Chữ ký số không cần Token – Giải pháp ký số mọi lúc, mọi nơi

Chữ ký số từ xa ra đời giúp người dùng có thể thực hiện ký số mọi lúc, mọi nơi trên nền tảng đám mây mà không cần sử dụng USB Token góp phần thúc đẩy nền kinh tế số phát triển. Vậy giải pháp ký số từ xa là gì nó có thực sự tốt đến vậy không? Hãy tìm hiểu qua nội dung dưới đây.

Xem thêm: 21+ điều doanh nghiệp PHẢI BIẾT về chữ ký số

1. Tổng quan về chữ ký số từ xa

1.1. Khái niệm chữ ký số từ xa là gì?

Chữ ký số từ xa (remote signature) hay chữ ký số online, chữ ký số không cần Token, chữ ký số di động,… là giải pháp ký số kiểu mới sử dụng công nghệ đám mây (cloud-based) để ký số mà không cần sử dụng thêm bất kỳ thiết bị phần cứng nào.

Với giải pháp ký số từ xa, người dùng không còn phải dùng USB token hay SIM để ký nữa, thay vào đó có thể ký trực tiếp ngay trên máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng.

Giải pháp ký số từ xa được tổ chức, cá nhân ứng dụng nhiều trong các giao dịch điện tử bởi sự tiện lợi, đảm bảo an toàn và có giá trị pháp lý tương tự với chữ ký truyền thống. Cụ thể các trường hợp sử dụng chữ ký số từ xa phổ biến:

• Ký hoàn thiện các thủ tục hành chính như: Kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, ký hóa đơn điện tử,….
• Ký các văn bản, tài liệu điện tử: Hợp đồng lao động và các chứng từ liên quan, hợp đồng giao dịch với ngân hàng, thỏa thuận khi bắt đầu sử dịch vụ của ngân hàng,….

1.2. Nguyên lý hoạt động của chữ ký số từ xa

Chữ ký số từ xa hoạt động sự trên các tiêu chuẩn châu Âu eIDAS (bộ quy định về định danh số) và các quy định tại Thông tư số 16/2019/TT-BTTTT đối với mô hình ký số từ xa. Cụ thể, người dùng chỉ có thể ký số trên thiết bị di động khi chứng minh danh tính và được xác thực bởi đơn vị cung cấp chữ ký số ủy thác (TSP – Trust Service Provider)

Cụ thể, nguyên lý hoạt động của chữ ký số theo tiêu chuẩn eIDAS gồm 2 giai đoạn như sau:

• Giai đoạn 1: Tạo chữ ký số từ xa: Mỗi đơn vị/cá nhân sử dụng chữ ký số sẽ được cấp một ID số dựa theo chứng thư số được xác thực bởi nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số ủy thác TSP.
• Giai đoạn 2: Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký: Khi người ký sử dụng ID và mã PIN cá nhân để xác minh danh tính thông qua thiết bị điện thoại/máy tính thì ứng dụng chữ ký số sẽ tạo một thông báo xác minh quyền truy cập chữ ký số được liên kết mật mã với tài liệu được ký, ID của người ký và mã PIN. Thông báo xác minh quyền truy cập này sẽ được ký bằng khóa bí mật lưu trữ trong một con chip chống giả mạo của nhà cung cấp dịch vụ TSP.

1.3. Ký số từ xa khác gì với các loại hình ký số hiện nay?

Hiện nay có 4 loại hình chữ ký số được các đơn vị dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp cho tổ chức, cá nhân là chữ ký số từ xa với USB Token, Smart Card và HSM.

Điểm khác biệt cơ bản của chữ ký số từ xa với các loại hình ký số thông thường là chữ ký số không cần Token, tốc độ ký nhanh, an toàn, ký kết các văn bản, tài liệu điện tử không phụ thuộc vào nhà mạng và có thể thực hiện ở bất cứ đâu ngay trên smartphone, tablet

Cụ thể, một vài so sánh dưới đây giúp bạn hiểu rõ hơn về giải pháp ký số từ xa cũng như dễ dàng quyết định lựa chọn loại hình ký số phù hợp nhất.

Từ bảng so sánh có thể thấy chữ ký số từ xa là giải pháp chữ ký số không cần Token hiện đại bậc nhất hiện nay bạn hoàn toàn nên sử dụng bởi nó giúp bạn giải quyết 100% bất cập của các loại hình ký số thông thường như:

• Giảm thời gian lưu trữ hồ sơ, đi lại, chờ đợi, tiết kiệm chi phí hành chính.
• Ký số mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị Smartphone, Tablet, PC,.. chỉ cần có kết nối mạng.
• Bảo mật thông tin, an toàn tuyệt đối khi đáp ứng được các tiêu chuẩn an toàn eIDAS và các quy định của pháp luật.

Việc ứng dụng ký số từ xa giúp các cá nhân, tổ chức nâng cao hiệu suất làm việc, thúc đẩy sự phát triển kinh tế và tạo lợi thế canh tranh cho doanh nghiệp.

2. Đặc điểm nổi bật của giải pháp ký số từ xa

1. Số hóa quy trình vận hành doanh nghiệp

Với mô hình ký số từ xa doanh nghiệp sẽ tự động hóa luồng ký và trình ký. Từ đây, doanh nghiệp có thể thao tác đơn giản, dễ dàng trên trên phần mềm quản trị tập trung. Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ tự động thông báo từ việc phê duyệt, thực hiện ký tới các đối tượng liên quan trong luồng quy trình. Cho phép tùy chỉnh biểu mẫu, chứng từ, văn bản trên hệ thống để thuận tiện cho việc ký kết.

2. Lưu trữ tập trung

Mô hình chữ ký số từ xa cho phép lưu trữ toàn bộ văn bản, hồ sơ theo từng nhóm đối tượng liên quan trên nền tảng đám mây. Từ đây, các phòng ban sẽ dễ dàng quản lý, tìm kiếm tài liệu. Phần mềm chữ ký số có thể trích xuất 1 hoặc nhiều chứng từ một cách dễ dàng. Góp phần giúp giảm thiểu rủi ro bị phân tán chứng từ, giúp bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối.

3. Tối ưu hóa vận hành – đẩy nhanh tốc độ chuyển đổi số

Với mô hình ký số từ xa doanh nghiệp có thể áp dụng ký số từ xa cho đa dạng các chứng từ khác nhau: văn bản nội bộ; Hợp đồng lao động;… Hệ thống đảm bảo tốc độ, tính linh hoạt và sự liên tục trên mọi các khía cạnh từ quản trị, tài chính, bán hàng đến nhân sự. Từ đó doanh nghiệp có thể xây dựng hệ sinh thái khép kín giúp doanh nghiệp hoạt động vững vàng dù làm việc dưới bất kỳ hình thức nào.

4. Sẵn sàng tích hợp với các hệ thống bên ngoài

Khi được tích hợp trên các phần mềm của MISA như phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS,… chữ ký số từ xa MISA eSign sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các thao tác nhanh chóng, dễ dàng hơn do có độ tương thích cao. Bên cạnh đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm về sự an toàn, bảo mật dữ liệu khi sử dụng chữ ký số không cần Token và các nền tảng/ phần mềm của cùng nhà cung cấp MISA.

Ngoài ra mô hình ký số từ xa Misa Esign còn tích hợp với các hệ thống khác giúp khách hàng ký và phát hành hóa đơn điện tử, kê khai thuế, BHXH, hải quan,… chỉ bằng 01 thao tác đơn giản.

3. Lợi ích và hạn chế của chữ ký số từ xa

Một số lợi ích và hạn chế của chữ ký số từ xa:

Lợi ích:

• Không cần sử dụng USB token hay SIM hạn chế tối đa trường hợp mạo danh khi bị mất cắp, thất lạc Token
• Ký số ở bất cứ đâu trên mọi thiết bị di động chỉ cần có kết nối internet
• Bảo mật tuyệt đối do áp dụng tiêu chuẩn eIDAS chỉ người sử dụng mới có quyền kích hoạt khóa ký
• Tiết kiệm chi phí do không phải bỏ thêm tiền mua USB token
• Điện tử hóa mọi văn bản, tài liệu, chứng từ giấy giúp tối ưu việc trình ký, lưu trữ, tra cứu và giảm chi phí in ấn, chuyển phát

Hạn chế:

• Yêu cầu về cao về cơ sở hạ tầng thiết bị, đường truyền mạng ổn định đảm bảo ký số không bị gián đoạn
• Quá trình chứng minh chữ ký số từ xa phức tạp và tốn nhiều thời gian nếu xảy ra sai sót, giả mạo

4. Chi phí sử dụng giải pháp ký số từ xa bao tiền?

Chi phí sử dụng chữ ký số từ xa phụ thuộc vào nhu cầu và đối tượng sử dụng. Dưới đây là bảng giá chi tiết bạn có thể tham khảo.

Lưu ý: Báo giá trên chưa bao gồm chi phí khởi tạo phần mềm 500.000 VND

Có thể thấy chi phí sử dụng chữ ký từ xa chỉ từ 220.000 VNĐ/năm đối với khách hàng cá nhân và 1.350.000 VNĐ/năm đối với khách hàng doanh nghiệp

Khách hàng có nhu cầu quan tâm về chữ ký số từ xa xin vui lòng đăng ký nhận tư vấn tại đây:

5. Lưu ý quan trọng trước khi triển khai mô hình ký số từ xa

Trước khi tiến hành triển khai sử dụng chữ ký số từ xa, chữ ký số không cần Token cá nhân/doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín, có độ bảo mật cao để tránh những rủi ro không đáng có xảy ra bởi trên thị trường hiện nay có rất ít đơn vị được cấp chứng chỉ cung cấp dịch vụ mô hình ký số từ xa
• Chuẩn bị cơ sơ vật chất như hệ thống mạng ổn định, các thiết bị hỗ trợ máy tính/điện thoại/ máy tính để có thể kết nối với chữ ký số.
• Đào tạo người sử dụng: Chữ ký số từ xa là một giải pháp ký số mới chưa được nhiều người biết đến. Do đó, bạn cần đào tạo cho người dùng để có thể triển khai và sử dụng hiệu quả.

6. Misa Esign – Giải pháp ký số từ xa hoàn hảo nhất hiện nay

MISA eSign là mô hình ký số từ xa đầu tiên tại Việt Nam, đã được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép hoạt động, giúp các doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân thực hiện ký số phát hành hóa đơn, khai thuế, khai Hải Quan, BHXH… nhanh hơn, tiện hơn ngay cả trên điện thoại di động được hơn 250.000 doanh nghiệp cùng hàng triệu khách hàng cá nhân tin dùng giúp:

• Giải quyết 100% bất cập của chữ ký số USB Token
  • Ký số ngay trên Smartphone, Tablet, PC điện tử hóa hoàn toàn quy trình ký mà không cần USB token
  • Xóa bỏ 100% rủi ro mất USB token gây gián đoạn công việc, tốn thời gian và chi phí cấp lại do không cần USB token để ký 
  • Cho phép phân quyền / ủy quyền cho nhiều người sử dụng, nhiều chi nhánh sử dụng CKS cùng lúc giúp tiết kiệm thời gian, không phải chờ đợi, không tốn kém chi phí đầu tư nhiều USB token / chữ ký số server
  • Cho phép quản lý được lịch sử ký các văn bản, giấy tờ của các bộ phận, tránh rủi ro sử dụng CKS vào mục đích không hợp pháp
  • Tốc độ ký nhanh 2000 chữ ký/giây
• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ ký kết: Văn bản, hợp đồng, giao dịch điện tử dạng word, excel, pdf…
  • Phát hành hóa đơn điện tử
  • Kê khai/quyết toán thuế, bảo hiểm
  • Ký văn bản, hợp đồng điện tử
  • Giao dịch ngân hàng
  • Chứng khoán điện tử
  • Xác thực dịch vụ công điện tử
• Bảo mật thông tin, an toàn tuyệt đối
  • Được bộ TT&TT cấp phép, đạt tiêu chuẩn Châu Âu eIDAS
  • Đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật theo nghị định 130/2018/NĐ-CP và thông tư 16/2019/TT-BTTTT của Bộ TT&TT
• Tối ưu năng suất, tiết kiệm chi phí do Mía Esign tích hợp sẵn trong phần mềm hóa đơn điện tử, Thuế điện tử, BHXH, kế toán, bán hàng, nhân sự…

Misa eSign – Giải pháp ký số từ xa không cần USB Token

Không chỉ đơn thuần là một giải pháp công nghệ nằm trong hệ sinh thái MISA, giải pháp ký số từ xa MISA eSign mang đến sứ mệnh khắc phục hoàn toàn những bất cập và nhược điểm của các loại chữ ký số thông thường, đồng thời đem lại hiệu suất tối đa cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử.

Hiện nay MISA đã được cấp phép phát hành ký số từ xa, khách hàng có nhu cầu quan tâm xin vui lòng đăng ký nhận tư vấn tại đây: