Cách báo tăng giảm BHXH trên dịch vụ công CHI TIẾT

Việc nắm vững cách báo tăng giảm BHXH trên dịch vụ công là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Thay vì phải thực hiện các thủ tục giấy tờ phức tạp, bạn hoàn toàn có thể chủ động thực hiện mọi thao tác nhanh chóng ngay tại văn phòng. Bài viết dưới đây MISA meInvoice sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện một cách chuẩn xác và dễ hiểu nhất.

1. Báo tăng giảm BHXH là gì? Các trường hợp cụ thể

➤ Báo tăng giảm lao động

Báo tăng, giảm BHXH là thủ tục hành chính do người sử dụng lao động thực hiện với cơ quan bảo hiểm xã hội nhằm cập nhật biến động lao động tham gia bảo hiểm.

• Các trường hợp báo tăng lao động

Căn cứ hướng dẫn về quy trình báo tăng lao động được quy định tại Tiểu mục 1.3 Mục 1 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH quy định doanh nghiệp báo tăng lao động đối với các trường hợp tăng mới lao động, cụ thể các trường hợp báo tăng lao động như:

• • Doanh nghiệp giao kết hợp đồng lao động với người lao động.
  • Người lao động quay trở lại làm việc sau thời gian nghỉ thai sản hoặc nghỉ ốm.
  • Người lao động chấm dứt thời gian tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất.
  • Người lao động đi làm trở lại sau thời gian nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên.
  • Người lao động tiếp tục làm việc sau khi hết thời hạn tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động và các trường hợp tương tự khác.
• Các trường hợp báo giảm lao động

Căn cứ theo Tiểu mục 1.3 Mục 1 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH, người sử dụng lao động báo giảm lao động trong các trường hợp:

• • Báo giảm lao động đối với các trường hợp người lao động chuyển đi; nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc;
  • Báo giảm do nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội (hưu trí, bảo lưu, ốm đau, thai sản);
  • Báo giảm do nghỉ không lương, tạm hoãn hợp đồng lao động, ngừng việc không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.
  • Điều chỉnh đóng BHXH (người lao động thay đổi tiền lương đóng BHXH).

➤ Báo tăng giảm mức đóng BHXH

Báo tăng, giảm mức đóng BHXH là thủ tục doanh nghiệp thực hiện với cơ quan BHXH để điều chỉnh tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm của người lao động.

• • Báo tăng mức đóng: Áp dụng khi Điều chỉnh tăng lương theo hợp đồng lao động; Nâng bậc, nâng ngạch lương; Bổ sung khoản phụ cấp, khoản bổ sung khác tính đóng BHXH.
  • Báo giảm mức đóng: Áp dụng khi Điều chỉnh giảm lương theo thỏa thuận hoặc cắt giảm phụ cấp, khoản bổ sung tính đóng BHXH.

2. Hồ sơ và quy trình thực hiện điều chỉnh tăng giảm BHXH

➤ Hồ sơ điều chỉnh tăng giảm BHXH

• Người sử dụng lao động (NSDLĐ) lập và nộp, bảo đảm đầy đủ các thành phần sau:

• • Báo cáo tình hình sử dụng lao động của đơn vị và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (tờ khai mẫu D02-LT).
  • Bảng kê thông tin (tờ khai mẫu D01-TS).
  • Văn bản làm căn cứ điều chỉnh mức đóng, như: hợp đồng lao động, quyết định tăng lương, và các hồ sơ liên quan khác.

• Đối với Người lao động (NLĐ) cần lưu ý, trường hợp chưa có mã số BHXH hoặc không tra cứu được mã số BHXH, thực hiện lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

➤ Quy trình điều chỉnh mức đóng BHXH

Nơi nộp hồ sơ: Cơ quan BHXH nơi đơn vị đăng ký quản lý hoặc Cổng giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

• Bước 1: Nộp hồ sơ

NSDLĐ chuẩn bị 01 bộ hồ sơ theo quy định và nộp đến cơ quan BHXH theo một trong các hình thức sau:

• • Nộp hồ sơ điện tử (ký số) qua Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam, tổ chức I-VAN hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia;
  • Nộp qua dịch vụ bưu chính;
  • Nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công

• Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

• • Cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý hồ sơ điều chỉnh mức đóng.
  • Thời gian giải quyết: Không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương đã đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN và không quá 05 ngày làm việc đối với các trường hợp còn lại.
• Bước 3: Trả kết quả

Cơ quan BHXH trả kết quả cho người nộp hồ sơ. Trường hợp hồ sơ được xử lý thành công, cơ quan BHXH tự động cập nhật mức đóng BHXH mới của NLĐ trên hệ thống cơ sở dữ liệu. Trong các kênh tiếp nhận hồ sơ, kê khai và nộp hồ sơ trực tuyến trên KBHXH được nhiều đơn vị lựa chọn do thủ tục nhanh gọn, thuận tiện và có thể thực hiện miễn phí.

Để hoàn tất thủ tục báo tăng, giảm BHXH trên môi trường điện tử, người nộp hồ sơ bắt buộc phải thực hiện bước xác thực bằng chữ ký số theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật của pháp luật hiện hành. Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, MISA eSign được xem là giải pháp chữ ký số hàng đầu, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về tính pháp lý và bảo mật cao nhất. Sử dụng MISA eSign sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo mọi hồ sơ kê khai BHXH đều được xác thực một cách chuẩn xác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận và xử lý dữ liệu tại cơ quan Bảo hiểm xã hội.

2. Hướng dẫn báo tăng, giảm BHXH trên dịch vụ công

• Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Người dùng truy cập Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam tại địa chỉ: dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn và thực hiện đăng nhập theo tài khoản đã được cấp.

• Bước 2: Lựa chọn thủ tục kê khai

Tại menu bên trái, chọn “Danh sách thủ tục” để hiển thị danh mục thủ tục.

• • Thủ tục 600: Cho phép lựa chọn các loại kê khai: tăng lao động, giảm lao động, tăng tiền lương, giảm tiền lương, khác.
  • Thủ tục 600a: Chỉ áp dụng cho giảm lao động, giảm tiền lương.
  • Thủ tục 600b: Chỉ áp dụng cho tăng tiền lương, giảm tiền lương.

Người dùng lựa chọn thủ tục tương ứng và nhấn biểu tượng kê khai để chuyển đến màn hình chọn kỳ kê khai.

• Bước 3: Chọn kỳ kê khai

• • Hệ thống tự động hiển thị tháng, năm hiện tại; số lần kê khai được tự động đánh số từ 01 đến 99.
  • Người dùng được phép điều chỉnh kỳ kê khai nếu kỳ đó chưa tồn tại trên hệ thống và không vượt quá lần kê khai gần nhất.
  • Chọn “Xác nhận” để chuyển sang màn hình kê khai.

• Bước 4: Lựa chọn lao động và phân loại kê khai

Tại màn hình kê khai:

• • Chọn “Chọn lao động” để hiển thị danh sách;
  • Tìm kiếm theo mã nhân viên, họ tên, phòng ban, trạng thái;
  • Tích chọn người lao động cần kê khai.
  • Thực hiện chọn phân loại kê khai phù hợp theo từng thủ tục (600, 600a, 600b), sau đó nhấn “Áp dụng” để lập hồ sơ.

Lưu ý: Có thể xóa người lao động khỏi hồ sơ nếu hồ sơ chưa được gửi.

• Bước 5: Nhập thông tin hồ sơ

Người dùng nhập dữ liệu tại các biểu mẫu:

• • Mẫu D02-TS: Nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc như: phương án, họ tên, mã số BHXH, chức danh, mức lương, thời gian áp dụng và các thông tin liên quan khác.
  • Mẫu TK1-TS: Nhập các thông tin nhân thân như: họ tên, ngày sinh, quốc tịch, dân tộc, nơi đăng ký khai sinh, địa chỉ, cùng các thông tin bổ sung (nếu có).
  • Mẫu D01-TS: Nhập thông tin văn bản: tên bảng kê, số hiệu, ngày ban hành, cơ quan ban hành, trích yếu nội dung.
  • Chọn “Lưu” để lưu tạm hồ sơ.

• • Chọn “Kê khai” để kiểm tra dữ liệu và hoàn tất bước chuẩn bị gửi hồ sơ. Hệ thống sẽ thực hiện thông báo nếu dữ liệu chưa đủ hoặc sai.

• Bước 6: Gửi hồ sơ

• • Hồ sơ chỉ được gửi khi ở trạng thái “Lưu”.
  • Sau khi hoàn tất kê khai, chọn “Kê khai” → “Xác nhận nộp hồ sơ”→ chuyển sang bước ký số.

• Bước 7: Ký số hồ sơ

Tại màn hình ký số:

• • Lựa chọn chứng thư số (nếu cần);
  • Nhấn “OK” và nhập mật khẩu chữ ký số.

• Bước 8: Xác nhận chữ ký số

Nhập mã PIN chữ ký số để hoàn tất việc nộp hồ sơ.

Lưu ý chung: Hồ sơ chỉ được hệ thống tiếp nhận khi kê khai đầy đủ, hợp lệ và được ký số hợp lệ theo quy định.

Sau khi đã hoàn tất các bước kê khai thông tin theo quy trình nêu trên, bước cuối cùng và quan trọng nhất để hồ sơ được cơ quan Bảo hiểm xã hội chấp nhận chính là thực hiện ký số. Để đảm bảo tính xác thực, an toàn và tuân thủ đầy đủ các quy định về giao dịch điện tử, việc sử dụng một giải pháp chữ ký số chuyên dụng như MISA eSign là vô cùng thiết yếu. Giải pháp này không chỉ giúp tối ưu hóa thời gian thực hiện thao tác mà còn đảm bảo tính toàn vẹn của hồ sơ trong suốt quá trình truyền tải dữ liệu lên hệ thống của BHXH Việt Nam.