Chứng thư số đấu thầu là gì? quy trình đăng ký tham gia đấu thầu qua mạng

Đấu thầu qua mạng là một hình thức đấu thầu hiện đại, tiết kiệm chi phí, giúp mọi doanh nghiệp, tổ chức được tham gia minh bạch, công khai vào các dự án đầu tư công. Nhắc đến đấu thầu qua mạng không thể không kể đến thuật ngữ chứng thư số đấu thầu.

Vậy chứng thư số đấu thầu là gì? Loại chứng thư số này có vai trò gì trong quá trình đầu thầu? Bài viết dưới đây sẽ đưa ra câu trả lời cho những câu hỏi trên kèm theo tất cả những thông tin liên quan về chứng thư số đấu thầu.

1. Chứng thư số đấu thầu là gì?

Đấu thầu là một phương thức giao dịch kinh doanh đặc biệt, chủ yếu phụ thuộc vào tính chất cạnh tranh công khai của thị trường. Với nền kinh tế phát triển như hiện nay, đấu thầu ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt là đấu thầu qua mạng.

Ngày 8/9/2015, thông qua Thông tư 07/2015/TTLT-BKHĐT-BTC, Bộ Kế hoạch và Đầu tư cùng với Bộ Tài chính đã cho phép các đơn vị hoạt động đấu thầu và lựa chọn nhà thầu qua mạng.

Theo đó, các đơn vị tham gia đấu thầu qua mạng phải đăng ký vào Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia thông qua chứng thư số đấu thầu. Chứng thư số đấu thầu sẽ được Tổ chức vận hành Hệ thống mạng đấu thầu quốc cấp cho bên mời thầu, nhà thầu và nhà đầu tư khi thực hiện đăng ký (mỗi bên chỉ được cấp duy nhất 1 chứng thư số).

Vì vậy, có thể nói chứng thư số đấu thầu giống như một chứng minh thư của mỗi đơn vị, được dùng để xác thực danh tính và đảm bảo tính duy nhất của đơn vị đó.

Nội dung trong mỗi chứng thư số bao gồm:

• Tên tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Tên của tổ chức, cá nhân sử dụng chứng thư số
• Thông tin thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
• Các thông tin khác cho mục đích quản lý, sử dụng, an toàn, bảo mật do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quy định

2. Quy trình đăng ký tham gia đấu thầu qua mạng

Căn cứ theo Thông tư 11/2019/TT-BKHĐT quy định về đấu thầu qua mạng, một đơn vị muốn tham gia đấu thầu qua mạng cần đăng ký tham gia hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy trình như sau:

2.1. Chuẩn bị hồ sơ

Đối với mỗi đơn vị mời thầu, nhà thầu hay nhà đầu tư, để có thể đăng ký tham gia đấu thầu cần phải có một bộ hồ sơ gồm đầy đủ những giấy tờ sau:

• Đơn đăng ký bên mời thầu theo mẫu do hệ thống tạo ra
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bản chụp quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc các tài liệu tương đương khác (nếu có)

Đặc biệt, đối với riêng nhà thầu và nhà đầu tư, hồ sơ còn cần thêm CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của nhà đầu tư, người đại diện hợp pháp của nhà thầu. Nếu ủy quyền cho người khác thì phải có giấy ủy quyền đi kèm.

Xem thêm: Chứng thực chữ ký là gì? 09 điều cần biết về chứng thực chữ ký

2.2. Đăng ký tham gia hệ thống đấu thầu qua mạng

Các bên sẽ truy cập vào website của Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia tại địa chỉ: http://muasamcong.mpi.gov.vn. Sau đó thực hiện quy trình đăng ký tham gia Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo hướng dẫn của Cổng thông tin điện tử Bộ Kế hoạch và Đầu tư về thủ tục đăng ký dành cho nhà thầu và bên mời thầu như sau:

• B1: Đăng ký thông tin
• B2: Nhận mã phê duyệt và số tham chiếu
• B3: Nhận chứng thư số
• B4: Đăng ký người sử dụng chứng thư số

2.3. Xử lý hồ sơ đăng ký tham gia đấu thầu

Hồ sơ đăng ký của các bên sẽ được duyệt và thông báo kết quả trong thời hạn tối đa 2 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Nếu hồ sơ hợp lệ thì đăng ký của nhà thầu, bên mời thầu sẽ được phê duyệt trên hệ thống. Cfn nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì trung tâm sẽ thông báo ký do và hướng dẫn nhà thầu, bên mời thầu bổ sung, sửa đổi lại cho hợp lệ.

3. Những nghiệp vụ liên quan đến chứng thư số đấu thầu

3.1. Gia hạn chứng thư số đấu thầu

Theo điều 7 Thông tư số 11/2019/TT-BKHĐT, chứng thư số có thời hạn hiệu lực 1 năm kể từ ngày được cấp. Vì vậy, các đơn vị mời thầu, nhà thầu, nhà đầu tư cần gia hạn chứng thư số trước khi hết hạn ngay trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, không cần gửi công văn để xin gia hạn.

3.2. Cấp lại chứng thư số

Việc cấp lại chứng thư số chỉ áp dụng trong trường hợp chứng thư số bị mất hoặc bị hủy. Lúc đó, các đơn vị có nhu cầu cấp lại chứng thư số cần gửi đơn xin cấp lại cho Cục quản lý đấu thầu thông qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Thông tin đã từng đăng ký không cần phải đăng ký lại mà chỉ cần có sự đồng ý cấp lại 2 số, bao gồm số tham chiếu và mã phê duyệt đăng ký, từ người quản trị hệ thống là có thể cấp lại chứng thư số.

3.3. Hủy chứng thư số đấu thầu

Hủy chứng thư số có thể được thực hiện trong các trường hợp sau:

• Phát hiện hoặc nghi ngờ chứng thư số bị mất, bị hỏng, bị đánh cắp hoặc bị sao chép trái phép
• Người được giao quản lý chứng thư số để tham gia Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia không còn làm việc tại tổ chức, cá nhân được cấp chứng thư số hoặc đã chuyển công tác khác
• Tổ chức, cá nhân không còn nhu cầu sử dụng chứng thư số

Bên mời thầu, nhà thầu và nhà đầu tư có thể tự hủy chứng thư số của mình theo hướng dẫn sử dụng trên website Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Nếu không thể tự hủy thì các đơn vị này cần gửi công văn đến Cơ quan vận hành hệ thống để yêu cầu hủy chứng thư. Chứng thư đã được hủy sẽ không thể sử dụng lại.

3.4. Thay đổi thiết bị lưu chứng thư số

Chứng thư số thường được sao chép và lưu trữ trên nhiều phương tiện, các đơn vị có thể thay đổi thiết bị lưu trữ tùy theo nhu cầu và tiện ích sử dụng riêng: USB, thẻ thông minh, đĩa CD hoặc các phương tiện lưu trữ khác.

3.5. Đăng ký thêm chứng thư số đấu thầu

Tùy theo nhu cầu sử dụng của mỗi đơn vị, có thể đăng ký thêm chứng thư số để tham gia Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Chỉ những tổ chức, cá nhân đã tham gia hệ thống này mới được quyền đăng ký thêm chứng thư số. Chức năng này được dùng trong các trường hợp sau:

• Tổ chức, đơn vị của Nhà thầu có nhu cầu đăng ký thêm chứng thư số cho nhiều người khác nhau sử dụng.
• Nhà thầu bị mất hoặc quên mật khẩu khi đăng nhập vào hệ thống
• Nhà thầu không tiến hành gia hạn chứng thư số đúng thời điểm dẫn đến việc chứng thư số hết hạn, không thể đăng nhập vào Hệ thống.
• Quy trình “Đăng ký thêm chứng thư số” cũng gồm 4 bước như quy trình đăng ký lần đầu, người dùng phải dùng số ĐKKD đã đăng ký để tiến hành đăng ký thêm chứng thư số.

Hiện nay MISA đang cung cấp dịch vụ chữ ký số, chữ ký số từ xa, chứng thư số khách hàng có nhu cầu quan tâm xin vui lòng đăng ký nhận tư vấn tại đây: