọn mục Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp > Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
    • Điền thông tin vào Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (mẫu Phụ lục I-4):
      • Tên doanh nghiệp, mã số thuế/doanh nghiệp.
      • Nội dung thay đổi (mẫu chữ ký mới của người đại diện).
      • Thông tin liên lạc (số điện thoại, email) của người nộp hồ sơ
    • Tải các file PDF đã chuẩn bị (quyết định, biên bản họp, mẫu chữ ký, giấy tờ pháp lý, giấy ủy quyền nếu có).
    • Ký xác thực hồ sơ bằng chữ ký số hoặc Tài khoản VNeID.
  • Nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí
    • Kiểm tra lại thông tin và file đính kèm.
    • Nộp hồ sơ qua cổng thông tin.
    • Thanh toán lệ phí (nếu có, thường miễn phí khi nộp trực tuyến) theo hướng dẫn trên cổng.
    • Nhận Giấy biên nhận hồ sơ qua email hoặc cổng thông tin sau khi nộp thành công.

Bước 3: Xử lý hồ sơ

Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

• Nếu hồ sơ hợp lệ: Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật thông tin và cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo bổ sung hoặc sửa đổi.

Bước 4: Công bố thông tin

• Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp phải công bố nội dung thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày (theo Điều 33, Luật Doanh nghiệp 2020).

Lưu ý:

• Thời hạn thông báo: Doanh nghiệp phải thông báo thay đổi trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi chữ ký.
• Phí, lệ phí: Tùy thuộc vào quy định của từng địa phương, có thể phải nộp lệ phí đăng ký thay đổi (thường miễn phí nếu nộp qua cổng thông tin điện tử).
• Trường hợp đặc biệt: Nếu thay đổi chữ ký kèm theo thay đổi người đại diện theo pháp luật, cần bổ sung thêm các tài liệu liên quan đến người đại diện mới (ví dụ: thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, v.v.).

3. Thay đổi chữ ký người đại diện pháp luật mà không thông báo có sao không?

Theo Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14, không thông báo thay đổi chữ ký người đại diện theo pháp luật vi phạm Điều 31, có thể bị:

• Phạt hành chính: 1-5 triệu đồng (theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP).
• Rủi ro giao dịch: Chữ ký không khớp với đăng ký có thể gây từ chối hợp đồng, giao dịch ngân hàng.
• Buộc thông báo: Phải cập nhật thông tin tại Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Khuyến nghị: Nộp hồ sơ thông báo thay đổi (mẫu Phụ lục I-4, Nghị định 01/2021/NĐ-CP) trong 10 ngày và công bố thông tin trong 30 ngày để tránh rủi ro.

Khách hàng có nhu cầu tư vấn miễn phí về chữ ký số MISA eSign xin vui lòng liên hệ hotline 090 488 5833 hoặc đăng ký tại đây: